Taller sobre la solicitud de propuesta (RFP) de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015 Presentado por Comité Organizador de los Juegos.

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1 Taller sobre la solicitud de propuesta (RFP) de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015 Presentado por Comité Organizador de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Toronto 2015 (TO2015) CIBC Ministerio de Desarrollo Económico, Comercio y Empleo / Ministerio de Investigación e Innovación

2 Orden del día Bienvenida
Descripción general de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015 Oportunidades de negocio Redacción de respuestas de las solicitudes de propuestas Oportunidades de asociación y creación de redes de contacto de las solicitudes de propuestas Discusión grupal Comentarios de cierre

3 Sección 1 Descripción general de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015

4 Un evento de clase mundial
El tercer evento polideportivo internacional más grande después de los Juegos Olímpicos de verano y los Juegos Asiáticos El evento polideportivos más grande que haya organizado Canadá Juegos Panamericanos: del 10 al de julio Juegos Parapanamericanos: del 7 al 15 de agosto

5 En cifras 41 países y territorios panamericanos
Más de 450 miembros en el Comité Organizador atletas, entrenadores y funcionarios Más de 40 sedes 51 deportes Hasta voluntarios Presupuesto de $1400 millones del Comité Organizador de TO2015

6 Legado de los Juegos Económico Infraestructura Social
Trabajos, turismo y negocios Infraestructura Deporte y remodelación Social Voluntarios Accesibilidad Diversidad

7 Desglose presupuestario del Comité Organizador de TO2015
Inversiones: $1400 millones Infrastructure Ontario Municipios TO2015 $700 millones de capital $700 millones operativos 35 % Gobierno de Canadá 35 % Provincia de Ontario 10 % Ingresos de los Juegos 20 % Gobierno municipal Oportunidades de contratación pública = + de $300 millones

8 Sector público más amplio
TO2015 corresponde al sector público más amplio de Ontario con vigencia en el 2012 Cumple las directrices de contratación pública de Ontario Procesos enfocados en: Imparcialidad y transparencia Optimizar la rentabilidad Nuestros criterios de compra incluyen lo siguiente: Costo total de propiedad Disponibilidad de bienes y servicios Calidad Solución innovadora Capacidades y experiencia Diversidad Solidez financiera de la empresa

9 Oportunidades económicas
Sección 2 Oportunidades económicas

10 Umbrales del proceso de contratación pública
Umbral de gastos Proceso de contratación pública Identificación del proveedor Hasta $10.000 Obtención de cotizaciones Base de datos del proveedor* de $ a $ Invitación a la competencia Mín. 3 proveedores Base de datos del proveedor Listado de proveedores MERX Investigación de mercado Publicación en la página web de TO2015 mayor a $ Competencia abierta Publicación en MERX MERX * Las empresas se registraron en la página web de TO2015

11 Página web de TO2015 Página web de MERX ¡Participen! toronto2015.org
Listado actual de ofertas de MERX Registre su empresa Oportunidades de patrocinio Oportunidades de voluntariado Página web de MERX

12 Plazo de contratación pública - Compras principales
MAE (Muebles/accesorios/equipamiento) Servicio de alimentos para la Villa (Hostelería) Limpieza (Villa) Energía temporal Febrero de 2014 Marzo de 2014 Abril de 2014 Cocina de la Villa Flota de autobuses Remolques y almacenamiento Muebles de la Villa (Camas/cajoneras/productos textiles) Tiendas

13 Plazo de contratación pública - Compras principales
Mástiles de bandera Imagen de marca de los Juegos – Señalización, gráficos, carteles, etc. Pantallas de video/marcadores Baños portátiles Reprografía Mayo de 2014 Junio de 2014 Verano de 2014 Diciembre de 2014 Equipo y servicios médicos (IRM/rayos X/fisioterapia) Equipamiento deportivo Andamios/sillas temporales Cercas

14 Estrategia de contratación pública
Aprovisionamiento de contratación: local (GGH), provincial, nacional, internacional Diversidad de proveedores: pequeñas y medianas empresas % propiedad y control por parte de los grupos siguientes : Pueblos aborígenes Mujeres Minorías visibles Personas con discapacidades Comunidad GLBT Asociaciones: alentar las asociaciones entre pequeñas empresas diversas y grandes empresas (beneficios de legado) Otros internacionales Países panamericanos Canadá Ontario Toronto y GGH

15 Diversidad de proveedores y gastos geográficos de TO2015 Al 31 de enero de 2014
Proveedores diversos contratados 181 22 % de proveedores Total de gastos diversos $5 millones 15 % de todos los gastos en proveedores Clasificación diversa N.º de proveedores Gasto Propiedad de mujeres 104 $4,4 millones Empresas de minorías visibles 59 $0,56 millones Empresas de aborígenes 11 $0,08 millones Empresas de personas con discapacidades 5 $0,01 millones Empresas de GLBT 2 <$0,01 millones Región % del gasto total GGH $23,8 millones 70 % Ontario $0,6 millones 2 % Canadá $9 millones 26 % ODEPA/internacionales $0,7

16 Redacción de respuestas de las solicitudes de propuestas
Sección 3 Redacción de respuestas de las solicitudes de propuestas

17 Comprensión de los elementos
RFI Solicitud de información RFP – Q Solicitud de precalificación RFQ Solicitud de cotización RFP Solicitud de propuesta RFI Buyer is gathering information May or may not include pricing This is an opportunity to sell services and explain what your business does. RFP – Q The Buyer is determining capabilities of the potential bidders based on the scope of the request, including information such as: Financial Stability Resources available to execute the request Experience to take on the size and scope of the request “Restricted” – contracted only to those who were qualified RFQ 1 or minimal purchases of like items for a specific BUY request. Usually requires information for pricing and delivery (expected date to be available) RFP Proposal and Pricing Information provided will include: about your business / detailed analysis of services to be provided – meaning clearly describe what your proposal includes / company resources available to execute request / references - provide examples / financial stability. Mark up the contract with your requirements. Look for clues or provide options.

18 Elaboración de su respuesta
Lea y clarifique Analice los detalles requeridos Comprenda los requisitos obligatorios Intención de ofertar, plazos y fechas Tiempo para responder La diferencia que marca Read what is required for each component of the request. Do you understand the details? Decide if you need further clarification prior to answering any questions. Analyze what level of detail will meet the requirements of this request. Tailor company information to support this request and support your proposal with facts and metrics where required. Determine what elements are mandatory and ensure you stay on point to answer the requirements. Make sure you are aware of what the important dates are for this request. Now that you have understood the request, set aside the appropriate amount of time to cover all basis. Here is where you shine a light on what you do best to make sure your business stands out from the rest of the crowd.

19 Ejemplo de pregunta de RFP
Describa brevemente los conjuntos de calificaciones/destrezas, áreas de conocimientos especializados, nivel de conocimientos especializados, y autoridad para resolver los desafíos de personal, equipamiento y servicio.

20 Ejemplo de respuesta de RFP
Cómo no responder: Consulte la respuesta de la pregunta n.º 8 que brinda un resumen detallado.

21 Ejemplo de respuesta de RFP
Cómo no responder: Permanecerá intacto el equipo de gestión de cuentas existente que se dedica actualmente al apoyo de su organización.

22 Ejemplo de respuesta de RFP
Nos concentramos especialmente en la excelencia del servicio al cliente. Todos los miembros del equipo constituirán recursos dedicados con el entrenamiento cruzado correspondiente de respaldo para cubrir las enfermedades y los días feriados. A continuación se presentan las personas clave que forman nuestra estructura de gestión de cuentas. Director de cuenta: rinde cuentas directamente al Presidente y es responsable de la gobernanza general de proyectos, estableciendo informes del contrato de nivel de servicio (Service Level Agreement, SLA), realizando recomendaciones de mejora del proceso y dirigiendo las sesiones informativas de proyectos. El Director de cuenta es el punto de escalamiento primario para los miembros del equipo interno y el cliente. Las principales áreas de experiencia incluyen: Gerente de cuenta: rinde cuentas al Vicepresidente de operaciones y es responsable de la gestión diaria de la cuenta una vez que se completa la implementación del proyecto. El gerente de cuenta es responsable de analizar y distribuir el informe de SLA, realizando reuniones regulares de análisis de clientes y recomendaciones para mejorar el proceso. Toda consulta del cliente que el Gerente de cuenta no pueda responder se asigna al miembro del equipo de servicio al cliente correspondiente para brindar la respuesta. Proceso de escalamiento y resolución de quejas: el punto de escalamiento primario es el Director de proyectos durante el ciclo de un proyecto y el Director de cuenta o el Gerente de cuenta en cualquier momento. Estas personas tienen la autoridad plena para resolver todos los asuntos que incluyen los desafíos del personal, el equipamiento y el servicio.

23 Asociación para las respuestas de RFP
Sección 4 Asociación para las respuestas de RFP

24 Asociación con las oportunidades comerciales de TO2015
¿Por qué asociarse con otros? La oportunidad supera su capacidad La suma de sus capacidades individuales crea un valor más sólido para el cliente Presencia geográfica: la huella de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015 es amplia Los socios traen el componente de diversidad que le pueda faltar Los socios brindan una experiencia de sostenibilidad ambiental Nota: Responder a las oportunidades comerciales de TO2015 en calidad de socios y la estructura de la asociación es decisión exclusiva de las empresas participantes.

25 Modelos de asociación Principal - secundaria (nivel 1 / nivel 2)
La compañía más grande desempeña una función principal mientras que la compañía más pequeña ocupa una función de nicho. Ejemplo 1: El proveedor de hostelería de la Villa de los Atletas Panamericanos/Parapanamericanos CIBC (nivel 1) requiere una empresa de hostelería (nivel 2) para proveer la cocina caribeña durante 10 días. Ejemplo 2: El principal proveedor de autobuses de TO2015 (nivel 1) requiere la subcontratación de autobuses y conductores regionales (nivel 2) para las sedes del Área del Gran Toronto (GTA) (Minden, Oro-Medonte).

26 Modelos de asociación Entre pares Ejemplo 1: Ejemplo 2:
Las empresas del mismo tamaño se asocian para responder a una RFP de TO2015. Cada empresa satisface una parte determinada de los requerimientos; una dirige el contrato o ambas forman una empresa conjunta. Ejemplo 1: La Compañía A y la Compañía B forman un equipo para responder a una RFP sobre la transmisión de TO2015. La Compañía A brinda servicios de transmisión anfitriona (producción de video) mientras que la Compañía B brinda la transmisión nacional (transmisión por televisión). La Compañía A representa la parte más grande del contrato y por lo tanto decide ser el líder del contrato. Ejemplo 2: Una florería se asocia con una empresa de regalos para proporcionar los ramos de flores para las ceremonias de entrega de medallas de TORONTO Forman una empresa conjunta (asociación) para este contrato.

27 Asociaciones de proveedores
Desarrollo de su propuesta de asociación Todas las RFP de TO2015 incluirán los requisitos de diversidad. Cree una oportunidad para que el proponente líder no diverso cumpla sus requisitos de diversidad mediante una asociación o subcontratación. Cree una situación de “ganar-ganar”. Asegúrese de que exista valor y una necesidad en su propuesta (es decir, investigue sobre TO2015). El presupuesto si se ha publicado en línea. Libro de candidatura de TORONTO 2015 (página web). Juegos de verano similares. Proponga la solución que está dispuesto a realizar (experiencia demostrada).

28 Asociaciones de proveedores
¿Con quién puede asociarse? Empresas extranjeras que requieran el conocimiento, la mano de obra o la experiencia local Empresas nacionales que busquen la diversidad de la cadena de suministro, el conocimiento o la experiencia local ¿Dónde puede encontrar su socio comercial? Investigación de mercado. Su organización comercial (Consejo de Comercio, Cámara de Comercio, Organización de Diversidad). Su institución financiera. MERX – lista de empresas que buscan una oportunidad en TO2015

29 Asociaciones de proveedores
Captura de pantalla de la lista de proveedores de MERX para una RFP particular

30 Asociaciones de proveedores
¿Qué formas pueden tomar las asociaciones? Formal (legal) Asociaciones de empresas conjuntas Informal Acuerdos por carta, memorándum de entendimiento Apretón de manos y/o acuerdo verbal Ofertas conjuntas en una RFP en la que una toma la delantera. Subcontratación, una parte de la cadena de suministro.

31 Asociaciones de proveedores
Identificar las categorías de gastos que encajan con un modelo de asociación

32 Asociaciones de proveedores
Ejercicio grupal para la creación de redes de contacto N.º 1 Forme equipos de 6. Seleccione una oportunidad comercial en TO2015 de la lista proporcionada. Explique la oportunidad para una propuesta de asociación, lo que incluye: ¿Qué funciones desempeñarán todos los socios? ¿Qué valor le brinda esto al comprador (TO2015)? Cinco minutos para finalizar el ejercicio; 30 segundos para presentarlo a la sala.

33 ¡Gracias!