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GESTIÓN DOCUMENTAL (Correspondencia y Archivo). MARCO LEGAL LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO Artículo 4. Literal d) Responsabilidad. Los servidores.

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1 GESTIÓN DOCUMENTAL (Correspondencia y Archivo)

2 MARCO LEGAL LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO Artículo 4. Literal d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental (Decreto 1835 de 1995) Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

3 MARCO LEGAL INTERNO RESOLUCION DE 2003 ARTICULO 82. Los archivos de gestión estarán atendidos por el propio personal de la unidad productora, quienes realizarán las tareas documentales de acuerdo con las directrices técnicas correspondientes, emitidas por el grupo de gestión documental del nivel central, aclarando que la RESPONSABILIDAD en el funcionamiento y organización de la documentación corresponde a todos los servidores de acuerdo con lo estipulado en la Ley General de Archivos

4 MARCO LEGAL NORMA NTC GP 1000: GESTIÓN DOCUMENTAL Control de documentos Los documentos requeridos del sistema de gestión de calidad DEBEN controlarse (PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS) Control de distribución de copias controladas FGN F18 Solicitud de cambio de los documentos internos FGN F02

5 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL Control de registros (GUIA DE CONTROL DE REGISTROS) Matriz de control de registros facilitativos FGN F-10 Tabla de retención documental definida para cada dependencia FGN F-10

6 CLASES DE SERIES DOCUMETALES CLASES DE SERIES DOCUMETALES ADMINISTRATIVAS: Varias series Todas las áreas de DS A Y F Todas las secciones del CTI Las Jefaturas de las Unidades de Fiscalía y La DS F EXPEDIENTES: Dos series EXPEDIENTES: Dos series Todos los despachos fiscales(expedientes penales Veeduría(Expedientes disciplinarios)

7 SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL: Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. SUBSERIE: Grupo de documentos que conforman o van contenidos en la serie.

8 EJEMPLO: SERIE 052EXPEDIENTES DE PROCESOS SERIE 052EXPEDIENTES DE PROCESOS SUBSERIE04 PENALES SUBSERIE04 PENALES 09DISCIPLINARIOS 09DISCIPLINARIOS 11 LEY 782/02 12LEY 975/95 12LEY 975/95

9 PROCEDIMIENTOS En cumplimiento del SGC, a Gestión Documental a la GD le competen dos procedimientos: Gestión de Correspondencia FGN P-02 Versión 4 FGN G-01 FGN G-01 - Guía para foliación de documentos FGN G-01FGN G-01 Gestión de Archivo FGN P-01 Versión 4 - Guía para la Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos de Archivo FGN G-02 - Guía para la Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos de Archivo FGN G-02 FGN G-02

10 GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA OBJETIVO: Establecer y normalizar el manejo de la correspondencia en la FGN FORMATOS Registros de correspondencia - Correspondencia enviada(FGN F-04 V.2) - Control reparto interno de correspondencia (FGN AC20 V.3 ) - Planillas normalizada de correo (472)

11 GESTIÓN DE ARCHIVO OBJETIVO: Establecer las actividades para la administración archivística de los documentos en la FGN desde su producción hasta la disposición final FORMATOS FGN F-02 FGN F-02 V.2, FGN F-03 V. 2, Y FGN F-08 V.1 - Formatos únicos de transferencias( FGN F-02 V.2, FGN F-03 V. 2, Y FGN F-08 V.1FGN F-03FGN F-08 FGN F-02FGN F-03FGN F-08 FGN F- 01 V. 3) FGN F- 01 V. 3) - Préstamo de documentos de archivo ( FGN F- 01 V. 3) FGN F- 01 V. 3) FGN F-05 V. 2) FGN F-05 V. 2) - Solicitud de materiales y capacitación ( FGN F-05 V. 2) FGN F-05 V. 2)

12 ASPECTOS RELEVANTES DOCUMENTACIÓN ORGANIZADA, DEPURADA, FOLIADA Y ROTULADA APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN Y DE LA MATRIZ DE CONTROL DE REGISTROS DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMATOS NORMALIZADOS (RESOLUCIÓN DEL 8 DE ENERO DE 2009) REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

13 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

14 TRANSFERENCIAS 1. ADMINISTRATIVAS - FORMATO FGN F-02

15 TRANSFERENCIAS 2. EXPEDIENTES DE PROCESOS - FORMATO FGN F-03 (Pág. 1)

16 TRANSFERENCIAS 2. EXPEDIENTES DE PROCESOS - FORMATO FGN F-03 (Pág. 2)

17 TRANSFERENCIAS 2.EXPEDIENTES DE PROCESOS DISCIPLINARIOS - FORMATO FGN F- 08 (Pág. 1)

18 PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

19 SOLICITUD DE ELEMENTOS AL ARCHIVO 1. CAJAS, CARPETAS Y DEMAS - FORMATO FGN F-05

20 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Si son documentos de apoyo informativo o multicopia pueden ser eliminados en el archivo de gestión sin ningún requerimiento. Los documentos de archivo, no pueden ser eliminados, hasta tanto no hayan cumplido el tiempo de retención establecido en la TRD. Esta labor es exclusiva del archivo central y para ello igualmente debe realizarse transferencia en el respectivo formato realizando la anotación en Disposición final : Descarte

21 SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD EN CUMPLIMIENTO DEL SGC SE PROPUSO UN PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS CON MIRAS A LOGRAR UN ARCHIVO ORGANIZADO Y CONTAR CON UN INVENTARIO UNICO DE DOCUMETOS. SAM 502 ACTIVIDADES: REALIZAR INVENTARIO FISICO DE DOCUMENTOS Y ASIGNACIÓN NÚMERO UNICO DE CAJA, TRAMO Y ESTANTERIA REVISION Y ORGANIZACIÓN DE SOPORTES FISICOS INVENTARIO UNICO SISTEMATIZADO

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