Introducción a la gestión de Proyectos PGD Pedro Pablo Puky Rotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370 2010.

Presentación del tema: "Introducción a la gestión de Proyectos PGD Pedro Pablo Puky Rotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370 2010."— Transcripción de la presentación:

1 Introducción a la gestión de Proyectos PGD Pedro Pablo Puky Rotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370 2010

2 Pedro Pablo Puky Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. PMBOK 2004 - PMI ¿Que es un proyecto?

3 Pedro Pablo Puky Características de un proyecto … Una serie de Actividades o tareas con las siguientes características: Tienen un Objetivo específico que debe ser logrado, dentro de ciertas especificaciones. Tienen una Fecha de inicio y una fecha de finalización. Tienen Presupuesto específico o limitaciones en el gasto e inversión. Consumen Recursos (dinero, materiales, equipos, recursos humanos).

4 Pedro Pablo Puky Proyecto vs. Programas Los Proyectos y Programas se parecen porque: Realizados por personas. Restringidos por la limitación de los recursos. Planificados, ejecutados y controlados. Los proyectos y los Programas difieren primordialmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.

5 Pedro Pablo Puky La Triple Restricción Proyecto Tiempo Alcance Costo

6 Pedro Pablo Puky Ciclo de vida del proyecto I Iniciación P Planificación E Ejecución C Cierre Control y Seguimiento INICIATIVA Indio Primitivo Estuvo Comiendo Carne

7 Pedro Pablo Puky Interrelación entre los procesos Procesos de Iniciación Procesos de Cierre Procesos de Planificación Procesos de Ejecución Procesos de Seguimiento y Control PROYECTO

8 Pedro Pablo Puky Iniciación Desarrollar el Acta de Constitutiva del Proyecto Objetivo y Justificativo Análisis del Entorno Alcance del Proyecto

9 Pedro Pablo Puky Iniciación - Objetivo Defina el Objetivo amplio y claro. El Objetivo del Proyecto debe ser comprendido por todos los interesados. Debe redactarse de tal forma que incluya las actividades que deban ser realizadas para el logro final.

10 Pedro Pablo Puky Iniciación - Alcance Defina un Alcance realístico. No trate de llegar a la luna en dos pasos. Defina el Alcance del proyecto paso a paso. El Alcance debe definir las cosas que sí se harán en el proyecto y las que se excluyen de él. Defina la calidad del trabajo a ser efectuado. Siempre tomando en consideración el Objetivo del proyecto.

11 Pedro Pablo Puky Proceso de Planificación EDT – Estructura de Tareas Metas Tiempos, Horarios y Calendario Comunicaciones, Reuniones Herramientas Aspectos Financieros Recursos Beneficios Riesgos Tamaño Divulgación

12 Pedro Pablo Puky Planificación - Actividades ¿Qué son? Las Actividades son acciones mayores que se deben realizar para el logro del Objetivo dentro del Alcance definido.

13 Pedro Pablo Puky Planificación - Tareas ¿Qué son? Las tareas constituyen acciones menores para el logro de las Actividades

14 Pedro Pablo Puky Planificación - Tareas Nombre: ¿Qué se hace? Duración: días u horas Recursos 4M Secuencia Inicio - Terminación La mayoría de los proyectos fracasan, no por malas estimaciones sino porque surgen tareas que nunca fueron planificadas.

15 Pedro Pablo Puky Planifique el Cierre Evaluación Informes Presentaciones Reconocimientos Seguimiento Siempre planifique tiempo al finalizar el proyecto, para:

16 Pedro Pablo Puky Planificación - Metas Fije metas a lo largo del proyecto. Las metas deben ser medibles, en términos de trabajo, producto elaborado o en términos relativos porcentuales. Las metas deben ser razonables y se debe tomar en consideración el factor de ineficiencia del personal.

17 Pedro Pablo Puky Planifique las Comunicaciones Comunicación entre los integrantes del equipo de proyecto Reportes periódicos a los interesados

18 Pedro Pablo Puky Planifique los Recursos ¿Qué son? Los recursos son los elementos necesarios para la ejecución de un proyecto. Típicamente son personas con conocimientos especializados, máquinas, materiales y dinero. Asegúrese de identificar TODOS los recursos necesarios.

19 Pedro Pablo Puky Cuantifique los Recursos USO El uso de los recursos es limitado. Hay un factor de eficiencia que debe tomarse en cuenta en la etapa de planificación. Las personas dedican típicamente de 65% a 85% del tiempo a la actividad principal. El resto del tiempo asisten a reuniones, están de permiso o vacaciones, participan en cursos de desarrollo profesional, se enferman, etc.

20 Pedro Pablo Puky Planifique las Finanzas Prepare un Presupuesto Prepare un Flujo de Caja

21 Pedro Pablo Puky Planifique los Riesgos Identifique los riesgos Describa el impacto Cuantifique el impacto Haga una reserva monetaria para mitigar posibles riesgos

22 Pedro Pablo Puky ¡Recuerde! Cada 5 minutos invertidos en Planificación ahorrarán 15 minutos en ejecución.

23 Pedro Pablo Puky Ejecución Dirección Equipo de trabajo Forma de trabajo Control Cambios ¡Adhiérase a su plan!

24 Pedro Pablo Puky Ejecución – Manejo de Cambios Prepárese para ver cambios durante la ejecución de un proyecto. Hay amenazas y oportunidades externas o debilidades y fortalezas internas que suelen generar ajustes y cambios.

25 Pedro Pablo Puky Ejecución – Manejo de Cambios Los cambios pueden ser: de menor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto no se ven mayormente afectados. de mayor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto se ven afectados. de total impacto: cuando el proyecto es cancelado en la mitad de su ejecución.

26 Pedro Pablo Puky Ejecución – Manejo de Cambios ¡Adhiérase a su plan! Muchos proyectos fracasan porque a lo largo del camino sufren innumerables cambios que no habían sido previstos. Asegúrese el éxito ejecutando el proyecto igual a su planificación.

27 Pedro Pablo Puky Control y Seguimiento Seguimiento del progreso Comparación del resultado vs. Planificado Reuniones de Control Análisis de impacto Manejo de cambios

28 Pedro Pablo Puky Control y Seguimiento Control de Tiempo Control de Costo Control de Calidad Acciones Correctivas Responsables Fechas

29 Pedro Pablo Puky Cierre y Evaluación ¡Recuerde! ¡Ningún trabajo está finalizado hasta no haber concluido el “papeleo”!

30 Pedro Pablo Puky Cierre y Evaluación El beneficio de la experiencia adquirida La Sesión de Evaluación (->)-> Recomendaciones y Mejoras La entrega de Reconocimientos.

31 Pedro Pablo Puky Cierre - Informe Final Prepare un reporte final que contenga toda la historia del proyecto, desde su Justificación, Planificación, Ejecución, Cierre y Evaluación.

32 Pedro Pablo Puky Distribuya el reporte Envíe una copia a: los rotarios de su club cada donante o contribuyente Gobernador del distrito Rotary International La Revista Rotaria

33 Pedro Pablo Puky Ahora es su Oportunidad! Para realizar Proyectos Eficaces

34 Pedro Pablo Puky Bibliografía Parte del material fue tomado del PMBOK - Project Management Body Of Knowledge (Guía para la Gestión de Proyectos), del PMI - Project Management Institute.

35 Pedro Pablo Puky Cierre y Evaluación Pregúntese... 1.¿Se logró el Objetivo del Proyecto, en tiempo, costo y calidad? 2.¿Se logró satisfacer la necesidad como fue previsto? 3.¿Se obtuvieron todos los recursos materiales, en tiempo, costo y calidad? 4.¿Hubo una adecuada asistencia financiera?

36 Pedro Pablo Puky Cierre y Evaluación Pregúntese... 5.¿Cómo se manejaron los cambios? 6.¿Cómo afectaron los cambios a la ejecución del proyecto? 7.¿Hubo problemas de personal, en disponibilidad, cantidad y calidad? 8.¿Hubo problemas de comunicaciones?

37 Pedro Pablo Puky Cierre y Evaluación Pregúntese... 9.¿Se afectó de alguna forma el flujo principal del trabajo de la organización? 10.¿Hubo algún impacto en la cultura organizacional? 11.¿Cuál fue la reacción o aceptación de la Gerencia o la Dirección de la empresa? 12.¿Hubo buena cobertura por parte de los medios?