Los viajes son facilitadores de negocios.

Presentación del tema: "Los viajes son facilitadores de negocios."— Transcripción de la presentación:

1 Los viajes son facilitadores de negocios.
“Instrumentos de pago y financieros para lograr una óptima facilitación”. Daniel Feige Partner, Outback Consulting Medellín, 15 de Abril de 2010

2 una gestión inteligente y por sobre todo, SUSTENTABLE.
OBJETIVO Apoyar para lograr una gestión inteligente y por sobre todo, SUSTENTABLE. Optimizar y Facilitar: Mejor,Más simple Más rápido….Juntos

3 Primeras consideraciones importantes
Visión global de la compañía no solamente insular ( viajes) Los viajes están directamente asociados al éxito del negocio En la mira: reducir costos indirectos ( adelantos, trabajo manual). EL PARADIGMA DEL MOMENTO Decisiones a tiempo : Información de multifuentes ( TMC, CCC, Agregadores) Identificar los impedimentos, tratarlos y removerlos

4 Conocer el terreno QUE EL TERRENO SIGNIFICA QUE EVALUAMOS LA SITUACION EN TERMINOS DE TIEMPO, DISTANCIA, FACILIDAD DEL VIAJE Y PELIGROS Sun Tzu

5 La eficiencia de un Programa de Gestión de Viajes para Empresas (PGVE)…
…no consiste solamente en la reducción de gastos de viajes, aunque es quizás uno de los principales aspectos. Una verdadera gestión integral incluye mejoras en los procesos y políticas para mejorar la productividad, contemplando siempre el equilibrio entre las preferencias de los viajeros, su seguridad, la cultura de la compañía y la integración de tecnologías que permitan alinear la administración de viajes con las objetivos de negocio de cada empresa.

6 Para conseguir adopción de política
Comunicar Forzar Reforzar Delegar (Empower) Involucrando a todos los actores, sobre políticas, acatamiento y desvíos. Negociaciones, Prevenir más que Resolver. Nivel de Obligatoriedad Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso. EL VIAJERO EMPRENDEDOR Communicate Companies should clearly convey program specifics to travelers on preferred supplier policies, payment options, booking and reimbursement procedures, and key resources within the organization that can answer travel policy/ procedure questions. Enforce Travel managers often say that policing company policy is one of the most challenging and frustrating parts of their jobs. But the benefits include savings obtained through agreements negotiated with travel vendors. Enforcement can be facilitated by inserting certain mechanisms into the front-end of the travel booking process, such as the practice of requiring pre-trip authorization. Treating policies as a company mandate is another way to improve compliance, although the efficacy of this method also is highly dependent on company culture. Reinforce Perhaps no other method of improving traveler compliance to policy is more sensible or effective than executive-level support. Obtaining such support is perennially the most common piece of advice travel managers offer at industry forums and educational events. “Policy compliance can be a never-ending fight,” TRW Consulting’s Tom Wilkinson told Management.travel. “Travel managers have their hands full because they are charged with enforcing the rules, but don’t necessarily have the authority.” Mandates and strong enforcement are indeed strong options, but just getting an executive to sign and deliver travel policies goes a very long way. Most successful travel programs have cited “clear and communicated” executive support as one of the most effective methods of driving compliance to travel policy. Empower Getting travelers to accept responsibility for their own decisions by putting online booking tools in their hands both empowers them and allows the company to better control the choices they make. Such tools can actually work in concert with senior management, in that traveler choices are tracked through exception reporting--in which they are asked to indicate why they chose a non-compliant option—and supervisors can review that and make the appropriate adjustments in communications. Technology even allows this to happen before the trip is taken. Online bookings themselves, of course, cost less than manually supported reservations, lending support to managed travel’s typical overall goal of saving between 10 percent and 40 percent of travel spending. Policy and Policing - How Companies Control Travel Costs ProMedia.com for Expedia Corporate Travel 2007

7 Visión Un programa de viajes de empresa bien llevado por un profesional capacitado, contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente, año tras año…. … y es el travel manager quien continua identificando la próxima área de oportunidades de ahorros. The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager – ACTE & Amadeus 2006

8 Función extendida Travel Manager: gestión de la demanda, especialista en sustentabilidad, expertos en gestión de gastos, actuarios y estrategas de la comunicación.

9 En síntesis………….

10 RETORNOS ADICIONALES PLAN DE GESTION ESTRATEGICA AHORROS
VIAJES DE NEGOCIO GASTOS PAGOS RETORNOS ADICIONALES PLAN DE GESTION ESTRATEGICA AHORROS Change in Content Model While the distribution chain used to be fairly linear involving only the TMC and the GDS, the impact of the increasing fragmentation and deregulation has fundamentally transformed the content model. New market entrants include GDS’s, Online Travel Agencies, Low cost carriers, direct airline & hotel suppliers websites, and Non-GDS suppliers. Although this is a new and increasingly competitive industry that we operate in, for the visionary TMC, market fragmentation presents opportunities. The demand to have one comprehensive solution that integrates true full content in a common Point Of Sale system and balance it together with vendor management, reporting, and traveller flexibility/comfort will present opportunities for the TMC to deliver enhanced client value Opt in-opt out Inventory Control VIAJES DE INCENTIVO EVENTOS

11 El Travel Manager como dueño del PGVE
Objetivos de Negocio Interno Política Reporting Reporting Decisión Comunicación Documentación Documentación Medios de pago TMC & Proveedores de servicios varios Proveedores de Recursos Comunicación Control Presupuesto Cliente Enforcement Contratación Alcance del el PGVE TM Contratación Control Reporting Reporting Control Negociación Negociación Externo TM : Travel Manager PGVE . Programa de Gestión de Viajes de Empresa. Outback

12 Las 3 C´s de la política de uso y gastos
Cumplimiento Comprensiva Controlada La información y conocimiento generado sobre quién está comprando qué y a quién es hoy una mejor práctica imprescindible para accionar en pos de minimizar desvios,mejorar la eficiencia y reducir el TCT.

13 Gestión de la demanda Alinear compras con necesidades específicas del negocio. Generación de valor hacia la concresión de los objetivos del negocio. Preguntas existenciales: Cual es el propósito del viaje?, es necesario este viaje?, Quién necesita viajar? Este viaje generará valor agregado? Cómo mediremos el R.O.I.?

14 Tendencias vs. modas Redefinir los viajes de empresa: 3G
Ganancias, Gente , Geo : capital de trabajo, humano y natural. Cash management: Incrementar liquidez y preservar capital de giro. Gasto vs. Impacto en ventas :Costo total de hacer negocios. Gasto vs. R.O.I: Cómo lo medimos?

15 Desafíos y Oportunidades
Medios de pago Desafíos y Oportunidades

16 Estrategias 1 2 3 4 5 Ver más allá de mejoras solo incrementales
Establecer niveles de ahorros requeridos: amplitud del cambio y tiempos Análisis del gasto CONTROLABLE 2 Equilibrar corto y largo plazo. Capitalizar oportunidades Reconocer programa actual: Maduro, emergente, inmaduro? 3 Liderar el proceso de cambio: POR QUE? PARA QUE? Input de todos los “stakeholders” 4 Sostenibles en el tiempo o coyunturales? Renegociar con proveedores. OPORTUNIDAD ESTRATÉGICA 5

17 ¿Cómo pagan las Empresas sus GVR?
Fondos fijos Adelantos en efectivo Tarjetas Personales Tarjetas Corporativas Reembolso a Empleados Pago Directo a Proveedores Cuenta Corriente con Agencias Otros

18 “Ahorrar dinero controlando gastos”
Nuestra estratégia “Ahorrar dinero controlando gastos”

19 Aéreo Reducción de riesgo. Corporativo
La TMC deja de ser agente financiero. Disminución del costo operativo. Menor costo por transacción Corporativo Eventos P: Cuantos de ustedes pagan los aéreos con tarjeta de crédito?

20 Aereo 60 al 70% de las grandes cuentas ya utilizan este medio
Mercado se acomodo más con la tarjeta virtual( BTA/ Business Travel Account) que con la tarjeta física. Integración de datos Corporativo Eventos

21 Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aéreos devueltos o no utilizados. Reduce los costos de emisión de cheques u otros valores. De Control de Gestión Consolida la información. Asegura y facilita el monitoreo de la Política de Viajes a través de los Reportes Gerenciales. Asegura la transparencia de la gestión. VENTAJAS Financieras Pago hasta en 28 días. P : Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago?

22 Terrestre Mayoría de servicios son facturados en cuenta corriente.
Traslados Seguros Etc Mayoría de servicios son facturados en cuenta corriente. TMC sigue siendo agente financiero. Costo administrativo elevado. Riesgo financiero Hotel Corporativo Eventos

23 Terrestre: Mundo ideal
Inversión masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio. Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores aún mayoritariamente fuera del proceso.

24 Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo??? Hoteles y demás proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestión para sus clientes. Vamos en esa dirección.

25 Métodos de pago Las TMC aún financian directamente. Este es el “ Beso de la muerte”. Atención: El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente

26 Vendiendo servicios de viaje….. no financiado
Las TMC ganan dinero Vendiendo servicios de viaje….. no financiado

27 Adelantos en efectivo: Las gotas que rebalsan la copa
70% emplea este método. Adelantos a rendir ( Cuándo??), per diems. P: Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo? Por viaje, por región, por ciudad??? Quién de ustedes ha analizado el costo de retiros de efectivo de cajeros automáticos?? Por cada adelanto en efectivo, es necesario extraer U$600…si es que lo necesita!!!!!!!!! Costo procesamiento: U$15 a U$25 + costo financiero.

28 Ventajas Float: 40+ días. Supera promedio pagos en cuenta corriente.
Reduce costos y tiempos de procesamiento y pago. Beneficios blandos: seguro de equipaje, por demoras, cancelaciones, conexiones perdidas, recompensas. Seguridad: Reemplazo por pérdida o robo. La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aéreo. Beneficios duros: Descuentos (hasta 0,75%).

29 Travel Insurance ESTE SEGURO CUBRE
Este seguro* le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a imprevistos en viajes, cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card. Partida demorada, cancelación o abordaje denegado Si surge una demora de 8 horas o más, si se cancela su vuelo, usted tendrá cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300. Si pierde una conexión aérea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas, usted tendrá cubiertos los gastos incurridos por refrigerios, comidas y hotelería que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300. Pérdida de conexión aérea ESTE SEGURO CUBRE Si sufre una demora de más de 24 horas en la entrega de su equipaje, este seguro le cubrirá los gastos incurridos por la Compra de ropa y artículos personales indispensables que haya Abonado con The Corporate Card hasta un total de $300. Demora en la entrega de equipaje Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece, se le reembolsarán los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hasta un total de $600. Pérdida de equipaje

30 P: CCC: Beneficios para la organización
Ahorros Cargos por emisión Minimiza la necesidad de contar con efectivo (Cash Flow) Reportes (organización/empleado).Precisión e integridad Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)

31 Soporte en emergencias Opciones de facturación Seguros
CCC: BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS Asistencia en viajes Servicio al cliente Aceptación Soporte en emergencias Opciones de facturación Seguros Acceso a efectivo

32 Implementación exitosa
Compromiso del sponsor Comunicación: clara, concisa, directa Transparencia (lo bueno, lo malo & lo feo) Equipo de implementación calificado Testear, testear, testear… Escuchar la voz del cliente interno

33 “Nadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que está”
Jaime Dayán Global meetings and event sourcing management technology Higher levels of service for meeting sponsors and attendees Streamlined logistics and increased staff efficiency; improved productivity Real-time, reporting functionality on a consistent platform Customizable online registration and attendee communications

34 El valor de los datos. ACTE 2008
Lo que se puede medir se puede gestionar. 70% utiliza los reportes de su programa de tarjetas corporativas para gestionar sus compras/proveedores..es un porcentaje mayor que cualquier otra aplicación. Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente , lo que explica tan alto porcentaje de adopción.

35 Hablando de información…..
Todos la necesitamos KPI´s: Cuales y para que ? 3 tipos: Alcance, rendimiento, calidad Alcance: Volúmen de gastos ( por actividad, por proveedor) Rendimiento: % de utilización de proveedores preferentes, ahorros generados Calidad: Tiempos de respuesta, cumplimiento, satisfacción de usuario ( Encuestas)

36 Asegurar procesos consistentes y confiables.
PROCESO INTEGRAL Asegurar procesos consistentes y confiables.

37 Beneficios de aplicar el proceso integrado
Contratación Mejora la trasparencia Controla cumplimiento del proveedor Orden de compra Hacer cumplir la politica en P.D.C Limites y control del gasto base individual Pago Recepción, revisión y liquidación electrónica Soporte clave en la presupuestación Reconciliación y auditoría Asignación a cada centro de costo Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor) Conocimiento en acción

38 Barreras Portales de aerolíneas: baja integración com sistemas de TMCs
Baja adhesión a tarjetas corporativas (plásticos) Alta penetración de cuentas virtuales Amex 2/3 MC/VS 1/3 P: Cuales son las suyas??

39 Empresa TMC Aerolinea Reserva Datos financieros Datos de reserva
Reporte Empresa

40 Hotel Empresa TMC 2 1 1 Reserva Datos de reserva Datos financieros
NF Check-out 2 1 1 Reserva TMC Datos de reserva Datos financieros Reporte Empresa

41 Actualizaciones periódicas ( establecer frecuencia) 9
POLITICA Aprobada por el Senior Management 8 Todos los gastos reembolsable y no reembolsables están considerados 9 Requiere cumplimiento . establece reglas y excepciones 7 El uso de proveedores preferentes está definido La utilización de la agencia para las transacciones está definida Requiere integrar recibos a los reportes de gasto 6 Actualizaciones periódicas ( establecer frecuencia)

42 Componentes de la categoría
MEDIOS DE PAGO Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los establecimientos que las aceptan 8 Los pagos son procesados centralmente 7 Reportes consolidados y administración on line 10 Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 Controles de uso  9

43 Fuente: Visa payment Source
***Menos del 50% de las Empresas aplican estos criterios en un RFP. P. Cuántos de ustedes han realizado un RFP??

44 Proceso de RFP Buscamos: 􀂄 Términos y condiciones
􀂄 Características y beneficios del programa 􀂄 Tecnología 􀂄 Soporte 􀂄 Cronograma de implementación y entrega 􀂄 SLA 􀂄 Temas financieros

45 Tendencias Compañías desarrollarán soluciones más sofisticadas e integradas. Desde administración a contabilidad, integración con ERP. Obstaculos: Temas culturales; lo lógica dice SÍ, el escepticismo dice “puede ser”. Confianza en el buen uso y los controles. P: Es el mal uso o uso fraudulento una barrera?

46 Nuestras sugerencias: recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje. Delinear los objetivos y criterios de éxito. Realice procesos de RFP y/o RFI´s. Apunten a emitir tarjetas individuales con BTA´s para aéreos y hoteles para diferentes áreas/divisiones…con facturación centralizada. Emita tarjetas temporarias y/o con limites pre establecidos de gastos para pasantes/viajeros no frecuentes.

47 Averiguen!!! Cuanto tiempo se mantienen los archivos de información?
El sistema de información es accesible via Internet? Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables? Como se tratan los fraudes, suspensiones y cancelaciones de cuentas? Procedimientos para disputa de cargos?

48 Seguridad Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final. Señal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales. Ser claro en las consecuencias de mal uso.

49 FRAUDES: $350 cada $1,000,000 de gastos

50 Opciones tácticas: Medios de pago
23/03/2017 Opciones tácticas: Medios de pago Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastos Retornos por utilización. Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivo. Definir per diems máximos , reembolsar por gastos reales Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales. Cerrar las cuentas no utilizadas en los últimos 12 meses. Aprovechar el “float” de las e BTA´s 50

51 Oportunidades y amenazas
Ya abordadas Fees de emisión? 80 billones de transacciones , U$ 6.5 trilliones , 2.5 billiones de tarjetas. Costo promedio: 3,5%

52 Próximos pasos INFORMACIÓN y CONOCIMIENTO
1. Asegurar auspicio ejecutivo al programa. 2. Centralizar la gestión y el control 3. Comunicar y educar regularmente a los funcionarios • La compañía obtendrá ahorros en costos de transacción • Mejora de productividad; y gastos totales( TCT) menores. 4. Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestión de gastos 5. Apalanque la información de compra y gastos: La información es inútil si no se actúa sobre ella. 6. Adjudique estratégicamente las categorías: aproveche las ventajas y fortalezas relativas ( TCT). Continuamente, revea el rendimiento de sus proveedores vs. La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor más alto posible. INFORMACIÓN y CONOCIMIENTO

53 Presentación Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 23/3 y el 9/4 Respuestas : 25

54 Algunas personas HACEN que las cosas sucedan.
Algunas OBSERVAN como ocurren. Otras se PREGUNTAN…..Qué paso??? Slide 9 - Regional Overview - Americas Established wholly-owned service capability in North America – through US subsidiary company, Sea Gate Travel, and our operation in Canada (BTI Canada) Network of respected TMC contract partners in the key markets of South and Central America

55 Contactos www.outbackconsulting.com.ar Daniel Feige +54 911 5002 2088
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