. Pasos para formar Equipo de Mejora Bernardo J. Lara C. Inspirado en P. Scholtes, El Manual del Equipo, Deborah Harrington, Team Development Tool Kit.

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1 . Pasos para formar Equipo de Mejora Bernardo J. Lara C. Inspirado en P. Scholtes, El Manual del Equipo, Deborah Harrington, Team Development Tool Kit y otros.

2 . Creación e Integración de Equipos de Mejora p Resumir los pasos claves para un equipo efectivo, en especial, el proceso de formación de un equipo de mejora (o de aprendizaje organizacional). o Poder ser capaces de integrarse y organizarse con eficiencia en un equipo de Proyectos de Consultoría en Facilitación de Procesos de Equipos para mejorar una Unidad Organizacional. Objetivos : Al finalizar el módulo los participan podrán,

3 . Criterios de Efectividad Organizacional Claridad - Entendemos lo mismo - Explicitamos conscientemente Acuerdo Aceptamos - Significado común como valido - Actitud de aceptar y apoyar para fin común

4 . Criterio de Efectividad Organizacional del Equipo: El engrane o la congruencia El Engrane o la Congruencia ( simbolizada en ) Es la correspondencia entre los objetivos, valores y normas del equipo, el sistema cliente y la organización que le sirve de sustentación y apoyo (El equipo de mejora se forma con delegados de una red de equipos). Equipo Operador Sistema cliente Equipo de apoyo Gerencia Equipo Tutor

5 . Equipo de Mejora Es grupo de personas de diferentes áreas de la organización que se reúnen periódicamente para analizar y proponer soluciones a los problemas y aprovechar oportunidades que se presentan en la empresa, es muy semejante al Equipo de aprendizaje organizacional. (ver los pasos primeros para formar un equipo de aprendizaje)

6 . Factores Claves del Éxito en Equipos 1.Misión-Visión Valores Compartidos 2.Objetivos Retadores Factibles Comprometidos todos a lograr 3.Roles Aceptados y asumidos 4. Normas 5.Procedimientos 6.Planear Juntos 7.Ejecutar juntos o Coordinados 8.Evaluar para Aprender Claves del Exito en Equipo De calidad De interaccion

7 . Pasos para desarrollo del Equipo de Mejora 1.Fijar objetivos retadores, urgentes Con indicadores de éxito. 2.Selección de integrantes con habilidades complementarias 5.Planificar bien las reuniones y acciones. 3.Asignar Roles y Establecer reglas y procedimientos 4.Establecer tareas y Metas de corto plazo 6.Retar al grupo con Nueva información 7.Pasar mucho tiempo juntos O comunicándonos por la red. 8.Aprovechar el poder positivo De la retro-información

8 . Cinco Etapas para el Mejoramiento de un proceso 1. Entender el proceso. 2. Eliminar los Errores 3. Suprimir lo innecesario 4. Reducir la variación 5. Plan para el Mejoramiento Continuo. Fuente: P. Scholtes, Manual del Equipo, 1995

9 . Cinco fuentes de Problemas en un Proceso 1- El conocimiento inadecuado de – a) cómo funciona un proceso. –b) cómo debe desenvolverse un proceso. 2. Errores y equivocaciones en la ejecución de los procedimientos 3. Las prácticas actuales no reconocen medidas preventivas como mantenimiento de los equipos técnicos y humanos, maquinaria... 4. Las actitudes erróneas que motivan pasos innecesarios, o reprocesos, medidas como seguridad o auditoría que producen despilfarro. 5. La variación de los insumos (calidad no consistente) y los resultados.

10 . Actividades cruciales en Esfuerzo de Mejora 1. ABRIR Y MANTENER COMUNICACION 2.ARREGLAR PROBLEMAS OBVIOS 3.OBSERVAR ETAPAS ANTERIORES 4.DOCUMENTAR PROGRESO Y PROBLEMA 5.VIGILAR CAMBIOS

11 . ESTRATEGIAS BASICAS DEL METODO CIENTIFICO EL USO DE METODO SISTEMATICO PARA LA CREACION DE PLAN DE MEJORA DEFINE EL EXITO O FRACASO DE UN EQUIPO 1- RECOPILAR DATOS UTILES 2. IDENTIFICAR CAUSAS FUNDAMENTALES DE PROBLEMAS. 3. DESARROLLAR SOLUCIONES APROPIADAS. 4. PLANIFICAR Y EJECUTAR CAMBIOS.

12 . RECOPILAR DATOS UTILES 1.DEFINIR OBJETIVOS 2. DESARROLLAR DEFINICIONES OPERATIVAS Y PROCEDIMIENTOS 3.PLANIFICAR CONSISTENCIA ESTABILIDAD DE DATOS. 4. COMENZAR RECOPILACION DE DATOS 5.CONTINUAR MEJORA CONSISTEN- CIA Y ESTABILI DAD DE DATOS

13 . IDENTIFICAR CAUSAS DE PROBLEMAS 1. IDENTIFICAR CAUSAS POTENCIALES 2. VERIFICAR CAUSAS CON DATOS 3. VERIFICAR CONCLUSIONES ACERCA DE LAS CAUSAS. 4.ACTUAR

14 . DESARROLLAR SOLUCIONES APROPIADAS 1.DESCRIBIR NECESIDAD 2. DEFINIR METAS Y CRITERIOS 3. IDENTIFICAR RESTRICCIONES 5.EVALUAR OPCIONES 4.GENERAR OPCIONES 6.SELECCIONAR MEJOR OPCION 7.SEGUIMIENTO

15 . P lanificar y ejecutar los cambios para soluciones con seguimiento 1. Detectar Problemas y buscar causas. 2. Proponer Soluciones con cambios, acciones y cronograma 3. Hacer seguimiento 4.Comunicar con cliente para verificar su satisfacción o insatisfacción Analizar la realidad

16 . Obstáculos En equipo histórico Liderazgo débil en exigir calidad. Desconfianza Perdida del entusiasmo Y de la energía Discapacidad (Falta de habilidades) Discusiones no constructivas, ataques a las personas. Falta de recursos en proporción a retos Cumplir con la Agenda importa más que resultados Cinismo e hipocresía, Sarcasmo, desesperanza aprendida. Resentimientos y frustración Ingresos altos por alta productividad y sin sistema justo de reconocimiento Falta de claridad en metas Motivacional- Relación Orientación a Tarea Heridas de tipo emocional

17 . Necesidades para Trabajar en Equipo en una Organización Real Necesitamos Actualmente:Cosas que nos gustaría aprender: p Visión global y compartida para centralizar sin perjudicar otros departamentos. (2) p Consciencia, flujo de ideas. p Superar prepotencia y cerrazón : Varios enfoques (3) p Superar apatia, falta de respondabilidad y poca credibilidad : Confiables (12) p Superar poco compromiso con la mejora continua. (2) p Terminar los proyectos p Integración de compromisos adquiridos con la capacidad de los integrantes de los equipos (2) p Puntualidad y preparación de reuniones (3) p Local apropiado p La unión y colaboración entre integrantes : “ Amigos “ (6) p La forma de trabajar sometida a consenso, “ misma sintonía” (2) p Contar con recursos indispensables para el trabajo.

18 . Lista de verificación para el equipo de mejora ¿Hemos aclarado la misión y los objetivos del equipos? ¿Nos hemos organizado internamente para ser efectivos? ¿Tenemos claras las estrategias básicas del método cien- tífico? ¿Hemos identificado las necesidades de mejoramiento para ser enfrentadas por el equipo? ¿Estamos conscientes de las cinco etapas para el mejoramiento del proceso? ¿Hemos determinado cuáles son las estrategias de mejora que se adaptan a nuestro proyecto? ¿Hemos creado nuestro diagrama de flujo arriba - abajo? (en el cual están asignados las acciones, los recursos, el entrenamiento, que necesitarán a lo largo del proyecto)