1 Reporte de Viajes 2009 Secretaría de Administración y Finanzas Oficina de Servicios de Compras.

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1 1 Reporte de Viajes 2009 Secretaría de Administración y Finanzas Oficina de Servicios de Compras

2 2 Por qué viaja la OEA? Para alcanzar los objetivos de la OEA y ejecutar sus mandatos. Para acercar a las personas, tanto en la sede como a lo largo de la región, para prevenir conflictos, fortalecer la cooperación y para compartir valores e intereses en común. Para permitir la asistencia a cumbres, reuniones ministeriales, reuniones de altos oficiales y para reuniones que permiten afianzar las redes regionales. Para diseñar e implementar actividades de cooperación para el desarrollo orientadas al campo..Para brindar servicios de observación electoral y misiones exploratorias, para la ejecución y supervisión de proyectos, así como para misiones para mantener la paz. - Viajar es una parte integral de nuestro negocio -

3 33 PHASE I What have we done? PHASE II What are we doing? PHASE III What do we plan to do? Transparencia Administrativa y Financiera Transparencia Administrativa y Financiera Incrementar Eficiencia y Rendición de Cuentas Incrementar Eficiencia y Rendición de Cuentas 3 Tres Fases de Reingeniería: Viajes FASE I Qué hemos hecho? FASE II Qué estamos haciendo? FASE III Qué planeamos hacer?

4 4 En los últimos años, la SG/OEA ha enfocado la atención de la Administración en el desarrollo de estructuras financieras y administrativas, sistemas y reportes que sean comprensibles, sin errores y útiles para los interesados. Los Estados Miembros y otros contribuyentes han recibido con beneplácito esta transparencia administrativa y financiera. Este reporte contribuye a ese esfuerzo. Esfuerzos adicionales están orientados a mejorar la eficiencia y la rendición de cuentas. Los Estados Miembros necesitan estar al tanto de las actividades de viaje de la SG/OEA. No solo en el contexto de la contabilidad presupuestaria, sino también para estar informados acerca de las actividades de la SG/OEA en el hemisferio. SAF/OPS está comprometida a continuar el monitoreo y la reingeniería de las actividades de viaje para controlar los costos de la SG/OEA, mientas que a su vez actualiza las políticas de viajes, revisa las regulaciones existentes y provee más información útil para la administración. 4 Transparencia y Rendición de Cuentas

5 555 FASE I Qué hemos hecho?

6 6 Fase I: Qué hemos hecho? (Se incluyen cuadros para mayor revisión al final de esta presentación). Solo 15% del total de gastos de viajes está financiado por el Fondo Regular. 85% es financiado por Fondos Específicos y Otros Fondos. El costo total de viajes se incrementó en aproximadamente $1.6 Millones (de $14.8 a $16.4 Millones). Esto refleja un incremento de $2.0 Millones en lo relativo a Fondos Específicos y Otros Fondos, y una reducción de $0.4 Millones en lo que se refiere al uso del Fondo Regular. El incremento total en gastos de viajes es debido a una mayor participación de la SG/OEA en proyectos y misiones, así como mayores costos en la industria de viajes tales como la gasolina y comisiones más elevadas. Del incremento de $1.6 Millones, $1.1 Millones corresponden a gastos de viáticos mientras que el otro $0.5 Millón está relacionado al incremento en pasajes aéreos. Ambos casos incluyen el uso de Fondos Específicos y Otros Fondos. Aspectos más destacados de 2009

7 7 Los reportes sobre viajes continuaron mejorando gracias a que más pasajes fueron comprados a través de nuestro proveedor de servicios de viaje, Omega World Travel (OWT). Del total de $7.7 Millones en pasajes procesados en 2009, más del 63% se adquirió a través de OWT. Comparativamente, 55% se procesó a través del OWT en 2008. SAF/OPS logró monitorear las actividades, mitigar los riesgos y asegurar costos de pasajes más bajos, a la vez que incrementaba los beneficios con aerolíneas a través de contratos corporativos y al tener un mayor número de transacciones registradas con el proveedor preferido para servicios de viaje. Se logró un cumplimiento universal de a las normas y la política de viajes vigente que requiere que los pasajes de la SG/OEA sean adquiridos en clase económica, salvo aquellos casos autorizados por el SG. Fase I: Qué hemos hecho? Aspectos más destacados de 2009 – Cont.

8 8 2009 - Eficiencia en Viajes Se revisaron los artículos contractuales con Omega World Travel (OWT) para maximizar beneficios. Se obtuvo descuentos adicionales, ahorros, puntos y/o otros beneficios. Controles adicionales en la sección de viajes de OPS permitió monitorear pasajes no utilizados y la recuperación de montos que se hubieran perdido de otra manera. SAF/OPS continuó examinando las condiciones del proveedor de servicios de viajes tanto para la sede como para las operaciones fuera de la sede. (Nueva licitación programada para 2010). 99% de las requisiciones para viajes fueron procesadas durante el mismo día en que la transacción fue aprobada por el área. Gracias a ello, no se incurrió en costos adicionales para reponer reservas perdidas. La reconciliación entre el proveedor de viajes y la tarjeta de crédito mejoró sustancialmente. Fase I: Qué hemos hecho?

9 9 El número de viajes en clase no económica se redujo significativamente y se logró un cumplimiento universal de las resoluciones relativas a viajes del Consejo Permanente y la Asamblea General. Los puntos de la cuenta de American Airlines Business ExtrAA se siguieron usando para cubrir los beneficios de viaje al país de origen para los funcionarios elegibles. Se estima que se logró un total de $88,000 en ahorros para la Organización mediante el uso de puntos y a través de la recuperación de pasajes no usados. Se continuó aplicando la cláusula que requiere que OWT iguale el menor precio disponible para poder conseguir precios equivalentes a los ofrecidos por Internet. Más de 60 video conferencias de realizaron para aliviar costos de viaje. Esto representa ahorros aproximados de $50,000 en pasajes solamente. SAF/OPS está muy al tanto de la importancia de una mayor integración tecnológica en las operaciones de viaje. 2009 - Eficiencia en Viajes – Cont. Fase I: Qué hemos hecho?

10 10 FASE II Qu é estamos haciendo?

11 11 Acuerdos de Viaje: Ahorros Reales y Estimados Acuerdos Corporativos Firmados y Descuentos COPA – 12.5% en ahorros = $56,000 (aprox..) Acuerdos Corporativos en efecto en 2010: TACA – 10-23% en ahorros (Dependiendo de clase y ruta). Ahorros estimados: más de $30,000 Continental – Flat 2% en ahorros (Toda ruta y clase). Ahorros estimados: $3,000 LAN – 5-35% en ahorros (Dependiendo de clase y ruta). Ahorros estimados: Aprox. $50,000 Avianca: 8 – 15% en ahorros (Dependiendo de clase y ruta). Ahorros estimados: Aprox. $20,000 Se negoció un bono por derechos adquiridos con la firma del contrato con Omega equivalente a $20,000 en soft dollars para ser usados en vuelos de Delta/KLM. Fase II: Qué estamos haciendo?

12 12 Viajes: Recuperación de pasajes No usados La política actual de menor costo frecuentemente genera restricciones para re-utilizar un pasaje cancelado (por ejemplo: mismo viajero, ruta, aerolínea, etc.). Dada la naturaleza del funcionamiento de la SG/OEA, algunos de estos pasajes permanecen sin uso más allá de la fecha de expiración (impuesta por la aerolínea). Durante el 2008, aproximadamente 100 pasajes se reportaron como no usados. El monto total de estos pasajes fue de $96,000. Durante el 2009, al menos 100 pasajes se reportaron como no usados, para un total de $93,000. En el 2009 SAF/OPS negoció nuevos términos con las aerolíneas para recuperar parte de estos pasajes: – Un rembolso de TACA de $3,000 (parte del contrato corporativo firmado con ellos) – Una tarjeta barter con AA: se recuperó aproximadamente $35,000 para viajes a país de origen en 2009. Fase II: Qué estamos haciendo?

13 13 La SG/OEA es miembro del programa Business ExtrAA Account de American Airlines. Este programa provee a la SG/OEA un punto por cada $10 de gasto en pasajes elegibles. Balance Inicial 2007 Business ExtrAA = 142,878 2008 Business ExtrAA Acumulado = 208,708 Canjeados = 194,000 (para viajes de funcionarios a país de origen en 2008) Balance Final 2008 = 157,586 (incluyendo puntos acumulados en el 2007) 2009 Business ExtrAA Acumulado = 282,648 Canjeados = 367,400 (para viajes de funcionarios a país de origen en 2009) Balance Final 2009 = 72,834 ExtrAA Points Fase II: Qué estamos haciendo?

14 14 PHASE III Qué planeamos hacer?

15 15 Como parte del plan estratégico de trabajo de SAF/OPS, se planea establecer un módulo dedicado a la administración de viajes que permita integrar los planes trimestrales al proceso de reingeniería. Continuar mejorando la política de viajes que permita establecer una mejor guía para el uso efectivo de los escasos recursos relacionados a viajes. Revisar la política de viajes respecto al uso de la ruta más directa y económica y adoptar el pasaje más económico y lógico* disponible. Esta redefinición permitiría una política de viaje más trasparente que será aplicada a través del proveedor de viajes y SAF/OPS. Un borrador será presentado a la CAAP. Implementar la versión en-línea para reservas y la herramienta de reporte para gastos. Enviar notificaciones a las áreas acerca de mejores prácticas, aplicación de políticas de viajes, áreas que se pueden mejorar, ahorros perdidos y asuntos similares. * El presentador ofrecerá una explicación de la definición. Mirando al futuro: 2010 Fase III: Qué planeamos hacer?

16 16 Continuar trabajando en acuerdos corporativos para incrementar los beneficios para la SG/OEA. Mejorar el control y los reportes para los viajes fuera de las sede al establecer uno o varios proveedores preferidos para viajes. (Nueva licitación). Continuar trabajando con SAF/DOITS, el Departamento de Conferencias y Reuniones y con otras áreas para maximizar el uso de las instalaciones de punta para teleconferencia ubicadas en la sede, y reducir, de ser posible, viajes y gastos relacionados a viajes. Negociar tarifas corporativas con hoteles en la sede; SAF/OPS utilizará la información para incorporar esa práctica a las operaciones fuera de la sede, según sea posible. SAF/OPS está analizando la política de viajes vigente para determinar si continua siendo consistente con la industria y si realmente beneficia a la SG/OEA. Mirando al futuro: 2010 – Cont. Fase III: Qué planeamos hacer?

17 17 Anexos y Referencias Estadísticas básicas de viajes: – Datos de Viajes: Categorías por año – Pasajes por Área – Pasajes por Ubicación – Resumen de Pasajes para Omega World Travel – Seguimiento de la política - Viaje en clase económica Memorando Administrativo No 79 Rev. 3 Otras guías de políticas de viaje

18 18 Monto en Millones Descripción 20082009 Por Fondo Asignación total del presupuesto SG/OEA*: $185.0 $168.0 Fondo Regular 87.5 90.1Fondos Específicos y Otros 2008200920082009 Pasajes 7.2 7.6 1.21.06.06.7 Per Diem 5.3 6.4 0.90.84.45.5 Gastos Terminales 0.6 0.7 0.1 0.50.6 Viajes de Becarios 0.7 0.6 0.50.1 Otros Gastos de Viaje 1.0 1.1 0.2 0.80.9 Total Viajes $14.8 $16.4 $3.0 $2.6 $11.8 $13.8 Viajes como % presupuesto* 8.0%9.8%** 1.6% 6.4%8.2% Pasajes como % presupuesto 3.8% 4.6% 0.6% 3.2%4.0% Por Categorías – Por año * Los montos presupuestados incluyen al Fondo Regular, Fondos Específicos, Voluntarios, Trust y otros.

19 19 Todos los FondosTotal (en Millones) Capítulo20082009 1Oficina del Secretario General0.5 2Oficina del Secretario General Adjunto0.4 3Entidades Descentralizadas/Autónomas0.30.7 4Secretaría de Asuntos Legales0.10.2 5Secretaría para Seguridad Multidimensional1.71.6 6Secretaría de Asuntos Políticos1.71.9 7Sec. Ejecutiva para Desarrollo Integral2.21.9 8Secretaría de Relaciones Externas0.10.2 9&10Secretaría de Administración y Finanzas0.20.3 Total7.27.7 Pasajes por Áreas

20 20 * * Viajes fuera de la sede incluye todos los pasajes comprados por agencias de viajes locales en los Estados Miembros y que no están registrados a través de un proveedor de servicios de viajes preferido. Descripción – Montos en US$20082009 Viajes registrados con Omega World Travel4.0M4.9M Viajes registrados con otras agencias fuera de la Sede*3.2M2.8M Total Fares7.2M7.7M Data de Viajes Pasajes por Ubicación

21 21 ViajerosPasajes Monto Pagado (Redondeado) Promedio por Pasaje 20082,0704,613 $ 4.0 Millones $ 904 20093,1005,671 $ 4.9 Millones $ 857 Resumen de Pasajes Pasajes comprados en la Sede A través de Omega World Travel Si los costos de la industria y el total gastado en pasajes está subiendo por qué el promedio por ticket es más bajo? Al incorporar economías de escala aumenta el poder de negociación de tarifas a través del proveedor de servicios de viaje.

22 22 Seguimiento de la Política – Clase Económica Solo 3 viajeros (aproximadamente 1% del total en no económica o menos del 0.01% de los pasajes) se identificaron como viajando sin autorización previa. En todos los 3 casos, solo un segmento fue en clase no económica y fue el resultado de falta de espacio en la clase económica.

23 23 Memorando Administrativo No 79 Rev. 3 Viaje oficial es cualquier viaje en nombre de la SG/OEA y es administrado por la dependencia correspondiente (Área solicitante). Secretarios y Secretarios Ejecutivos, Directores de Departamentos y Oficinas, y Jefes de Sección (supervisores) deben asegurar que existe autorización presupuestaria disponible para financiar todos y cada uno de los gastos de viaje. Todos los miembros del personal que viajen en función oficial (con excepción del SG, ASG, los Secretarios y los Secretarios Ejecutivos) deben enviar un reporte a su supervisor quien autorizó el viaje en el lapso de 15 días luego del regreso del viaje (TEC). La política de viajes de la OEA, revisada en Marzo 3, 2006, provee la autoridad de viaje, los procedimientos administrativos y financieros, y las instrucciones en cuanto a reporte para los viajes oficiales de la OEA:

24 24 Otras políticas de Viaje Todos los boletos pagados con fondos de la OEA deben ser comprados en clase económica, excepto los viajes del Secretario General, el Secretario General Adjunto o el Presidente del Consejo Permanente, salvo excepción específica extendida por el Secretario General. Se conceden excepciones a personalidades importantes, incluyendo a altos funcionarios y ex-presidentes, en calidad de jefes de misiones especiales y electorales. Regularmente estos funcionarios colaboran pro-bono representando un ahorro considerable a la Organización. En muchos casos el costo de un boleto en clase ejecutiva no difiere significativamente de uno en clase económica.