GESTIÓN ADMINISTRATIVA S ECRETARIADO E JECUTIVO C OMPUTACIONAL APOYO DE DIAPOSITIVAS AL APUNTE Y CLASES Prof. Juan Alberto Fuentes F.

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1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA S ECRETARIADO E JECUTIVO C OMPUTACIONAL APOYO DE DIAPOSITIVAS AL APUNTE Y CLASES Prof. Juan Alberto Fuentes F.

2 ESQUEMA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO CLÁSICO PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

3 O RGANIZACIÓN : Es la fijación del ámbito de acción de los diferentes individuos cuyo trabajo es necesario para realizar y cumplir con los objetivos de la empresa o institución. El desarrollo de un plan de organización debe considerar: Marco general: Manual de la organización: Gráfica de la organización:

4 M ARCO GENERAL : La entidad tiene que crearse alrededor de funciones y no de individuos Las funciones estrictamente relacionadas deben colocarse bajo un mismo epígrafe No más de 6 personas deben depender directamente de un superior Tener en cuenta la idea de crecimiento o futura expansión

5 R ECURSOS HUMANOS : Puestos de trabajo. Establecidos los puntos del Marco general, en especial el tema de las funciones, se procede a evaluar y determinar los puestos de trabajo (naturaleza afín, tipo y cantidad de trabajo para cada puesto) Perfil de cada puesto de trabajo (descripción de cargos). Debe contener: Funciones y responsabilidades De quien depende Quienes dependen de él Horarios Remuneración base, incentivos, horas extraordinarias

6 E VALUACIÓN DE COMPETENCIAS. A cada postulante a ocupar los puestos de trabajo se les debe evaluar las capacidades, compatibilidades y competencias para realizar las funciones descritas

7 M ANUAL DE LA ORGANIZACIÓN : Su objetivo es dar a conocer que debe hacer cada persona dentro de la organización, contiene los detalles y los deberes, las responsabilidades permanentes, las atribuciones y los límites de autoridad

8 G RÁFICA DE LA ORGANIZACIÓN : Cumple el objetivo de reflejar a simple vista: la relación jerárquica que cada unidad tiene en la empresa, la posición en el conjunto, las unidades de línea y las de apoyo o asesoras, etc.

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10 E N EL ORGANIGRAMA, EL PROCESO DE DIRECCIÓN SE REFLEJA EN : Niveles de autoridad: Línea de mando o Línea de instrucción que desciende desde un nivel de autoridad alto a uno más bajo Línea de ejecución o de respuesta que asciende desde un nivel subordinado hasta su superior Conocidas y definidas De un (1) conducto para cada individuo Corta y directa Sin interrupciones mientras esta en funcionamiento Con comunicaciones refrendadas Grados de autoridad: Los diferentes niveles indican diferentes grados de autoridad y de responsabilidad en la empresa: 1er. nivel: Estratégico, determina y controla el cumplimiento de la misión de la empresa (accionistas / Directorio) 2° nivel: Ejecutivo, establece objetivos y planes para áreas, controla y reorienta su ejecución y cumplimiento (gerentes) 3er. nivel: Medio: Aplica planes y proyectos y supervisa la ejecución operativa, orienta y corrige la ejecución 4° nivel: Operativo, realiza acciones conforme instrucciones

11 D IRECCIÓN : Es la etapa o fase en que se pone en marcha la Organización, haciendo que cada miembro de ella cumpla funciones a fin de alcanzar los objetivos previstos.

12 L A D IRECCIÓN DEBE REGIRSE POR LOS SIGUIENTES PRINCIPIOS : División del trabajo: Requiere establecer con claridad los marcos de competencias de cada uno para exigir al máximo según su función Autoridad y responsabilidad: conjuga la autoridad delegada al cargo por el estatuto con la autoridad personal (resultado de la inteligencia aplicada, los conocimientos y las cualidades morales) y el liderazgo Disciplina: consiste en obediencia y energía dentro de los límites fijados por el convenio entre empleador y empleado, superior y subordinado Unidad de mando: un subordinado recibe instrucciones sobre una operación de un solo superior Unidad de dirección: requiere un director y un plan para que todas las operaciones tengan el mismo objeto Subordinación de intereses: los intereses individuales y particulares se subordinan a los objetivos de la empresa Centralización: desde la dirección se transmiten órdenes que ponen en movimiento las partes de la empresa Recompensas: el personal debe ser retribuido por el trabajo realizado a través de dinero (bonos o incentivos) o reconocimiento social Jerarquía: una orden superior cruza los cargos de la línea hasta llegar a quien debe cumplirlos Orden: se debe respetar un lugar para cada uno y cada uno debe estar en su lugar Equidad: debe resolver en forma justa e imparcial cualquier conflicto o inconveniente

13 S E EJERCE MEDIANTE ESTILOS DE DIRECCIÓN … …donde se conjuga: AUTORIDAD PODER LIDERAZGO

14 V EAMOS EN UN VIDEO … El liderazgo en la toma de decisiones (fundación NOLS) Lo puede ver en: www.youtube.com/jafocft