Fundamentos conceptuales e implantación de Centro de Documentación de Adif

Fundamentos conceptuales e implantación de Centro de Documentación de Adif

El Centro de Documentación de Adif nació como instrumento de uso de la información disponible para poner en contacto grupos de interés externos con grupos de interés internos (Dirección de Comunicación y resto de la organización) mediante la captación, catalogación, conservación, análisis y difusión de información documentada, es decir, enriquecida por su comprobación de veracidad y por su relación con el objeto –misión/visión-, de nuestra empresa.

Definición de Centro de Documentación Estudio de necesidades de Documentación de la Dirección de Comunicación Objetivos del Centro de Documentación Fases del proyecto e implantación e. Sistema de evaluación de resultados

Definición de Centro de Documentación de Adif El Centro de Documentación de la Dirección de Comunicación de Adif es una unidad de recopilación , explotación y difusión de información técnica y profesional al servicio de las tareas propias de la Dirección de Comunicación y Relaciones Externas.

Complementariamente, las funciones atribuidas al centro repercuten en la eficacia de los trabajos desempeñados por el resto de departamentos de Adif.

El centro de Documentación que ahora lo es de la Dirección de Comunicación es susceptible de convertirse en una experiencia o embrión del centro de Documentación de Adif.

Estudio de necesidades de Documentación de la Dirección de Comunicación Tipología de usuarios Director y responsables de la Dirección de Comunicación y Relaciones Externas Jefes de Gabinete de la Dirección: Márketing Corporativo, Relaciones con los Medios, Coordinación y Protocolo.

Responsables del centro de Documentación Presidencia de Adif Directores Generales

Usuarios internos: trabajadores Adif Usuarios externos: periodistas, estudiosos, clientes Fundación de Ferrocarriles Españoles Compañías operadoras

Áreas temáticas Comunicación Corporativa Identidad Corporativa Publicidad Responsabilidad Social Estudios Relaciones Externas e Institucionales Relaciones con los periodistas.

Recursos informativos Enlaces a Redes de archivos B.O.E. Documentación sobre infraestructura ferroviaria Asociaciones, Museos Instituciones docentes

Recursos propios Fototeca (20.000) Videoteca (3.400) Biblioteca Hemeroteca Enlace a FFE Documentos de la Dirección

Herramienta tecnológica: Inmagic

Objetivos del Centro Documental Los objetivos, que no son inamovibles, se subordinarán a los objetivos estratégicos y empresariales de Adif. Pero se considerará prioritario: Facilitar la información imprescindible, exacta y justa, “llave en mano” al director de Comunicación y los Jefes de Gabinete para el eficaz cumplimiento de sus objetivos.

Ofrecer la información requerida para la actualización de funciones de la DCRREE, Satisfacer subsidiariamente demandas informativas de la presidencia de ADIF y del resto de departamentos Facilitar información a los agentes externos cuya actividad redunda en beneficio de ADIF como periodistas, estudiosos, proveedores y clientes.

Para el cumplimiento de estos objetivos el Centro de Documentación se encarga de: Búsqueda de información de interés El Centro Documental, además de reunir cuantos documentos reciba, se encarga, de forma pro activa, de rastrear y encontrar informaciones de calidad, en cualquiera de los medios en que se soporte.

Realiza la catalogación, clasificación y redacción de resúmenes Asegura la conservación Difunde la información

Análisis de Información (Refinería informativa)

El servicio documentalista, más allá de la mera conservación de documentos, analiza las informaciones disponibles y realiza informes precisos para facilitar la información exacta y justa que necesiten tanto el Director de Comunicación como los responsables de los distintos gabinetes, para el eficaz cumplimiento de sus objetivos. Subsidiariamente, el centro Documental atiende demandas informativas de Presidencia y resto de Direcciones Generales.

Difusión de la Información Recuperación digital de información Recuperación personal de información

El servicio de recepción de demandas de información es atendido a través de teléfono, correo ordinario y correo electrónico. Personal del Departamento está encargado de buscar, visar y distribuir la información solicitada

Difusión digital de información El Centro Documental envia informes y boletines de documentación a los departamentos de la Dirección a través de correo electrónico

Difusión impresa de información El Centro Documental también edita un pequeño boletín de actualidad documental.

Fuentes de información

Fuentes de procedencia interna: documentación generada por la DCRE Fuentes de procedencia externa: medios, estudios... Fuentes personales, estudiosos o de expertos: Directorios Fuentes bibliográficas: Repertorio de fuentes bibliográficas

Fuentes depositarias archivos, bibliotecas, museos, otros centros de documentación de información ferroviaria o de infraestructuras Fuentes institucionales o aquellas que emiten las instituciones acerca de su propia actividad y con enlaces de similar carácter. Ministerio de Fomento. Websites.

Determinación de recursos humanos y económicos El Centro Documental está dotado de un Responsable del Centro Documental, encargado de dirigir el centro, analizar y avalar la información de calidad que ha de servir el centro a sus grupos de interés.

Cuatro personas llevan a cabo las tareas de catalogación (identificación física de documentos), clasificación (descripción temática) y resumen (descripción de contenido). Estas personas se encargan de catalogar la información , conservarla y difundirla. Se ha concertado un convenio con la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense de Madrid.

También ha sido necesaria una dotación económica de euros para la compra y mantenimiento de un gestor de contenidos de entorno web.

Determinación de depósitos de documentos Espaciales: en los sótanos de la caracola 16, en el edificio del muelle de la Sal. En la Red: Intranet Creación de la sede web del Centro de Documentación: Viadoc

La validación de la documentación Establecimiento de redes de centros documentales de la empresa y creación de un órgano certificador de Calidad Informativa.(Auditoría Documental)

Sistemas de medición de resultados Internos: Número de documentos catalogados y clasificados Número de peticiones de información atendidas Número de consultas recibidas Número de informes, estudios, dossieres y repertorios documentales repartidos en la Dirección de Comunicación

Número de informes, estudios, dossieres y repertorios documentales repartidos en medios de comunicación. Número de informes, estudios, dossieres y repertorios documentales repartidos en otras organizaciones de Adif.

Externos: Respuesta a través de encuestas de los distintos grupos de interés: Director de Comunicación, Jefes de gabinete de la Dirección, Jefes, Delegados en el territorio; Presidencia, Direcciones Generales; Medios de Comunicación, estudiosos, resto de solicitantes Las evaluaciones son mensuales

MUCHAS GRACIAS

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