PLANEACION Y CONTROL DEL PROYECTO

Presentación del tema: "PLANEACION Y CONTROL DEL PROYECTO"— Transcripción de la presentación:

1 PLANEACION Y CONTROL DEL PROYECTO
Administración Exitosa de Proyectos PLANEACION Y CONTROL DEL PROYECTO INTEGRANTES: CAMACHO DE LA PAZ GUILLERMO JOCELYN GONZALEZ VAZQUEZ SILVIA MARIA OLAVE GUILLEN ROCIO M. MORA ARGUELLO MARISOL ALVARADO JOSE LUIS ARRIAGA RODRIGUEZ Materia: Desarrollo de Proyectos Tecnológicos Profesor: Dr. Ángel Luis Rocha Aceves

2 Planeación Planeación: Disposición sistemática de tareas para el logro de un Objetivo Plan: Establece lo que se necesita hacer y como se debe hacer. Como ir desde donde uno se encuentra hasta donde se quiere estar Pasos Para Realización del Plan: Objetivo Desarrollar un EDT Desarrollar un Diagrama de Red Utilizar una Metodología de Admón.. Del Proyecto Metodología de administración de proyectos, denominada el ciclo de vida del desarrollo de sistemas para proyectos de desarrollo de sistemas de información.

3 Objetivo del Proyecto Definición del Objetivo del Proyecto.
Es el Resultado Esperado o el producto Final. Tiene q ser alcanzable , específico, medible y claro. El logro del objetivo debe ser reconocible tanto para el cliente como por el contratista. Se define en términos de alcance, programas y costo.

4 Estructura de División del Trabajo (EDT )
Divide un proyecto en piezas o partidas manejables Es un árbol jerárquico de partidas de trabajo. Criterios para determinar el nivel: Nivel 1= nivel en el cual a una persona individual o una organización se le puede asignar la responsabilidad de realizar el paquete de trabajo. Nivel 2= el nivel al cuál usted desea controlar el presupuesto, supervisar y recopilar información de costos durante el proyecto.

5 Ejemplo EDT Nivel 0 Festival Memo Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 v

6 v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v v

7 Matriz de responsabilidades
Método utilizado para mostrar, en un formato tabular, las personas que tienen la responsabilidad de realizar las partidas de trabajo en una EDT. Herramienta útil porque muestra el papel de cada persona en respaldar el proyecto global

8 Matriz de responsabilidades del proyecto del festival
Definición de actividades Diseñar los puestos Especificar los materiales Comprar los materiales Construir los puestos Pintar los puestos Desmontar los puestos X = responsabilidad de cada partida P= responsabilidad principal S = responsabilidad de respaldo para una partida de trabajo espécifico

9 Matriz de responsabilidades del proyecto del festival

10 Desarrollo de la Red del Plan
La planeación en redes es una técnica útil para la planeación, programación y el control de proyectos, que consiste en muchas actividades interrelacionadas.

11 Técnicas de planeación en redes
Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) Método de la ruta crítica (MRC ö CPM) Método de diagramas de precedencias (MDP) La técnica de evaluación y revisión gráfica (TERG) Gráfica de Gantt ó gráfica de barras

12 Gráfica de Gantt Herramienta de planeación y programación de manera simultanea Puntos importantes La persona que dibuja las líneas o barras tiene que estar consciente de las interrelaciones en las actividades, es decir cuales se tienen que terminar antes que se puedan iniciar otras y cuales pueden realizar en forma concurrente. La gráfica de Gantt no muestra visualmente las interrelaciones, existen programas de computación para administración de proyectos se pueden producir mostrando interdependencias al utilizar flechas de conexión.

13 Principios de la Red Hay principios básicos para comprender y seguir al preparar y dibujar un diagrama de red. Existen diferentes formatos para dibujar el diagrama. Un formato es la actividad en el cuadro (AEC), conocido también como actividad en el nodo (AEN), y otro formato más es la actividad en la flecha (AEF).

14 Gráfica Gantt para el proyecto del estudio de mercado de consumidores

15 ACTIVIDAD EN EL CUADRO (AEC)
En el formato cada actividad está representada por un cuadro en el diagrama de red y la descripción de cada una se escribe dentro del cuadro. OBTENER VOLUNTARIOS Las actividades requieren de tiempo y con frecuencia su descripción se inicia con un verbo. Cada una está representada por un cuadro y sólo por uno. Además, a cada cuadro se le asigna un número de actividad único.

16 ACTIVIDAD EN EL CUADRO (AEC)
Las actividades tienen una relación de precedencia y están vinculadas a través de flechas que muestran la dirección de la procedencia. Ciertas actividades, se tienen que realizar en un orden escalonado, como por ejemplo; solo después de que se haya terminado de “Lavar automóvil”, se puede iniciar “Secar automóvil” Lavar automóvil Secar automóvil

17 ACTIVIDAD EN EL CUADRO (AEC)
Algunas actividades se pueden realizar concurrentemente. Por ejemplo, como se muestra a continuación, “Obtener voluntarios” y “Comprar materiales” se pueden realizar al mismo tiempo, una vez concluidas, se puede iniciar “Construir el puesto” Obtener voluntarios Obtener voluntarios Construir el puesto Pintar el puesto Comprar materiales Comprar materiales

18 ACTIVIDAD EN LA FLECHA (AEF)
En este formato la actividad está representada por una flecha en el diagrama de red. La descripción de la actividad va encima de la flecha. Las actividades están vinculadas por círculos llamados eventos. Un evento es el fin de las actividades que entran al mismo y el inicio de las que salen de él. A cada evento se le asigna un número único. Se tienen que terminar todas las actividades que entran en un evento (círculo) antes de poder iniciar cualquier otra actividad dependiendo de ese evento.

19 ACTIVIDAD EN LA FLECHA (AEF)
Como por ejemplo, las actividades “Obtener voluntarios” y “Comprar materiales” se pueden hacer concurrentemente, pero solo cuando ambas se han terminado, se puede iniciar la actividad “Construir el puesto” Desarmar el puesto Obtener voluntarios 6 11 Construir el puesto Pintar el puesto 8 9 10 7 12 Comprar materiales Limpiar

20 ACTIVIDADES FICTICIAS
Es una actividad especial con tiempo cero y representada por una flecha discontinua en el diagrama de red. Ëstas se usan sólo con el formato de actividad en la flecha y son necesarias por dos razones: Para ayudar en la identificación única de actividades. Para mostrar ciertas relaciones de precedencia, que de lo contrario no se podrían presentar. En el dibujo del diagrama de red de actividad, hay dos reglas básica, con relación a la identificación única de actividades: Cada evento en el diagrama, debe tener un número de evento único. Cada actividad necesita tener una combinación única de números de eventos precedentes y sucesores.

21 ACTIVIDADES FICTICIAS
Ambas actividades A y B que se presentan a continuación, tienen la combinación de números de eventos predecesor-sucesor 1-2. Esto no se permite en un diagrama de red AEF, porque, si alguien se refiriera a la actividad 1-2, no sería posible conocer si se trata de la actividad A o de la B. A 1 2 B

22 ACTIVIDADES A A 1 2 1 2 3 B B 3 (b) (a)
La inserción de una actividad ficticia, tal como se muestra abajo, permite que las actividades A y B tengan combinaciones únicas de números de eventos predecesor- sucesor. En a) a la actividad A se le conoce como 1-3 y a la actividad B como 1-2. En forma similar, en b) a la actividad A se le conoce como 1-2 y a la actividad B como 1-3. Ambos enfoques son formas aceptables de hacer frente a esta situación. A A 1 2 1 2 3 B B 3 (b) (a)

23 LAZOS A continuación, presentada en formatos AEC y AEF, se muestra una relación ilógica entre actividades conocidas como un lazo . Al preparar un diagrama de red no se permite dibujar actividades en un lazo porque representa una ruta de actividades que se repiten a perpetuidad. A A B 1 2 B C 3 C (b)

24 ESCALONAMIENTO Algunos proyectos tienen un grupo de actividades que se repiten varias veces. Por ejemplo, obsérvese un proyecto que incluye pintar tres habitaciones. Para pintar cada habitación se requiere 1) preparar la habitación que se va a pintar, 2) pintar el techo y las paredes y 3) pintar los bordes. Supóngase que se dispone de tres expertos -uno para la preparación, otro para pintar los techos y las paredes y otro para el retoque final. Actividades que se realizan en forma consecutiva a) Formato de actividad en el cuadro Preparar habitación 1 Pintar habitación 2 Decorar habitación 3 b) Formato de actividad en la flecha 3 2 1 Preparar habitación 1 Decorar habitación 3 Pintar habitación 2

25 Diagrama de Red para un proyecto de manera detallada
Se deben tomar en cuenta las siguientes pautas: Si se ha preparado para el proyecto una estructura de división del trabajo e identificar las actividades para cada paquete. Dibujar una red a nivel de resumen y después ampliarla de forma detallada El nivel del detalle quizá quede determinado por cierta interfases obvias puntos de transferencia Las actividades no deben ser más largas en duración estimada que los intervalos de tiempo en los cuales el progreso real del proyecto se revisara y comprara con el planeado.

26 Estructura del programa de trabajo para el proyecto de un estudio de mercado de consumidores
Estudio del mercado de consumidores ________________ JIM Cuestionario ____________ Susan Diseño Identificar a consumidores Desarrollar el borrador del cuestionario Respuestas Steve Imprimir cuestionario Preparar las etiquetas Informe ___________________ Programas de Computación Andy Desarrollar programas de computación Probar programas de computación Jim Capturar los datos de la respuesta Preparar informa 2.0 1.0 2.1 2.2 1.2 1.1

27 Diagrama de red para el proyecto de un estudio de mercado de consumidores
Preparar las etiquetas para el envió por correo 4 Steve Identificar a los consumidores 1 Susan Elaborar el borrador del cuestionario 2 Susan Revisar los comentarios y terminar el cuestionario 3 Susan Imprimir el cuestionario 5 Steve Desarrollar programas de computación para análisis de datos 6 Andy

28 Planeación para el Desarrollo de un Sistema de Información
Un sistema de información (SI) es un sistema basado en computadoras que acepta datos como entrada, procesa los datos y produce información útil para los usuarios. Los mas de información incluyen sistemas computarizados de entrada de pedidos. máquinas de cajeros automáticos y sistemas de facturación, nóminas e inventarios.

29 Ciclo de vida para desarrollo de sistemas (CVDS)

30 PROGRAMAS DE COMPUTACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
La mayor parte de los programas de computación para la administración de proyectos, tienen la capacidad de proporcionar gráficas de Gantt que muestren las interdependencias entre las tareas al relacionar las tareas y sus predecesores mediante líneas con puntas de flechas.

31 PROGRAMACIÓN DURACIÓN ESTIMADA DE CADA ACTIVIDAD
Esta duración estimada tiene que ser el tiempo total transcurrido -el tiempo para que se haga el trabajo más cualquier tiempo de espera relacionado. Este estimado se tiene que basar en la cantidad de recursos que se espera utilizar. El cálculo debe ser agresivo, pero realista. No debe incluir tiempo para cosas que posiblemente salgan mal. Tampoco debe ser optimistamente corto.

32 TIEMPOS DE INICIO Y TERMINACIÓN DEL PROYECTO
Para establecer una base sobre la que se pueda calcular un programa usando la duración estimada para las actividades, es necesario seleccionar un tiempo de inicio estimado y un tiempo de terminación requerido para el proyecto global. Estos dos tiempos (o fechas) definen la ventana o el espacio total de tiempo en el la que se tiene que completar que se tiene que completar el proyecto.

33 CÁLCULOS DEL PROGRAMA Es una tabla de tiempos para cada actividad y que muestre: Los tiempos (o fechas) más tempranos en que se puede iniciar y terminar cada actividad, sobre la base del tiempo (o fecha) de inicio estimado del proyecto Los tiempos (fechas) más tardíos en que se tiene que iniciar cada actividad con el fin de completar el proyecto en el tiempo (fecha) terminación requerido

34 Tiempos tempranos Tiempos de inicio y terminación más tempranos
El tiempo de inicio más temprano (ES, por sus siglas en ingles, Earliest Start Time) es lo más pronto en que se puede iniciar una actividad en particular, y calculada sobre la base del tiempo de inicio estimado del proyecto y de las duraciones estimadas para las actividades precedentes. El tiempo de terminación más temprano (EF, por sus siglas en ingles, Earliest Finish Time) es lo más pronto en que se puede terminar una actividad en particular, y calcula sumando la duración estimada de la actividad al tiempo de inicio más temprano de la misma:

35 Tiempos tardíos Tiempos de inicio y terminación más tardíos
El tiempo de terminación- más tardío (LF) es lo más tarde que se puede completar una actividad en particular para que todo el proyecto se concluya en la fecha acordada, y se calcula sobre la base del tiempo de terminación requerido del proyecto y la duración estimada para actividades sucesivas. El tiempo de inicio mas tardío (LS)es la fecha más tardía en que se puede iniciar una actividad en particular para que todo el proyecto se complete en su fecha de terminación requerida y se calcula el estando la duración estimada de la actividad del tiempo de terminación mas tardío.

36 Holguras Total. La holgura total para una ruta de actividades en particular es común a las algunas actividades otras tareas y es compartida entre todas ellas en esa ruta. Libre. Ésta es la cantidad de tiempo que se puede demorar una actividad en particular, sin retrasar el tiempo de inicio más temprano de sus actividades sucesoras inmediatas.

37 Ruta critica No se puede terminar un proyecto hasta que se finaliza la ruta de actividades más larga (la que solicita más tiempo). A este trayecto más largo en el diagrama de red global se le denomina ruta crítica.

38 PROGRAMACIÓN PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Con frecuencia aunque se realice una programación, gran porcentaje de los proyectos de SI se terminan mucho más tarde de lo que se prometió originalmente, o nunca llegan a su fin. Uno de los factores más importantes en la programación efectiva es llegar a duraciones estimadas de las actividades que sean tan realistas como resulte posible.

39 Problemas comunes que con frecuencia llevan a los proyectos de desarrollo de SI más allá de sus tiempos de terminación requeridos • Falla en identificar todos los requisitos del usuario. • Falla en identificar apropiadamente los requisitos del usuario. • Crecimiento continuo del alcance del proyecto. • Subestimar las curvas de aprendizaje para nuevos paquetes de programas de computación. • Equipos de computación incompatibles. • Fallas en el diseño lógico. • Selección deficiente de los programas de computación. • Falla en seleccionar la mejor estrategia de diseño. • Problemas de incompatibilidad de datos. • Fallas en realizar todas las fases del programa.

40 Ej de Sistema Información: ABC Office Designs
ABC decidió crear un SI con duración de 50 semanas. El gerente de sistemas identificó las principales tareas que era necesario llevar a cabo y desarrolló la estructura de división del trabajo, la matriz de responsabilidades y el diagrama de red.

41 Ej de Sistema Información: ABC Office Designs
Proyecto del sistema de informes de ventas Ej de Sistema Información: ABC Office Designs Actividad Predecesores inmediatos Duración estimada (semanas) Recopilar información Estudiar Factibilidad Preparar informe de definición del problema ---- 1,2 3 4 1 4. Entrevistar a los usuarios 5. Estudiar el sistema existente 6. Definir requisitos del usuario 7. Preparar informe del análisis del sistema. 5,6 6 8 5 8.Entradas y salidas 9. Procesamiento y base de datos 10. Evaluación 11. Preparar informe del diseño del sistema 7 8,9 10 2 12. Desarrollar programas de computación 13. Desarrollar equipos de computación 14. Desarrollar red 15. Preparar informe del desarrollo del sistema 11 12,13,14 15 16.Probar los programas de computación 17.Probar los equipos de computación 18.Probar red 19.Preparar informe de pruebas 16,17,18 20.Capacitación 21.Conversión del sistema 22.Preparar informe de puesta en practica 19 20,21

42 Ej de Sistema Información: ABC Office Designs
Además de la holgura. Se calcularon los tiempos de inicio mas tempranos (ES), de terminación mas temprana (EF), para cada actividad, así como la fecha mas tardía de inicio (LS) y la fecha mas tardía de finalización (LF).

43 Programas de Computación para la administración de proyectos.
Casi todos los paquetes de programas de computación para la administración de proyectos permiten realizar las funciones de programación de lo que se ha mencionado anteriormente.

44 Conclusión Después de que se realice un plan para un proyecto, se debe desarrollar un programa, en el cual se debe estimar cuánto durará cada actividad, desde el momento en que inicia hasta que termina.