DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.
José Onofre Montesa Andrés DyO, Dirección y Organización de Proyectos Informáticos ETSI Informática Universidad Politécnica de Valencia Marzo 2009

DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.
Programa: Índice Profesión: el Director de proyectos. Tipos de proyectos: modelos, normas Proceso pre-contractual del proyecto y contrato Procesos iniciales del proyecto: alcance y enfoque Procesos de Planificación relativos al desglose y el tiempo Procesos de Planificación relativos al coste y recursos Procesos de Planificación relativos a los recursos Procesos relacionados con los riesgos del proyecto Procesos de Seguimiento y Control Procesos de Desarrollo y Ejecución: métodos y técnicas. Procesos de Cierre del proyecto Anexos Documentación, comunicación y trabajo en equipo Contexto estratégico: Sistemas organizativos e informacionales Generación, desglose, integración, cartera, programa, oficina de proyectos DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos. 1

Índice general Bloque de Planificación de Esfuerzos, Costes y Recursos Proceso S1 para Planificar las Adquisiciones Proceso H1 para Planificar los Recursos Humanos Proceso K1 para Estimar Costes Proceso K2 para Preparar el Presupuesto de Costes Proceso C1 para Planificar las Comunicaciones Proceso Q1 para Planificar la Calidad Proceso I1 para Preparar la Gestión de Cambios Proceso I2 para Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto Técnicas de H1: Planificar recursos humanos DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

1. Bloque de Planificación de Esfuerzos, Costes y Recursos
Fases de Seguimiento y Ejecución Planificar Comu-nicaciones C1 Planificar Adquisiciones S1 Plan. Recursos Humanos H1 Planificar Calidad Q1 Prever Gestión de Cambios I1 Desarrollar Plan de Dirección I2 Desarrollar el Cronograma T5 Definir actividades T1 Estimar los Costos K1 Preparar pre-supuesto K2 Obtener reque-rimientos A2 Planificar Gestión de Riesgos R1 Planear respuesta a los Riesgos R4 Identificar los Riesgos R2 Analizar los Riesgos R3 Fase de Inicio Estimar recursos de actividades T2 Estimar duración de actividades T3 Secuenciar las actividades T4 Definir el Alcance A3 Crear Estructura EDT de Desglose de Tareas A4 DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Área de Conocimiento sobre el Alcance
Proceso A1 para Desarrollar el Acta constituyente del Proyecto Proceso A2 para Obtener los Requerimientos Proceso A3 para Definir el Alcance Proceso A4 para Crear EDT Proceso A5 para Controlar el Alcance DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Área de Conocimiento de Comunicaciones
Proceso C1 para Identificar a los Interesados en el Proyecto Proceso C2 para Planificar las Comunicaciones Proceso C3 para Informar el Rendimiento Proceso C4 para Gestionar las expectativas de los interesados Proceso C5 para Distribuir la Información Proceso C6 para Desarrollar la experiencia DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Área de Conocimiento de Tiempos
Proceso T1 para Definir las Actividades Proceso T2 para Estimar los Recursos de las Actividades Proceso T3 para Estimar la Duración de las Actividades Proceso T4 para Establecer la Secuencia de las Actividades Proceso T5 para Desarrollar el Cronograma Proceso T6 para Controlar el Cronograma DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Área de Conocimiento de Costes
Proceso K1 para Estimar Costes Proceso K2 para Preparar el Presupuesto de Costes Proceso K3 para Controlar los Costes DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Área de Conocimiento de Recursos Humanos
Proceso H1 para Planificar los Recursos Humanos Proceso H2 para Asignar el Equipo del Proyecto Proceso H3 para Desarrollar el Equipo del Proyecto Proceso H4 para Gestionar el Equipo del Proyecto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Área de Conocimiento de Integración
Proceso I1 para Preparar la Gestión de Cambios Proceso I2 para Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto Proceso I3 para Controlar el Avance del Proyecto Proceso I4 para Integrar los Cambios Proceso I5 para Dirigir la Ejecución del Proyecto Proceso I6 para Cerrar el Proyecto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Área de Conocimiento de Calidad
Proceso Q1 para Planificar la Calidad Proceso Q2 para Controlar la Calidad Proceso Q3 para Asegurar la Calidad DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Área de Conocimiento de Riesgos
Proceso R1 para Planificar la Gestión de Riesgos del Proyecto Proceso R2 para Identificar los riesgos Proceso R3 para Analizar los Riesgos Proceso R4 para Planificar Respuestas a los Riesgos Proceso R5 para Controlar los Riesgos del Proyecto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Área de Conocimiento de Suministros y Adquisiciones
Proceso S1 para Planificar las Adquisiciones Proceso S2 para Conducir adquisiciones Proceso S3 para Administrar adquisiciones Proceso S4 para Cerrar las Adquisiciones DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

2. Proceso S1 para Planificar las Adquisiciones
Determina si conviene adquirir qué, cuánto, cómo y cuándo. Identifica, para cada caso, si las necesidades se satisfacen mejor si se adquieren los productos, servicios o resultados fuera del equipo del proyecto. Considera los posibles suministradores. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Responsable de obtener los permisos y licencias que la legislación o la política puedan requerir al ejecutar el proyecto. Se encarga de cada decisión de fabricación propia o compra. Influye en el cronograma del proyecto y la revisión de los riesgos involucrados; Selecciona el tipo de contrato a usar para mitigar riesgos o transferirlos al suministrador DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Proceso S1 para Planificar las Adquisiciones
Entradas Técnicas y Herramientas Salidas A0c. Factores del Cliente A0d. Activos de los Procesos de la Entidad ejecutante A2a. Requerimientos de los Interesados A4a. EDT A4c. Linea Base del Alcance T2a. Requerimientos de Re-cursos de las Actividades T5a. Cronograma del proyecto SA. Opinión de Expertos SB. Análisis de Fabricación Propia o Compra SC. Análisis de respuetas SD. Gestión del Valor SE. Tipos de Contratos A3d. Cambios solicitados S1a. Decisiones de Fabricación Propia o Compra S1b. Enunciado Contractual de los Trabajos S1c. Plan de Gestión de Adquisiciones 2.1. Entradas para Planificar Adquisiciones 2.2. Salidas tras Planificar las Adquisiciones 2.3. Herramientas y Técnicas para Planificar Adquisiciones DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Decisiones sobre Comprar o producir Que es más rentable Bienes, servicios Si se decide comprar Cuanto hay que comprar unidades, horas Cuando hace falta (Cronograma) Como lo vamos a comprar (tipo de contrato) DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Tipos de contrato (Control-Riesgo)
Reembolso del coste Lo que te cueste, no te preocupes, te lo pago Control  Riesgo Tiempo y Materiales Precio por unidad y se paga multiplicando Precio Fijo Acuerdo sobre el producto final Acuerdos de compra Tenemos acuerdos entre cliente y suministrador que van más allá del proyecto (precios, especificaciones,… acordados) Control  Riesgo DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Contratación Petición de Propuestas Petición de Información Petición de Ofertas Definición del ámbito para las compras Eliminar posibles interpretaciones en las compras. Criterios para evaluar las compras DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Hoja de Evaluación Peso Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proximidad 1 (1..5) Experiencia (lenguaje) 3 Buenas relaciones 2 Total Σpsi*valori1 Σpsi*valori2 Σpsi*valori3 DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Petición de Ofertas Solicitar ofertas En periódicos o revistas (Anuncios) Contactar directamente con los proveedores Clarificación de las propuestas No negociamos, aclaramos la oferta Normalmente se pide a todos las mismas Reunión de ofertas DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Seleccionar al comprador
Evaluar las Ofertas Es mejor utilizar varios evaluadores Evaluadores Técnicos Evaluadores Financieros Es posible que tengamos varias hojas de evaluación Calculamos medias Imponemos criterios de corte Ahora negociamos y cerramos el contrato Aspectos legales, Aspectos técnicos,… Es lo que necesitas para el proyecto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

3. Proceso H1 para Planificar los Recursos Humanos PGRH
Crea el Plan de Gestión de Recursos Humanos. Identifica y documenta los roles, responsabilidades y relaciones de comunicación en el proyecto. Decide que rol realizara cada persona y si el rol pertenece al equipo del proyecto o se subcontrata. Analiza el impacto sobre la organización DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Propone criterios para incorporar los miembros al equipo del proyecto (incluido cómo y cuándo); Identifica necesidades de formación; Incluye consideraciones sobre cumplimiento, seguridad, recompensas y reconocimiento. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

3. Proceso H1 para Planificar los Recursos Humanos
Entradas Técnicas y Herramientas Salidas A0c. Factores del entorno cliente A0d. Activos de los Procesos de la Entidad ejecutante T2a. Requerimientos de Recursos de las Actividades S1a. Decisiones de Fabricación Propia o Compra H1a. Roles y responsabilidades H1b. Organigramas del proyecto H1c. Plan de Gestión de Recursos Humanos PGRH HA. Organigramas y descripciones de cargos HB. Teoría de la Organización 3.1. Entradas para Planificar los Recursos Humanos 3.2. Salidas tras Planificar los Recursos Humanos 3.3. Herramientas y Técnicas para Planificar Recursos Humanos DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Personas  Selección y Formación Equipo  Dinámicas, Formación, Ajuste,… Organización  Cultura, procesos, … DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

4. Proceso K1 para Estimar Costes
Prevé los costes directos de los recursos que se cargarán en cada actividad del cronograma del proyecto (mano de obra, materiales, equipos, servicios, instalaciones); indirectos (inflación, intereses bancarios, seguro de cambio de moneda, medidas para reducir riesgos y contra contingencias) y otras causas de variación de esas previsiones. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Considera alternativas posibles de costes, decidiendo entre ellas o dejándolas pendientes hasta obtener más información. P. Ej.: un coste adicional en la etapa de desarrollo del diseño del producto permite reducir – compensando o no- el coste de las etapas de su ejecución y operaciones. Las estimaciones de costes se obtienen de las salidas de muchos procesos, Esfuerzo (horas-persona, puntos de función) Monetarias (€). DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Facilita el control de gestión, así como las comparaciones intra y entre proyectos. El aumento de información en el transcurso del proyecto permite refinar el orden de magnitud (ROM, Rough Order of Magnitude) de la estimación ‘temprana’ de las Fases precontractual o de Inicio del proyecto: su rango de -50 a +100% puede reducirse p.ej. a un rango de -10 a +15% en la Fase de Producción, tras el Análisis. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Entradas Técnicas y Herramientas Salidas KA. Opinión de Expertos KB. Estimación por analogía KC. Estimación paramétrica KD. Estimación ascendente KE. Análisis de pro-puestas en licitaciones KF. Determinación de índices de costes de recursos A0c. Factores del Entorno Cliente A0d. Activos de los Procesos de la Organización ejecutante A4c. Línea base del Alcance T5a. Cronograma del proyecto H1b. Plan de Gestión de RRHH S1c. Plan de Gestión de Adquisiciones A3d. Cambios solicitados K1a. Estimación de costes de las Actividades K1b. Bases de estimación de coste K1c. Plan de Gestión de costes T5a.Cronograma del proyecto actualizado H1b. Plan de Gestión de RRHH actualizado 4.1. Entradas para Estimar Costes 4.2. Salidas tras Estimar Costes 4.3. Técnicas y Herramientas para Estimar Costes DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

La estimación Bottom-Up de costes supone:
Determinar el coste de cada actividad en el desglose del trabajo: Trabajo (horas de miembros del equipo) Materiales (CD, Fotocopias, Carpetas,…) Suministros. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Costes Fijos y Variables en un proyecto
aquellos en los que incurrimos de forma fija, es decir que da igual la cantidad de uso que hagamos. Ej.: Un servidor para el proyecto. Costes Variables, son costes asociados a las unidades utilizadas. Ej.: las horas de trabajo utilizadas en el proyecto, horas de consultor. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Costes directos e indirectos
aquellos en los que incurrimos como consecuencia del proyecto y son fáciles de asignar. Costes indirectos, son costes de la empresa, pero que es difícil cuantificar la cantidad a asignar a cada proyecto. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Costes de un proyecto informático
Costes directos: Mano de obra Viajes consumibles Cotes indirectos Luz, agua, teléfono, Amortización de la mesa, del ordenador,… DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Ejemplos de costes del proyecto
Fijo Variable Directo Servidor para el proyecto. Horas de trabajo Indirecto Mesas de los miembros del equipo Luz consumida por el servidor DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Ejercicio Valora el coste de un proyecto en que participases. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Supongamos que la empresa valora estos costes indirectos en € Los empleados facturan horas de trabajo cuestan € Es decir un coste por hora de cada trabajador de 30 € Los otros costes directos suponen €. De modo que los costes de la empresa en este periodo han sido de €. Tememos en cuenta tres variables a la hora de imputar los costes indirectos: Duración del proyecto, esfuerzo aplicado al proyecto y otros costes directos (licencias para el cliente, hardware,…). DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Como distribuimos los costes indirectos
Duración Esfuerzo Esfuerzo en € Otos costes directos Proyecto 1 7 meses 2.000 horas € € Proyecto 2 5 meses 3.000 horas € € Proyecto 3 8 meses 4.000 horas € € Total 20 meses 9.000 horas € DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Duración Coste indirecto en € Esfuerzo en € Otos costes directos en € Coste total con indirecto por duración en € Proyecto 1 7 meses 60.000 30.000 Proyecto 2 5 meses 75.000 90.000 20.000 Proyecto 3 8 meses 10.000 Total 20 meses DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Control sobre la variación de costes
Cambio a lo largo del tiempo Inflación / Deflación Dinámica de productos tecnológicos Los PC bajan de precio… Cambio dependiente del volumen de compra Rápeles de compra Contrato por volumen (1..5->1€; 6 o +-> 0.8€) DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Se usan todas dependiendo del ítem del EDT
Analogía (lo mismo que …) Coste basado en el esfuerzo El único coste directo es el esfuerzo El resto se aplican de acuerdo a este. Paramétrico Coste por línea de código, punto de función Precio Ofertado (precio fijo) Esta unidad del Desglose tiene este coste. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

5. Proceso K2 para Preparar el Presupuesto de Costes
Consiste en sumar los costes estimados de las actividades del cronograma y/o paquetes de trabajo preparados antes de que se solicite el presupuesto detallado y la autorización de trabajo Establece una línea base de coste total, que permita medir el rendimiento del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto ofrece un presupuesto resumen. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

5. Proceso K2 para Preparar el Presupuesto de Costes
Entradas Técnicas y Herramientas Salidas A0d. Activos de los Procesos de la Organización proveedora A0e. Calendario de Recursos A4c. Línea base del Alcance T5a. Cronograma del proyecto S1b. Enunciado Contractual de los Trabajos K1a. Estimación de costes de las Actividades K1b.Bases de estimación de costes K1c. Plan de Gestión de Costes KG. Análisis de reservas KH. Agregación de costes KI. Conciliación del límite de financiación A3d. Cambios solicitados K1c. Plan de Gestión de Costes actualizado K2a.Línea Base de Coste-Rendimiento K2b. Requisitos para Financiación 5.1. Entradas para Preparar el Presupuesto de Costes 5.2. Salidas tras Preparar el Presupuesto de Costes 5.3. Técnicas y Herramientas para Preparar el Presupuesto de Costes DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Calculo del presupuesto
Agregación de costes Todos los costes, directos e indirectos, Fijos y variables Flujo de caja Cuanto dinero se mueve de mes en mes Presupuesto base solo varia si se aprueban cambios. Tener en cuenta las contingencias DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Calculo del flujo de caja en un proyecto.
Agrupamos el uso de recursos por periodos, recurso, periodos. Empezamos por fijar la periodicidad de los pagos: Días, Semanas o Meses. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Definición del flujo de pagos.
Secuencia de pagos que se realizan en el proyecto: Por el consumo de recursos. En cada periodo. Proyecto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Obtención del flujo de pagos:
En cada periodo se acumula el total de recursos multiplicado por su coste. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Representación de los pagos acumulados (S).
8. Evaluación Económica de Proyectos DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos. 10

Calculo del flujo de ingresos.
Conjunto de ingresos percibidos por la empresa que desarrolla el proyecto, como consecuencia de éste. Proyecto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Obtención del flujo de ingresos.
En cada periodo se acumula el total de ingresos percibidos. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Obtención del flujo de caja.
Se obtiene sustrayendo del flujo de Ingresos el flujo de Pagos. Se llama flujo de caja por poderse representar mentalmente como el dinero que hay en la caja virtual del proyecto. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos. 13

Calcular el flujo de caja del siguiente proyecto.
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Teniendo en cuenta: Coste de los analistas: 400 Euros por periodo. Coste de los programadores: 200 Euros por periodo. Se cobrará Euros cuando se finalice la tarea J. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Representación gráfica.
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Consideraciones sobre el presupuesto base
Una vez aprobado, es muy difícil que cambie. En caso de cambiar el presupuesto, será porque ha habido: Modificaciones aprobadas de especificaciones Aceptación, del cliente de la modificación Ejemplo de la venta de entradas no especificadas (Somos buenos-> 60M€) DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Consideraciones sobre el presupuesto base
El nivel de precisión indica las desviaciones esperadas ,22€ -> si varia en 100€ € -> si varia en 1.000€ Mejor redondear de forma adecuada Dependiendo del importe del proyecto, redondear a € o similares La dirección vera que no te equivocas de magnitud, Mejor indicar un nivel de confianza (± €) DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Contingencias Hay que tener en cuenta las “sorpresas” Esta asociado a los riesgos Si el presupuesto es € Decidimos incluir un 10% El presupuesto final será € DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Enfoque financiero del presupuesto
Valor Actual Neto (VAN) Tasa Interna de Retorno (TIR) Plazo de Recuperación (Pay-Back) Punto muerto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

6. Proceso C1 para Planificar las Comunicaciones
determina las necesidades de información y comunicaciones de los interesados en el proyecto, la dirección del proyecto debe identificar, determinando sus expectativas y gestionando su influencia en los requerimientos P. Ej. quién y cuándo necesita qué información; cómo y por quién la recibe. En general esta Planificación es ‘temprana’. Tener en cuenta La estructura de la organización ya que influye en los requerimientos de comunicaciones Implicados con niveles de responsabilidad y autoridad variables. No identificar un interesado puede causar problemas, puede influir en el proyecto de manera positiva o negativa, según el resultado. Han de gestionarse las expectativas de interesados con objetivos diferentes o contradictorios. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

6. Proceso C1 para Planificar las Comunicaciones
Entradas Técnicas y Herramientas Salidas A0c. Factores del Entorno Cliente A0d. Activos de los Procesos de la Entidad ejecutora C1a. Registro de Interesados C1b. Estrategia de Gestión de Interesados A3a. Enunciado del Alcance CC. Análisis de Comunicaciones CD. Métodos de las Comunica-ciones C2a. Plan de Gestión de las Comunica- ciones 6.1. Entradas para Planificar las Comunicaciones 6.2. Salidas tras Planificar las Comunicaciones 6.3. Herramientas y Técnicas para Planificar las Comunicaciones DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Gestión de las comunicaciones
El objetivo es asegurar que: la información correcta Llega a la gente correcta Con el formato apropiado (correcto) En el momento oportuno Asegura que la gente dispone de la información necesaria para realizar su trabajo. Conocer el estado del proyecto, para tomar decisiones, Para realizar acciones que lleven al proyecto hacia el éxito DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

En que consiste un plan de comunicaciones
Identificar las necesidades de información de los implicados en el proyecto. Identificar las formas en que le comunicaremos la información a los implicados. Es mucho mas que conversaciones informales, llamadas telefónicas,… Las comunicaciones no se dan por casualidad DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Identificar los procesos que se van a seguir para comunicarnos. Identificar las expectativas y requisitos de información de los implicados. Asegurando que satisfacemos estas Participación efectiva Hay que responder a (requerimientos de información en el proyecto): ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo? DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

¿Quién? Grupo de personas interesadas en el proyecto Los miembros del equipo de desarrollo, hay que modelar el flujo de información en el proyecto Clientes, quieren información detallada Dirección, quieren saber como va el proyecto, cuales son los problemas y retos. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Qué información y con que detalle para cada grupo de implicados.
¿Qué va hacer con la información? Detallada - Resumida Información sobre: el estatus del proyecto como va el proyecto En plazos, presupuesto, retos, permite ayudar a los otros DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Cómo Formal- Informal (documento-conversación de pasillo) Oral – Escrita (persistencia) Cada situación tiene sus necesidades Medio Presencial, llamada telefonica DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

¿Comunicación? No puede existir ningún grupo si no hay comunicación. necesitamos: Compartir objetivos, ideas, … Tener el mismo punto de vista. … Una idea, da igual lo buena que sea, es inútil hasta que es transmitida y entendida por los demás. No es raro que sea una fuente de conflictos, dedicamos el 70% de la vigilia. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Proceso de la Comunicación
Fuente Experiencia Canal Signos Receptor Experiencia codificación Decodificación Mensaje Mensaje Mensaje Mensaje Retroalimentación Feedback DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Fuentes de Distorsión Mirar el modelo e intuir los problemas que pueden crear distorsión. Codificación, un ejemplo… Canal… Ruido… Prejuicios, conocimientos,… DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Temor a la comunicación
Tensión y ansiedad indebidas a la comunicación oral o escrita o ambas. Gente que se niega a hablar o escribir. Esto es un problema Entonces tenemos Auto-selección… or… DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Dirección de la Comunicación
Ascendente Decisiones eficaces Descendente Contribuir a la finalidad de la organización Lateral Coordinación de los procesos DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Problemas típicos por fallo de algún canal.
Ascendente La dirección se entera tarde. Descendente Huelgas Lateral Departamentos estancos, visión miope,  Errores,  Calidad Hola DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Acciones para mejorar la comunicación ascendente
Conocer la tendencia de los portadores de malas noticias. Recompensar la comunicación abierta. Dar ejemplo DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Acciones para mejorar la comunicación descendente
Información personal: salario,/perspectivas, seguridad.. Información de la actividad/puesto: cómo, cuándo, dónde,/calidad trabajo exigido, responsabilidades... Información de la organización: Productos actuales y futuros/posición en sector, nombres e información de los ejecutivos, situación financiera,.. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Acciones para mejorar la comunicación lateral
Reuniones de trabajo Círculos de calidad Equipos de proyectos... Recompensar éxitos de equipos DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Redes Formales vs. Informales
Redes de comunicación Canales por los que fluye la información. Redes formales Comunicaciones relativas al trabajo que siguen la cadena de autoridad. Redes informales Comunicaciones en corro, de pasillo,…. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Tres redes comunes en pequeños grupos
Cadena Circulo Policanal DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Redes informales Rumores No controlada por la administración Percibido como más creíble Intereses personales… Usualmente los directivos no transmiten (10%) Entre departamentos Diferentes caminos Es una fuente importante de información, así que hay que entenderlo DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Medios populares de comunicación
El principal es la comunicación oral. Ventajas: Rapidez y retroalimentación. Desventaja: Si el mensaje ha de pasar por varias personas. Comunicación escrita: Ventajas: Tangible y verificable. Puede almacenarse un tiempo indefinido. Pensamos más las comunicaciones escritas Desventaja: requiere más tiempo, no hay retroalimentación. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Formas de obtener información del proyecto
Tipo de Informe Ejemplo Comentarios Formal, Oral, regular Reunión Semanal Notas de la reunión Formal, Oral, Ad-hoc Final de Etapa Formal, Escrito, regular Informe Semanal Formal, Escrito, Ad-hoc Informe de Excepción Informal, Oral, Ad-hoc Radio macuto Información sobre problemas futuros DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Comunicación no verbal
Mensajes transmitidos por el movimiento del cuerpo, la entonación o el énfasis que se da a las palabras y la distancia física entre emisor y receptor DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Comunicación no verbal
Cinética corporal, muy joven y con muchas conjeturas. Enviamos mensajes inconscientes. Incredulidad, perplejidad, protección, indiferencia, complicidad, impaciencia, olvidos. Expresiones faciales. Distancias: Desinterés, intimidad, agresividad, o interés sexual Contradicción entre mensajes Miramos el reloj, confió en ti,… Las acciones dicen más que las palabras. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Elección del canal de comunicación
Factores: Temor a la comunicación Riqueza del canal Cantidad de información que puede transmitirse en una sesión de comunicación. Múltiples claves, retroalimentación, intimidad Criterio de selección según el mensaje Rutinario Ambigüedad DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Jerarquía de riqueza de canales
No rutinario, ambiguo El más rico Cara a Cara Teléfono Carta informes El más pobre Rutinario, claro DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Barreras a la comunicación eficaz
Filtrado Manipulación por parte del emisor para que el receptor la vea mas favorable. Percepción selectiva Interpretamos lo que vemos y le llamamos realidad Estilos de genero Los hombres hablan para subrayar el estatus e independencia Las mujeres para establecer vínculos. Cuando una mujer comenta un problema es para recibir apoyo y vinculación, no para obtener consejo del hombre. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Barreras a la comunicación eficaz
Emociones Si el receptor esta muy emocionado (alegre, depresión) tiende a recibir el mensaje con menos objetividad y racionalidad. Lenguaje El significado de las palabras esta en nosotros Claves no verbales Incongruencia de mensajes DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Barreras Saturación Ruidos Diferencia mínima observable Sesgo “a posteriori” Sesgo “a lo concreto” Reacciones instintivas erróneas. ... Perceptivas Emocionales Semánticas Transmisión serie efecto LIFO efecto HALO El número mágico 7±2 DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

7. Proceso Q1 para Planificar la Calidad PGQ
Identifica las normas de calidad son relevantes para el proyecto determina cómo satisfacerlas siguiendo los principios actuales de gestión de calidad planificar, diseñar, incorporar; no incluir mediante inspección. El desarrollo debe hacerse en paralelo con los otros procesos de planificación del proyecto. P.ej. los cambios en el producto para cumplir con las normas de calidad requieren ajustes de coste o de cronograma; la calidad del producto puede requerir un análisis de riesgos. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

7. Proceso Q1 para Planificar la Calidad
Entradas Técnicas y Herramientas Salidas A0c. Factores del Entorno Cliente A0d. Activos de Procesos de la Entidad ejecutante C1a. Registro de interesados A4c. Línea base del Alcance T5a. Cronograma K2a. Línea Base de Coste- Q1a. Plan de Gestión de Calidad Q1b. Métricas de Calidad Q1c. Listas de Control de Calidad Q1d. Plan de Mejora de actividades QA. Análisis Coste-Beneficio QB. Estudios Comparativos QC. Herramientas de Planificación de Calidad 7.1. Entradas para Planificar la Calidad 7.2. Salidas tras Planificar la Calidad 7.3. Herramientas y Técnicas para Planificar la Calidad DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Gestión de la calidad Incluye los procesos y actividades que determinan las políticas, objetivos y responsabilidades en torno a la calidad. De modo que el proyecto satisfaga las necesidades que lo generaron. Implementa el sistema de gestión de la calidad y la mejora continua. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Gestión de la calidad Asegura que: los entregables del proyecto, así como el trabajo realizado Satisface todos los requisitos del cliente DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Gestión de la calidad Planificar la calidad Proceso en que se identifican los requisitos y estándares de calidad tanto para el proyecto como para el producto. Documenta la forma en que el proyecto los validará. Realizar Aseguramiento de Calidad: aplicar las actividades planificadas y sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos. Realizar Control de Calidad: supervisar los resultados específicos del proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad relevantes e identificar modos de eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

¿Que es la calidad? Existen muchas definiciones (es como el sexo, todos dicen que saben) En proyectos, el entregable del proyecto Es conforme a las especificaciones (Ámbito) Es adecuado al uso previsto Se suele asociar a: Satisfacción del cliente Prevención de los defectos no inspección Mejora continua DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Se ha de complementar con
Hazlo bien la primera vez Juran Crosby Deming SIX-SIGMA ISO TQM DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Quality has much in common with sex.
Everyone is for it. (Under certain conditions of, course.) Everyone feels they understand it. (Even though they wouldn't want to explain it.) Everyone thinks execution is only a matter of following natural inclinations. (After all, we do get along somehow.) And, of course, most people feel that all problems in these areas are caused by other people. (If only they would take time to do things right.) In a world where half the marriages end in divorce or separation, such assumptions are open to question. "Quality is Free: The Art of Making Quality Certain" Philip B Crosby ( ) Copyright McGraw Hill DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Evolución de la Calidad en el Producto
Hacer y Remendar Remendar los productos terminados que son defectuosos Inspecciones Tomar muestras durante el proceso y ajustar las maquinas para evitar productos inaceptables Incorporar la calidad a la producción Identificar y eliminar las causas que producen los defectos La calidad a través del diseño Mejoras continuas para eliminar defectos Crear productos tales que en producción no se den fallos DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Necesidad de detectar problemas y corregirlos lo antes posible
Many people remember Barry Boehm’s groundbreaking work in Software Economics where he quantified the relative expense to fix a bug at different times in the development lifecycle. Be cautious, however, since his work was based on the waterfall model, not an iterative development model. The iterative model changes fundamentally how and when we test. Hay que verificar constantemente el nivel de calidad (cuanto más tarde peor) El coste de reparar un problema del software puede variar mucho según la fase en que se acometa Coste This principal is driven by a fundamental and well-known property of software development: it’s a lot less expensive to correct defects during development than to correct them after deployment. Tests for key scenarios ensure that all requirements are properly implemented Poor application performance hurts as much as poor reliability Verify software reliability -- memory leaks, bottlenecks Test every iteration -- automate test! Estudio de Viabilidad Análisis Diseño Codificación Prueba Implantación DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Cierto que todo tiene límites
La mayoría de organizaciones se encuentran aquí McConnell Desarrollo y Gestión de Proyectos Informáticos Tiempo de desarrollo Porcentaje de defectos suprimidos ± 95% 100% DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Dimensiones de la Calidad en el Software
Tipo Cuestión Cómo Funcionalidad Hace mi aplicación lo especificado Tests para cada caso de uso implementado Fiabilidad ¿Responde mi aplicación de manera aceptable? Generación automática de tests. Validación de rendimiento para cada instancia de los casos de uso implementadas. Rendimiento Funciona el sistema con una carga normal de trabajo Test de rendimiento para todos los casos de uso en las peores condiciones esperadas Verifying a system’s functionality involves creating tests for each key use-case instance. You can assess a system’s functionality by asking what scenarios failed and where, and what scenarios and corresponding code have not yet been exercised. Effective reliability testing requires specialized tools. Some verification is done by compilers and analysis tools; some through instrumentation. The two most effective techniques are: Automated test script generation to provide broad coverage of the application under test Instrumented regression test script execution to allow specialized tools to run repeatedly against standard use case instances. Detection via debugging of memory leaks in C++, for example, is unpredictable. Tools that analyze the code to detect leaks are much more effective. Performance testing checks that the target system continues to work functionally and reliably under production load. Modern software architectures present special challenges. An application may meet its performance requirements, yet the overall system performance may be deficient. It may be impossible to test all configurations in which the system will be deployed. The key to effective performance testing is the definition of appropriate workloads that correctly model the user population and activity. These types of software verification can be part of every iteration in the lifecycle. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

¿Que piensa el público de la calidad del software?
La gente ve como normal el tener que resetear el ordenador, o que se quede colgado. Pero la calidad es muy importante en muchos proyectos informáticos DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Planificación de la calidad
Proceso de identificación de: Requisitos de calidad Estándares Del proyecto o el entregable del proyecto. Documentación sobre como verificar que el proyecto cumple con los requisitos de calidad. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

La Planificación de la Calidad
Requiere la habilidad de anticiparse a las situaciones y preparar acciones que nos lleven al resultado deseado. Es importante prevenir defectos: Seleccionando los materiales apropiados. Entrenar y adoctrinar al equipo en calidad. Planificar un proceso que asegure los resultados apropiados. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Aspectos del Ámbito del Proyecto TI relacionados con la calidad
Funcionalidad es el grado en que un sistema realiza la función prevista. Características hace referencia a las características especiales de un sistema, demandadas por el usuario. Rendimiento, se refiere a como funciona el sistema para el uso que piensa darle el cliente Fiabilidad es la habilidad de un producto o servicio para ejecutarse como se espera en condiciones normales. Mantenibilidad se refiere a la facilidad de realizar el mantenimiento en el producto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

¿Quién es realmente el responsable de la calidad?
Capacidad del director Responsabilidad del director Los jefes de proyecto son los responsables finales de la gestión de la calidad en sus proyectos. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

La Calidad y los Procesos
Los procesos influyen en la calidad asegurando: Altos niveles de confianza: Lo que se entrega es correcto; Que los entregables son completos Que los entregables son utilizables Que los entregables tienen le rendimiento esperado Que los entregables tienen el nivel de fiabilidad requerido DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Herramientas y Técnicas en la planificación de la calidad
Análisis Coste/Beneficio Considerar el equilibrio, los beneficios de menos correcciones, frente a algún coste de hacer las cosas bien. Benchmarking Comparar las prácticas previstas o en uso actualmente con las utilizadas en otros proyectos Organigramas Diagramas causa-efecto (Diagramas de Ishikawa o espina de pez) que relacionan las causas con problemas potenciales o efectos. Diagramas de Sistemas – muestran varios elementos del sistema y su interrelación Ayuda a anticipar que problemas y donde se pueden dar. Diseño de Experimentos – Técnicas analíticas que identifican las variables que tienen mayor influencia en el resultado. Equilibrar los costes y tiempos DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Salidas de la planificación de la calidad
Plan de Gestión de la calidad describe la forma en que el equipo implementara las políticas de calidad. Describe el sistema de gestión de la calidad: estructuras organizativas, responsabilidades, procedimientos, y recursos necesarios para implementar la gestión de la calidad. Definiciones Operacionales Define la forma en el proceso de control de calidad medirá los ítems (métricas). Listas de comprobación Herramienta utilizada para verificar que se han dado los pasos necesarios. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

8. Proceso I1 para Preparar la Gestión de Cambios
Desarrolla procedimientos y sistemas para controlar los cambios en el proyecto y formalizar su aceptación. Define lo qué constituye un cambio, Define como manejar los cambios: qué medidas se requieren en su organización de información, documentación y comunicación. En la fase de seguimiento (re-planificación) pueden aparecer como entradas otros entregables procedentes de Procesos sucesivos podrían actualizarse salidas o entregables de este Proceso. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

8. Proceso I1 para Preparar la Gestión de Cambios
Entradas Técnicas y Herramientas Salidas A0d. Activos de Procesos de la Entidad ejecutante A3b. Plan de Objetivos del Proyecto A4a. Estructura de Desglose de Trabajo T1d. Lista de Entregables IA. Opinión de Expertos IB. S.I. de Gestión de Proyectos: Gestión de la configuración; Control de cambios I1a. Sistema de control de cambios 8.1. Entradas para Preparar la Gestión de Cambios 8.2. Salidas tras Preparar la Gestión de Cambios 8.3. Herramientas y Técnicas para Preparar la Gestión de Cambios DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

9. Proceso I2 para Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto
Estructura el Plan de Dirección del Proyecto PDP para que integre todos los planes subsidiarios. El PDP se convierte en la fuente de información básica que determina cómo se ejecutará, supervisará y cerrará el proyecto. En caso de re-planificación pueden aparecer como entradas entregables procedentes de Procesos de las Fases de Planificación o Seguimiento. DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

9. Proceso I2 para Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto
Entradas Técnicas y Herramientas Salidas A0c. Factores del Entorno Cli. A0d. Activos de los Procesos de la Entidad ejecutante A1a. Acta constituyente A2b. P. Gestión de Requer. A3c. P. Gestión del Alcance A4c. Línea Base del Alcance T5a. Cronograma S1a. P. Gestión de Adquis. H1a. P. Gestión de RRHH K1c. P. Gestión de Costes C2a. P. Gestión de Comunic. Q1a. P. Gestión de Calidad R4a. P. Gestión de Riesgos IA. Opinión de Expertos IB. SI de Gestión de Proyectos ID. Metodología de dirección de proyectos I2a. Plan de Dirección del Proyecto PDP 9.1. Entradas para Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto 9.2. Salidas tras Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto 9.3. Técnicas para Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

5.9. Entregables de Planificación: PDP, Plan de Dirección del Proyecto
Está compuesto por otros planes y documentos generados por distintos procesos de la misma Fase: 1. Plan de gestión de Alcance 2. Plan de gestión de Costes 3. Plan de gestión del Tiempo (cronograma) 4. Plan de gestión de Personal (RR.HH.) 5. Plan de gestión de Comunicaciones 6. Plan de gestión de Adquisiciones 7. Plan de gestión de Calidad 8. Plan de gestión de Riesgos del proyecto 9. Plan de gestión de Respuestas a los Riesgos del proyecto El Plan de Dirección del proyecto PDP corresponde al Área de conocimiento de Gestión de la Integración, Integra los 8 Planes de gestión que corresponden a las 8 áreas de conocimiento restantes . DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

5.9. Documentos de Planificación
Ejemplo real de una multinacional con Proyectos medio-grandes (>12 mh). El Director recoge y mantiene la información de las fases P+S (Planificación + Seguimiento) en dos ficheros auditables (según estándar de calidad ISO 9000 o similar), no entregables al cliente: Plan de Gestión del proyecto desarrollado por su Director Carpeta de seguimiento del Director del Proyecto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Plan de Gestión del proyecto desarrollado por su Director Incluye -ejemplo real-: Identificación contractual Plan de la calidad Plan de Desarrollo del Proyecto Plan de Gestión de la Calidad del Proyecto Plan de Pruebas del Proyecto Plan de Configuración del Proyecto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Carpeta de seguimiento del Director del Proyecto Contiene -ejemplo real- 8 subdivisiones o capítulos: 1. Oferta y contrato 2. Plan de Calidad, cambios y revisiones 3. Comunicaciones 4. Hojas de seguimiento -actas, bitácora- 5. Control de tiempos y de recursos empleados 6. Incidencias y soluciones 7. Documentos de aceptación del cliente 8. Balance final del proyecto DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

5.10. Técnicas de H1: Planificar recursos humanos
Hermann (USA): Webster (UK): Orientación profesional Dirección de proyectos Director de Operaciones Científico Planificador Estratégico Consultor Secretario Trabajador Social Director Técnico Ingeniero Proyecto A Hemisferio derecho inferior D B C Lóbulo frontal límbico izquierdo superior DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

los distintos ‘yo’ Lóbulo frontal A Pensamiento experimental: - imaginativo - holístico - intuitivo - sintetizador - curioso - arriesgado Hemisferio derecho inferior sensible: - emocional - interpersonal - sentimental - comunicador - expresivo - didáctico autoportegido: - planeado - organizado - detallado - secuencial - procedimental - confiable racional: - lógico - analítico - cuantificador - fáctico - realístico D B C límbico izquierdo superior DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

técnicas usadas Lóbulo frontal A - reingeniería - análisis factual - análisis del valor - definición de cómo - listado de atributos - pensamiento racional - análisis transaccional - investigación operativa - análisis campo de fuerzas Hemisferio derecho inferior Diseño de equipos - Factores humanos - Proceso sensitivo - Equipo de tareas - Brain storming - Kinestésia - Modelado - defecto cero - método Delphi - análisis operativo - evaluación de ideas - concepto de evento - simplificación de tareas - implantación procedimental - - escenificación (sketchs) - brain storming verbal - pensamiento lateral - imaginación guiada - soluciones intuidas - pensamiento visual - asociación libre - meditación libre - metáforas D B C límbico izquierdo superior DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Organización Especificaciones
A => Producto => Qué B => Proceso B => Proyecto => Cuándo, Cuánto => Cómo C => Personal => Quién/es D => Estrategia => Por qué, para qué Tarea Definición B CÓMO QUÉ A Comunicación Proceso C QUIÉN PORQUÉ D Organización Especificaciones Hacer equipos Diseñar Actuar Analizar Implicados Ideas DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

Memoria del Proyecto CÓMO QUÉ Constructor Consultor Tareas Definición Comunicación QUIÉN PORQUÉ Comité C-S Cliente Contexto Alcance Equipos Funciones Personal Estrategia Proceso Producto Proyecto (cuándo, cuánto) DyO-5. Planificación de esfuerzos, costes y recursos.

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