SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES

Presentación del tema: "SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES"— Transcripción de la presentación:

1 SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN SISTEMA UNIFICADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD de Mayo de 2010 SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES

2 TABLA Evaluación de las Oportunidades de Mejora
Necesidad de Efectuar cambios en el SGC Revisión de la Política de la Calidad Revisión de los Objetivos de la Calidad Resultados de las Auditorías Internas de la Calidad Retroalimentación del Cliente de los sistema incluidos dentro del alcance del SGC Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas Acciones de Seguimiento de Revisiones por la Dirección Previas Cambios que podrían afectar al SGC Recomendaciones para la Mejora Necesidad de Recursos

3 Evaluación de las Oportunidades de Mejora
1.- Ampliación Regional del Sistema Unificado de Gestión de la Calidad. Implementación 2010 2° año del Plan Trienal SGC Regiones 2010 Etapa Programa de Trabajo Atacama Actualización Informe de Diagnóstico de los procesos de la Subtrans. Coquimbo Valparaíso O´Higgins Maule Araucanía Los Ríos Los Lagos

4 3 CV Evaluación de las Oportunidades de Mejora DED
2.- Homologación de Procesos de Bienes y Servicios. PROCESOS SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES 3 CV DED AUTORIZACIÓN DE GABINETE PSICOTÉCNICOS REGISTRO EISTU FISCALIZACIÓN CORESET PERMISOS INTERNACIONALES ESCUELAS DE CONDUCTORES ATENCIÓN CIUDADANA TRANSFERENCIAS EFE

5 Evaluación de las Oportunidades de Mejora
3.- Homologación de Procesos de Apoyo. PROCESOS SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES SERVICIOS GENERALES INVENTARIO SISTEMA DE HIGIENE Y SEGURIDAD – MEJORAMIENTO DE AMBIENTES DE TRABAJO INFORMÁTICA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO BIENESTAR ASESORIA JURIDICA

6 Necesidad de Efectuar Cambios en el SGC
Revisión de la integración existente entre los sistemas de OIRS Virtual; Sistema de Registro; Formularios, Sistema Interoperable, a fin de poder revisar la coherencia y consistencia entre estos sistemas. SIAC – Marco Avanzado 6% SIAC – Marco de la Calidad 6% Definir las funciones y atribuciones de los Seremitt frente a los procesos del programa de Fiscalización para iniciar los procesos sancionatorios. Definir Encargado del Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público. Definir representantes de la Autoridad en los Sistemas del SHYSMAT (Comité Paritario) y SC (Comité Bipartito de Capacitación).

7 Revisión de la Política de la Calidad
Política de la Calidad de la Subsecretaría de Transportes La Subsecretaría de Transportes asume el compromiso de incentivar el desarrollo de sistemas de transporte de acuerdo a su misión. Para esto, se compromete a cumplir con los requisitos legales, reglamentarios y normativos aplicables en su Sistema de Gestión de Calidad; a establecer y aplicar procedimientos transparentes y eficientes enfocados a la satisfacción del cliente, que garanticen instancias de diálogo y participación de la comunidad; a mejorar continuamente la eficiencia de sus procesos; y a establecer un ambiente laboral y un desarrollo de las competencias que permitan desplegar todo el potencial de su personal. Versión 03, Diciembre 2009

8 Revisión de los Objetivos de la Calidad MEJORAMIENTO CONTINUO
Compromiso con Cultura de Servicio Evaluación de la Satisfacción CLIENTE Plan Comunicacional. Comunicación Sitio intranet SGC. Gestionar el desarrollo de competencias e idoneidad del personal. Disminución de Brechas. Evaluación de Desempeño del Personal a Contrata y Planta. PERSONAL Realizar las actividades indicadas en el Programa de Trabajo del Comité Paritario de Higiene y Seguridad. Mejoramiento de espacios laborales. Mejoramiento de espacios laborales. Mejoramiento de espacios laborales. Mejoramiento de espacios laborales. Realizar las recomendaciones efectuadas por el Comité Paritario en las investigaciones de accidentes. Procesos y Procedimientos Evaluación de los sistemas dentro del alcance. MEJORAMIENTO CONTINUO Trabajo pro-activo con proveedores Internos Externos

9 Propuesta Objetivos de la Calidad MEJORAMIENTO CONTINUO
Establecer y aplicar procedimientos transparentes y eficientes enfocados a la satisfacción del cliente. Evaluación de la Satisfacción PBS Compromiso con CLIENTE Mantener una constante comunicación con los usuarios del SGC, transparentando los procedimientos y acciones del mismo. Plan Comunicacional. Sitio intranet SGC. Gestionar el desarrollo de competencias e idoneidad del personal de la Subsecretaría de Transportes. Disminución de Brechas de Competencias del personal de la SUBTRANS. PERSONAL Generar las condiciones necesarias que permitan mantener un alto nivel de satisfacción del ambiente laboral. Nivel de Satisfacción Laboral Mejorar continuamente la calidad de los Procesos y Procedimientos, del SGC Disminuir la generación de NC de cada uno de los Sistemas MEJORAMIENTO CONTINUO Homologar Procesos de Bienes y Servicios, relacionados al Transporte a Nivel Nacional. Homologar la totalidad de procesos de Bienes y Servicios implementados.

10 Auditorías Internas de la Calidad 2010
1.- Auditoría Interna de Calidad, marzo- abril 2010 Sistema auditados: Sistema de Fiscalización NC, Valparaíso, O´Higgins; SIAC E.A de CEDOC- 3CV- UOCT- CONASET, O´Higgins y Maule ; SED Valparaíso, Metropolitana y O´Higgins; y SHYSMAT NC.

11 Resultados de las Auditorías Internas de la Calidad

12 Estado de Acciones Correctivas y Preventivas
Hallazgos cerrados: Verificados por equipo auditor. Plan de acción: Hallazgos que se encuentran con acción/es que deben ser verificadas por equipo auditor, muchas de ellas los plazos aun no vencen, y otras presentan problemas de implementación. Los del 2010 son los hallazgos obtenidos en la última auditoría de marzo- abril.

13 TIPO DE AUDITORÍA DE LA CALIDAD
LO QUE VIENE 2010… MES TIPO DE AUDITORÍA DE LA CALIDAD SISTEMAS Junio (fechas propuestas: semana del 09 al 17 de junio) Interna SGC SC SPCG SCCP SAI SED NC SIAC NC Octubre Auditoría de implementación procesos de bienes y servicios con Enfoque de género y perspectiva territorial. Procesos de bienes y servicios implementados 2010, que certifican el (Información depende de diagnóstico final)

14 Retroalimentación con el Cliente
1.- Procesos de Apoyo y Estratégicos: La comunicación con en cliente Externo a sido acorde a los requisitos Técnicos y Medios de Verificación solicitados por los organizmos validadores. Medio de Verificación: Matrices de Consistencia Actualizadas El SPCG según su cronograma de actividades en febrero realizó la encuesta de Satisfacción de Clientes Internos y Externos, solamente se ha obtenido la evaluación Interna: 3,66, Bueno. Debilidades del Sistema: 1.- Sistema tiende a perfeccionar las actuales prácticas que se realizan en la Subsecretaría sin cuestionar/analizar la coherencia entre ellas desde una visión estratégica. 2.- En consecuencia, el sistema contribuye muy lentamente en el avanzar de una mejora continua, al carecer de una adecuada planificación estratégica. 3.- El sistema no hace control de gestión de manera extensiva en toda la Subsecretaría, sino que solamente en donde es posible hacerlo. Fortalezas del Sistema: 1.- Equipo de alta calidad técnica. 2.- Comunicación. 3.- Sistema de Indicadores.

15 Retroalimentación con el Cliente
2.- Procesos de Bienes y Servicios SIAC - OIRS Aplicación de Encuesta de Satisfacción de Clientes Externos (Usuarios del Transporte público) Buzones ciudadanos SPF – Programa de Fiscalización Región de O´Higgins – Plantas de Revisión Técnica (mayo) Región de Valparaíso – Plantas de Revisión Técnica Región Metropolitana - Plantas de Revisión Técnica 3CV Aplicación Encuesta de Satisfacción Clientes Externos DEFINICIÓN DEL CONSEJO: “MEDICIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE CLIENTE(A)S , USUARIO(A)S Y BENEFICIARIO(A)S DE LA SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES”.

16 Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos
1.- Sistema Programa de Fiscalización - SPF Hito de Cumplimiento Periodo de Ejecución Plazo Implementación de Cámaras para la fiscalización en PRT 1° Semestre 2010 Acuerdo implementación de cámaras de enlace Terminal San Borja Nueva Sede Operaciones (Cienfuegos) Ampliación oficinas CEF Implementación de vehículos 4x4 para el apoyo a la fiscalización de transporte subsidiado Implementación 2010 Marco de la Calidad – SPF: Regiones: Atacama, Coquimbo, Los Ríos, Los Lagos, Aysén y Magallanes DEFINICIÓN CONSEJO: “Araucanía”

17 Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos
2.- Sistema de Planificación /Control y Gestión - SPCG Hito de cumplimiento Periodo de Ejecución Plazo 1.- Medición de Indicadores de Desempeño del Formulario H Avance al primer trimestre 31 de marzo Informe fue emitido y enviado a Jefatura del servicio en abril. Se generó y procesó hallazgo: indicador evasión de tarifas en transporte público, se encuen-tra no cumplido en este avance. 2.- Revisión de las Definiciones Estratégicas de la Subtrans para 2011 (Formulario A1) Mayo - Junio 2da Semana de Julio Proyecto presupuestario 2011 3.- Revisión de metas y/o proposición de nuevos Indicadores del Formulario H para 2011 4.-Medición de Indicadores de Desempeño del Formulario H Avance al segundo trimestre 30 de junio

18 Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos
3.- Sistema de Capacitación - SC Hito de cumplimiento Plazo Observación 1.- Ejecución del 30% del presupuesto $ 2010: $ 30 de Junio de 2010 El proceso de adjudicación depende de Dpto. Administrativo – División Legal y Gabinete. Aprobación de las bases 2.- Modificaciones al Plan Anual de Capacitación (PAC) 31 de marzo de 2010 A la fecha ya no se pueden hacer cambios al PAC el $ está en un 100% comprometido para el 2010.

19 Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos
4.- Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público - SCCP Hito de cumplimiento Plazo Observación 1.- Entrega de Informe de Avance del Sistema 30 de junio de 2010 La entrega de este informe es opcional. compras estratégicas de la Subtrans 2010 A la fecha 5 están en proceso de licitación (TS) 3.- Envío de nómina de acreditaciones (clave) de perfiles para el Portal Chilecompra. Dentro de esta nómina está pendiente designar abogados y auditores.

20 Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos
5.- Sistema de Integral de Información y Atención Ciudadana - SIAC Hito de cumplimiento Plazo Observación 1.- Entrega de Informe de Avance del Sistema 30 de julio de 2010 Relacionado directamente con la implementación del SGC para este año 2010. 2.- Implementación Sistema Interoperable Versión 2.0. Junio de 2010 Estaba programada la entrega para 10/2009. A la fecha están en proceso de adecuación de lo solicitado por la encargada 3.- Generación de módulos del DTP para regiones Sept 2010 Se debe dar prioridad a este tema ya que se pone en riesgo la certificación de la ampliación a regiones. 4.- Designación de Encargados Mayo de 2010 Regiones: III – V – IX - X 5.- Implementar espacio físico de atención Regiones: III – V

21 Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos
6.- Sistema de Auditoría Interna - SAI Hito de cumplimiento Plazo Observación 1.- Entrega de Informe con las Modificaciones al Plan de Auditoría 30 de junio de 2010 Si corresponde 2.- Envío de Resolución del Comité de Riesgo En esa Resolución debe estar: Revisión de la Política de Riesgo de la Subsecretaría y la Conformación del Comité de Riesgos 3.- Oficio con la ejecución de las actividades del mes anterior Mensual Su envío es obligatorio.

22 Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos
7.- Sistema de Evaluación de Desempeño - SED Hito de cumplimiento Plazo Observación 1.- Entrega del Segundo Informe de desempeño 31 de julio de 2010 Evaluación del periodo 02/2010 al 06/2010. Ult. Semana de junio envío de formatos. 10 días de plazo para realización de la evaluación 2.- Ejecución del Plan de Capacitación 31 de agosto de 2010 Resolución de Adjudicación Div. legal

23 Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos
8.- Sistema de Higiene, Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo - SHYSMAT Compromiso Avance / Ejecutado Desviaciones Elaboración del Programa de Trabajo del SHYSMAT. según el Plan Anual; aprobación por parte de la Subsecretaria y Difusión. Ejecutado, con fecha 30 de marzo el Programa de Trabajo fue aprobado por la Subsecretaria y difundido por “administrador” a todo el personal. No hubo. Ejecución Programa de Trabajo del Sistema de Higiene y seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo. En proceso. Con desviación. Licitaciones de abril atrasadas por designación del CP

24 Acciones de Seguimiento de Revisiones por la Dirección Previas
Acuerdos Responsable/Plazos Verificación 1. Nombrar o confirmar Encargados de Calidad en cada Programa y División. Responsables: Miembros del Consejo Diciembre 2009 2. Conformación de Equipo de Trabajo para definir aspectos técnicos, metodológicos y recursos para el sistema de información de apoyo al SGC. Coord. de Calidad/ DED/Dpto. Informática/ Dpto. Coordinación y Gestión Enero 2010 3. El Programa de Fiscalización enviará a la Coordinación del SGC propuesta de Plan de Trabajo para 2010, que será revisada para asegurar su integración general de ampliación del alcance regional. Programa de Fiscalización Coordinadora de Calidad Enero de 2010 4. Se efectuará reunión con DAF para ver necesidades de recursos informadas y disponibles para en segundo año del Plan Trienal Institucional del Programa Marco de la Calidad. Coordinación de la Calidad Representante de la Dirección DAF

25 Cambios que Podrían Afectar al SGC
1.- Implementación Marco de la Calidad Consultora ORF 1° Hito: Diagnóstico y Plan Institucional Trienal actualizado, si corresponde y el Programa de Trabajo del segundo año. (30 de junio)

26 Cambios que Podrían Afectar al SGC TIPO DE AUDITORÍA DE LA CALIDAD
2.- Certificación Externa 2010: MES TIPO DE AUDITORÍA DE LA CALIDAD SISTEMAS Agosto Precertificación SHYSMAT NC Fiscalización NC- V y VI Septiembre Mantención SPCG SC SIAC ( NC, EA RM, VI y VII) SCCP SAI SED (NC, V, RM, VI) SHYSMAT NC Noviembre Certificación SIAC (III- IV-V- VII- IX- XIV- X) SED (III- IV- VII- IX- XIV- X) SHYSMAT (III- IV- V – VI – VII – IX – XIV – X - RM (Seremitt) SF (III- IV- VII- IX- XIV- X)

27 Recomendaciones Para la Mejora
1.- Participación en “Seminario Directivo del Sistema Unificado de Gestión de la Calidad”. 2.- Adquisición Sistema Informático para el manejo de: - Indicadores de Gestión (SIG) de la Subsecretaría - Sistema Unificado de Gestión de la Calidad Según acuerdo de Revisión por la Dirección anterior, el equipo de trabajo designado emitió y entregó a la jefatura del Servicio, informe con recomendaciones para la licitación del Sistema Informático (marzo 2010).

28 Necesidad de Recursos 1.- Disponibilidad de pasajes y viáticos para la implementación y Auditorías Internas del Sistema Unificado de Gestión de la Calidad. Entrevistas de Diagnóstico (III, IV, V, VI, VII, IX, X, XIV) Implementación de los Procesos de Bienes y Servicios Normas y Operaciones (III, IV, V, VI, VII, IX, X, XIV y RM) CONASET (III, IV, V, VI, VII, IX, X, XIV) Programa de Fiscalización (III, IV, X, XIV, XI, XII) Implementación de los procesos de Apoyo SED (III, IV, VII, IX, X, XIV) SHYSMAT (III, IV, V, VI, VII, IX, X, XIV y RM) SIAC (III, IV, V, IX, X, XIV) Auditorías Internas de la Calidad (III, IV, V, VI, VII, IX, X, XIV) Auditorías de Certificación (5 regiones)

29 Necesidad de Recursos 2.- Contratación Certificadora 2010: $ Actividad % Cuota Valor de Cuota Informe final de Auditoría de Precertificación (agosto 2010) 10 $ Informe final Auditoría de Certificación y Recertificación (sept. 2010) 30 $ Informe final de Auditoría de Certificación de ampliación regional (nov. 2010) 20 $ Informe final 1°Auditoría de Mantención año 2011 Informe final 2°Auditoría de Mantención año 2012 Total 100% $

30 Muchas Gracias