Documentos Electrónicos Formales

Presentación del tema: "Documentos Electrónicos Formales"— Transcripción de la presentación:

1 Documentos Electrónicos Formales
Red de Valor Agregado Recepción de Documentos Electrónicos Formales

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Objetivos y Alcance Distintas alternativas de Facturación de los proveedores: Facturación electrónica. (Sujetos obligados o que prefieren esta opción). El proveedor envía la factura en formato electrónico, ya sea con sistemas propios, de otros proveedores o mediante nuestro servicio. Autoimpresión. (Sujetos que solicitaron esta modalidad y fue aprobada por la AFIP). El proveedor envía la factura en formato electrónico y con el arte gráfico. Formularios preimpresos. En este caso puede existir dos alternativas: Proveedores que emiten un archivo electrónico que respalda la factura emitida: En este caso envía el archivo electrónico (con la cual se inicia el proceso de aprobación, registración y pago) y luego, en períodos a designar envía las facturas en papel impresas. Proveedores que no emiten archivo electrónico: En este caso envía los originales de las facturas, las cual se capturan en un software diseñado a medida y se digitalizan las facturas. Nuestro servicio incluye no solo la interface con los sistemas ERP de la Empresa Cliente, sino también la generación de las imágenes de las facturas a través de los archivos recibidos, de forma tal que, independientemente del canal por el cual ingresen el resultado final será el mismo, calidad de la información ingresada e imágenes fieles de la documentación recibida de altísima definición. Pueden incorporarse a este servicio todos los proveedores o solamente los que facturan en forma recurrente.

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El Servicio Servicio de Recepción de Facturas Electrónicas y Tradicionales Luego del relevamiento efectuado en la Empresa Cliente, segmentaremos a los Proveedores según sus características, como ser: importancia, naturaleza, rubro, habitualidad o cualquier otra situación que los distinga entre sí. Generamos las interfaces necesarias para adecuar la información recibida de los distintos Proveedores. Para la Empresa Cliente brindamos: Registración automática de los documentos. Workflow de las facturas. Trazabilidad de las mismas. Validaciones formales y particulares de cada sector. Almacenamiento. Asistencia en cumplimientos de aspectos fiscales. Para los Proveedores brindamos: Asistencia en la emisión del documento. Detección temprana de errores u omisiones. Conocimiento del estado del trámite. Consecuente mejora de los plazos de cobranzas. Reducción de los niveles de ajustes por errores (NC o ND, rectificaciones fiscales).

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Implementación REQUERIMIENTOS LEGALES RECUPERO DE INFORMACION RECLAMOS DE FACTURAS ACOSTUMBRAMIENTO AL MEDIO DE RECEPCION FALTA DE INFORMACIÓN MEDIO DE RECEPCION CARGA DE DATOS Y CIRCUITO DE APROBACIÓN CONTROLES FORMALES INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN AUTOMATIZACIÓN DE LOS CONTROLES AUDITORIA ALMACENAMIENTO RELACION CON LOS PROVEEDORES RECEPCION DE DOCUMENTOS ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA

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Flujo de Datos Proveedores Empresa Cliente Tipo A Emiten Factura Electrónica Contable Impositivo Inventario Compras Fábrica Otras Aplicaciones Tipo B Información Customizada Print Aceptados Como Auto Impresores Proceso de Traducción Tipo C Emiten Factura Preimpresa Archivo De Facturación

6 Documentos Electrónicos
Circuito de Aprobación Proveedores Empresa Cliente Tipo A Emiten Factura Electrónica Base de Datos Tipo B Print Aceptados Como Auto Impresores Workflow de Aprobación Proceso de Conversión Tipo C Trazabilidad de los Comprobantes Emiten Factura Preimpresa Archivo De Facturación

7 Documentos Electrónicos
Resguardo de Documentación Proveedores Empresa Cliente Tipo A 1361 Emiten Factura Electrónica Resguardo Electrónico Tipo B Print Aceptados Como Auto Impresores Papel Original Proceso de Control Papel Original Tipo C Emiten Factura Preimpresa Archivo De Facturación Resguardo Físico Papel Original

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Datos en un XML Cabecera A Código 01 Datos Comerciales Datos de MKT Detalle Datos de Resumen Código de Barras Datos Adicionales

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Importancia de un Nexo Emisores Receptores Grandes Empresas Grandes Empresas Distintas formas de emitir y enviar la documentación PyMES PyMES Standarización de la información recibida de los proveedores Autónomos Autónomos

10 Documentos Electrónicos
Funciones de un Nexo Implementar el Servicio en cada proveedor minimizando el impacto. Entrenar y dar soporte al personal involucrado del proveedor. Recibir los documentos electrónicos. Verificar su corrección y gestionar los eventuales arreglos. Controlar los aspectos formales predeterminados. Alimentar los sistemas en forma automática. Ponerlos a disposición de los usuarios autorizados en cada caso. Monitorear el flujo de los documentos. Informar al proveedor los diferentes estados del trámite. Almacenar los documentos electrónicos. Cumplir los requisitos formales. Controlar la correspondencia entre los documentos electrónicos y en papel.

11 Usuarios Beneficiados Usuarios Beneficiados
Documentos Electrónicos Optimización de Procesos con el Nexo Empresa Cliente Usuarios Beneficiados Información Homogénea Formato Estandarizado Independiente de plataforma No requiere software adicional Integrable Escalable Aprobadores De Impuestos Contables Auditores De Tesorería De Compras De Costos Servicio de Nexo Empresa Proveedora Usuarios Beneficiados De Facturación De Cobranzas Contables Auditores De Impuestos De Ventas

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Ventajas y Beneficios Implementación rápida y sencilla No tiene que entrenar personal // No debe asignar hardware // No necesita comprar software Seguridad respecto del circuito de papel tradicional El intercambio electrónico de datos ofrece barreras de seguridad que garantizan la confidencialidad. El Servicio asegura la correcta distribución interna de los comprobantes (incluyendo gestiones simultaneas o compartidas). El Sistema maneja un esquema que permite al proveedor ver solamente sus propias facturas y conocer el estado del trámite, aliviando las consultas a su Empresa. El Sistema permite el resguardo informático de los comprobantes con un fácil acceso para el recupero y presentaciones ante organismos.  Administrativos Reducción de costos en sus Proveedores por eliminar / disminuir costos en data entry, impresiones y ensobrado; pérdidas de comprobantes y ajustes en general. Reducción de tiempos de proceso en Proveedores y su Empresa. Eliminación de envíos por correo o por mensajería. Ahorros de costos financieros en Proveedores, al reducir demoras en los procesos administrativos. Eliminación de espacio físico dedicado a almacenar Facturas en los Proveedores y en su Empresa. Reducción de pérdidas de tiempo en consultas y respuestas.

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Outsourcing - Fundamentos Algunas claves de la tercerización Mayor flexibilidad con los proveedores. Mejor manejo de los potenciales conflictos. Eficiente resguardo de la documentación. Procesos manejado por especialistas. Costos claros de implementación y procesos.

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DEMO del SERVICIO

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Recepción de Archivos

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Procesos Desarrollo de Interface a medida por Proveedor Desarrollo de Mascara de FC Se genera y se actualiza cada vez que sea necesario la interface con cada Proveedor para extraer electronicamente los datos de la Factura Se genera con el conforme del Proveedor la mascara para la impresión de la Factura con las características actuales

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Disponibilidad al Usuario Visualización de las Facturas en el Sistema según el perfil del usuario.

18 Documentos Electrónicos
Resguardo de Originales Facturas Electrónicas 1361 Archivo Electrónico Auto impresores Facturas Tradicionales Archivo Físico