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Los viajes son facilitadores de negocios. Instrumentos de pago y financieros para lograr una óptima facilitación. Daniel Feige Partner, Outback Consulting.

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1 Los viajes son facilitadores de negocios. Instrumentos de pago y financieros para lograr una óptima facilitación. Daniel Feige Partner, Outback Consulting Medellín, 15 de Abril de 2010

2 Apoyar para lograr una gestión inteligente y por sobre todo, SUSTENTABLE SUSTENTABLE. Apoyar para lograr una gestión inteligente y por sobre todo, SUSTENTABLE SUSTENTABLE. OBJETIVO Optimizar y Facilitar: Mejor,Más simple Más rápido….Juntos

3 Primeras consideraciones importantes Visión global de la compañía no solamente insular ( viajes) Los viajes están directamente asociados al éxito del negocio En la mira: reducir costos indirectos ( adelantos, trabajo manual). EL PARADIGMA DEL MOMENTO Decisiones a tiempo : Información de multifuentes ( TMC, CCC, Agregadores) Identificar los impedimentos, tratarlos y removerlos

4 Conocer el terreno QUE EL TERRENO SIGNIFICA QUE EVALUAMOS LA SITUACION EN TERMINOS DE TIEMPO, DISTANCIA, FACILIDAD DEL VIAJE Y PELIGROS Sun Tzu

5 La eficiencia de un Programa de Gestión de Viajes para Empresas (PGVE)… …no consiste solamente en la reducción de gastos de viajes, aunque es quizás uno de los principales aspectos. Una verdadera gestión integral incluye mejoras en los procesos y políticas para mejorar la productividad, contemplando siempre el equilibrio entre las preferencias de los viajeros, su seguridad, la cultura de la compañía y la integración de tecnologías que permitan alinear la administración de viajes con las objetivos de negocio de cada empresa.

6 Para conseguir adopción de política Comunicar Forzar Reforzar Delegar (Empower) Involucrando a todos los actores, sobre políticas, acatamiento y desvíos. Negociaciones, Prevenir más que Resolver. Nivel de Obligatoriedad Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso. EL VIAJERO EMPRENDEDOR Policy and Policing - How Companies Control Travel Costs ProMedia.com for Expedia Corporate Travel 2007

7 Visión Un programa de viajes de empresa bien llevado por un profesional capacitado, contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente, año tras año…. … y es el travel manager quien continua identificando la próxima área de oportunidades de ahorros. The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager – ACTE & Amadeus 2006

8 Función extendida Travel Manager: gestión de la demanda, especialista en sustentabilidad, expertos en gestión de gastos, actuarios y estrategas de la comunicación.

9 En síntesis………….

10 PAGOSGASTOS EVENTOS VIAJES DE INCENTIVO VIAJES DE NEGOCIO AHORROSAHORROS RETORNOSADICIONALES PLAN DE GESTION ESTRATEGICARETORNOSADICIONALES ESTRATEGICA

11 Documentación Comunicación Reporting Enforcement Control Negociación Reporting Objetivos de Negocio El Travel Manager como dueño del PGVE TM : Travel Manager PGVE. Programa de Gestión de Viajes de Empresa. Outback Decisión Presupuesto Cliente Interno Documentación Comunicación Reporting Medios de pago Control Negociación Reporting TMC & Proveedores de servicios varios Proveedores de Recursos Externo Alcance del el PGVE TM Política Control Contratación

12 Las 3 C´s de la política de uso y gastos Cumplimiento Comprensiva Controlada La información y conocimiento generado sobre quién está comprando qué y a quién es hoy una mejor práctica imprescindible para accionar en pos de minimizar desvios,mejorar la eficiencia y reducir el TCT.

13 Gestión de la demanda Alinear compras con necesidades específicas del negocio. Generación de valor hacia la concresión de los objetivos del negocio. Preguntas existenciales: Cual es el propósito del viaje?, es necesario este viaje?, Quién necesita viajar? Este viaje generará valor agregado? Cómo mediremos el R.O.I.?

14 Tendencias vs. modas Redefinir los viajes de empresa: 3G Ganancias, Gente, Geo : capital de trabajo, humano y natural. Cash management: Incrementar liquidez y preservar capital de giro. Gasto vs. Impacto en ventas :Costo total de hacer negocios. Gasto vs. R.O.I: Cómo lo medimos?

15 Medios de pago Desafíos y Oportunidades

16 Estrategias Ver más allá de mejoras solo incrementales 1 Establecer niveles de ahorros requeridos: amplitud del cambio y tiempos Análisis del gasto CONTROLABLE 2 Equilibrar corto y largo plazo. Capitalizar oportunidades Reconocer programa actual: Maduro, emergente, inmaduro? 3 Liderar el proceso de cambio: POR QUE? PARA QUE? Input de todos los stakeholders 4 Sostenibles en el tiempo o coyunturales? Renegociar con proveedores. OPORTUNIDAD ESTRATÉGICA 5

17 ¿Cómo pagan las Empresas sus GVR? Fondos fijos Adelantos en efectivo Tarjetas Personales Tarjetas Corporativas Reembolso a Empleados Pago Directo a Proveedores Cuenta Corriente con Agencias Otros

18 Ahorrar dinero controlando gastos Nuestra estratégia

19 Aéreo Reducción de riesgo. La TMC deja de ser agente financiero. Disminución del costo operativo. Menor costo por transacción Corporativo Eventos P: Cuantos de ustedes pagan los aéreos con tarjeta de crédito?

20 Aereo 60 al 70% de las grandes cuentas ya utilizan este medio Mercado se acomodo más con la tarjeta virtual( BTA/ Business Travel Account) que con la tarjeta física. Integración de datos Corporativo Eventos

21 Tarjeta virtual centralizadora (TVC) VENTAJAS Financieras Pago hasta en 28 días. De Control de Gestión Consolida la información. Asegura y facilita el monitoreo de la Política de Viajes a través de los Reportes Gerenciales. Asegura la transparencia de la gestión. Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aéreos devueltos o no utilizados. Reduce los costos de emisión de cheques u otros valores. P : Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago?

22 Terrestre Mayoría de servicios son facturados en cuenta corriente. TMC sigue siendo agente financiero. Costo administrativo elevado. Riesgo financiero Corporativo Eventos Hotel Traslados Seguros Etc

23 Terrestre: Mundo ideal 1.Inversión masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio. 2.Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores aún mayoritariamente fuera del proceso.

24 Cuenta Virtual Terrestre Dificultades para su desarrollo??? -Hoteles y demás proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestión para sus clientes. Vamos en esa dirección.

25 Métodos de pago Las TMC aún financian directamente. Este es el Beso de la muerte. Atención: El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

26 Las TMC ganan dinero Vendiendo servicios de viaje….. no financiado

27 Adelantos en efectivo: Las gotas que rebalsan la copa 70% emplea este método. Adelantos a rendir ( Cuándo??), per diems. P: Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo? Por viaje, por región, por ciudad??? Quién de ustedes ha analizado el costo de retiros de efectivo de cajeros automáticos?? Por cada adelanto en efectivo, es necesario extraer U$600…si es que lo necesita!!!!!!!!! Costo procesamiento: U$15 a U$25 + costo financiero.

28 Ventajas Float: 40+ días. Supera promedio pagos en cuenta corriente. Reduce costos y tiempos de procesamiento y pago. Beneficios blandos: seguro de equipaje, por demoras, cancelaciones, conexiones perdidas, recompensas. Seguridad: Reemplazo por pérdida o robo. La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aéreo. Beneficios duros: Descuentos (hasta 0,75%).

29 Este seguro* le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a imprevistos en viajes, cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card. Travel Insurance ESTE SEGURO CUBRE Si sufre una demora de más de 24 horas en la entrega de su equipaje, este seguro le cubrirá los gastos incurridos por la Compra de ropa y artículos personales indispensables que haya Abonado con The Corporate Card hasta un total de $300. Demora en la entrega de equipaje Si pierde una conexión aérea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas, usted tendrá cubiertos los gastos incurridos por refrigerios, comidas y hotelería que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300. Pérdida de conexión aérea Partida demorada, cancelación o abordaje denegado Si surge una demora de 8 horas o más, si se cancela su vuelo, usted tendrá cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300. Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece, se le reembolsarán los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hasta un total de $600. Pérdida de equipaje

30 P: CCC: Beneficios para la organización Ahorros Cargos por emisión Minimiza la necesidad de contar con efectivo (Cash Flow) Reportes (organización/empleado).Precisión e integridad Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

31 CCC: BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS Asistencia en viajes Servicio al cliente Aceptación Soporte en emergencias Opciones de facturación Seguros Acceso a efectivo

32 Implementación exitosa Compromiso del sponsor Comunicación: clara, concisa, directa Transparencia (lo bueno, lo malo & lo feo) Equipo de implementación calificado Testear, testear, testear… Escuchar la voz del cliente interno

33 Nadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que está Jaime Dayán

34 El valor de los datos. ACTE 2008 Lo que se puede medir se puede gestionar. 70% utiliza los reportes de su programa de tarjetas corporativas para gestionar sus compras/proveedores..es un porcentaje mayor que cualquier otra aplicación. Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente, lo que explica tan alto porcentaje de adopción.

35 Hablando de información….. Todos la necesitamos KPI´s: Cuales y para que ? 3 tipos: Alcance, rendimiento, calidad Alcance: Volúmen de gastos ( por actividad, por proveedor) Rendimiento: % de utilización de proveedores preferentes, ahorros generados Calidad: Tiempos de respuesta, cumplimiento, satisfacción de usuario ( Encuestas)

36 Orden de compra Pago Reconciliación Auditoria Reporte Contratación PROCESO INTEGRAL Asegurar procesos consistentes y confiables.

37 Beneficios de aplicar el proceso integrado ContrataciónMejora la trasparenciaControla cumplimiento del proveedor Orden de compraHacer cumplir la politica en P.D.C Limites y control del gasto base individual PagoRecepción, revisión y liquidación electrónica Soporte clave en la presupuestación Reconciliación y auditoría Asignación a cada centro de costo Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso ReportesIntegrar con sistema contable( libro mayor) Conocimiento en acción

38 Barreras Portales de aerolíneas: baja integración com sistemas de TMCs Baja adhesión a tarjetas corporativas (plásticos) Alta penetración de cuentas virtuales Amex 2/3 MC/VS 1/3 P: Cuales son las suyas??

39 Datos financieros Datos de reserva Reporte Empresa TMC Aerolinea Reserva

40 Datos financieros Datos de reserva Reporte 12 Check-out NF Empresa 1 TMC Hotel Reserva

41 POLITICA Aprobada por el Senior Management 8 Todos los gastos reembolsable y no reembolsables est á n considerados 9 Requiere cumplimiento. establece reglas y excepciones 7 El uso de proveedores preferentes est á definido 8 La utilizaci ó n de la agencia para las transacciones est á definida 8 Requiere integrar recibos a los reportes de gasto 6 Actualizaciones periódicas ( establecer frecuencia) 9

42 Componentes de la categoría MEDIOS DE PAGO Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los establecimientos que las aceptan 8 Los pagos son procesados centralmente 7 Reportes consolidados y administración on line 10 Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 Controles de uso 9

43 Fuente: Visa payment Source ***Menos del 50% de las Empresas aplican estos criterios en un RFP. P. Cuántos de ustedes han realizado un RFP??

44 Proceso de RFP Buscamos: Términos y condiciones Características y beneficios del programa Tecnología Soporte Cronograma de implementación y entrega SLA Temas financieros

45 Tendencias Compañías desarrollarán soluciones más sofisticadas e integradas. Desde administración a contabilidad, integración con ERP. Obstaculos: Temas culturales; lo lógica dice SÍ, el escepticismo dice puede ser. Confianza en el buen uso y los controles. P: Es el mal uso o uso fraudulento una barrera?

46 Nuestras sugerencias: recetas creativas Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje. Delinear los objetivos y criterios de éxito. Realice procesos de RFP y/o RFI´s. Apunten a emitir tarjetas individuales con BTA´s para aéreos y hoteles para diferentes áreas/divisiones…con facturación centralizada. Emita tarjetas temporarias y/o con limites pre establecidos de gastos para pasantes/viajeros no frecuentes.

47 Averiguen!!! Cuanto tiempo se mantienen los archivos de información? El sistema de información es accesible via Internet? Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables? Como se tratan los fraudes, suspensiones y cancelaciones de cuentas? Procedimientos para disputa de cargos?

48 Seguridad Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final. Señal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales. Ser claro en las consecuencias de mal uso.

49 THE END Descuento de haberes No reembolso de gastos AVISO INICIAL FRAUDES: $350 cada $1,000,000 de gastos

50 Opciones tácticas: Medios de pago Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastos Retornos por utilización. Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivo. Definir per diems máximos, reembolsar por gastos reales Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales. Cerrar las cuentas no utilizadas en los últimos 12 meses. Aprovechar el float de las e BTA´s

51 Oportunidades y amenazas Ya abordadas Fees de emisión? 80 billones de transacciones, U$ 6.5 trilliones, 2.5 billiones de tarjetas. Costo promedio: 3,5%

52 Próximos pasos 1. Asegurar auspicio ejecutivo al programa. 2. Centralizar la gestión y el control 3. Comunicar y educar regularmente a los funcionarios La compañía obtendrá ahorros en costos de transacción Mejora de productividad; y gastos totales( TCT) menores. 4. Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestión de gastos 5. Apalanque la información de compra y gastos: La información es inútil si no se actúa sobre ella. 6. Adjudique estratégicamente las categorías: aproveche las ventajas y fortalezas relativas ( TCT). Continuamente, revea el rendimiento de sus proveedores vs. La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor más alto posible. INFORMACIÓN y CONOCIMIENTO

53 Presentación Encuesta sobre medios de pago Realizada entre el 23/3 y el 9/4 Respuestas : 25

54 HACEN Algunas personas HACEN que las cosas sucedan. OBSERVAN Algunas OBSERVAN como ocurren. PREGUNTAN Otras se PREGUNTAN…..Qué paso???

55 55 Daniel Feige Contactos


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