Política de recuperación de costos indirectos (ICR) Segundo examen general para el año que concluyó el 31 de diciembre de 2009 Secretaría de Administración.

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1 Política de recuperación de costos indirectos (ICR) Segundo examen general para el año que concluyó el 31 de diciembre de 2009 Secretaría de Administración y Finanzas

2 ¿Qué es la política de ICR? La política de recuperación de costos indirectos (ICR) es una herramienta que nos permite ser más transparentes en la gestión de costos. Permite asignar como es debido los costos de actividades que, a su vez, permiten tomar decisiones informadas. Es un mecanismo que permite recuperar parte de los costos originados por la administración de proyectos (por ejemplo, los crecientes costos de recursos humanos, auditorías, transacciones financieras, espacio de oficina, compras). No es un concepto nuevo: es una práctica estandarizada en el sector público (por ejemplo, OPS, Naciones Unidas, Banco Mundial).

3 ¿Por qué la necesita la SG/OEA? El Fondo Regular cubre parte de los costos indirectos (por ejemplo, costos operativos básicos e infraestructura) de los proyectos que se financian con fondos específicos. El hecho de que recientemente casi todos los aumentos presupuestales correspondieron a los fondos específicos sin que se registrarán incrementos en el presupuesto del Fondo Regular ha afectado en gran medida el apoyo de tipo administrativo que la Organización brinda a los proyectos financiados con fondos específicos. Por esta razón, se requiere un mecanismo para recuperar parte de los crecientes costos de las operaciones básicas y de la infraestructura.

4 ¿Por qué la necesita la SG/OEA?

5 ¿Cómo se recuperan los costos indirectos? Por lo general, los presupuestos de proyectos financiados con fondos específicos incluyen un rubro de 11% o 12% de ICR, conforme a las Normas Generales y la Orden Ejecutiva N.° 07-01 Rev. 1. La ICR se registra como gasto en el proyecto correspondiente y se abona a la cuenta ICR (donde se centraliza su gestión). A no ser que se convenga otra cosa con los donantes que financian proyectos de fondos específicos, los intereses devengados de los saldos de los proyectos también son abonados a la cuenta ICR. En 2009, los ingresos (cobranza + intereses) registrados en la cuenta ICR sumaron US$7,1 millones.

6 ¿Cómo se recuperaron los costos indirectos en 2009?

7 ¿Cómo se asignan los costos indirectos recuperados? Los costos recuperados son asignados para cubrir las siguientes prioridades de costos indirectos: Áreas técnicas (costos indirectos) ICR = Administración (costos indirectos) Fondo Regular ++ Pregunta: ¿Qué porcentaje se asigna a cada una? Respuesta: No existe un porcentaje fijo pues depende de los requisitos de costos indirectos. Los costos recuperados y distribuidos para cubrir costos de personal en esas áreas no están relacionados necesaria ni directamente con los costos recuperados por cada una de ellas. Pregunta: ¿Por qué reembolsarle al Fondo Regular? Respuesta: Para que el Fondo Regular recupere en parte los costos básicos de operación e infraestructura.

8 ¿Cómo se asignaron los costos indirectos recuperados en 2009?

9 Perspectivas futuras Dada la extrema presión sobre el Fondo Regular en 2010, fue necesario que se transfiriera un total de US$2,5 millones de la cuenta ICR al Fondo Regular. En 2010, se observó una diferencia significativa entre la demanda de apoyo administrativo y la cantidad de costos recuperados. Se requiere una reforma administrativa y financiera significativa, sobre todo en lo que se refiere a la limitación en costos administrativos de los programas de fondos específicos, para que la política de ICR sea sostenible a largo plazo. La SG/OEA implementará una estructura de apoyo financiero y administrativo más coherente y eficiente (Secciones de Apoyo a la Gestión Administrativa y Financiera) en 2011. Identificar costos de personal administrativo en toda la Organización. Reducir la duplicación de financiamiento a apoyo administrativo en cada secretaría. Estandarizar las descripciones y funciones de puestos administrativos. Cuando esté plenamente implementada, se espera que esta estrategia permita aumentar la eficiencia y mejore la captura, distribución y limitación de los costos administrativos.