Pautas para la elaboración de Proyectos de Mejora

Presentación del tema: "Pautas para la elaboración de Proyectos de Mejora"— Transcripción de la presentación:

1 Pautas para la elaboración de Proyectos de Mejora

2 PROYECTOS DE MEJORA CONTINUA
Pautas mínimas para su presentación INFORMACION DEL PROYECTO Título del proyecto. Equipo. Dependencia. Población Objetivo. Lugar de ejecución. Duración. DESCRIPCION DEL PROYECTO Antecedentes. Justificación. Objetivos. Metodología propuesta. Resultados esperados. Cronograma de actividades. Propuesta de financiación JUSTIFICACION: Respondemos a la pregunta ¿Por qué? Es muy importante destacar: para que una justificación sea completa y correcta, debe cumplir con dos requisitos: Explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución. Justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada y viable para resolver ese problema.

3 PROYECTOS DE MEJORA CONTINUA
Etapas ETAPA ESTUDIOS Documentación de base que describe y justifica el proyecto Etapa en que el Proyecto se convierte progresi- vamente en realidad a través del uso de recursos y actividades previstas. ETAPA DE IMPLEMENTA-CION ETAPA DE OPERACION Etapa de funcionamiento del Proyecto a lo largo de un tiempo que se denomina vida útil del mismo. ETAPA DE EVALUACION Verificación de cumplimiento de los objetivos planificados al inicio de la Intervención. ETAPA DE INSTITUCIO- NALIZACION Implantación de un programa de actividades para asegurar la continuidad y mejora de los resultados.

4 PROYECTOS DE MEJORA CONTINUA
Etapas ETAPA DE INSTITUCIO- NALIZACION ETAPA DE EVALUACION ETAPA DE OPERACION ETAPA DE IMPLEMENTA-CION ETAPA ESTUDIOS

5 PROYECTOS DE MEJORA CONTINUA
Flujograma

6

7 I. ETAPA DE ESTUDIOS

8 I. ETAPA DE ESTUDIOS Identificación de la oportunidad de mejora
Planteamiento del problema Delimitación del proceso a mejorar Determinación de las causas Selección de la causa raíz para el inicio de su intervención Planteamiento de hipótesis sobre los cambios o intervenciones Identificación de indicadores Recopilación de datos básales Formular el plan de acción.

9 I. ETAPA DE ESTUDIOS ETAPA ESTUDIOS ETAPA DE INSTITUCIONALIZACION
Identificación de oportunidad de mejora ETAPA DE IMPLEMENTACION Planteamiento del problema ETAPA DE OPERACION ETAPA DE EVALUACION PLAN DE ACCION Delimitación del proceso Determinación de las causas Selección de la causa raíz Planteamiento de hipótesis Identificación de indicadores Recopilación de datos basales

10 I.1 Identificación de la oportunidad de mejora
OPORTUNIDAD Circunstancia o situación en que existe la posibilidad de hacer algo brecha entre lo óptimo y la realidad, Equivale a una oportunidad de mejora no conformidad (incumplimiento de un requisito) El Dr. Justo Coronado observo: que las puérperas del C.S. I-4 Yunguyo, permanecían mas de 24 horas en el establecimiento, trayendo como consecuencia aumento en las necesidades de recursos humanos, congestión de familiares, posibilidad de Infecciones cruzadas etc.

11 I.1 Identificación de la oportunidad de mejora
I.1.1Métodos basados en percepciones, pueden ser muy útiles siempre que sean utilizados por personas bien conocedoras de la problemática a tratar. CUALITATIVOS basados en datos objetivos, son más exactos ya que permiten valorar la magnitud del problema pero necesitan más recursos y madurez organizativa. CUANTITATIVOS

12 I.1.2 Perspectivas PERSPECTIVA INTERNA PERSPECTIVA EXTERNA
Métodos grupales: Lluvia de ideas Grupo nominal Observación directa Comunicados del usuario interno Encuestas de satisfacción Métodos de evaluación: Micromuestreos Auditorías internas Análisis de reclamaciones Monitorización con indicadores Análisis de sugerencias Encuesta de clima laboral Grupos focales de discusión Opinión de profesionales externos Análisis de incidencias: Cambios de medico Incumplimiento de asistencia

13 I.2 Planteamiento del Problema
Es una descripción concreta de un proceso que necesita mejoramiento, sus fronteras, el área general de atención donde debe partir el mejoramiento de la calidad y el por qué priorizar el trabajo en ese proceso. PREGUNTAS ¿Cuál es el problema? ¿Cómo se sabe que esto es un problema? ¿Con qué frecuencia ocurre esto? ¿Cuáles son los efectos de este problema? ¿Cómo se sabrá cuándo esté solucionado?

14 I.2 Planteamiento del Problema
Momentos Reconocer los hechos clasificados preliminarmente y delimitados según algún criterio válido, sobre todo el de la relevancia Reconocimiento En esta labor se ha debido encontrar lagunas, incoherencias o cualquier otro detalle, es decir, ha hecho un hallazgo o descubrimiento de un problema. Descubrimiento Se formula una pregunta muy concreta y correcta acerca de las causas que expliquen esa incertidumbre, esto es reducir el problema a su núcleo significativo Formulación M. Bunge

15 I.2 Planteamiento del Problema
Formulación del problema Viene de la palabra fórmula, que significa arreglo de términos de acuerdo a la relación observada entre ellos, los cuales se asocian entre sí siempre de la misma manera, según sean las leyes que rigen ese tipo de fenómenos aunque obviamente pueden cambiar las magnitudes de los términos que la conforman.  En síntesis, formular un problema ES HACER UNA PREGUNTA PLAUSIBLE E INTERESANTE PREFERENTEMENTE ACERCA DE LAS CAUSAS, EL ORIGEN, EL QUÉ, EL DÓNDE, EL CÓMO, EL CUANTO, ETC. QUE EXPLIQUEN UN HECHO O FENÓMENO. ¿Cuáles son las causas generales (VI)  del rendimiento académico (VD)?

16 Formulación del problema
Un problema es una frase, oración o proposición expresada en términos positivos, o en forma de pregunta o interrogación. ENUNCIADO DEL PROBLEMA Se expresa a través de una pregunta; por ejemplo: ¿Cómo influye la calidad de la atención de enfermería si se utiliza un sistema informático de administración Hospital X.? INTERROGATIVO Se expresa a manera de propósito. El estudio pretende mostrar el estado obsolescencia del Sistema de Administración Informático de enfermería en la recuperación del estado de salud de los pacientes del Hospital X. DECLARATIVO

17 Formulación del problema
ENUNCIADO DEL PROBLEMA EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN PLANTEADO COMO ORACIÓN EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN EXPRESADO COMO PREGUNTA “Se desconocen los procesos administrativos y contables de la empresa X”. ¿Cuáles son los procesos administrativos y contables en uso en la empresa X? “Falta información sobre los sectores mejorables del sistema informático de la empresa Y” ¿Qué factores son mejorables en el sistema informático de la empresa Y? “Requerimiento del cliente de un nuevo sistema informático que reemplace al antiguo ya obsoleto” ¿Cómo debería ser un nuevo sistema informático par la empresa Z, que reemplace al antiguo?

18 Formulación del problema
Consideraciones importantes: Centrar el analisis en el problema principal Formular el problema como un estado negativo No confundir el problema con la falta de una solución Existe población carente de un lugar digno donde habitar Faltan casas para los pobres Hay una alta tasa de accidentes Hace falta un semáforo

19 I.3 Delimitación del Proceso a mejorar
Un sistema se define como la “suma total de todos los elementos (incluyendo los procesos) que interactúan para producir productos tangibles o servicios intangibles”.

20 I.3 Delimitación del Proceso a mejorar
Un proceso se define como una “secuencia de pasos, tareas o actividades a través de los cuales, los aportes de los proveedores dan un valor agregado a los input (materiales, equipamiento, información, etc.), transformándolos en productos tangibles o servicios intangibles”. PRODUCTOS/ RESULTADOS INSUMOS PROCESOS Recursos necesarios para realizar un proceso. Una serie de pasos que se ordena para transformar los insumos en productos o resultados. Los productos y resultados son los servicios generados por los insumos y procesos. Servicio o producto de un proveedor.

21 I.3 Delimitación del Proceso a mejorar
La gestión de calidad implica que todo trabajo se realiza con enfoque de sistemas y procesos.. RECURSOS ACTIVIDADES CONSECUENCIAS (insumos) (procesos) (producto/resultado) Personas Infraestructura Materiales Medicamentos Información Tecnología Servicios de salud prestados. ¿Qué se hace? Cambio en el com - portamiento de salud. ¿Cómo se hace? Cambio en el estado de salud. Satisfacción del usuario

22 I.3 Delimitación del Proceso a mejorar

23 I.4 Determinación de las causas.
El objetivo de esta subetapa en la solución sistemática de problemas en equipo es identificar las principales causas o causas raíz del problema, para así poder escoger una solución adecuada. Es el momento de elaborar hipótesis acerca de sus causas. Se usa el término “hipótesis”, porque no se sabe si se han develado las causas verdaderas o centrales del problema. La validez de la causa se verificará más tarde con los datos.

24 I.5 Selección de las causas raíces para su intervención.
Las intervenciones pueden desarrollarse simultáneamente o los equipos utilizan su criterio para seleccionar y fijar prioridades. Criterios de selección: Económicamente accesible Sin efectos negativos en otros procesos o actividades Factible de implementar Tiene respaldo de la administración Tiene respaldo de la comunidad Eficiente Oportuno

25 I.6 Planteamiento de hipótesis sobre los cambios.
El objetivo de este paso es que el equipo encuentre una solución que resuelva el problema al eliminar sus causas El mejor criterio es estar abierto a todas las posibilidades y pensar creativamente, primero para preparar una lista de las potenciales soluciones y luego para revisar cada una cuidadosamente antes de seleccionar una de ellas Estas soluciones deben enfrentar las causas de fondo que se identificaron previamente.

26 I.7 Identificación de Indicadores.
Los indicadores son variables o características mensurables y factibles de vigilar para probar el logro de las metas de mejoramiento de la calidad. Los indicadores son esenciales para comprender el impacto de una intervención o solución y para determinar si se debe seguir adelante con la implementación Cuando se usa un conjunto limitado de datos, los gráficos de series de tiempo pueden ayudar a seguir las tendencias o patrones en los indicadores. Esta herramienta mejora la capacidad de un equipo de vigilar y predecir el desempeño de los procesos

27 I.8 Recopilación de datos básales.
La recopilación de datos es una parte importante (y a menudo necesaria) del mejoramiento de la calidad. Se hace necesaria cuando los datos existentes no son suficientes para identificar o analizar los problemas o para desarrollar, probar o implementar las soluciones a esos problemas. Se necesitan datos de referencia o de línea de base (datos recopilados antes de implementar una intervención) para compararlos con los datos pos-intervención, a fin de evaluar la eficacia de la intervención. Si no es fácil obtener dicha información, los datos disponibles no son suficientes, podría ser necesario recopilar algunos datos.

28 I.9 Formular el Plan de Acción para la implementación de cambios
Los planes de acción son documentos debidamente estructurados, por medio de ellos, se busca “materializar” los objetivos previamente establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del proyecto.   El Plan de Acción compromete el trabajo de una gran parte del personal de la institución, estableciendo plazos, responsables y un sistema de seguimiento y monitoreo de todas las acciones diseñadas.

29 I.9 Formular el Plan de Acción
Contenido del Plan de Acción OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS claro, conciso y medible ESTRATEGIAS que reflejen el camino a seguir para lograr el objetivo ACTIVIDADES TAREAS que describan los pasos exactos para el cumplimiento de las estrategias RESULTADOS/PRODUCTOS TIEMPOS REALES de cumplimiento en inicio y fin de cada tarea RESPONSABLES DIRECTOS de cada tarea SUPERVISIÓN Y MONITOREO constante PRESUPUESTO Y FUENTE DE FINANCIAMIENTO.

30 I.9 Formular el Plan de Acción
Matriz del Plan de Acción

31

32 II. ETAPA DE IMPLEMENTACION

33 Implementación de cambios.
Etapa en que el Proyecto se convierte progresivamente en realidad a través del uso de recursos y actividades previstas en el Plan de acción. Estas actividades planteadas en el PLAN DE ACCION deben incluir: Actividades de Difusión, Comunicación, Información, Capacitación. Actividades de cambio propiamente dicho, como reorganización de personal, modificación del flujo de pacientes, cambio de señalización u horario. Actividades supervisión, monitoreo.

34 III. ETAPA DE OPERACION

35 Operación En esta Etapa de Operación, los procesos que han implementado las soluciones efectivas emiten datos a través de sus indicadores, estos datos recopilados, procesados y convertidos en información nos indican qué tan bien funcionan los cambios realizados. Controlar periódicamente para asegurar que las pruebas se están realizando de acuerdo al plan. Estar preparado para estimular y prestar ayuda a todos los participantes cuando sea necesario. Documentar los éxitos y obstáculos que se presentan mientras se lleva a cabo. Los equipos comparan los datos de referencia y los datos de seguimiento (datos recopilados después de implementar una intervención).

36 IV. ETAPA DE EVALUACION

37 Evaluación Verificar si los resultados guardan relación con los objetivos planteados. ¿Cumplimos con nuestros criterios de éxito? ¿La solución tuvo los resultados deseados? ¿Qué opinó la gente acerca del cambio? ¿Qué aspectos del proceso resultaron bien? ¿Qué aspectos fueron difíciles? ¿La solución generó problemas imprevistos para terceros o para otros procesos? ¿Con qué tipo de oposición nos encontramos?

38 V. ETAPA DE INSTITUCIONALIZACION

39 Institucionalización
Para asegurar que los mejoramientos sean sostenibles, el equipo tendrá que buscar oportunidades para normalizar el mejoramiento y transformarlo en permanente a través de actividades. La sostenibilidad requiere vigilancia: el equipo debe meditar acerca de los indicadores que se deberían vigilar y quién debería evaluar si la solución sigue siendo exitosa y verificar que el problema no se vuelva a presentar.

40 ¿Cuál fue su sensación en el manejo cotidiano de su atención en el hospital?
Donabedian : “Creo que los servicios de los hospitales son un desastre. He visto a tantas enfermeras de tiempo parcial trabajando en horarios distintos. Van y vienen. A menudo no podía saber si estaba tratando con una enfermera, un técnico, un médico de guardia o un asistente. Vi una discontinuidad rampante en la atención de enfermería y muchas enfermeras pobremente formadas, especialmente en los fines de semana. (...)”