ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 Juan M. Ayala Auditor Senior PROGRAMA.

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1 ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 Juan M. Ayala Auditor Senior PROGRAMA DE AUDITORÍA DE EFECTIVO

2 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 2 TEMAS GENERALES DE LA PRESENTACIÓN Consideración del Ambiente Custodia de Recibos Oficiales Custodia de Cheques en Blanco Recaudaciones Fondos de Cambio (Petty Cash)

3 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 3 Cont. TEMAS GENERALES DE LA PRESENTACIÓN Conciliaciones Bancarias Certificados de Depósitos Transferencias entre Bancos y Cuentas Hallazgos más Frecuentes

4 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 4 CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Conocer la estructura de control de la unidad Segregación de deberes Los recaudadores estén nombrados La custodia de los libros de recaudación

5 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 5 Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Entreviste al personal a cargo de las recaudaciones para conocer el proceso de recaudación Conozca todas las fuentes de ingresos de la unidad Determine cuales son las personas que realizan gestiones de cobro fuera de la unidad

6 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 6 Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Conocer los distintos informes que preparan los recaudadores Determine si la unidad cuenta con una caja de seguridad Realice arqueos de caja por sorpresa

7 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 7 CUSTODIA DE RECIBOS OFICIALES –Realice un inventario físico de los recibos. –Verifique la codificación y secuencia numérica –Verifique que los recibos estén bajo llave. –Determine si se solicitan por escrito y que se entreguen en secuencia numérica.

8 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 8 CUSTODIA DE CHEQUES EN BLANCO –Realice los mismos pasos que para los recibos de recaudación. –Verifique si se notifica al banco sobre las personas autorizadas a firmar cheques.

9 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 9 RECAUDACIONES –Seleccione la muestra a examinar. –Compare los recibos contra los depósitos. –Compare las hojas de depósitos contra los estados bancarios. –Examine los recibos para identificar irregularidades.

10 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 10 EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN

11 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 11 CANTIDAD EN PALABRAS Y EN NÚMEROS NO CONCUERDA

12 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 12 NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN

13 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 13 ANULADO SIN EXPLICACIÓN

14 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 14 CON BORRONES Y TACHADURAS

15 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 15 NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO

16 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 16 Cont. RECAUDACIONES –Verifique si los ingresos se registraron en los libros y sistema. –Examine algunas transacciones efectuadas con ATH. –Examine algunos de los justificantes que dieron origen a la recaudación como licencias y patentes.

17 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 17 FONDOS DE CAMBIO (PETTY CASH) –Verifique que: estén autorizados estén respaldados por sus justificantes las cantidades sean apropiadas

18 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 18 CONCILIACIONES BANCARIAS –Coteje el balance según libros con el Mayor General. –Coteje el balance según Banco contra el estado bancario. –Verifique la corrección aritmética.

19 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 19 Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS –Coteje los cheques pagados devueltos contra los cargos figurados en el estado bancario. –Escoja una muestra y verifique los endosos.

20 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 20 Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS –Investigue los cheques pendientes de pago por un término mayor al establecido en la reglamentación. –Coteje si los estados bancarios reflejan cargos por sobregiros.

21 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 21 CERTIFICADOS DE DEPÓSITOS Verifique: ula autorización para la adquisición y disposición de los mismos. ulos intereses ganados y su ingreso en los fondos de la Unidad. uque se mantenga un registro de los mismos.

22 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 22 TRASFERENCIAS ENTRE CUENTAS Verifique que: ulas mismas estén autorizadas y contabilizadas. ula transacción se justifique.

23 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 23 HALLAZGOS MÁS FRECUENTES –Recaudadores y pagadores sin nombramientos. –Recibos con borrones y tachaduras. –Recibos que se anularon sin explicación.

24 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 24 Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES –Recibos que no indican el tipo de valor recibido. –Recaudaciones entregadas con tardanzas. –Sobregiros en fondos y cuentas bancarias. –Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año. –Conciliaciones bancarias con atrasos o preparadas incorrectamente.

25 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 25 Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES –Apropiación de fondos –Informes de ingresos y gastos con atrasos –No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blanco y utilizados –No se lleva un registro de las inversiones –Cheques pendientes de pago por más de un año.

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