1 Oficina del Inspector General Informe Anual e Informe de Actividades 2007 CP/doc. 4347/08 y CP/doc. 4346/08 Resumen Presentado por: Linda P. Fealing.

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1 1 Oficina del Inspector General Informe Anual e Informe de Actividades 2007 CP/doc. 4347/08 y CP/doc. 4346/08 Resumen Presentado por: Linda P. Fealing Inspectora General

2 2 Introducción La administración de la SG/OEA es responsable de establecer y mantener un ambiente de control interno satisfactorio para proporcionar una garantía razonable de que los objetivos de la OEA sean cumplidos.

3 3 Mandato Orden Ejecutiva 95-05 Oficina del Inspector General Responsable ante los Estados Miembros y el Secretario General de: Revisar sistemáticamente la efectividad de los controles internos administrativos y contables. Identificar áreas de Alto Riesgo y asistir en el fortalecimiento de los controles. Recomendar mejoras para la eficiencia de todas las oficinas de la SG/OEA, departamentos, programas, divisiones, unidades, actividades y proyectos, tanto en la Sede como en los Estados Miembros. Reportar sobre las actividades de auditoría. Proveer acción de seguimiento a la implementación de recomendaciones aprobadas.

4 4 Línea de Acceso Directo Anti-Corrupción Orden Ejecutiva 05-8 Corr. 1 Provee protección por represalias a los denunciantes e informantes. Estimula el informe de conductas que violen las reglas financieras y administrativas de la OEA. Las alegaciones pueden ser reportadas a la Inspectora General en persona, por teléfono, correo electrónico, fax, correo regular, anónimamente o identificándose personalmente.

5 5 El ambiente de Control Interno de la SG/OEA era efectivo. Se emitieron opiniones limpias sin reserva. No se reportaron debilidades materiales. Opinión Limpia de la Junta de Auditores Externos sobre Controles Internos en el 2007

6 6 Calidad de Trabajo – La OIG desempeña sus actividades de auditoria de acuerdo con sus mandatos, reglas y directivas de la Secretaría General y las Normas para la Práctica Profesional de Auditoria Interna aprobados por el Instituto de Auditores Internos (IIA). Todos los funcionarios profesionales son miembros del IIA. Independencia - La Oficina del Inspector General se reporta al Secretario General y desempeña sus funciones con entera autonomía técnica y las mas amplia autonomía gerencial posible. Calidad del trabajo e Independencia

7 7 Resumen de Actividades Conducidas en el 2007 Anexo 1 de CP/doc. 4347/08 10 Auditorías – (5) operacionales y (5) de cumplimiento, incluyendo 15 proyectos 1 Investigación 1 Inspección 3 Memorandos sobre Control Interno a directores por asuntos de significancia menor

8 8 Auditorías de procesos Operacionales: Sede Adelantos de Fondos administrados por el DSPF Inventario de Activos Fijos de la SG/OEA registrado para el año que terminó el 31 de diciembre de 2007 Análisis Remoto de Intrusión del Entorno de Internet (sin información previa sobre la red) administrado por el Departamento de Servicios de Información y Tecnología. Análisis Remoto de Intrusión del Entorno de Internet (con información previa sobre la red) administrado por el Departamento de Servicios de Información y Tecnología. Evaluación del Riesgo Procesos de Adquisiciones, Desembolsos y Nómina de Sueldos en la Sede y en las Oficinas Nacionales administrados por la Secretaría de Administración y Finanzas. Análisis de Actividades Conducidas en el 2007

9 9 Actividades de las auditorías de Cumplimiento: Implementación del Programa de Acción Estratégica para la cuenca binacional del Río Bermejo administrado por el Departamento de Desarrollo Sostenible Visitas de campo a las Oficinas de la SG/OEA, incluyendo 15 proyectos Venezuela Guatemala Guyana Nicaragua Análisis de Actividades Conducidas en el 2007 (cont.)

10 10 Análisis de Actividades Conducidas en el 2007(cont.) Inspección : Fondos para Emergencias y de Caja Chica de la Sede Investigación : Denuncia presentada por antiguo Observador Internacional y CPR Memorandos sobre Control Interno : Empleados contratados en un escalón superior en las designaciones iniciales de 2006 y 2007 Examen de la Oficina de la SG/OEA en Suriname – auditoría realizada desde la Sede Observación realizada por la OIG del proceso de licitaciones el 15 de agosto de 2007

11 11 Todos los informes de la OIG fueron aprobados por el Secretario General 54 recomendaciones fueron formuladas para abordar los hallazgos de la OIG que identificaron la necesidad de: Cumplir con las directivas de la SG/OEA, incluyendo las Reglas Presupuestarias y Financieras, el Manual Financiero del Campo y los Memorandos Administrativos Actualizar manuales operativos y distribuir directivas de procedimientos Mejorar los procesos operativos Abordar deficiencias en los Sistemas Administrar de manera más efectiva los procesos operativos y los proyectos en la Sede Atender las necesidades de personal y de entrenamiento Registrar y salvaguardar los activos de la OEA y actualizar las listas de inventario de activos fijos Recomendaciones

12 12 Seguimiento 2007 - De las cincuenta y cuatro recomendaciones, cuarenta y nueve (91%) han sido implementadas y cinco (9%) recomendaciones están todavía en varias etapas de implementación de las cuales cuatro son consideradas de Alto Riesgo. Las recomendaciones en proceso del 2007 principalmente se enfocan en la necesidad de: Mejorar los procesos operativos de la SAF relacionados con mecanismos de contratación, adquisiciones, plan de acción previo a la implementación de las IPSAS. 2006 – Doce recomendaciones están todavía en varias etapas de implementación, de las cuales ocho se consideran de Alto Riesgo. Las recomendaciones en proceso del 2006 se enfocan en: Desarrollar y distribuir directivas de procedimientos y mejorar los procesos operativos de la SAF relacionados a adquisiciones y viajes.

13 13 Logros en el 2007 relacionados con el ambiente de Control Interno de la OEA Se actualizaron varias Reglas del Personal Se estableció una nueva política de recuperación de costos indirectos. El DSPF incorporó un Portal Financiero Se proporcionó capacitación para la Certificación en Gestión Gubernamental Financiera (CGFM) DPCE estableció el primer proceso anual de control operativo Distribución del manual para las misiones de observación Electoral Capacitación - OASES, nuevo sistema de evaluación de desempeño, gestión de proyectos, cooperación y observación electorales. Se aprobó un Manual de procedimientos para Becas y Programas de Capacitación Distribución de un manual financiero para los acuerdos de fondos específicos La propuesta de IPSAS para mejorar la gestión y la información financiera fue presentada a los Estados Miembros Se estableció el STAMP para transformar y Modernizar los procesos de SAF El sistema OASES fue mejorado globalmente a traves de actualizaciones de OASES y de los procesos operacionales Se inició un sistema de control de inventario y su debido entrenamiento ha sido proveido recientemente Resultados de Actividades de la SG/OEA que Fortalecieron el Control Interno en el 2007

14 14 Otras funciones de la OIG La OIG observa reuniones de la OEA para evaluar el efecto en el ambiente de los controles internos. La Inspectora General se reúne con directores de la Secretaría General para discutir asuntos que pueden impactar los controles internos y los riesgos inherentes, tales como propuestas de procesos de trabajo, revisión de borrador de procedimientos, implementación de recomendaciones y otras áreas de interés. La Junta mostró satisfacción con la continua y firme cooperación entre la OIG y la SG/OEA. La Junta mostró complacencia por la cooperación positiva entre la OIG y los auditores financieros. La Junta alienta a todas las partes a mantener esta relación de trabajo abierta y constructiva.

15 15 Personal Puestos de la OIG proveídos en el Programa Presupuestario del Fondo Regular del 2008: Inspector General – 1 P03 – 3 P02 – 1 P01 Junior Auditor – 2 Técnico de Auditoría (G05) pagado con fondos de la Recuperación de Costos Indirectos. Vacantes del 2008 se llenaron y todas las posiciones están ocupadas. La OIG utiliza el CPR según las necesidades de recursos suplementarios. La Junta y la Inspectora General han manifestado su preocupación por los recursos para la dotación de personal y la Junta recomienda se le de prioridad y una consideración favorable a la solicitud de fondos adicionales por parte de la OIG. En cumplimiento con las recomendaciones de la Junta en 2006, el DRH trabajó en conjunto con la OIG para desarrollar un plan de dotación de personal que incluye 2 posiciones P04. Los fondos aún no están disponibles para implementar esta nueva estructura. Efecto de la Falta de Recursos La insuficiencia de recursos afecta adversamente la puntualidad de los informes de auditoria, así como el campo de aplicación de las auditorias.

16 16 Junta de Auditores Externos El status y el papel que cumple la OIG en el seno de la OEA es importante para la Junta ya que constituye una salvaguardia fundamental para evaluar y mantener el nivel de control interno. 31 de marzo de 2008 – Cita de Junta de Auditores Externos

17 17 Las Recomendaciones del Reporte de la Junta de Auditores Externos del 2007 Recordatorio

18 18 Inquietudes de la Inspectora General Recomendaciones en proceso del 2006. El uso sustancial de CPR en toda la Secretaría General para atender la falta de personal y el mecanismo de contratación. La insuficiencia de recursos de la SG/OEA para cumplir con los mandatos. La necesidad de un plan de dotación de personal para determinar las necesidades de recursos humanos de la SG, mejorando el mecanismo de empleo y contratación. Capacitación en OASES de todo el personal administrativo, incluyendo en las oficinas y entidades de la SG/OAS los Estados Miembros, para que puedan realizar las transacciones financieras administrativas necesarias. El ambiente de control interno de las oficinas y entidades de la SG/OEA en los Estados Miembros particularmente por la suma sustancial de desembolsos de fondos específicos. El establecimiento de un mecanismo de examen sistemático de los procesos financieros y visitas in situ del DSPF a las oficinas de la SG/OEA en los Estados Miembros. La efectividad de la política de ICR para lograr los objetivos deseados. Políticas y procedimientos inadecuados y desactualizados. Mejoramiento de los procesos operativos de la SAF tales como viajes y adquisiciones. Plan para las propiedades de la OEA y su mantenimiento. Mejoramiento de la supervisión, evaluación y administración de proyectos en la Sede. Conversión a las IPSAS. Fondos para la OIG.

19 19 Plan de Trabajo 2008 Anexo 3 of CP/doc. 4347/08 El Plan de Trabajo de la OIG se enfoca en áreas Significativas de (Alto) Riesgo y recomendaciones de la Junta de Auditores Externos. Actividades de Auditoría en el 2008 incluye : Proceso de Misiones Observadores Especiales Procesos del DSPF, incluyendo la duplicación de pagos Adelantos de Viaje (TECs) Oficina de la GS/OEA en Uruguay Oficina de la GS/OEA en Ecuador Oficina de la GS/OEA en Belize Oficina de la GS/OEA en Panamá Oficina de la GS/OEA en Trinidad y Tobago Oficina de la GS/OEA en Grenada Oficina de la GS/OEA en Paraguay Proyectos Seleccionados de FEMCIDI Proyectos Seleccionados de Fondos Específicos en Brasil y Argentina

20 20 Inquietudes de los Estados Miembros ?

21 21 A los Estados Miembros, el Secretario General y la Secretaría por su continuo apoyo a la Oficina del Inspector General. A mi equipo por su dedicación, arduo trabajo y compromiso. Información de contacto de la OIG (202) 458-3468 lfealing@oas.org Línea de acceso directo 202-458-6888 202-458-3757 (fax) OIGhotline@oas.org Gracias

22 22 Preguntas?