PROCESO DE COTIZACIÓN Consideraciones generales:

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1 PROCESO DE COTIZACIÓN Consideraciones generales: El volumen del requerimiento de servicios logísticos y celebraciones de las empresas es alto. Los plazos para la presentación de las propuestas es corto (72 horas) Las técnicas académicas mantienen contacto permanente con los asesores y estos a su vez con las empresas. Continuamente se presentan sobre la marcha, cambios en los requerimientos de las solicitudes. La explicación del requerimiento específico a un tercer actor (Logística) puede generar reprocesos y distorsión en la transmisión y comprensión del mensaje. Departamento de Recreación

2 PROCESO DE COTIZACIÓN Se propone entonces… Incluir dentro del proceso de cotización, el primer contacto con el proveedor cuando: El portafolio de servicios no incluye el producto solicitado. El producto necesita variaciones según requerimientos. Se requiere negociación de precios atendiendo disponibilidad presupuestal de las empresas. Al presentarse posiblemente, que dos ó más interlocutores estén en contacto con el proveedor durante el proceso, se debe tener claridad en el registro de acuerdos mediante: Portafolio de servicios con costos. Registro de acuerdos con el proveedor (costeo aprobado). Formato de confirmación de eventos. Comunicación en doble vía (diseño y logística) Departamento de Recreación

3 PROCESO DE COTIZACIÓN Se propone entonces… 3. Retroalimentar la base de datos de proveedores entre los dos equipos: Diseño: Con la interacción con los proveedores y el conocimiento de ellos desde el proceso de cotización. Envío de la información de nuevos proveedores y productos encontrados durante el proceso de diseño para engrosar la base de datos. Logística: Con la búsqueda de nuevos proveedores. Visita a sedes externas. Retroalimentación de la base de datos. Organización de la información. Departamento de Recreación

4 Departamento de Recreación
PROCESO DE COTIZACIÓN Se propone entonces… 4. Poner especial atención en que sólo se propone cambiar una parte del proceso. Dejar de lado expresiones como “nosotros siempre lo hemos hecho así”, “mmm eso ya lo hemos hecho nosotros”, “por qué antes no pasaba nada y ahora todo es un problema” . Por qué no hacer las cosas como antes? La dinámica de la vida y las empresas cambian. Las personas adquieren nuevos conocimientos y experiencias que nosotros muchas veces no tenemos. Surgen nuevas disposiciones legales. Escasez del talento humano. Mayor volumen de requerimiento de las empresas. Nuevas políticas, procedimientos y estructuras (portafolio, estrategias de fidelización y servicio al cliente) Requerimiento de informes, seguimiento, control y evaluación de la gestión del área como negocio. Departamento de Recreación

5 Modelo del proceso logístico
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6 Reuniones Técnicas y logísticas
PREPRODUCCIÓN Cotización Consulta proveedores Consulta materiales Consulta espacios sedes caja y sedes externas Consulta transporte Consulta talento humano Activación pre reservas Seguimiento ODS abiertas Confirmación Formato único de confirmación y costeo. Activación de reserva. Confirmación, contratación y ODS proveedores. Confirmación material Confirmación Talento humano Comfama. Confirmación y ODS Talento Humano P X S. Subir evento al aplicativo. Reuniones Técnicas y logísticas Reunión proveedores Reunión instructores Reunión sede externa y Caja Departamento de Recreación

7 Cotización Departamento de Recreación ACCIÓN TAREA INSTRUMENTO
RESPONSABLE Proveedores Consulta Contacta al proveedor Base de datos proveedores Requerimiento empresa Proceso técnico y Proceso logístico Material Base de datos Materiales (aplicativo) con costos Proceso técnico Espacios Caja y externos Base de datos por parques y espacios externos con costos Talento humano Base de datos (Costos TH) Pre reserva Activar Correo electrónico y llamada verificación Proceso logístico ODS abiertas proveedores Seguimiento Consulta en archivo control facturación Proceso Logístico Departamento de Recreación

8 Confirmación Departamento de Recreación ACCIÓN TAREA INSTRUMENTO
RESPONSABLE Confirmación Diligenciamiento formato con material, proveedores, espacios y recreacionistas Formato único de confirmación con costeos Proceso técnico Activación reserva Activar reserva de espacios internos y externos Diligenciamiento formato de activación Proceso logístico Proveedores Proveedores con ODS y con contratos Proceso Logístico Talento Humano Reserva Talento Humano Comfama y P x S ODS Solicitud elaboración Proveedores y talento humano P X S Información y Estadística Subir evento al aplicativo Formato de Información Departamento de Recreación

9 Reuniones Técnicas y logísticas
ACCIÓN TAREA INSTRUMENTO RESPONSABLE Proveedores Convocar a Reunión Técnica Llamada y correo electrónico Proceso logístico Talento Humano Convocar reunión Técnica Espacios Reunión técnica y logística Agenda correo electrónico, correo electrónico y llamada Proceso Logístico Departamento de Recreación

10 Pre evento Evento Post evento
PRODUCCIÓN Pre evento Solicitud transporte material y talento humano Transporte material Montaje de proveedores Montaje sedes caja y sedes externas Órdenes de alimentación Instalación decoración Instalación señalización Instalación material Evento Verificación y control de ingresos Verificación prestación servicio proveedores Verificación logística sede caja y externa Post evento Desmontajes Revisión Material Empacado de material Transporte material bodega Devolución uniformes Departamento de Recreación

11 Estadística y presupuesto
POSTPRODUCCIÓN Informes Informe Proveedores Informe Recreacionistas Informe sedes internas y externas Informe Logística Recolección teleclientes y evaluaciones usuarios Estadística y presupuesto Ingresar cobertura Relación de gastos Presupuesto Plan Vs Ejecutado Verificación pago proveedores Verificación pago talento humano P X S Verificación reporte horas instructores Verificación relación Crefis Informe consolidado Departamento de Recreación

12 “ El reconocer los errores y las equivocaciones, es propio de quienes ven en el aprendizaje y la relación diaria, un mecanismo escencial para el crecimiento personal y la trascendencia espiritual” Departamento de Recreación