GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 1 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS DEFINICIÓN DE PROYECTOS PROPUESTA.

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1 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 1 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS DEFINICIÓN DE PROYECTOS PROPUESTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE ACEPTADO CLIENTE RECURSOS HUMANOS ALTA DIRECCIÓN METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS ALTA DIRECCIÓN INFORMACIÓN PARA INTEGRAR EL INFORME A JUNTA DIRECTIVA ANÁLISIS DE RESULTADOS IDENTIFICACIÓN DE DESVIACIONES EN EL CUMPLIMIENTO DE METAS INICIATIVAS DE PROYECTOS INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO proceso salidas entradas * Proyectos relacionados con la realización de productos (subprogramas 61, 63, 64, 65, 67, 68 y 71) GESTIÓN DE PROYECTOS CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO PLANEACIÓN DEL PROYECTO GESTIÓN DE PROYECTOS REGISTRO DE BAJA MEDICIÓN Y ANÁLISIS REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO CLIENTES POTENCIALES PROMOCIÓN actividad iteración RECURSOS HUMANOS PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE SOLICITUD DE ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATO INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS otras partes interesadas resultados intermedios DIAGRAMA DE FLUJO ASPECTOS GENERALES SECUENCIA E INTERACCIONES DEL PROCESO: MEDICIÓN DE EFICACIA PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO CARTERA DE PROYECTOS PROGRAMADA salidas planificadas COMPETENCIA DE RECURSOS HUMANOS RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES INFORMES MENSUALES DE FACTURACIÓN, PROYECTOS CONTRATADOS Y PROPUESTAS PUNTOS DE CONTROL ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 1 punto de control * PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS PROPUESTAS DE MEJORA AL SGI DETECCIÓN DE NECESIDADES (R.H. E INFRAESTRUCTURA) INFORMES DE AUDITORÍAS PLANEACIÓN DE LA CARTERA INTEGRACIÓN DE RESULTADOS AVANCE DE CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO DE ADMINISTRACIÓN POR RESULTADOS Cambios en el proceso

2 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 2 Objetivos del SGI a los que contribuye: a)Identificar y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, superar sus expectativas y mantenerse como una institución de excelencia en investigación y desarrollo tecnológico e innovación. b)Obtener los recursos necesarios para la operación eficaz del Instituto Propósitos del proceso: Obtener la cartera anual de proyectos acorde con las líneas de desarrollo tecnológico definidas en la plan estratégico del IIE, para cumplir con las metas, indicadores y lineamientos establecidos para el SGI. Requisitos del MGI relacionados: 5.4.1 Objetivos del SGI; 6.2.2 b) Determinación de competencias; 7.2 Procesos relacionados con el cliente; 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos; 8.4 Análisis de datos; 8.5.2 Acciones correctivas y preventivas Inicio del proceso: Enero 1 Terminación del proceso: Diciembre 31 Responsables operativos: Gerentes, Directores de Divisiones Técnicas Responsable del proceso: Director de división técnica nombrado por el director ejecutivo ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO:

3 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 3 [1] Como se define en el Convenio de Administración por Resultados. MEDICIÓN DE LA EFICACIA: INDICADOR [1] DESCRIPCIÓN DEL INDICADORCÁLCULO DEL INDICADOR A Gasto dedicado a la investigación aplicada.Porcentaje del gasto en proyectos de investigación aplicada / Gasto total B Facturación por proyectos de innovación. Facturación por proyectos de innovación / Total de facturación por proyectos. C Ingresos por alianzas. Facturación por proyectos derivados de alianzas estratégicas / Total de facturación por proyectos. D Vinculación con el sector privado. Facturación con el sector privado / Total de facturación por proyectos. PONDERACIONES%CALCULO DE LA EFICACIA DEL PROCESO Ponderación del porcentaje del gasto en proyectos de investigación aplicada (PGIA) 35 Eficacia GCP = (PGIA * A) + (FI * B) + (FA * C) + (FP * D) Ponderación de facturación por proyectos de innovación (FI)35 Ponderación de facturación por proyectos derivados de alianzas estratégicas (FA) 15 Ponderación de facturación con el Sector Privado (FP)15 Nota: Los valores específicos para las metas relacionadas con los indicadores, son definidas por la alta dirección.

4 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 4 PUNTOS DE CONTROL DEL PROCESO EN EL ÁMBITO INSTITUCIONAL: Puntos de Control IndicadoresMétodo de cálculo o mediciónPeriodicidad Proporciona la información Procesa Documento de referencia 1 Cartera de proyectos vigente Medición de la eficacia del proceso [1] Evaluación de la eficacia del proceso según lo descrito en la sección “Medición de la eficacia” Semestral Gerencia de planeación, gestión estratégica y tecnológica Responsable del proceso Evaluación semestral de la eficacia del proceso Nota 1: El resultado de la medición de los indicadores en el punto de control debe, cuando proceda, generar la aplicación de correcciones, acciones correctivas o acciones preventivas. Nota 2: Las Gerencias y Divisiones Técnicas si lo consideran conveniente, evalúan este punto de control para determinar el desempeño de sus áreas respecto a sus metas establecidas. [1] En el mes de julio se verificará el cumplimiento de las metas parciales establecidas para los indicadores en el primer semestre (ene-jun).

5 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 5 REVISA PROPUESTA ELABORA PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE INTEGRACIÓN DE LA CARTERA GERENCIAL Cliente Otros Procesos IIE INV. GG DD DE DEFINICIÓN DE PROYECTOS AUTORIZA? NO SI PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE PLANEACIÓN DE LA CARTERA ALTA DIRECCIÓN METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS (DESPLEGADOS POR DIVISIÓN AUTORIZA PROPUESTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO PROMOVER PRODUCTOS CON CLIENTES POTENCIALES PROMOCIÓN INICIATIVAS DE PROYECTOS INFORMACIÓN DEL AÑO ANTERIOR PROPUESTAS EN NEGOCIACIÓN CARTERA DE PROYECTOS CLIENTES POTENCIALES PROPUESTA FIRMADA REVISA Y APRUEBA PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE APRUEBA? NO SI DESIGNACIÓN DEL JEFE DE PROYECTO Y DEFINICIÓN DE LA FECHA DE INICIO GESTIÓN DE PROYECTOS SOLICITUD DE ELABORACIÓN O REVISIÓN DE CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS 1 CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO RECURSOS HUMANOS INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL RECURSOS HUMANOS PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATIFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS 2 DETECCIÓN DE NECESIDADES (R.H. E INFRAESTRUCTURA) PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO PROYECTOS QUE CONTINÚAN DESPLIEGUE POR GERENCIA METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS ANALISIS DE NECESIDADES INTERES ALTO DEL CLIENTE NO SI DOCUMENTA NO ACEPTACIÓN CAUSA DE NO ACEPTACIÓN NO MODIFICAR? SI FIRMA DE ACEPTADO? PLANEACIÓN DEL PROYECTO PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO

6 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 6 ANÁLISIS DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS NECESARIAS Cliente Otros Procesos IIE RP GG DD DE/DAF GESTIÓN DE PROYECTOS REGISTRO DE BAJA REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO POR LA DE INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN EJECUTIVA INFORMES MENSUALES DE FACTURACIÓN, PROYECTOS CONTRATADOS Y PROPUESTAS CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE INTEGRACIÓN DE RESULTADOS ANÁLISIS DE RESULTADOS REVISA INFORMACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE METAS IDENTIFICACION DE DESVIACIONES EN EL CUMPLIMIENTO DE METAS DIVISIONALES ALTA DIRECCIÓN MEDICIÓN Y ANÁLISIS 2 1 INTEGRA INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE LA DIVISIÓN INFORMACIÓN DE LA GERENCIA PARA INTEGRAR EL INFORME A JUNTA DIRECTIVA CARTERA GERENCIAL DE PROYECTOS ACTUALIZADA HAY DESVIACIONES? NO SI INFORMACIÓN DEL AÑO ANTERIOR PROYECTOS QUE CONTINUAN INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE INFORMACIÓN PARA INTEGRAR EL INFORME A JUNTA DIRECTIVA PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PROPUESTAS DE MEJORA AL SGI INFORMES DE AUDITORÍAS 1 EVALUACIÓN DE INDICADORES INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO AVANCE DE CUMPLIMIENTO DEL CONVENIO DE ADMINISTRACIÓN POR RESULTADOS REPORTE FINANCIERO

7 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 7 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: Actividad:PLANEACIÓN DE LA CARTERARequisitos MGI: 5.4.1 ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Documento con cartera de proyectos que continúan y lista de propuestas Clientes potenciales (E) Informe mensual de cartera de proyectos y cartera de propuestas (E) Presupuesto de la gerencia

8 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 8 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: Actividad:PROMOCIÓNRequisitos MGI: 7.2.3 a) ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Iniciativas de proyectos M-DE-001M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (E) Iniciativas de proyectos, comunicaciones, minutas e informes de reuniones con clientes Detección de necesidades (R.H. e Infraestructura)

9 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 9 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: Actividad:DEFINICIÓN DE PROYECTOSRequisitos MGI: 6.2.2 b), 7.2, 7.2.3 ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Propuesta técnica o documento equivalente aprobado por el gerente y el director de división y aceptado por el cliente. P-COC-008P-COC-008 Procedimiento para Convenir, Tramitar y Formalizar Propuestas Técnicas. (R) Propuesta técnica o documento equivalente firmado por ambas partes (R) F-01/P-COC-008 Hoja de revisión de la propuestaF-01/P-COC-008 (R) F-02/P-COC-008 Determinación de competenciasF-02/P-COC-008 Designación del jefe de proyecto y fecha de inicio del proyecto establecida (E) Registro de alta del proyecto Contrato elaborado o en trámite Procedimientos para la Formalización de Diversos Servicios con: P-AJ-001P-AJ-001 (C.F.E.), P-CDN-001 (PEMEX), P-AJ-006 (CAPUFE), P-AJ-007 (Otros clientes) P-CDN P-AJ-006 P-AJ-007 (E) Solicitud por escrito de elaboración o revisión del contrato

10 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 10 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: Actividad:INTEGRACIÓN DE RESULTADOSRequisitos MGI: 8.4 ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Informes mensuales de facturación, proyectos contratados y propuestas (E) Tabla de proyectos y propuestas de cada gerencia Cartera de proyectos vigente Indicadores de eficacia del proceso (E) Tabla con metas y resultados de los indicadores de cada gerencia Información para integrar el informe a junta directiva (E) Constancia de envío a la DPGEyC

11 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 11 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: Actividad:ANÁLISIS DE RESULTADOSRequisitos MGI: 8.2.3, 8.5.2 ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Identificación de desviaciones en el cumplimiento de metas (E) Minuta de reunión de gerentes o Acuerdos individuales con gerente Análisis de acciones con gerentes Acciones correctivas y preventivas P-COC-010P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas (R) F-02/P-COC-010 Planteamiento de la acción correctiva y preventivaF-02/P-COC-010 (R) F-03/P-COC-010 Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventivaF-03/P-COC-010 Propuestas de mejora al SGI (E) Relación de mejoras propuestas

12 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 12 COMPETENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS: DIRECTOR DE DIVISION -Doctorado en alguna disciplina técnica, científica o preparación y experiencia equivalentes -Haberse desempeñado como investigador autónomo -Experiencia mínima de 15 años en dirección de grupos de investigación -Experiencia en administración de recursos humanos, materiales y financieros -Capacidad para hacer presentaciones, tanto técnicas como de divulgación -Liderazgo GERENTE -Grado superior a licenciatura en alguna disciplina técnica o preparación y experiencia equivalentes -Facilidad para hacer presentaciones técnicas -Habilidad para dirigir personal técnico -Experiencia mínima de 5 años en actividades de investigación o de ingeniería -Contar con publicaciones nacionales e internacionales de prestigio INVESTIGADOR : -Grado de licenciatura o superior -Experiencia de haber dirigido al menos un proyecto o haber tomado el curso de dirección de proyectos -Especialidad relacionada con el tema de la propuesta DIRECTOR EJECUTIVO -Profesional en alguna disciplina científica o de ingeniería, preferentemente con grado de Doctor. -Experiencia mínima de 15 años en puestos directivos (mandos superiores en ingeniería) -Experiencia mínima de 5 años en administración pública, preferentemente relacionados con la industria eléctrica -Liderazgo RESPONSABLE DEL PROCESO -Conocimiento de las normas NMX-CC-9001-IMNC-2008, NMX-SAA-14001-IMNC-2004 y NMX-SAST- 001-IMNC-2008 -Tener estudios formales a nivel postgrado, equivalentes al menos a un semestre en administración de proyectos -Experiencia mínima de dos años como director de una división técnica

13 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 13 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES: ActividadResponsabilidadesAutoridades PLANEACIÓN DE LA CARTERA Elaboración de la cartera de proyectos Director de División y Gerentes Autorizar la cartera de proyectos Director de División PROMOCIÓN Establecer contactos, buscar nuevos nichos de mercado, implantar actividades de difusión Director de División y Gerentes Autorizar recursos para actividades de promoción Director de División Detectar necesidades de recursos humanos e infraestructura Director de División y Gerentes Autorizar recursos para apoyar el cumplimiento de la cartera de proyectos Director de División DEFINICIÓN DE PROYECTOS Elaborar propuesta técnica o documento equivalente y determinar las competencias necesarias del personal participante Jefe de Proyecto o Investigador Designado Designar investigador para elaborar propuesta Gerentes Designar Jefe de Proyecto Formalizar hoja de revisión de la propuesta Gerentes Director de División Solicitar elaboración de contratoGerentes

14 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS Septiembre, 2014 rev. 8 14 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES: ActividadResponsabilidadesAutoridades INTEGRACIÓN DE RESULTADOS Suministrar información para: Evaluar el desempeño del proceso GCP Seguimiento al cumplimiento de metas Informes a Junta Directiva Gerentes Autorizar información para evaluar el desempeño del proceso Responsable del Proceso Seguimiento de la cartera de proyectos Director de División, Gerentes Autorizar información para Junta Directiva Director de División ANÁLISIS DE RESULTADOS Identificar desviaciones en el desempeño del proceso y el cumplimiento de metas Responsable del Proceso Autorizar propuesta de acciones correctivas o preventivas Responsable del Proceso Seguimiento a las acciones correctivas y preventivas establecidas en el proceso GCP Proponer al Comité de Calidad mejoras al proceso GCP