AVANCES DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS EN COLOMBIA A 2012 Presentado por: John Francisco Cuervo Alonso.

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1 AVANCES DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS EN COLOMBIA A 2012 Presentado por: John Francisco Cuervo Alonso

2 CONTENIDO: REFERENTE NORMATIVO NORMATIVA APLICADA ESTRUCTURA DEL ESTADO INDICE DE GOBIERNO ABIERTO - IGA SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS – SNA RETOS DE LA NUEVA REGULACION

3 OBJETIVOS Presentar los aspectos más relevantes de los avances del proceso que reglamentó la valoración (evaluación) documental en Colombia, hasta el año 2012. Resolver las inquietudes relacionadas con el proceso expuesto.

4 REFERENTE NORMATIVO ANTES. La política archivística se basó en el cuidado de los documentos de carácter histórico. A PARTIR. 1. Modernización del Estado. 2. Transparencia Administrativa. 3. Lucha Contra la Corrupción. Ley 80 de 1989 Regula el manejo documental para disponer de la documentación en forma organizada. * Recuperación de la información institucional para uso de la administración y para el uso del ciudadano. * Como fuente de la historia. * Políticas que permiten al ciudadano y al Estado el acceso a la información. Ley 594 de 2000

5 REFERENTE NORMATIVO 1995199620002002200420122013 Decreto 1382 Obligat. TRD Acuerdo 09 Reglam. TRD Acuerd 12 Cómit. Eval Docs. Acuerd 02 Integrac. CEDD Acuerd 06 Integra. CED AGN Ley 594 Art. 24 Obligator. TRD Acuerdo 039 Acuerdo 042 Decreto 4124 SNA Decreto 2578 (SNA) Decreto 2609 (PGD) Acuerdo 04 TRD

6 ORDEN NACIONAL SENADO CAMARA ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO CONGRESO ORDEN NACIONAL RAMAS DEL PODER PÚBLICO ÓRGANOS DE CONTROL 1 1 * Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas 16 10 1 CORTE CONSTITUCIONAL CORTE SUPREMA DE JUSTICIA CONSEJO DE ESTADO FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA 1 1 Fuente Diccionario de la Administración Pública Colombiana ORDEN NACIONAL PRESIDENTE VICEPRESIDENTE MINISTERIOS SUPERINTENDENCIAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y ENTIDADES DESCENTRALIZADAS ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA 137 163 5 3 SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN NACIONAL

7 ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO ÓRGANOS DE CONTROL RAMAS DEL PODER PÚBLICO ORGANISMOS DE CONTROL REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL AUDITORIA GR ORDEN NACIONAL ORGANIZACIÓN ELECTORAL ORDEN NACIONAL ORGANISMOS INDEPENDIENTES BANCO DE LA REPÚBLICA COMISIÓN NACIONAL DE TELEVISIÓN ENTES UNIVERSITARIOS AUTONOMOS COMISIÓN NACIONAL DE DEL SERVICIO CIVIL 2 Orden nacional 1 1 6 MINISTERIO PUBLICO CONTRALORÍA PROCURADURÍA DEFENSORÍA DEL PUEBLO 1 1 1 ENTIDADES X VERIFICAR 1 1 1 BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO 1 10 126 Fuente Diccionario de la Administración Pública Colombiana * Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN NACIONAL

8 ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO ASAMBLEAS DEPARTAMENTALES ORDEN TERRITORIAL RAMAS DEL PODER PÚBLICO * Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas 32 1101 2852 TRIBUNALES ADMINISTRTIVOS, TRIBUNALES ECLESIASTICOS, TRIBUNALES SUPERIORES DEL DISTRITO JUDICIAL, TRIBUNAL SUPERIOR MILITAR, (se excluyen SALA PENAL, juzgados de circuito, municipales, administrativos, consejos seccionales y fiscalías delegadas) ÓRGANOS DE CONTROL CONCEJOS MUNICIPALES 32 1101 ORDEN TERRITORIAL GOBERNACIONES ENTIDADES DESCENTRALIZADAS ALCALDÍAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA ORDEN TERRITORIAL 66 3985 1133 ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN TERRITORIAL

9 ESTRUCTURA DEL ESTADO COLOMBIANO ÓRGANOS DE CONTROL ORGANISMOS DE CONTROL ORGANISMOS INDEPENDIENTES ENTES UNIVERSITARIOS AUTONOMOS COORPORACIONES AUTOMAS REGIONALES 39 15 * Los recuadros en rojo hacen alusión al número de entidades identificadas AGENTES DEL MINISTERIO PUBLICO CONTRALORÍAS DELEGADAS 83 1101 29 CONTRALORÍAS MUNICIPALES 858 REGISTRADURÍAS DELEGADAS 1133 RAMAS DEL PODER PÚBLICO ORGANIZACIÓN ELECTORAL ORDEN TERRITORIAL PROCURADORES DELEGADOS PERSONERÍAS DISTRITALES Y MUNICIPALES 2071 1213 + 858 ORDEN TERRITORIAL ENTIDADES X VERIFICAR Por determinar 54 ESTRUCTURA DEL ESTADO – ORDEN TERRITORIAL

10 SNA – AMBITO DE APLICACION

11 Región No. 2: PACÍFICO Y CENTRO - 7 Departamentos -232 Municipios Región No. 3: ANDINA - 7 Departamentos -580 Municipios Región No. 4: ORINOQUÍA - 5 Departamentos - 60 Municipios Región No. 5: AMAZONICA - 5 Departamentos -38 Municipios Región No. 1: CARIBE E INSULAR - 8 Departamentos -193 Municipios SNA – ORDEN TERRITORIAL CENTRAL

12 SOBRE UN UNIVERSO INICIAL DE 8.724 ENTIDADES EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL SNA – ENTIDADES QUE LO CONFORMAN

13 NORMATIVA APLICADA

14 Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos Asistencia Técnica Aprobación de TRD y TVD de su ente territorial Crear el Comité Evaluador de Documentos Inspección y Vigilancia Informe semestral al AGN DECRETO 4124 DE 2004

15 Presentar los avances normativos de los CTA en cumplimiento de la Ley 594/ 2000, Ley General de Archivos y su relación con la estrategia preventiva de monitoreo de normas anticorrupción ÍNDICE DE GOBIERNO ABIERTO (IGA); inscrita en el proyecto estratégico de la PGN: sistema de monitoreo del cumplimiento de normas anticorrupción en la gestión pública territorial. INDICE DE GOBIERNO ABIERTO

16 Almacenamiento de la información Indicador: Nivel de implementación de la Ley de Archivos (Ley 594 de 2000): Número de variables implementadas sobre el número de variables totales. Ponderación: 20% Descripción: Este indicador se basa en las siguientes 7 variables: Existencia del Consejo de Archivos, Existencia del Comité Evaluador de Documentos, Existencia del Comité de Archivos, Aprobación de Tablas de Valoración Documental (TVD), Aplicación de TVD, Aprobación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Aplicación de TRD. Modo de captura de información: A través de los informes enviados al AGN por los Consejos Territoriales de Archivos; y de visitas de seguimiento realizadas por el Grupo de Inspección y Vigilancia del AGN. Fecha de corte: 2 veces al año, Los Consejos Municipales de Archivos deben enviar a los respectivos Consejos Departamentales de Archivos los informes semestrales de las acciones adelantadas en materia archivística a más tardar la segunda semana de julio y la segunda de diciembre de cada año. A su vez los Consejos Departamentales de Archivos deben enviar al Archivo General de la Nación los informes semestrales acompañados de una copia del plan de acción a más tardar la última semana de julio y la segunda de enero de cada año. Dicho informe debe contener una relación detallada (Circular Externa No. 001-2006 del AGN). Normatividad: Ley 594 de 2000; Circular DAFP 004 de 2004; Circular DAFP 012 de 2004 Decreto 4124 de 2004 Circular PGN 032 de 2009. INDICE DE GOBIERNO ABIERTO

17 DENOM. Consejo Depart. De Archivos Consejo Municipal de Archivos Comité Evaluador de Documentos Comité de Archivos Tabla de Valoración Documental Tabla de Retención Documental Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo Histórico SIGLA CDACMACECATVDTRDAGDAGMAH VALOR 07- 2012 32746376554203832219124 VALOR 12- 2012 32804451639 29432 2225626 UNIVERSO 3211011133 3211011133 Cálculo AGN a partir de 1.133 Entidades que hacen parte de los Consejos Territoriales de Archivos (Gobernaciones – Alcaldías)

18 TRD 281 TVD 48 TRD – TVD ORDEN NACIONAL

19 Desarrollar los Decretos 2609 y 2578 de 2012 respecto de la Gestión Documental del Estado y Reglamentación del Sistema Nacional de Archivos, con miras a incrementar el avance y la cobertura del SNA, en relación con la elaboración y aplicación de los instrumentos para la evaluación y disposición final de la documentación en el país. RETOS DE LA NUEVA REGULACION

20 Responsabilidad de la Evaluación de Documentos de Archivo. Elaboración y aprobación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Planes de Acción de los Archivos Generales. Inventarios de documentos. Eliminación de documentos. EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO RETOS DE LA NUEVA REGULACION

21 METAS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SNA Apoyar el Índice de Gobierno Abierto (IGA) de la Procuraduría General de la Nación en sus tareas de medición de Normas Anticorrupción en lo particular en lo relacionado con disposición de la Información no sólo a nivel territorial sino a nivel Nacional. RETOS DE LA NUEVA REGULACION

22 SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: John Francisco Cuervo Alonso - Colombia Bogotá calle 54 No. 73ª - 31 Móvil: (57) 3002644102 Jofcuervo@yahoo.com GRACIAS! CONTACTO