EFECTIVO Y RECAUDACIONES Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Juan Ayala Auditor Senior, Div. M.

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1 EFECTIVO Y RECAUDACIONES Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Juan Ayala Auditor Senior, Div. M

2 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... TEMAS GENERALES DE LA PRESENTACIÓN n Consideración del Ambiente n Custodia de Recibos Oficiales n Custodia de Cheques en Blanco n Recaudaciones n Fondos de Cambio (Petty Cash)

3 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... Cont. TEMAS GENERALES DE LA PRESENTACIÓN n Conciliaciones Bancarias n Certificados de Depósitos n Trasferencias entre Bancos y Cuentas n Hallazgos más Frecuentes

4 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Conocer la estructura de control de la unidad n Segregación de deberes n Los recuadarores estén nombrados n La custodia de los libros de recaudación

5 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE n Entreviste al personal a cargo de las recaudaciones para conocer el proceso de recaudación n Conozca todas las fuentes de ingresos de la unidad n Determine cuales son las personas que realizan gestiones de cobro fuera de la unidad

6 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE n Conocer los distintos informes que preparan los recaudadores n Determine si la unidad cuenta con una caja de seguridad n Realice arqueos de caja por sorpresa

7 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... CUSTODIA DE RECIBOS OFICIALES u Realice un inventario físico de los recibos. u Verifique la codificación y secuencia numérica u Verifique que los recibos estén bajo llave. u Determine si se solicitan por escrito y que se entreguen en secuencia numérica.

8 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... CUSTODIA DE CHEQUES EN BLANCO u Realice los mismos pasos que para los recibos de recaudación. u Verifique si se notifica al banco sobre las personas autorizadas a firmar cheques.

9 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... RECAUDACIONES u Seleccione la muestra a examinar. u Compare los recibos contra los depósitos. u Compare las hojas de depósitos contra los estados bancarios. u Examine los recibos para identificar irregularidades.

10 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN

11 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... CANTIDAD EN PALABRAS Y EN NÚMEROS NO CONCUERDA

12 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN

13 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... ANULADO SIN EXPLICACIÓN

14 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... CON BORRONES Y TACHADURAS

15 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO

16 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... Cont. RECAUDACIONES u Verifique si los ingresos se registraron en los libros y sistema. u Examine algunas transacciones efectuadas con ATH. u Examine algunos de los justificantes que dieron origen a la recaudación como licencias y patentes.

17 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... FONDOS DE CAMBIO (PETTY CASH) u Verifique que: n estén autorizados n estén respaldados por sus justificantes n las cantidades sean apropiadas

18 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... CONCILIACIONES BANCARIAS CONCILIACIONES BANCARIAS u Coteje el balance según libros con el Mayor General. u Coteje el balance según Banco contra el estado bancario. u Verifique la corrección aritmética.

19 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS u Coteje los cheques pagados devueltos contra los cargos figurados en el estado bancario. u Escoja una muestra y verifique los endosos.

20 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS u Investigue los cheques pendientes de pago por un término mayor al establecido en la reglamentación. u Coteje si los estados bancarios reflejan cargos por sobregiros.

21 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... CERTIFICADOS DE DEPÓSITOS Verifique: u la autorización para la adquisición y disposición de los mismos. u los intereses ganados y su ingreso en los fondos de la Unidad. u que se mantenga un registro de los mismos.

22 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... TRASFERENCIAS ENTRE CUENTAS Verifique que: u las mismas estén autorizadas y contabilizadas. u la transacción se justifique.

23 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... HALLAZGOS MÁS FRECUENTES u Recaudadores y pagadores sin nombramientos. u Recibos con borrones y tachaduras. u Recibos que se anularon sin explicación.

24 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES u Recibos que no indican el tipo de valor recibido. u Recaudaciones entregadas con tardanzas. u Sobregiros en fondos y cuentas bancarias. u Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año. u Conciliaciones bancarias con atrasos o preparadas incorrectamente.

25 Auditores Internos del Gobierno - 2006Contraloría a sus órdenes... Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES u Apropiación de fondos u Informes de ingresos y gastos con atrasos u No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blanco y utilizados u No se lleva un registro de las inversiones u Cheques pendientes de pago por más de un año.

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