EXPERIENCIA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN EL PARC NATURAL DE LA ZONA VOLCÀNICA DE LA GARROTXA.

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2 EXPERIENCIA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN EL PARC NATURAL DE LA ZONA VOLCÀNICA DE LA GARROTXA

3 SUMARIO 0. Definición y objetivos del proyecto de Gestión del Conocimiento 1. Punto de partida y diagnosis previa 2. Implicaciones (personas, procesos, contenidos, tecnología…) 3. Propuesta de equipo de trabajo 4. Plan de trabajo (tareas, recursos disponibles, calendario de ejecución…) 5. Esbozo de presupuesto 6. Acciones realizadas 7. Conclusiones y puntos destacables Experiencia de Gestión del conocimiento en el Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa 2º Seminario sobre información y documentación en centros de documentación de espacios naturales protegidos y medio ambiente (Valsaín, Segovia, 24-26 de septiembre de 2003)

4 0a. Definición del proyecto de Gestión del Conocimiento (GdC) Experiencia de Gestión del conocimiento en el Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa 2º Seminario sobre información y documentación en centros de documentación de espacios naturales protegidos y medio ambiente (Valsaín, Segovia, 24-26 de septiembre de 2003)

5 OBJETIVO GENERAL  Mejorar la Gestión del Conocimiento en el Parc, y también su funcionamiento –materializando la información informal y tácita que circula por el Parc, mejorando y facilitando el aumento de compartición de mejores prácticas, la innovación y el aprendizaje…- Se pretende crear y aumentar el valor del Parc, y ayudar a que el Parc pueda conseguir sus objetivos estratégicos optimizando esfuerzos y recursos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS (agrupados según el nivel de actuación) Personas  Formalizar los conocimientos del personal vinculado con el Parc  Evaluar el perfil técnico del personal del Parc y formación necesaria para realizar su tarea de gestión. Procesos  Formalizar la metodología para recuperar y difundir la información: Hacer aumentar el intercambio de información entre el equipo directivo y el resto de personal, a través de una base de datos de gestión del conocimiento tácito, para evitar duplicidades y rentabilizar la información.  Cohesionar las diferentes sedes del Parc, aumentar el uso de la comunicación interna, y facilitar el acceso a la información que cada uno requiere, aumentando las prestaciones del correo electrónico. Contenidos  Mejorar la calidad y accesibilidad de la información necesaria para gestionar el Parc: Información referente a la población local, visitantes, usuarios vinculados al Parc… i también organismos, principalmente de la Administración pública (ministerios, gobiernos de las CCAA, entes locales, etc.), también centros docentes e investigación, asociaciones, fundaciones, consorcios, etc. Tecnología  Optimizar las nuevas tecnologías de que dispone el Parc y fomentar su uso para facilitar y aumentar el acceso a la información. 0b.Objetivos del proyecto de GdC Experiencia de Gestión del conocimiento en el Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa 2º Seminario sobre información y documentación en centros de documentación de espacios naturales protegidos y medio ambiente (Valsaín, Segovia, 24-26 de septiembre de 2003)

6 1a.Punto de partida y diagnosis previa Auditoría de la información

7 Se dio respuesta a las 5 preguntas de rigor necesarias para diseñar adecuadamente el proyecto de Gestión del conocimiento: ¿Cuáles son los Factores Críticos de Éxito del Parc? ¿Cuáles son los ciclos de negocio del Parc? ¿Cuáles son las fases críticas de los ciclos de negocio en que las acciones tienen que ser rápidas y eficaces? ¿Quién interviene en cada fase? ¿Qué información se utiliza para garantizar el éxito de aquellas acciones? 1b.Mapa de procesos

8  PERSONAS -Equipo de gestión (18 personas) -1 Documentalista -2 Informáticos  PROCESOS -35 procesos (ISO9000) -Se empieza por los procesos referentes al Centro de Documentación: F6.01 Consultas recibidas en el Centro de Documentación S5.01 Obtención y proceso del fondo documental del Centro de Documentación  CONTENIDOS -Expertos y especialistas -Usuarios nivel A (equipo PN) -Usuarios nivel B (CD, Bibliotecas, archivos, investigadores, asesores y colaboradores…) -Proveedores de información -Instituciones/Particulares con quién hacemos intercambios 2. Implicaciones  TECNOLOGÍA -Red LAN entre los Pentium II y Pentium III del equipo de gestión -Se propone adquirir la base de datos: SQL Server 2000 Enterprise (25 clientes)

9 3.Propuesta de equipo de trabajo Experiencia de Gestión del conocimiento en el Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa 2º Seminario sobre información y documentación en centros de documentación de espacios naturales protegidos y medio ambiente (Valsaín, Segovia, 24-26 de septiembre de 2003)

10 4a.Plan de trabajo (tareas, recursos, calendario de ejecución…) Experiencia de Gestión del conocimiento en el Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa 2º Seminario sobre información y documentación en centros de documentación de espacios naturales protegidos y medio ambiente (Valsaín, Segovia, 24-26 de septiembre de 2003) [1][1] RRMM= Recursos Materials PRODUCCIÓN Ene.Feb.Mar.AbrilMay.Jun.JulioAgo.Sep.Oct.Nov.Dic RECOLECCIÓN DATOS Y PROPUESTA GdC RECURSOS MATERIALES:Documentación ISO, Memorias e información sobre el PNCD RELLENAR LA ENCUESTA DE GdC RRMM:Tabla-encuesta EGEGEGEG ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS PARA HACER UN SISTEMA DE GdC DEL PNINF. DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE LA BD, DE LA INTERFÍCIE DE USUARIO... RRMM: Ordenadores y programas a cargo de la empresa contratada INSTALACIÓN DEL PROGRAMA Y FORMACIÓN RRMM:Ordenadores y programas específicos ENTRAR DATOS DE LOS CONTACTOS EXISTENTES RRMM:Ordenadores ENTRAR NUEVOS DATOS Y MANTENIMIENTO RRMM:Ordenadores e impresoras para imprimir resultados BALANCE RESULTADOS RRMM: Informes de seguimiento, evaluación.

11 4b.Plan de trabajo (tareas, recursos, calendario de ejecución…) Experiencia de Gestión del conocimiento en el Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa 2º Seminario sobre información y documentación en centros de documentación de espacios naturales protegidos y medio ambiente (Valsaín, Segovia, 24-26 de septiembre de 2003) DISTRIBUCIÓNEne.Feb.Mar.Abr.May.Jun.Jul.AgostSep.Oct.Nov.Dic. PROPUESTA A DIRECCIÓN Y EQUIPO DE GESTIÓN RRMM: Informe con la propuesta IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO AL CD IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO AL AREA DE PATRIMONIO NATURAL IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO AL RESTO DE AREAS DEL PN RRMM: Ordenadores y programa específico BALANCE DE RESULTADOS RRMM: Informes de seguimiento, evaluación.. + Promoción (Difusión al resto del equipo, al Servicio de Parques, en Congresos, revistas…)

12 5.Esbozo de presupuesto Experiencia de Gestión del conocimiento en el Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa 2º Seminario sobre información y documentación en centros de documentación de espacios naturales protegidos y medio ambiente (Valsaín, Segovia, 24-26 de septiembre de 2003)

13 6a. Primera fase de acciones realizadas Experiencia de Gestión del conocimiento en el Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa 2º Seminario sobre información y documentación en centros de documentación de espacios naturales protegidos y medio ambiente (Valsaín, Segovia, 24-26 de septiembre de 2003) MAPA DEL CONOCIMIENTO INPUTS DE INFORMACIÓN: ¿QUÉ RECURSOS DE INFORMACIÓN /CONOCIMIENTOS EXTERNOS UTILIZAS? ¿QUÉ INFORMACIÓN /CONOCIMIENTOS Y DOCUMENTACIÓN GENERADA POR EL PN ES NECESARIA PARA LLEVAR A CABO EL PROCEDIMIENTO? OUTPUTS DE INFORMACIÓN: ¿QUÉ INFORMACIÓN /CONOCIMIENTO SE GENERA EN CADA PROCEDIMIENTO? ¿TIENE RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS? PROCEDIMIENTOS ESTRATÉGICOS E1.01 Modificación del Pla Especial… E2.01 Programa de actuación, presupuesto y memoria anual Etc. PROCEDIMIENTOS FUNDAMENTALES F1.01 Realización de informes preceptivos previos y autorizaciones Etc. PROCEDIMIENTOS DE SOPORTE S1.01 Contractació administrativa major i contractes negociats Etc.

14 Experiencia de Gestión del conocimiento en el Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa 2º Seminario sobre información y documentación en centros de documentación de espacios naturales protegidos y medio ambiente (Valsaín, Segovia, 24-26 de septiembre de 2003) 6b.Acciones realizadas sobre la base de datos del mailing existente CAMPOS PROPUESTOS PARA LA BASE DE DATOS Nombre de la fuente de información (persona de contacto) Localización (lugar de trabajo, dirección, teléfono, mail...) Resultado obtenido : bueno, regular, insuficiente, etc. Acuerdos Nombre de la persona que ha hecho el contacto Fecha del último contacto Descriptores del tema y geográficos (Agradecimiento: ICT)

15 7.Conclusiones y puntos destacables  Todo conocimiento no explicitado corre el riesgo de perderse.  Para llevar a cabo un proyecto de gestión del conocimiento, es necesario un profundo conocimiento de la institución.  Para asegurar el éxito del proyecto se tiene que tener en cuenta: la vinculación con la estrategia de negocio, el reconocimiento de la gestión del conocimiento como proceso continuo, una visión global de la situación, el pragmatismo, la motivación...  Para empezar un proyecto de gestión del conocimiento se aconseja que se empiece en una área piloto. Es necesario determinar el equipo y plan de trabajo, unos procesos, contenidos y tecnologÍa necesarios. Además del presupuesto y la motivación. Experiencia de Gestión del conocimiento en el Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa 2º Seminario sobre información y documentación en centros de documentación de espacios naturales protegidos y medio ambiente (Valsaín, Segovia, 24-26 de septiembre de 2003)

16 Esperamos vuestras sugerencias, dudas, comentarios... a la siguiente dirección: Parc Natural de la Zona Volcànica de la Garrotxa Av. Santa Coloma s/n 17800 OLOT (GIRONA) Tel. 972 26 46 66 C.e. wgrabolo@gencat.net http://www.parcsdecatalunya.net/garrotxa.htm