INFORME DE AUDITORIA EVALUACION A LA DIRECCION LOCAL DE EDUCACION – BOSA- ( 26 – 10- 2009)

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1 INFORME DE AUDITORIA EVALUACION A LA DIRECCION LOCAL DE EDUCACION – BOSA- ( 26 – 10- 2009)

2 FORTALEZAS 1.Participación de los funcionarios en los procesos ejecutados por la DLE- Bosa- ; compromiso con el mejoramiento de la gestión, pertinencia y conocimiento de sus funciones en el desarrollo de sus actividades. 2. Conocimiento sobre los objetivos, programas y pro- yectos del Plan Sectorial de Educación. 3. Fortalecimiento multidisciplinario del equipo de su- pervisión de la DLE- Bosa.

3 FORTALEZAS 4. Mecanismos de Participación Ciudadana: Mesas de trabajo con los diferentes estamentos de la comunidad educativa. 5. Orientación y promoción a los colegios distritales en el Programa de Presupuestos participativos, el cual ha tenido gran aceptación y participación en la Localidad. Instalación del Comité Institucional de Presupuestos.

4 NO CONFORMIDADES  No se conocen por parte de algunos funcionarios los procedimientos documentados inherentes a sus funciones. ISOLUCION INTRASED - Página principalINTRASED - Página principal. INTRASED - Página principal http://www.sedbogota.edu.co

5 NO CONFORMIDADES  La DLE no presentó avances de la formulación y articulación del Plan Educativo Local contemplado en el procedimiento DEL – PD- 005.  No se ha socializado el mapa de riesgos asociados al proceso de Gestión Local.  Caracterización del proceso de Gestión Local e institucional (oficina Asesora de Planeación)  Millenium (RADICADOS 2006- 2007)

6 NO CONFORMIDADES  No esta estandarizado el formato de recepción de quejas y reclamos y otras peticiones así como los formatos de visitas de supervisión y ayudas de memoria (acta de reuniones).  Los funcionarios desconocen los indicadores relacionados al Proceso de Gestión Local e Institucional definidos en la caracterización, lo cuales permiten medir la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso.

7 OBSERVACIONES ( Situaciones susceptibles de mejora )  Debilidad en la interiorización de los conceptos por parte de los funcionarios en cuanto al Sistema Integrado de Gestión de la SED ( Misión, Visión, Política y Objetivos de Calidad, mapa de procesos, Código de Ética y Código de Buen Gobierno) Coherencia entre la elaboración del POA con los objetivos estratégicos del Plan Sectorial de Educación. tiene un seguimiento trimestral, lo cual facilita verificar el avance y cumplimiento de lo programado.

8 OBSERVACIONES Se evidencia un esfuerzo para actualizar la información de correspondencia tanto en el Sistema de Quejas y Reclamos y el Sistema Millenium. El archivo se encuentra organizado acorde con los parámetros de la tabla de retención documental e instrucciones establecidas para el Nivel Local. ( Carpetas de supervisión pendientes de archivar). Entre el equipo de la DLE hay un dialogo cordial que facilita el trabajo en equipo y el logro de resultados. Enfatizar en socialización y retroalimentación del SGC- MECI.

9 CONCLUSIONES La DLE de Bosa viene fortaleciendo el SIG, a través de la implementación de los diferentes elementos de los subsistemas de control estratégico, de gestión y de evaluación del MECI y de los requisitos de la norma NTCGP 1000: 2004 para el tema de calidad. Se definieron siete (7) no conformidades la cuales representan incumplimiento para los elementos o requisitos evaluados y sobre los cuales se debe concertar plan de mejoramiento.

10 CONCLUSIONES Se resalta el compromiso del Gerente y su equipo de gestión en la planeación y ejecución de las actividades frente al cumplimiento de sus funciones, la cuales están orientadas a alcanzar los objetivos de la SED Se requiere mayor conocimiento del mapa de riesgos definido y seguimiento a las acciones establecidas para el manejo, por lo que cada funcionario debe conocer los riesgos asociados al proceso y desarrollar las acciones que lo mitiguen.

11 CONCLUSIONES Millenium y Quejas y soluciones actualizadas Se EXHORTA a que la gestión de la DLE continúe fortaleciéndose estableciendo controles efectivos y acciones conducentes a cumplir con los criterios organizacionales evaluados, en procura de un mejoramiento continuo en la gestión.

12 MAPA DE RIESGOS RIESGO: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos. CAUSAS: Son los medios, circunstancias y agentes generadores de riesgos. EFECTOS: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad ( daño físico, sanciones, pérdidas de información, de bienes, credibilidad, confianza etc.)

13 ANALISIS DE RIESGOS Con que probabilidad puede ocurrir (número de veces que el riesgo se ha presentado) y el impacto (magnitud en cuanto a sus efectos) ?

14 Mapa DE RIESGOS de la dle IDENTIFICACION RIESGOCAUSACONSECUENCIA No oportunidad en la formalización de documentos relacionados con el funcionamiento de la entidad. Falta de coordinación en la divulgación de los documentos emitidos por las dependencias del nivel central de la SED Información poco oportuna y veraz y desconocimiento de las normas por parte de los funcionarios públicos. Desmotivación de los funcionarios Altas cargas laborales en un solo funcionario. Poco reconocimiento al cumplimiento de sus funciones. Inequidad en la aplicación del proceso de Evaluación del Desempeño, lo cual redunda en el mejoramiento de la cualificación del servicio. Poca productividad. Desanimo al atender a los ciudadanos. Mal ambiente laboral. Vencimiento de términos Los perfiles no los funcionarios no corresponde a los requeridos. Sanciones y posible perdida de recursos. Mala imagen institucional. Incumplimiento de las obligaciones y/o compromisos establecidos en contratos, convenios u otros documentos de tipo administrativo entre las dependencias de la SED y/o con otras entidades. Desconocimiento e incumplimiento de las funciones que deben cumplir los servidores públicos. Falta de iniciativa y compromiso institucional del funcionario. Sanciones, Retrabados y posibles duplicidad de funciones. Mala imagén institucional.

15 Mapa DE RIESGOS de la dle IDENTIFICACION RIESGOCAUSACONSECUENCIA Desactualización, la no utilización y la no pertinencia de los procedimientos establecidos y documentados en la entidad. Desconocimiento de la función de actualizar los procesos que se manejan en la entidad,. Falta de inducción y reinducción del presonal. Poca relevancia dada a los procesos de la entidad. Desgastes administrativos. Y posible duplicidad de funciones. No disponibilidad de instalaciones adecuadas para prestar el servicio educativo y administrativo de la SED Poca asignación de recursos financieros para la adecuación y mantenimientos de las sedes de Las Direcciones Locales CADEL. Falta de recursos humanos especializados. Mala atención al ciudadano. Inconformidad de los ciudadanos. Mala imagen institucional. Incumplimiento en el tiempo establecido para dar respuesta a las solicitudes.