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La Digitalización como recurso para la Gestión Documental 24/09/2003

Agenda Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
Digitalización. Aspectos Fundamentales Proceso de digitalización Tipos de Escáner. Tipología de documentos. Fotografía Digital. Conclusiones

Introducción: evolución de la TI
Tecnología posibilitante La promesa El cambio El negocio interconectado en red Reasignación de relaciones externas Transformación organizacional Rediseño de procesos y cargos de negocios Aprendizaje de eficiencia en las tareas “La red” Computación interempresarial Infoestructura empresarial Computación en grupos de trabajo Multimedia personal La empresa ampliada La empresa integrada El equipo de alto desempeño El individuo efectivo Fuente: New Paradigm Learning Corporation

Introducción: los SIG no cubren todas las necesidades
CG RRHH MANT ACT. FIJO LIQ. HAB CPRAS CP FACT CC COSTOS EST. VTAS FINAN CG CP ERP + GEST. DOC. V P F RH C Gestión documental tradicional Gestión del conocimiento

Ineficiencias en la Gestión Documental Tradicional
GENERACIÓN Pérdida de tiempo en la generación de documentos compartidos. Pérdida de valor por no generar una base de conocimiento de la empresa. Gasto en materiales, accesorios y equipos de impresión por no poder compartir documentos electrónicamente Gasto en espacio y material para el almacenamiento de documentos físicos. Desorden en el ámbito de trabajo por el exceso de papel impreso. Archivo descentralizado; cada ordenador y cada cajón se convierten en un archivo. Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y de información de los mismos. Mayores tiempos y costes de distribución de documentos. Pérdida de tiempo en el mantenimiento de la documentación. Pérdida de documentos. Falta de seguridad y confidencialidad en el acceso a la información. ARCHIVO BÚSQUEDA Y DISTRIBUCIÓN MANTENIMIENTO

Mejores Prácticas en la Gestión Documental
Como consecuencia de las ineficiencias en la Gestión Documental tradicional las organizaciones están implantando “Iniciativas de Gestión Electrónica de Documentos”. GENERACIÓN BÚSQUEDA Y DISTRIBUCIÓN Repositorio Central Herramientas de Gestión Documental ARCHIVO MANTENIMIENTO

Implantación de una Gestión Electrónica de Documentos
Una “Iniciativa de Gestión Electrónica de Documentos” incluye las siguientes fases: Organización de la información de la empresa. Definición de políticas y estrategias de organización Digitalización de la documentación OCR e indexación de toda la documentación. Publicación de la documentación a la organización. Gestión y mantenimiento de la documentación. Para su implantación se requieren Recursos Humanos especializados, Tecnología y Formación

Propuesta de Valor de una Gestión Electrónica de Documentos
BENEFICIOS: Ahorro de costes Eficiencia Generación de valor Beneficios Generación de una base de conocimiento. Reducción de tiempos de búsqueda. Reducción de espacio. Mayor orden y calidad en el ámbito de trabajo. Reducción de gastos. Implantación Gestión Electrónica de Documentos

Implantación de una Gestión Electrónica de Documentos
ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO DIGITALIZACIÓN, OCR E INDEXACIÓN PUBLICACIÓN, GESTIÓN y MANTENIMIENTO Auditoría de información. Estrategia de gestión del conocimiento. Mapa de conocimiento. Definición de políticas y procedimientos. Organización de archivos. Digitalización de documentos e imágenes. OCR. Captura de información. Indexación y clasificación. QA de indexaciones automáticas. Publicación personalizada de la información a múltiples usuarios. Gestión de archivos. Mantenimiento integral de la gestión documental.

Herramientas de Gestión Documental
BIBLIOTECAS VIRTUALES Catalogación de fondos Búsqueda y recuperación de fondo digital/físico Publicación/Consulta de fondos digitales Préstamos/Adquisiciones Internet Intranet Base de Datos Documental (textos, imágenes, video, sonido, otros) GESTION DE ARCHIVOS Organización física de los archivos Descripción/Indización de materiales Expurgo/Depuración GESTORES DE CONTENIDO GESTION DE FLUJOS DE TRABAJO Gestión de autorizaciones. Definición de los flujos de trabajo Creación de documentos modelo Vinculación de documentos al proceso

Qué es la Digitalización
“Expresar datos en formato digital”. (RAE) “Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de números según ciertas reglas” (Diccionario Vox) Operación de transformar algo analógico –entendido como algo físico y real- en algo digital –entendido como conjunto de unidades lógicas denominadas bits. Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador. Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos (fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones).

Por qué Digitalizar La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de almacenar acceder y distribuir documentación. Elimina el extravío de documentos. Permite un acceso rápido y fácil a la información. Permite almacenar información en múltiples formatos electrónicos. Controla el acceso a la información. Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos. Permite simultaneidad de usuarios en el mismo documento. Protege la información Agiliza el servicio a los clientes. Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet. Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos. Optimiza el espacio físico convirtiendo montones de papel en soportes ópticos.

Aspectos Fundamentales de la
Digitalización Formato de las Imágenes Resolución de las Imágenes Calidad de las Imágenes Memoria que ocupa una imagen Compresión de las Imágenes OCR: La conversión de documentos escritos a documentos electrónicos

1. Formato de las Imágenes
Algunos de los factores que se debe tener en cuenta a la hora de elegir un formato de archivo para visualización son los siguientes: Resolución. Calidad de imagen. Cantidad de memoria que ocupa. Nivel de compresión. Hay múltiples formatos de archivo disponibles en el mercado. Podemos saber el formato de una imagen gracias a su extensión. Estos son algunos de los más utilizados: TIFF: mejor resolución y compatible con IBM y Mac. GIF y JPEG: los más comunes para las imágenes de acceso Web. PDF: se usa frecuentemente para imprimir y ver documentos de múltiples páginas.

1. Formato de las Imágenes

2. Resolución de las Imágenes
Es el número de píxeles mostrados en la imagen por las unidades de longitud. Normalmente se mide en Píxeles por Pulgada (ppi), aunque también es muy habitual medirla en Puntos por Pulgada (dpi) La resolución es directamente proporcional al numero de Píxeles que se usen para representar cada unidad de área. La resolución, en ocasiones, marca la calidad de la imagen, aunque para determinar la resolución de una imagen hay que tener en cuenta el medio de distribución final. Imagen de alta resolución: Mayor número de píxeles para representar cada unidad. Reproduce más detalle Hay transiciones de color más sutiles. Imagen de baja resolución: Menor número de píxeles para representar cada unidad. Reproduce menos detalles. Hay menos transiciones de color.

3. Calidad de las Imágenes
La calidad de las imágenes no siempre viene representada por el uso de una resolución mayor. Para obtener una buena calidad lo primero es tener en cuenta el tipo de documento escaneado. Los píxeles sólo representan la información que tiene el documento. No hay que pensar que por muchos ppp que se le pongan a un documento va a tener mejor calidad. Actualmente, los software gráficos permiten retocar las imágenes con el finalidad de mejorar los documentos originales: se puede eliminar manchas oscuras, limpiar fondos, dar nitidez al texto. EJEMPLO Escaneado de una página de 8 x 10 pulgadas a 200 ppp. Esta página sólo se va a leer en un monitor de ordenador. 90% de los píxeles han sido desechados. La imagen se ajusta pero el texto ya no se lee.

4. Memoria que ocupa una imagen
La memoria que ocupan los documentos está en relación con la resolución que se utilice en el escaneado de los documentos. A continuación se muestra una tabla que resume la cantidad de memoria que ocupan algunos documentos a diferentes resoluciones y colores:

4. Memoria que ocupa una imagen
Imagen de 24 KB en formato JPEG. Tamaño medio

FOTO DE 24 MB

5. Compresión de las Imágenes
Tiene la finalidad de reducir el tamaño de los archivos para facilitar su almacenamiento, procesamiento y transmisión. Existen técnicas de compresión estándar y patentadas. Se recomienda usar técnicas estándar porque son totalmente compatibles con cualquier software de recuperación. Se caracteriza por tener o no tener pérdida de información del documento original Compresión sin pérdida: no desecha información, y por tanto cuando se descomprime la imagen es idéntica al original. (Utilizado para el escaneado bitonal) Compresión con pérdida: compensa o desecha información menos importante basada en un entendimiento de la percepción visual. (Utilizado para el escaneado tonal).

6. OCR OCR (Optical Character recognition) : Software de reconocimiento óptico de caracteres. Convierte una documento escaneada en texto. Ventajas: Posibilita las búsquedas a texto libre por todo el texto del documento. Indización automática: puede directamente capturar información del texto. Se puede manipular, corregir o insertar comentarios, como a cualquier documento de texto normal. Inconvenientes: Tiene muchas limitaciones. No reconoce documentación escrita, o por lo menos en bajo porcentaje. Necesita un tiempo de entrenamiento bastante importante. El nivel de éxito no es muy alto incluso con softwares muy potentes.

Proceso de Digitalización
1. Preparación de los Documentos 4. Grabación de las imágenes 2. Proceso de Escaneado 3. Indización de los Documentos

1. Preparación de los documentos
En esta fase se deben realizar fundamental estas dos tareas: Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder ser escaneados: Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas, etc. Desdoblar los documentos. Separar los documentos por lotes para ser procesados más fácilmente. Los criterios para separar los documentos pueden ser: Tamaños y formatos Características de los documentos como por ejemplo, el color o si están impresos o manuscritos. Resoluciones

2. Proceso de Digitalización
Escaneado de los documentos: Los documentos se introducen en las unidades de captura (caso de escáner de alto volumen) Se supervisa que la entrada de documentos se haga de una forma correcta. Se revisa la calidad con la que salen las imágenes que se van procesando. Finalizado el proceso, se vuelve a colocar los documentos en su estado original. Tratamiento de la imágenes por medio de software especializados. Estos softwares permiten: Visualizar las una imágenes ya digitalizadas. Manipular las imágenes ya sea para mejorar su calidad, modificar su contenido o cambiar su apariencia. Las parametrizaciones habituales son: Formato de la imagen: Resolución o tamaño que se quiere conseguir. Color de la imagen: B/N, color o escala de grises. Página a doble cara o sencilla, etc.

3. Indización de los Documentos
Una vez digitalizadas las imágenes, lo más habitual es someterlas a un proceso de indización. Existen varios fundamentalmente tres formas de indizar: Indización manual: una vez que la imagen ha sido procesada, se sacan los términos clave por los que luego va a ser recuperado el documento. Captura de índices de forma automática: se entrena al escáner para que capture algunos términos que siempre se encuentran en el mismo lugar de la páginas (muy útil en formularios). Para esto hay que someter los documentos a un OCR. Marcadores: Sólo en el caso de que la imagen se encuentre en formato PDF. Este sistema te permite poner un marcadores en las palabras por las que se quiere recuperar el documento.

4. Grabación de las imágenes
El dispositivo de grabación se elegirá en función de: Uso posterior de las imágenes Frecuencia con la que se vayan a consultar las imágenes Volumen de documentos escaneados y peso de los mismos. Tipo de acceso que se desea tener: on line / off line. Los dispositivos más utilizados son: CD-ROM DVD Cintas magnéticas Servidores

Tipos de Escáner

Tipología de Documentos

Fotografía Digital Entendemos por Fotografía Digital aquellas tomadas con cámaras digitales. Tiene gran aceptación por parte de los profesionales. VENTAJAS INCONVENIENTES Es una tecnología relativamente inmadura. La calidad es suficiente para la mayoría de los trabajos profesionales pero es inferior a la que se puede conseguir con materiales químicos. El formato digital se basa en el almacenamiento de la imagen mediante dígitos. Se mantendrá inalterable a lo largo del tiempo. La reproducción puede ser repetida tantas veces como se desee. Los duplicados son de la misma calidad que los originales. Se pueden realizar retoques informáticos.

Conclusiones La digitalización es una herramienta muy útil dentro de un Sistema de Gestión Documental. Para llevar a cabo la digitalización es necesario realizar un estudio previo que nos permita saber: - Qué es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos, tamaños, etc.) - Cómo lo vamos a digitalizar (resolución, formato, calidad, etc.) - Para qué vamos a digitalizar (acceso más rápido, archivado menos costoso, etc.)

Conclusiones Los principales beneficios de la digitalización son:
- Acceso mucho más rápido a la documentación. - Ahorro de espacio físico en las oficinas. - Copia de la documentación original, inalterable a lo largo del tiempo. La digitalización es un proceso costoso y complicado ya que requiere de una buena tecnología: software y hardware.

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