FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA

Presentación del tema: "FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA"— Transcripción de la presentación:

1 FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA
Variables Internas ETAPA TRES Marzo 16 de 2007

2 Ubicación Estratégica. Recordar Variables externas
Focalización Estratégica Ubicación Estratégica. Recordar Variables externas La Focalización Estratégica es el complemento al análisis de variables que se hace en el proceso de Direccionamiento Estratégico. Recordemos que realizamos un análisis de las variables externas. Identificamos variables, luego seleccionamos las dos (tres) más importantes de cada contexto (10). Posteriormente, seleccionamos las que tienen un alto impacto positivo o negativo, lo cual da origen a los Escenarios Futuros de la Superintendencia de notariado y registro en el año 2011 Revisar las tendencias. La cadena de valor: Variables internas y externas

3 Focalización Estratégica Ubicación Estratégica.
Análisis de la ventaja competitiva: Análisis de la cadena de valor: Ya es mirar las actividades internas y externas de la SNR y su relación con las fuerzas competitivas. 2. Análisis de las competencias nucleares: Las competencias nucleares son aquellas que determinan de manera crucial la ventaja competitiva de una organización y son difíciles de imitar por la competencia. Son diferentes dependiendo de la posición de la empresa y de las estrategias que aplica. Ej.: El servicio personalizado al cliente, entrega a domicilio, apertura de otros horarios, etc.

4 Focalización Estratégica Ubicación Estratégica.
Análisis de la ventaja competitiva: Análisis del liderazgo en costos, la diferenciación, la proximidad al cliente, la curva de experiencia y el enfoque. La efectividad: Medida de valor que se puede crear con determinados recursos. El conocimiento. El benchmarking. La comparación con los estándares del sector. El análisis DOFA. Identificación de los aspectos clave. FCE

5 Variables Internas Focalización Estratégica
Ahora veremos cómo analizar las variables internas de la SNR de forma que podamos identificar los Factores Críticos de Éxito (FCE) y los Factores Críticos Negativos (FCN). Recordemos que una variable es un elemento que se puede medir; es decir, que se puede verificar su estado (status) y que además puede cambiar en el tiempo. La Focalización Estratégica busca identificar aquellas variables que representan Fortalezas de la organización frente a su competencia y dentro de su sector y a la vez, identificar también aquellas variables que representan una Debilidad frente a la competencia dentro del sector en que opera la organización. Finalmente, la Focalización Estratégica nos debe mostrar en qué somos competitivos y en qué no lo somos actualmente y cómo el entorno afecta dichas variables.

6 Factor Crítico de Éxito (FCE):
Focalización Estratégica Veamos lo que es un FCE y un FCN: Factor Crítico de Éxito (FCE): Es una variable interna de la organización que se comporta de forma positiva. Es decir; tiene alto impacto positivo para la organización. Se identifica como una Fortaleza. Generalmente, un FCE es positivo porque ayuda o contribuye a crear “una posición estratégica única y sostenible” por uno o varios de los siguientes comportamientos: Liderazgo en costos, valor para el cliente, sostenible en el tiempo, difícil de imitar, ser mejor frente a la competencia, eliminación de restricciones, curva de experiencia, diferenciación, ganar más dinero que la competencia

7 Factor Crítico de Éxito (FCE):
Focalización Estratégica Factor Crítico de Éxito (FCE): Son aquellos componentes de la estrategia en los que la organización se destaca para superar a sus competidores. Están soportados por las competencias nucleares en las actividades específicas o en la gestión de los vínculos entre actividades Ejemplos de FCE: rapidez en la respuesta al cliente, capacidad de respuesta al cliente, productos adaptados a requerimientos del cliente, personal competente y de desempeño superior. Utilidad por acción, Participación en el mercado, relación pasivo capital. Si un FCE consiste en acelerar la introducción en el mercado de un nuevo producto, este factor puede venir determinado por las competencias centrales de la logística de la distribución física y por las habilidades de negociación con los clientes y proveedores.

8 Factor Crítico Negativo (FCN):
Focalización Estratégica Factor Crítico Negativo (FCN): Es una variable interna de la organización que se comporta de forma negativa. Es decir, tiene alto impacto negativo para la organización. Se identifica como una Debilidad. Generalmente, un FCN, es negativo porque contribuye a destruir valor para la empresa por uno o varios de los siguientes comportamientos: Incrementar costos, destruir valor de cara al cliente, no ser sostenible en el tiempo, ser fácil de imitar, ser igual o de menor desempeño frente a la competencia, consumir recursos en exceso, restringir la operación, tener un talento humano desmotivado, entre otros. Ejemplos de FCN: clientes insatisfechos, baja rotación cartera, personal no competente (diferente a incompetente), incremento de las perdidas

9 Focalización Estratégica
Los FCE o Fortalezas y los FCN o Debilidades se pueden identificar a partir de varias fuentes de la operación de la SNR tales como: Recursos: Capacidad Financiera, Talento Humano, Infraestructura Física/Tecnológica, Proveedores. Flujos esenciales de valor Procesos: Métodos de Trabajo, Flexibilidad, Tiempo, Costos, Canales de distribución, Clientes, Eficiencia. Resultado (Producto o Servicio): Calidad, Servicio al Cliente, Valor Agregado, Mercados en que opera, Eficacia, Efectividad.

10 Focalización Estratégica
Podemos tomar tres caminos para identificar los FCE y los FCN así: Revisar la Cadena de Valor en sus Actividades Primarias y en las de Soporte: integralmente, es decir, el grupo de procesos como un todo. REVISAR EL MAPA DE PROCESOS Revisar la Cadena de Valor en los procesos más críticos: aquellos que usan los recursos más importantes, usan los métodos de trabajo más críticos y le dan la cara al cliente. Revisar la Cadena de Valor en cada uno de sus procesos constitutivos. Finalmente, deberemos obtener un listado de los FCE y los FCN de toda la SNR a lo largo de toda su operación.

11 Focalización Estratégica
Cuatro pasos sencillos para definir Factores críticos de éxito: Conozca las relaciones importantes o articulaciones de los procesos: Las interrelaciones de la cadena de valor: Defina las áreas de éxito: Áreas de éxito definidas por la cadena de valor. Dar una visión general al cuadro de mando integral, mirar las cuatro perspectivas: Financiera, del cliente, de los procesos internos y de Aprendizaje. Identificar los FCE-FCN por cada área de éxito: Hacer el listado de FCE- FCN. Determinar el Status de los FCE- FCN: Reunir información. Hechos, registros, datos e información útil para cada Factor.

12 Focalización Estratégica
Cuando se contrastan los FCE y los FCN con respecto de las variables externas (las de los Escenario del SNR 2011), debemos identificar el conjunto de elementos que al operacionalizarse posibilitan la competitividad de la organización, es decir, posibilitan que se logren resultados centrados y con valor agregado para el cliente, medibles y mejores que los de la competencia. En resumen, un Foco Estratégico es la confluencia de variables externas e internas que permiten el logro de la posición estrategica única y sostenible para la organización a través de acciones unificadas, dirigidas y de desempeño superior.

13 Focalización Estratégica
En consecuencia, la Focalización Estratégica es la combinación de los elementos que nos hacen/harán fuertes, con una calificación mayor y con una mayor aceptación frente a las alternativas que ofrecen los competidores. Con diferenciación y con unas competencias nucleares que frente a la competencia. Es la acción de orientar el conjunto de FCE para hacer más fuerte y vigorosa la organización, para el logro de lo que se propone en el término de un tiempo específico. Cuando tenemos todos los Focos podemos entonces definir el Mapa de Focos Estratégico, el cual no es más que la relación entre los diferentes focos. Es la esencia de la dirección estratégica, es la “estructura vital de lo que se hará y para qué lo hará la SNR”.

14 FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
ETAPA 3. APLICACIÓN PRÁCTICA FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO La Metodología para definir los Focos Estratégicos se realiza a través de 6 pasos principales así:

15 Focalización Estratégica
Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN. Formato 1. Tener en cuenta los criterios de selección: a) FCE: Es una variable interna de la organización que se comporta de forma positiva. Tiene alto impacto positivo para la organización. Se identifica como una Fortaleza. FCN: Es una variable interna de la organización que se comporta de forma negativa. Es decir, tiene alto impacto negativo para la organización. Se identifica como una Debilidad. Identificar para los procesos, los FCE y FCN: Revisar la cadena de valor Los cuatro pasos para la identificación de los FCE: Conozca las relaciones importantes o articulaciones de los procesos. Definir las áreas de éxito-Procesos. Identificar los FCE-FCN por cada área de éxito. Determinar el Status de los FCE- FCN:

16 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar
los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Gestión Servicio Registral La seguridad y confianza jurídica soportada en el conocimiento del talento humano (11) Exclusividad del servicio e infraestructura física y tecnológica (13) Diversidad de sistemas de información, obsolescencia tecnológica y de infraestructura física.(13) Inadecuada distribución de círculos regístrales que no permite la prestación efectiva del servicio e insuficiente asignación de recursos (13) Rigidez de la estructura organizacional (6) Gestión Documental Registral Custodia y conservación de la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria (14) Respuesta a las solicitudes del usuario (información registral) (14) Contribuir con la guarda de la fé pública en la transacción inmobiliaria (14) Falta de tecnología para la administración documental (14) Falta de conectividad interna y externa (14). Gestión orientación, inspección, vigilancia y control a. Pautas y lineamientos en materia registral (9) b. Se evalúan aspectos administrativos, jurídicos y operativos.(10) a Diversidad de criterios jurídicos y administrativos (4) b Falta de cobertura en las visitas y problemas de orden público en algunas zonas. (4)

17 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar
los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Administración notarial Compensación económicas a notarios de menores ingresos (3) Manejo eficiente de asuntos administrativos de notarios(6) Falta de estandarización de políticas y procesos de orientación, referencia y control para la gestión notarial (5) Falta de regulación para la gestión (notarial) consular (5) Orientación a notarios y cónsules Procesos disciplinarios al Notario Garantizar el rigor legal en la prestación del servicio público notarial (7) Falta de personal y recursos para adelantar los procesos disciplinarios (6) Falta de unidad de criterios para adelantar los procesos disciplinarios(4) Visitas generales y especiales a notarios Presencia institucional de la SNR para ejercer inspección, vigilancia, orientación y control. (14) Garantizar que el Notario cumpla con sus obligaciones notariales (9) Falta de recursos para ejercer presencia institucional en la inspección vigilancia y control (10) Falta de cobertura del numero de visitas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones notariales (10). Posteriormente se hizo ajustes a nombres de los procesos, quedando asís: Administración notarial. Orientación a notarios y cónsules. Gestión, peticiones, quejas y reclamos notarial. Procesos disciplinarios a notarios.

18 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar
los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Gestión cultura de servicio Atención personalizada y conocimiento de los servicios prestados (12) Manejo especializado, seguridad y oportunidad en la información de los servicios (11) Carencia de guía del usuario y tecnología asociada al servicio (13) Falta de capacitación, políticas, compromiso, lineamientos y estrategias enfocadas en la cultura de servicio (13) Orientación, peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones Diversidad de canales de orientación al ciudadano (13) Facilitar el pago del servicio al cliente ( (14) Falta de tecnología para la prestación del servicio (14) Falta de Información y orientación al ciudadano. Seguimiento de Q y R – Felicitaciones (11)

19 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar
los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Gestión de Mercadeo Utilización de medios de comunicación .para divulgar servicios (14). Línea de atención y página Web al ciudadano (14) Falta hacer mercadeo y seguimiento a la prestación de los servicios (13) . Falta de presencia Institucional en algunas zonas del país(13) Gestión soporte tecnológico software y hardware Recurso humano con conocimiento en soporte tecnología (9) Existencia de infraestructura para el soporte tecnológico (14) Escaso recurso humano para soporte tecnológico (5) Falta de políticas para integrar sistemas de información(4) Gestión mantenimiento software y hardware Proyecto asistencia técnica administrativa con recursos. (14) Mantenimiento al software de folio magnético / fólio / ERP (14) Insuficiente recurso humano para hacer el mantenimiento (5). Actualización y capacitación del recurso humano en nueva tecnología (7). Inconsistencia en el plan de mantenimiento (5). Investigación y creación de tecnología Definición del modelo para conformar el sistema de información notarial (9) Implementación SIR – SIN y otras tecnologías (14) Falta de base de datos para seguimientos de procesos y estadísticas (11) NO contratos “llave en mano” con particulares para el desarrollo de software de información pública (10) Gestión Compras Implementación SICE (8) Disponibilidad de recursos para las compras (9) Inconsistencia en el plan de compras (6) Centralización de compras (5)

20 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar
los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Selección de personal a. Régimen específico de carrera administrativa (4) b. a. Falta la definición de concursos de carrera (5). Asuntos administrativos del personal a. Pagos oportunos de nómina (4) b. Estabilidad laboral(3) a. Baja escala salarial para vinculación de personal (10) b. Carencia de Recurso Humano por falta de un Plan Estratégico de Personal (7) Asuntos legales del personal a. Cumplimiento oportuno de todas las obligaciones parafiscales (4) b. Verificación del cumplimiento de normas laborales (4) a. Falta de seguimiento a los pagos por seguridad social (5) b. Carencia de procesos de Gestión Humana(5) Procesos disciplinarios internos a. Cumplimiento de las Normas de Control Interno Disciplinario (5). a. Desgaste administrativo en los procesos disciplinarios (6) b. Carencia de Recurso Humano (12). Gestión Salud Ocupacional (higiene y seguridad industrial) a. Existe un programa de Salud Ocupacional (4) a. Falta de ejecución del Programas de Salud Ocupacional (4) b. Incumplimiento de la cobertura a nivel nacional por parte de la ARP.(3)

21 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar
los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Gestión Almacén e Inventarios Existencia de una base de datos de inventarios por responsable (3) Realización de seguimiento de inventarios (3) Falta de actualización de inventarios y de costos históricos articulados con PGCP. (4) Falta de control en la rotación en los elementos de consumo (4) Desarrollo y Mantenimiento de la infraestructura física Existencia de equipo humano capacitado para efectuar el mantenimiento(5) Plan de mantenimiento en el Grupo Recursos Físicos (4) .Falta de políticas de mantenimiento (3) Falta de control y seguimiento al proyecto de modernización (14) Gestión de correspondencia y administración documental .Aplicativo para control de entrada y salida de correspondencia nivel central (3) Tiempo de respuesta oportuno en la entrega de documentos solicitados (4) Control centralizado de los derechos de petición y tutelas (6) No están actualizadas las tablas de retención documental.(6). Falta de seguimiento y controles a la gestión documental (4) Falta de implementación del aplicativo en las ORIPS (7). d. Confidencialidad en el manejo de la información (11) Presupuesto Se cuenta con recursos propios para sostenimiento y se genera rentabilidad social y económica (3) b Transferimos recursos al sector Justicia (3) a. Alto porcentaje de transferencia al sector justicia (14) b. Afectación de la inversión por techos presupuestales de Ministerio de Hacienda (5). Contabilidad y costos a. Sistema de información contable (10) b. Talento humano capacitado en nivel central (5) a. Carencia de un sistema de costos (5) b. Carencia de un sistema integrado de información financiera(8) Tesoreria y cartera Pago oportuno de obligaciones a terceros.(9) b. Liquidez (7) a. Carencia de un proceso de tesorería (5) b. Administradores pasivos de recursos correspondientes a fondos con destinación específica (5)

22 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar
los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Gestión planes, programas y proyectos a. Existen planes, programas y proyectos (4) b. Acompañamiento en la formulación de planes, programas y proyectos a nivel central. (4) a. Falta socialización de los planes, programas y proyectos a nivel nacional (6) b. Insuficientes recursos para la ejecución de planes, programas y proyectos (14) Seguimiento a planes, programas y proyectos a. Seguimiento a los planes de anuales de gestión y de desarrollo administrativo (3) b. Participación del TH en la elaboración de planes, programas y proyecto (5) a. Falta de continuidad de los planes, programas y proyectos (10) b. Faltan recursos, políticas y unidad de criterios para la planeación y seguimiento (10). Prospectiva a. Posicionamiento dentro del sector Justicia (3) b. Procesos de modernización tecnológica y de infraestructura física (12). a. No continuidad de lo planeado en los proyectos de modernización (10) b. Limitación de recursos presupuestales y políticas para proyectos plurianuales (14) Gestión de la estructura organizacional a. Existen estructura funcional con áreas de responsabilidad y funciones (3) b. Existe manual de funciones y procedimientos (3) a. La estructura no es acorde a las necesidades actuales (8) b. Falta de mejoramiento continuo de procesos (14). Gestión integral de la calidad a. Existen manuales de procedimientos, auditores capacitados (5) b. Se busca la certificación de servicios al 2008 (13) a. Faltan indicadores para la medición de impacto y satisfacción del cliente (8) b. Falta cultura y compromiso de servicio (13).

23 Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar
los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1. PROCESO (sigla) Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN) Control interno a. Cumplimiento de las normas sobre control interno. (4) b. Acompañamiento, cultura de autocontrol e informes a entes de control (4) a. Falta de compromiso de los servidores públicos con el sistema de control interno (4) b. Falta capacitación y motivación en el sistema de control interno (5) a. b.

24 Focalización Estratégica
Paso 2. Priorizar los FCN y FCE . Formato 2. La calificación se basa en si el FCE o FCN impacta o no otras variables internas. Se califica con 1 si impacta y con 0 si no lo hace. Al final se suman los impactos para obtener los puntajes de cada FCE / FCN y se escogen aproximadamente los 10 FCE y FCN de mayor puntaje. El impacto se define como un causante de cambios en la variable interna, sea éste positivo o negativo. Se priorizan 10 FCE y 10FCN

25 Focalización Estratégica – Formato 2
El Criterio para priorizar los FCE y los FCN se basa en el Impacto sobre las siguientes variables internas: Capacidad Financiera (CF) Procesos (P) Calidad (Ca) Talento Humano (TH) Tiempo (T) Servicio al Cliente (SC) Infraestructura Física (IF) Costo (C ) Valor Agregado (VA) Infraestructura Tecnológica (IT) Puntos de atención (PA) Efectividad (Efc) Proveedores (Pr) Clientes (Cl)

26 Calificar directamente en formato 1A
Focalización Estratégica – Formato 2A FCE CF TH IF IT PV P T C PA CL CA SC VA EFC TOTAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

27 Calificado directamente en formato 1A
Focalización Estratégica – Formato 2A FCN CF TH IF IT P MT F T C CD Cl Efc Ca SC VA MO Efa TOTAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

28 Paso 2. Selección de los 13 factores críticos de éxito negativos.
Formato 2B. Listado de los 13 FCE seleccionados: Custodia y conservación de la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria. Respuesta a las solicitudes del usuario (información registral) Contribuir con la guarda de la fé pública en la transacción inmobiliaria Presencia institucional de la SNR para ejercer orientación, inspección, vigilancia y control. Utilización de medios de comunicación .para divulgar servicios Línea de atención al ciudadano y página Web. Existencia de infraestructura para el soporte tecnológico Proyecto asistencia técnica administrativa con recursos Mantenimiento al software de folio magnético / folio / ERP Implementación SIR – SIN y otras tecnologías Facilitar el pago del servicio al cliente Exclusividad del servicio e infraestructura física y tecnológica Se busca la certificación de servicios a partir del 2008

29 Paso 2. Selección de los 13 factores críticos de éxito negativos.
Formato 2B. Listado de los 13 FCN seleccionados: Falta de conectividad interna y externa Falta de tecnología para la prestación del servicio Falta de control y seguimiento al proyecto de modernización Alto porcentaje de transferencia al sector justicia Insuficientes recursos para la ejecución de planes, programas y proyectos Limitación de recursos presupuestales y políticas para proyectos plurianuales Falta de mejoramiento continuo de procesos Diversidad de sistemas de información, obsolescencia tecnológica y de infraestructura física Carencia de cobertura nacional e insuficiente asignación de recursos Carencia de guía del usuario y tecnología asociada al servicio Falta de capacitación, políticas, compromiso, lineamientos, estrategias enfocadas en la cultura de servicio Falta hacer mercadeo y seguimiento a la prestación de los servicios Falta de presencia Institucional en algunas zonas del país

30 Proceso FCE/FCN Status Meta
Paso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C. Proceso FCE/FCN Status Meta Gestión registral y Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial Custodia y conservación de la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria Custodia: 100% Conservación: 40% Custodia: 100%: 2007 Conservación: 90% 2011. Respuesta a las solicitudes del usuario (información registral) 60% 2007: 80% 2008: 100% Contribuir con la guarda de la fe pública en la transacción inmobiliaria 80% 2007: 90% Presencia institucional de la SNR para ejercer orientación, inspección, vigilancia y control. 30% 2007: 50% 2008: 70% 2011: 100% Gestión de comunicaciones Utilización de medios de comunicación .para divulgar servicios Servicio al ciudadano y Gestión tecnológica Línea de atención y página Web al ciudadano 40% Gestión tecnológica Existencia de infraestructura para el soporte tecnológico 2007: 60% Gestión tecnológica, Gestión logística y Direccionamiento estratégico. Proyecto asistencia técnica y administrativa con recursos 211: 100%

31 Proceso FCE/FCN Status Meta
Paso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C. Proceso FCE/FCN Status Meta Gestión tecnológica Mantenimiento del software de folio magnético / folio / ERP 70% 2007: 80% 2008: 100% (SIR) Gestión registras; orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial y Gestión tecnológica Implementación SIR, SIN y otras tecnologías 20% 2007: 35% 2008: 50% 2011: 100% Gestión registral; Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial y Dirección financiera Facilitar al ciudadano el pago del servicio 60% 2007: 90% Gestión registral; Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial Exclusividad del servicio e infraestructura física y tecnológica Direccionamiento estratégico Se busca la certificación de calidad al NTCGP: 2009: 100%

32 Proceso FCE/FCN Status Meta
Paso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C. Proceso FCE/FCN Status Meta Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial, gestión tecnológica. Falta de conectividad interna y externa 20% 2007: 30% 2011: 100% Falta de tecnología para la prestación del servicio 50% 2008: 60% Direccionamiento estratégico Falta de control y seguimiento al proyecto de modernización 10% 2007: 100% Dirección financiera Alto porcentaje de transferencia al sector justicia 100% Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial y Direccionamiento estratégico Insuficientes recursos financieros para la ejecución de planes, programas y proyectos 70% 2011: 90% Limitación de recursos presupuestales y políticas para proyectos plurianuales 40% Falta de mejoramiento continuo de procesos 2008: 100% Diversidad de sistemas de información, obsolescencia tecnológica y de infraestructura física

33 Proceso FCE/FCN Status Meta
Paso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C. Proceso FCE/FCN Status Meta Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial, gestión financiera, Direccionamiento estratégico Falta de cobertura nacional e insuficiente asignación de recursos para la prestación del servicio. 60% 2011: 90% (50 nuevos puntos de atención) Servicio al ciudadano, Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial, Direccionamiento estratégico. Falta guía del usuario y tecnología asociada al servicio 10% 2008: 100% Falta de capacitación, políticas, compromiso, lineamientos, estrategias enfocadas a la cultura de servicio 30% 2008: 50% 2011: 100% Falta hacer mercadeo y seguimiento a la prestación de los servicios 2008: 60% Falta de presencia Institucional en algunas zonas del país 2011: 90%

34 Focalización Estratégica
Paso 3. Definir el impacto (si existe) de cada una de las variables externas (las tendencias de alto impacto de la SNR 2011 ) sobre los FCE y FCN (variables internas) priorizadas Formato 3 La lógica para llenar este formato es: Primero: se analiza si la variable externa (las tendencias que se identificaron 14) impacta (positiva o negativamente) el FCE o el FCN, en caso tal se pone una X en la casilla respectiva. Segundo: se llena la casilla con lo que la empresa debería hacer para aprovechar la oportunidad (si el impacto es positivo) o para minimizar la amenaza (si el impacto es negativo).EJ. Inversión, mejoramiento, Tercero: las acciones que queden en las casillas pasarán a ser los FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR

35 Definir el impacto (si existe) de cada una de las variables externas (las tendencias de alto impacto de la SNR 2011 ) sobre los FCE y FCN (variables internas) priorizadas Formato 3 Variable Externa FCE/ FCN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Tendencias 14 tendendecias: se hizo el ejercicio en equipo y se calificaron la automáticamente por el equipo

36 Construcción de Escenarios. Paso 9 Formato 10. Hacerlo en Word
Redacción de los escenarios futuros: Para el período la SNR, actualizó la normatividad, que contribuyó al mejoramiento en la prestación del servicio al ciudadano. En el período en la SNR, se realizaron los concursos de carrera notarial, dando cumplimiento a la normatividad vigente. En el período la SNR, desarrolló su gestión administrativa dando cumplimiento a la normatividad sin traumatismos y en acato a las normas legales aplicables a la entidad. En el período en la SNR, se incrementaron sustancialmente los ingresos financieros y los salarios de los trabajadores. Para el período en la SNR, se modificaron e incrementaron las tarifas de los servicios prestados y se crearon nuevos servicios. En el período , se presentó un crecimiento en las transacciones del sector inmobiliario, generando un incremento en los ingresos de la SNR

37 Construcción de Escenarios. Paso 9 Formato 10. Hacerlo en Word
Redacción de los escenarios futuros: 7. En el período la SNR, cumplió con los objetivos de orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios registrales y notariales, inclusive, en las zonas de alto riesgo, como consecuencia del mejoramiento del orden público nacional. 8. En el 2011 la SNR, cuenta con mayor posicionamiento e imagen institucional frente al ciudadano. 9. En el período la SNR, realizó las inversiones y las actualizaciones requeridas en tecnología e infraestructura física, obteniendo un sistema de información integral. En el período la SNR, desarrolló su propio portal Web, brindándole una mayor accesibilidad de la información al ciudadano. En el 2011 la SNR, cuenta con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno.

38 Construcción de Escenarios. Paso 9 Formato 10. Hacerlo en Word
Redacción de los escenarios futuros: 12. En el período la SNR, elaboró y desarrolló los programas de higiene y seguridad (salud ocupacional) de conformidad con lo previsto en la ley, para mitigar el riesgo a que están sometidos los empleados y clientes. 13. En el período la SNR, logró incrementar la cobertura nacional en la prestación del servicio publico registral y notarial. 14. En el 2011 la SNR, tiene estandarizados los procesos para una mejora continua en la prestación del servicio al ciudadano.

39 Paso 4. Identificar los FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR Formato 4A.
Focalización Estratégica Paso 4. Identificar los FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR Formato 4A. Se toman las acciones que quedaron en las casillas del formato 3. Pasarán a ser los FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR.

40 FOCOS ESTRATEGICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
Focalización Estratégica – Focos estratégicos. Formato 4A FOCOS ESTRATEGICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

41 Se seleccionan 5,7,9 focos estratégicos.
Focalización Estratégica – Formato 4 B Posterior a listar TODOS los Focos Estratégicos, se deben revisar de éstos cuáles incluyen a otros, cuáles conforman uno solo y cuáles son independientes. Así identificaremos los Focos Estratégicos definitivos. Se seleccionan 5,7,9 focos estratégicos.

42 Focalización Estratégica
FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR Inversión y recursos financieros para mejoramiento en tecnología e infraestructura física Capacitación, profesionalización del talento humano y cultura del servicio. Mejoramiento de procesos y sistema de gestión de la calidad para certificación ISO Mercadeo para posicionamiento e imagen corporativa Servicio al ciudadano. Comunicación en servicios y tarifas. Cobertura en la presencia institucional Actualización de la normatividad existente. Sistema integrado de información documental (archivistito) Formulación y seguimiento de proyectos de inversión Conectividad y sistema de información integrado Convenios interadministrativos para la conectividad. Venta de nuevos servicio y nuevas fuentes de financiación. Proactividad normativa. Proyectos plurianulaes.

43 Focalización Estratégica – Formato 4B
Focalización Estratégica – Formato 4 C Posterior a listar TODOS los Focos Estratégicos, se deben revisar de éstos cuáles incluyen a otros, cuáles conforman uno solo y cuáles son independientes. Así identificaremos los Focos Estratégicos definitivos: 1 2 3 4 5 6 7 8

44 Focalización Estratégica
Paso 5. Graficar los Focos y sus relaciones siguiendo las instrucciones del mismo. Formato 5 El siguiente paso es relacionar los Focos entre sí, de manera que podamos identificar cuáles impactan sobre otros y cuáles son impactados para definir aquellos de mayor impacto y los de menor impacto según sus relaciones. Se toma cada foco y se relaciona su impacto con los demás focos. Se toma el impacto de cada foco con un color distinto para identificar claramente el número de impactos.

45 Focalización Estratégica SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR: Capacitación y profesionalización del servidor público. Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo organizacional. Cultura del servicio Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y certificación NTCGP: Formulación y seguimiento de proyectos plurianuales de inversión Proactividad y articulación normativa Mercadeo, cobertura, comunicación e imagen institucional Venta de nuevos servicios y actualización tarifaría Sistema de información integrado para la conectividad y la gestión documental.

46 Focalización Estratégica
Inversión 8 Capacitación 8 Cultura Servicio 8 Mejoramiento Procesos 8 Formulación y s. Proyecto 6 Proactividad 8 Mercadeo Cobertura Imagen 8 Sii y gestión Documental 8 Nuevos Servicios y Tarifas 8

47 Focos Estratégicos de la Superintendencia de Notariado y Registro
Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo Organizacional Capacitación y profesionalización del servidor público Cultura del Servicio. Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y Certificación NTCGP: Proactividad y articulación Normativa Formulación y seguimiento de proyectos plurianuales de inversión Mercadeo, cobertura, comunicación e imagen institucional Sistema de Información Integrado para la conectividad y la gestión documental Venta de nuevos Servicios y actualización tarifaría

48 Focalización Estratégica
Paso 6. Definir lo que cada FOCO significa y qué quiere la Superintendencia de notariado y registro Finalmente, terminaremos el ejercicio de Focalización Estratégica definiendo QUÉ SIGNIFICA cada Foco y QUÉ QUIERE la SNR en cada uno de éstos.

49 Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO?
Focalización Estratégica – Formato 6 Foco Estratégico Qué Significa? Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO? Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo organizacional Modernización de la Institución para mejorar la prestación del servicio Desarrollar un sistema de información integral para la conectividad. Adquirir equipos de computo. Adquirir y mejorar la infraestructura física (Sedes a nivel nacional) Adquirir canales de comunicación. Asignar recursos para mejoramiento de procesos y capacitación de los servidores públicos. Cultura del Servicio Superar las expectativas del ciudadano. Generar empatía con el ciudadano para la mejorar la imagen institucional Capacitar a los servidores públicos. Mejorar las condiciones laborales de los trabajadores. Mejorar continuamente los procesos. Mejorar y ampliar puntos de atención (cobertura) Unificar criterios en la aplicación de las normas. Mejorar infraestructura física para brindar confort y comodidad al ciudadano. Orientación al ciudadano. Ventanilla única de servicio Crear un centro de atención al ciudadano. Racionalizar y actualizar los tramites legales. Orientar, inspeccionar, vigilar y controlar la prestación de los servicios Proactividad y articulación normativa Actualizar y contribuir a la modificación de la normatividad aplicable en la SNR Contribuir con la actualización de las normas que requiere el servicio. Definir unidad de criterios jurídicos en la aplicación de las normas. Divulgar y consultar la normatividad. Capacitación a los servidores públicos y notarios. Aplicación estricta de las leyes que le asignen responsabilidades a la SNR

50 Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO?
Focalización Estratégica – Formato 6 Foco Estratégico Qué Significa? Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO? Venta de nuevos Servicios y actualización tarifaria Definir portafolio con nuevos servicios y ampliar fuente de ingresos. Establecer tasas de contribución a los entes vigilados (notarios). Actualizar, estudiar y sustentar incrementos tarifarios. Definir nuevos servicios que le permitan accesibilidad de la información al ciudadano (ventanilla única para registro de la propiedad inmobiliaria) Acceder al registro de otros bienes para especializarnos en registros públicos. Mercadeo, cobertura, Comunicación e imagen institucional Incrementar puntos de atención y nuevos servicios. Posicionar la imagen institucional frente al ciudadano. Generar credibilidad y confianza en la ciudadanía frente a la guarda de la fe pública. Conocer las necesidades y superar las expectativas del ciudadano. Orientar al ciudadano y generar proximidad y accesibilidad al servicio. Establecer relaciones de corto, mediano y largo plazo con el ciudadano (nichos de mercado) Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y certificación NTCGP: Racionalizar, actualizar, dinamizar y flexibilizar los procesos. Lograr la certificación NTCGP: del servicio registral. Implementar MECI Y GESTIÒN DE CALIDAD Estudiar, analizar, sensibilizar y racionalizar los procesos. Estandarizar y racionalizar tramites en los puntos de servicio (190 Oficinas de registro) y en el nivel central. Agilizar y mejorar la prestación del servicio y generar confianza del ciudadano Optimizar recursos y establecer conciencia de costos. Certificar los servicios registrales bajo la norma NTCGP: Generar cultura de servicio, confianza en el ciudadano e imagen institucional.

51 Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO?
Focalización Estratégica – Formato 6 Foco Estratégico Qué Significa? Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO? Sistema de Información integrado para la conectividad y la Gestión documental Tener un sistema de información integrado que permita mayor accesibilidad al ciudadano y se integre al funcionamiento de la ventanilla única Integrar los diferentes sistemas de información. Asegurar y garantizar la custodia y conservación de la información, para la guarda de la fe pública. Reflejar la situación jurídica de la propiedad inmueble. Brindar mayores fuentes de accesibilidad al ciudadano. Tener ventanilla única para el registro de la propiedad inmobiliaria. Hacer la interrelación registro-catastro Formulación y seguimiento de proyectos plurianuales de inversión Formular, inscribir y actualizar los proyectos en la DNP y hacer seguimiento y control al cumplimiento de las metas establecidas Formular proyectos plurianuales según la necesidad del servicio, la viabilidad financiera (banco de proyectos) e inscribirlos en la DNP (sector Justicia). Hace seguimiento y control periódico a los proyecto, según metas e indicadores establecidos. Definir y cuantificar las actividades plurianuales de los proyectos y articular con los presupuestos plurianuales. Capacitación y profesionalización del servidor público Contribuir con el crecimiento y desarrollo personal y profesional del talento humano, para impactar su cultura frente al compromiso de servicio al ciudadano. Desarrollar las competencias del talento humano Generar productividad, competitividad y desempeño superior del talento humano. Impactar la cultura del servidor público frente al compromiso de servicio con el ciudadano. Motivar y hacer reconocimiento personal, familiar y social del servidor público.