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1 Av. 12 de Octubre y Coruña Ed. Urban Plaza, Piso 5 www.delfosconsultancy.com C O N S U L T A N C Y

2 PRESENTACIÓN DE AVANCE PROPUESTA DE LA NUEVA REESTRUCTURACION Cliente: URIBE & SCHWARZKOPF Abril 2012

3 CONTENIDO I. Status del ProyectoII. Actividades realizadas Recursos Humanos Traslado oficina Tecnología Finanzas III. Puntos críticosIV. Delimitaciones HOMELAWV. Próximos Pasos

4 STATUS DEL PROYECTO % de Avance: 55% Desvío: 0% Fecha Inicio: 5/Marzo/2012 Fecha Fin: 1/Junio/2012 6 Semanas 3 Semanas 100% 5-Mar 4 Semana s 07-May1-Jun Etapa 1: Diagnóstico Situación Actual del Proceso Legal Etapa 2: Rediseño del Proceso Legal Procesos y Políticas Estructura, roles y personas Layout Acuerdos de Servicio Indicadores de Gestión (Productividad, Eficiencia) Etapa 2: Rediseño del Proceso Legal Procesos y Políticas Estructura, roles y personas Layout Acuerdos de Servicio Indicadores de Gestión (Productividad, Eficiencia) Etapa 3: Implementación del Modelo 23-Mar26-Mar04-May 66%

5 ACTIVIDADES REALIZADAS  Rediseño de procesos  Definición de estructura y perfiles  Selección de personal (10 entrevistas)  Elaboración de Manuales: o Manual de Políticas y Procesos o Manual Organizativo y de Funciones o Manual de Incentivos  Diseño de formatos: hojas de ruta mensajero y tramitador, check list de requisitos, etc.  Elaboración de Acuerdos de Servicio  Conceptualización y diseño de matriz inteligente Delta v1

6 PUNTOS CRÍTICOS Constitución de una Nueva Empresa Traslado Oficina Tecnología Finanzas

7 RECURSOS HUMANOS GERENTE LEGAL ABOGADO TRAMITADOR ASISTENTE OPERATIVO MENSAJERO ABOGADO EJECUTIVO SERVICIO AL CLIENTE CONTADOR Personal nuevo que se incorpora el 7 de mayo 2da Etapa de Selección - junio CONTADOR REPRESENTANTE LEGAL PRESIDENTE ABOGADO COORDINADOR SERVICIO AL CLIENTE GERENTE LEGAL ABOGADO COORDINADOR SERVICIO AL CLIENTE EJECUTIVO SERVICIO AL CLIENTE ABOGADO Empleados actuales DE Uribe&Schwarzkopf que trabajarán en HOMELAW ABOGADO ASISTENTE OPERATIVO TRAMITADOR MENSAJERO ASISTENTE OPERATIVO CAPACIDAD INSTALADA PARA 35% MÁS DE TRÁMITES ESCENARIO DINÁMICO

8 RECURSOS HUMANOS DEFINICIONES Y RECOMENDACIONES  Fecha de salida Jefe Legal Actual. Salida debe ser inmediata, debido al tipo de documentación que maneja.  Comunicación formal a personal que trabaja actualmente en Departamento Legal, sobre la creación de nueva empresa y nuevos lineamientos. Existen actualmente incertidumbre por parte de los empelados. Recomendación #1: Realizar comunicación formal a Jefe Legal y a Departamento Legal, el mismo día: Miércoles 2 o Jueves 3 de Mayo. Comunicación debe ser liderada por Tommy/Joseph. Delfos puede colaborar con presentación técnica de soporte.  Comunicación formal a todos los empleados de Uribe&Schwarzkopf sobre creación de nueva empresa y realización de Acuerdos de Servicio Recomendación #2: Realizar una presentación o enviar una comunicación interna, después de realizada comunicación a equipo de trabajo (mismo día), pidiendo apoyo y énfasis en SLAs (Acuerdos de Servicio)

9 TRASLADO OFICINA DEFINICIONES Y RECOMENDACIONES  A partir del 4 de mayo personal debería poder ubicarse en la oficina donde funcionará HOMELAW:  Coordinador de Servicio al Cliente y Ejecutivo de Servicio al Cliente en nueva casa de Uribe&Schwarzkopf  Otros empleados en la nueva oficina asignada para HOMELAW  Adquisición de impresoras y equipos necesarios para la operación Recomendación #3: Adquisición inmediata de impresoras y equipos necesarios para la operación. Aprobación de día de traslado y de Delfos como responsable logístico

10 TRASLADO OFICINA DISTRIBUCIÓN FÍSICA Jefe Legal Asistente Operativa Abogado Contador Otros ARCHIVOARCHIVO PREMISAS: -Servicio al cliente estará en la nueva localidad (2 personas) y el resto del equipo en la nueva oficina en PB del actual edificio. -En la nueva localidad, el Coordinador de Servicio al Cliente tendrá su propia oficina para atención de clientes y el Ejecutivo tendrá un cubículo junto a dicha sala -En la nueva oficina en PB del actual edificio la distribución propuesta es la siguiente: Necesidad: Definición de puestos y ubicación hasta Jueves 3 de Mayo Impresora Matricial Impresora / copiadora/ scanner

11 TECNOLOGÍA  Falta de Seguimiento y Control  Falta de conocimiento de estado actual de trámites  Inexistencia de información por Proyectos  Información y documentación no compartida entre Departamentos  Doble digitación de información  Agendamiento de Citas a la misma hora, generando colas y esperas  Atendimiento no personalizado  Cliente desinformado PROBLEMÁTICA ACTUAL

12 DEPARTAMENTO LEGAL  Generación automática de minutas y ordenes de entrega  Reproducción automática de hoja de ruta de tramitador y mensajero  Generación de Indicadores por Cliente y Proyecto  Acceso a Matriz de Control a Gerencia y otras áreas interesadas 1  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) 1  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Control y Seguimiento de Trámites 2  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites 2  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Atención dedicada y personalizada a Clientes  Clientes informados Calidad en Atención al Cliente Agenda Electrónica Desarrollo para importación de datos MÓDULOS DE VENTAS, SERVICIO AL CLIENTE Y CARTERA (HYSI): Información de Proyectos, Ventas y Clientes Selección y configuración de herramienta Matriz de Control Delta A1 SOLUCIÓN ETAPA 1 TECNOLOGÍA Valor desarrollo:$2500 Proveedor: Buider Solution

13 DEPARTAMENTO LEGAL  Generación automática de minutas y ordenes de entrega  Reproducción automática de hoja de ruta de tramitador y mensajero  Generación de Indicadores por Cliente y Proyecto  Acceso a Matriz de Control a Gerencia y otras áreas interesadas 1  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) 1  Registro de actividades Depto Legal  Registros por Proyectos y ventas  Fechas de recepción y entrega de trámites y documentos  Responsables del trámites y de proyectos  Estatus de Trámite y Proyecto  Alertas de actividades a realizar y de actividades retrasadas (programación de tiempos máximos por actividad) Control y Seguimiento de Trámites 2  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites 2  Agendamiento de Citas de Clientes vía Web por parte de Legal, Ventas, Gerencia y otros Departamentos  Envío de correos electrónicos y sms con recordatorios de citas e información de trámites  Atención dedicada y personalizada a Clientes  Clientes informados Calidad en Atención al Cliente Agenda Electrónica Desarrollo para importación de datos MÓDULOS DE VENTAS, SERVICIO AL CLIENTE Y CARTERA (HYSI): Información de Proyectos, Ventas y Clientes Selección y configuración de herramienta TECNOLOGÍA SIN DESARROLLO

14 TECNOLOGÍA  Aprobación para desarrollo de interfases, integración de sistema con plantilla de control EXCEL y configuración de agenda electrónica. Valor incluido en la inversión inicial de HOMELAW. DEFINICIONES Y RECOMENDACIONES: Recomendación #4: Aprobación Etapa 1 Tecnológica para mejoras a corto/mediano plazo. Evaluación de una herramienta robusta para uso a largo plazo.

15 FINANZAS DEFINICIONES Y RECOMENDACIONES  Resolver valores sueldos y provisiones: salarios, bonos de incentivo y diferencia a ser pagada por Uribe & Schwarzkopf en casos extraordinarios (tramitadores y mensajero).  Definir otros valores directos e indirectos: Fee Mensual por áreas de Apoyo, valor de Arriendo, gastos básicos, y Dietas de Representación legal y Presidencia Recomendación #5: Verificar y aprobar valores de excel  Verificar gastos que ingresarán directamente a HOMELAW y gastos que serán presentado mediante factura por las dos compañías Recomendación #6: Verificar valores de excel DETALLE

16 FINANZAS DEFINICIONES Y RECOMENDACIONES  Todo el dinero cobrado a clientes a partir del 7 de mayo ingresará a HOMELAW.  Definir traspaso de dinero recaudado de trámites que todavía están en proceso en el Departamento Legal, con la finalidad de cubrir los gastos pendientes. Recomendación #6: Realizar un inventario del status de promesas y escrituras iniciadas y no concluidas para realizar el traspaso de dinero: - Trámites con 25% de avance: 75% del valor cobrado - Trámites con 50% de avance: 50% del valor cobrado - Trámites con 75% de avance: 25% del valor cobrado Delfos puede apoyar en la ejecución de los cálculos correspondientes.

17 CONTENIDO I. Status del ProyectoII. Actividades realizadas Recursos Humanos Traslado oficina Tecnología Finanzas III. Puntos críticosIV. Delimitaciones HOMELAWV. Próximos Pasos

18 DELIMITACIONES HOMELAW HOMELAW Homelaw tiene como objetivo realizar trámites de legales inmobiliarios de Uribe&Schwarzkopf que nacen a partir de la concepción del proyecto hasta la entrega del mismo. Exclusiones: Se excluyen por lo tanto Asesorías Legales de otra índole : -Asesoría Legal General -Asesoría Societaria -Asesoría Laboral -Asesoría Tributaria

19 PRÓXIMAS ACTIVIDADES  Envío de Manuales, Formatos y Documentos para Aprobación de Uribe&Schwarzkopf y Lexvalor (semana 30 de abril)  Aprobación y cierre de Acuerdos de Servicio (semana 30 de Abril)  Presentación Final Etapa de Rediseño (semana 30 de abril)  Compra de equipos y adecuación de espacios físicos (semana 30 de Abril)  Comunicación a personal y traslado a nuevas oficinas (3-4 de mayo)  Capacitación Personal (7 de mayo)  Implementación y acompañamiento (7 de mayo al 4 de junio)

20 www.delfosconsultancy.com Av. 12 de Octubre y Coruña Edificio Urban Plaza, Piso 5 Quito - Ecuador C O N S U L T A N C Y