Transición de Liderazgo Diana Flores Directora de Enlace del 4to Distrito de PTA.

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1 Transición de Liderazgo Diana Flores Directora de Enlace del 4to Distrito de PTA

2 Transición de Liderazgo ¡Me falta tiempo! Es la expresión de todos los líderes de la PTA. Sabe que tiene pasar a tiempo el libro de procedimientos de PTA a su sucesor. El tiempo sigue su paso, ya casi finaliza el año de PTA y aun no tiene preparado el libro. Para ayudarle a actualizar el libro de procedimientos hemos creado un proceso que le facilitara hacerlo. Para empezar, hemos dividido el proyecto en secciones pequeñas esto le facilitara su trabajo. De esta manera cuando llegue el mes de junio ya tendrá el libro actualizado y listo para pasárselo a su sucesor. Debido a los cambios normales en el personal de liderazgo y los nuevos voluntarios, cada presidente y los otros funcionarios deben tener un libro de procedimientos para asegurar la continuidad y el progreso de la unidad. El libro de procedimientos, junto con todo el material que tenga el presidente y otros funcionarios debe entregarse, con la mayor brevedad, al sucesor.

3 El libro de procedimientos debe incluir todos los materiales necesarios para que el presidente y demás funcionarios desempeñen sus responsabilidades, además de información adicional que un nuevo voluntario considere de utilidad Se recomienda poner el contenido del libro en un portafolio de hojas sueltas, tamaño carta. Es posible que el presidente necesite portafolios adicionales para guardar materiales de recursos de la PTA Nacional, de la PTA de California y material de apoyo adicional. Es importante reconocer que el libro de procedimientos pertenece a PTA NO ES PROPIEDAD PERSONAL. Busque el libro de procedimientos y evalúelo por daño y/o actualización. Es posible que haya usado el libro procedimientos durante su periodo de funciones o simplemente lo guardo en un cajón después de recibirlo el pasado julio y nunca lo volvió a sacar. También es posible que su antecesor no se lo entrego durante al hacer la transición. Transición de Liderazgo

4 Divida y Conquiste Divida los documentos por secciones. Haga nuevas cejillas divisoras que deben incluir por lo menos las siguientes diez secciones. 1.Descripción de funciones. 2.Estatutos actuales y normas permanentes. 3.Mesa ejecutiva/contactos. 4.Orden del día y actas. 5.Financiero (debe incluir el presupuesto, informes financieros y auditorias). 6.Calendario anual de eventos y/o responsabilidades para cada mes. 7.Informes de funcionarios, presidentes anteriores y actuales. 8.Información sobre conferencias, talleres y correspondencia. 9.Boletines informativos y otros tipos de comunicados. 10.Ideas y/o notas.

5 Transición de Liderazgo Con libro en mano evalúelo por daños: ¿Se esta deshojando? ¿ Necesita un portafolio de 3 arillos más grande? ¿Necesita remplazar las cejillas divisoras? Etc. Consulte con los lideres de PTA de su unidad es posible que ellos tengan estos artículos en su inventario. De no ser así, cómprelos en la papelería más cercana. El libro de procedimientos debe incluir lo siguiente: Portada con: Nombre de la position a ocupar. (Presidencia, Secretaría, etc.) Nombre de la asociación, consejo (si está en un consejo) y distrito de la PTA. Nombres de presidentes y oficiales anteriores y las fechas en que fungieron. La siguiente advertencia: ESTE LIBRO PERTENECE A LA UNIDAD DE PTA Y NO A PERSONA ALGUNA.

6 Libro de Procedimientos para Presidente de _______________PTA Presidentes anteriores: NombreFecha de función 1. ___________________ 2. ___________________ 3. ___________________ 4. ___________________ 5. ___________________ 6. ___________________ ESTE LIBRO DE PROCEDIMIENTOS PERTENECE A PTA Y NO AL INDIVIDUO.

7 Libro de Procedimientos para Secretario de _______________________ PTA Presidentes anteriores: NombreFecha de función 1. _____________________ 2. _____________________ 3. _____________________ 4. _____________________ 5. _____________________ 6. _____________________ ESTE LIBRO DE PROCEDIMIENTOS PERTENECE A PTA Y NO AL INDIVIDUO.

8 Libro de Procedimientos para Tesorero de ____________________PTA Presidentes anteriores: NombreFecha de función 1. ______________________ 2. ______________________ 3. ______________________ 4. ______________________ 5. ______________________ 6. ______________________ ESTE LIBRO DE PROCEDIMIENTOS PERTENECE A PTA Y NO AL INDIVIDUO.

9 Libro de Procedimientos para _______________ de _______________PTA Presidentes anteriores: NombreFecha de función 1. ______________________ 2. ______________________ 3. ______________________ 4. ______________________ 5. ______________________ 6. ______________________ ESTE LIBRO DE PROCEDIMIENTOS PERTENECE A PTA Y NO AL INDIVIDUO.

10 Presupuesto mi Comité En la parte superior anote el presupuesto aprobado para su comité/función. Después anote todo el dinero que ha gastado en proyectos y eventos a su cargo en PTA. Esto le dará a su sucesor una idea de cuanto ha gastado y en que lo gastó. Asimismo, facilitara la planificación y/o continuidad de su tarea. $ ____________ aprobado para ___________________ FechaGastosCategoríaCantidad Total

11 Mis Contactos de Cada funcionario o encargado de comité debe mantener una lista de contactos. Estos contactos deben incluir personal escolar, administrativo, vendedores, representantes de recaudaciones de fondos, lideres de PTA, etc. Identifique cada contacto, con numero de teléfono y correo electrónico. Puede agregar mas información, tal como: La mejor hora de localizar a la persona. Con cuanta anticipación necesita ponerse en contacto con la persona antes de un evento o proyecto. Otros detalles importantes. NombreTeléfonoCorreo electrónico Diana Flores-Directora de Enlace 4to. Distrito PTA 714-998-9102outreach@fourthdistrictpta.org

12 Cada funcionario o encargado de comité debe mantener una lista de recursos que pueda consultar para obtener información que le permita aprender a ser un mejor líder para su comunidad. Mis Recursos de RecursoSitio WebContenido 4to Distrito de PTAwww.fourthdistritpta.org California PTAwww.capta.org PTA Nacional www.pta.org Aseguranza de PTAwww.pta.bbt-knight.com Username: ptausers Password: member Recursos de PTA en español http://www.capta.org/sections/espanolToolkit, etc.

13 Conflicto - (Del lat. conflictus) 1.m. Combate, lucha, pelea. U. t. en sent. fig.2. m. Enfrentamiento armado. 3. m. Apuro, situación desgraciada y de difícil salida. 4. m. Problema, cuestión, materia de discusión. Cada funcionario o encargado de comité debe mantener una lista de recursos en donde podrá encontrar, consultar, leer y aprender sobre la mejor manera de manejar los problemas dentro de su escuela. Conflictos ocurren en todas partes, no les tema. Sin embargo, si se convierte en un conflicto destructivo usted como funcionario de PTA debe actuar inmediatamente. La resolución del conflicto es un proceso acordado. No tome partido, la neutralidad de un líder es crucial. Enfrente el problema y NO en las personas o las personalidades de las mismas. Procure escuchar activamente, es decir no interrumpa al interlocutor. No existe una forma correcta o incorrecta de manejar una inquietud, sino mas bien una forma practica o factible. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución. Las siguientes paginas contienen sugerencias practicas que podrán ayudarle a manejar situaciones difíciles con otros voluntarios. Resolución de Conflictos en

14 Communication Promise To: _______________________ From: ______________________ 1.Tell it me first and privately. 2.Tell it to me in a way I can understand. 3.Tell it to me as soon as if concerns you. 4.Give me time to think about it before we come to a resolution. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución. PROMESA DE COMUNICACIÓN Para: __________________ De: ____________________ 1.Dígamelo a mi primero y en privado. 2.Dígamelo en la forma que puedo entender. 3.Dígamelo tan pronto como sea una preocupación. 4.Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución.

15 Estrategias para Resolver Problemas y Hacer Decisiones

16 Sistema de Cuatro Pasos para Resolver Problemas y Tomar Decisiones. ¿Que problema o situación enfrenta? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ¿Que a hecho para resolver el problema o situación? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ¿Que mas podría hacer para encontrar la solución? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ¿Que es el siguiente paso? ¿Cuando? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

17 Sistema de Cinco Pasos para Resolver Problemas y Tomar Decisiones Identifique el problema. ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ Reúna información. ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ Haga una lista de posibles opciones. (Alternativas) ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ Considere el lado bueno y malo de cada opción. (Piense lo que es importante para usted) ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ Tome una decisión. Escoja una de las alternativas que escribió. ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________

18 Sistema IDEAL para Resolver Problemas y Tomar Decisiones Identifique el problema o situación. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Desarrolle un plan de acción. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Evalúe el plan de acción. (Consecuencias positivas y negativas) _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Actúe. (Ponga el plan en acción) _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Lección, aprenda de su plan. (Errores) _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

19 1. Identifique el problema o decisión. ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ 2.Reúna información. ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ 3.Piense de posibles alternativas. ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ 4.Anticipe las consecuencias. ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ 5.Tome en cuenta los hechos olvidados. Las actitudes, valores, sentimientos y emociones. Las presiones vienen de: ¿compañeras voluntarias, presiones internas o externas? ¿Cuales son los niveles de riesgo? ¿Cuales son los hábitos? ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ 6.Escoja una alternativa. ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ 7.Identifique un plan de acción. ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ 8.Actúe. ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ 9.Evalúe. ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________ Sistema de Nueve Pasos para Resolver Problemas y Tomar Decisiones.

20 Errores de Sentido Comun en Establecer sus criterios personales de correcto y erróneo y creer que todo mundo los aceptaran como tal Juzgar la felicidad de otros basado en la suya. Esperar uniformidad de opinión. Buscar experiencia y sentido común en los jóvenes. Buscar perfección en nuestras propias acciones y en los demás. Preocuparse personalmente y preocupar a otros por cosas que no tienen remedio. No tomar en cuenta las debilidades de otros, ni las personales. Considerar imposible lo que nosotros no podemos hacer. Vivir en este momento, este día este tiempo como si fuese de tanta, importancia que duraría para siempre. Juzgar a la gente por alguna cualidad externa, cuando en realidad son las cualidades internas las que definen a la persona. Recuerde: La belleza no pasa de la piel..

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22 Con Diplomacia Todos Podrán Crecer PTA es una organización de voluntarios quienes se comportan de manera profesional en defensa de los niños. Cuando hablemos por cada niño, es importante mostrar tacto, sensibilidad, ser políticamente correcto y ser precavido cuando se hable o se escriba como representante de PTA. La diplomacia es una habilidad que puede ser adquirida a través de la practica y usando sentido común. Los lideres son aquellos a quienes naturalmente deseamos seguir; quienes nos inspiran y nos transmiten confianza. Así que, la forma en que nos expresemos frente a otros es muy importante. Piense acerca de lo siguiente: Como envía su mensaje es de gran importancia. Esto consiste de su lenguaje corporal y tono de voz. Ambas pueden indicar respeto u ofensa. Procure pensar antes de hablar y planee sus palabras con anticipación, especialmente si presiente un problema durante una discusión. ¿Cual es la intención de su mensaje? Seleccione sus palabras y considere las consecuencias de sus declaraciones. ¿Como van a interpretar su mensaje los asistentes o lectores? ¿Quien es su publico? Anticipe la situación y como deberá manejarla. ¿Necesita expresar sus pensamientos de otra manera para no ofender a nadie? Practique este ejercicio con los miembros de su mesa ejecutiva. Ejemplos: Versión sin diplomacia: Yo soy la encargada, así es que las cosas van a ser a mi manera. Versión diplomática: Yo creo en el trabajo en equipo y en la cooperación y estaré esperando lo mismo de ustedes. Versión sin diplomacia: Necesita dejar esto. Yo seguiré adelante y déjeme que y lo hago a mi manera. Versión diplomática: Este proyecto es difícil de manera individual. Puede visualizarnos trabajando juntas, como equipo? Cuando surja un problema o conflicto que esta causando grandes problemas: Versión diplomática: Tenemos un asunto que debemos encontrarle solución rápidamente. Se que lo podremos lograr con toda la energía, opiniones y pensamientos del grupo. Cuando las discusiones se alejan del asunto central y la junta se esta prolongando: Versión diplomática: Vamos a posponer esa discusión y seguir con lo planeado. Estamos comenzando de perder de vista y enfoque del punto principal.

23 Como crear una Mesa Ejecutiva Infernal

24 Ayudando a mi sucesor a ser exitoso! Gracias por aceptar la responsabilidad de este puesto de PTA. Mucho esfuerzo, tiempo y trabajo fue invertido en la preparación de este Libro de Procedimientos, la expectativa es que le sea útil y le ayude a tener éxito en su posición dentro de la PTA. A continuación encontrara una corta encuesta de como mejorar este documento y así ayudar a futuros funcionarios de PTA con el desempeño eficaz de sus responsabilidades. ¿Que hubiera hecho de manera distinta? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ¿Que consejo, sugerencia, etc. le puede dar usted a su sucesor? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ¿Que fue lo que hizo posible el desempeño eficaz de sus responsabilidades? _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Me hubiera gustado/ayudado/ saber que…. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________