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DIRECCION Y CONTROL COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO M.A. JUAN RODOLFO PEREZ ROBLEDO.

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1 DIRECCION Y CONTROL COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO M.A. JUAN RODOLFO PEREZ ROBLEDO

2 ADMINISTRACION BASICA 1 PLANEACION 2 ORGANIZACION 3 INTEGRACIÓN DE LOS INDIVIDUOS COORDINACION 4 SUPERVISION 5 EVALUA CION 6 7 CONTROL INVESTIGACION (Permite conocimiento ) Recursos TECNOLOGICOS RecursosRecursos FINANCIEROSFINANCIEROS Recursos HUMANOS RecursosRecursos MATERIALES Y MATERIALES Y FISICOSFISICOS Capacidad deCapacidad de TomaDecisionesTomaDecisiones COMUNICACIÓN (Permite la participacion de los individuos ) GERENTE Proyectos ADMINISTRACION BASICA

3 La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación, toma decisiones, integración, coordinación y la supervisión. Qué es un Gerente Visionario? Es el que permite desarrollar una mentalidad de equipo Tenga la visión de un ambiente de trabajo programación Potencialización de los recursos Visión para manejar la comunicación Visión sobre desarrollo humano y de motivación Sentido de pertenencia Cómo Lograrlo? Eliminando esa adición individualista que maneja los gerentes y cambiando por 4 cosas: Servicio, eficacia, eficiencia y calidad.

4 Cómo se debe preparar el Gerente del siglo XXI ? 1. La empresa y la universidad virtual 2. Manejar el marketing virtual 3. Manejar la revolución del ser humano 4. Que haga frente a la aldea global, sin fronteras geopolíticas 5. Preocupados porque nuestras plantas físicas, tengan unas estructuras descomplicadas y con edificios inteligentes 6. Necesitamos un Gerente donde la gente quede preparada para las necesidades de la gente 7. Necesitamos un gerente preparado en la minimización del átomo y maximización del bytes ( Fibra óptica) 8. Que mantengan en permanente diálogos con los clientes 9. Que maneje el comercio a través de lo que llama la navegación o autopista electrónicas 10. Que manejen técnicas administrativas Just At Time 11. Que actualicen nuestra estructuras 12. Que aprendan a trabajar con alianzas estratégicas 13. Que acomoden las modalidades gerenciales Los gerentes deben estar programados para ir colocando el parche león donde la empresa sienta el dolor e igualmente lograr integración de los individuos y coordinar instituciones con el fin de que : EL FUTURO ESTE GARANTIZADO, si lo está entonces permite productividad, competitividad por lo tanto garantiza estabilidad y permanencia en los mercados.

5 Significa mover, conducir, impulsar a la acción Con relación a la motivación, que teorías existen? 1. Jerarquía de las necesidades, de Abraham Maslow Motivación e higiene, Frederick Herzberg Necesidades de logro,David M.C. Clelland – Necesidades mundo del trabajo,Clayton Alderfer 5. Características del trabajo, J.Richard Hack y G.R.Oldham 6. Decisión expectativas, Victor H. Vroom 7. Establecimiento de metas,Edwin locke 8. Percepción de la equidad, Stacy Adams 9. Medición de actitudes, estudios de Hawthorne 10. B.F Skinner de Harvard 11. Teoría X y Teoría Y – Douglas McGregor – Raymond E. Miles. Teorías de aprendizaje o del enfoque externo

6 Es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. Cuáles son los elementos básicos de la comunicación? Emisor, en donde se origina la información Transmisor, a través del cual fluye la comunicación Receptor, que recibe y debe entender la información Cómo se clasifica la comunicación? Formal : Fluye a través de canales organizacionales Ej.:correspondencia, instructivos, manuales, órdenes,etc. Informal : Ej.: chismes, comentarios, opiniones,etc. Cuáles son los tipos de comunicación? Vertical Horizontal Verbal Escrita Cuáles son los requisitos para que la comunicación sea efectiva? 1. Claridad 2. Integridad 3. Aprovechamiento de la organización informal 4. Equilibrio 5. Moderación 6. Difusión 7. Evaluación.

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8 Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas Qué es necesario para tomar una decisión? 1. Conocer el problema 2. Analizar cuáles fueron las causas que originó ese problema 3. Cómo solucionar ese problema a través de alternativas 4. Analizar y Evaluar las alternativas 5. Aplicar la decisión 6. Ejecución y seguimiento. En que Áreas normalmente se toma decisiones en nuestras empresas? 1. Producción – servicios 2. Comercialización 3. Financiera 4. Contable 5. Seguridad 6. Administrativa 7. Investigación Cómo estudiar y seleccionar las alternativas? Desde el punto de vista técnico existen 2 herramientas para cualquier estudio que se trata de realizar : Criterios Herramientas matemáticas administrativas UN BUEN ADMINISTRARDOR TOMA UNA DECISION PARTICIPATIVA

9 Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marchas las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Cuáles son las reglas administrativas para lograr efectividad en la integración? El hombre adecuado para el puesto adecuado De la provisión de elementos necesarios De la importancia de la introducción adecuada. Cuáles son las etapas de la integración? 1. Reclutamiento 2. Selección 3. Introducción e inducción 4. Capacitación y desarrollo

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11 La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. El liderazgo, o supervisión son estilos gerenciales sinónimos. Cuáles son las teorías gerenciales relativas a la supervisión ? Robert Blake Mouton se refiere a la rejilla o tablero administrativo, estilos de dirección -1964

12 Que es? ES LA FUNCION QUE PERMITE LA SUPERVISION Y LA COMPARACION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS CONTRA LOS RESULTADOS ESPERADOS. Cuál es su importancia? El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo A quien se aplica? 1.El control es de vital importancia se aplica a todas las cosas, a las personas, y a los actos, establece medidas para corregir actividades, 2.Para determinar y analizar rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, localiza las áreas responsables de la administración, 3.Para Proporcionar información acerca de la situación o ejecución de los planes, su aplicación incide en el logro de la productividad en el manejo de todos los recursos

13 Cuáles son los tipos de control? 1. Control preliminar Antes de iniciar las operaciones incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. Ej. Política cambio precios. 2. El concurrente Ejecuta los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades para que se garanticen estos planes. Ej.: La supervisión directa, verificando los datos o actividades según el caso. 3. El de retroalimentación Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibilidades desviaciones futura de estándar aceptable. El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción

14 AREA DE PRODUCCION Control de calidad Control Producción Control Inventarios Control de compras AREA DE FINANZAS Planes : Mercadeo, Endeudamiento, y de Inversiones Procesos : Análisis, Diagnóstico y Pronósticos en los planes Presupuestos Control contable Auditoria AREA DE MERCADEO Ventas Productos Distribución Publicidad Promoción AREA DE ADMINISTRACION Información precisa, oportuna y completa Sistemas tecnológicos Actualizados Correspondencia Control de personal AREAS DE DESEMPEÑO DEL CONTROL

15 Qué es la supervisión? Proceso por el cual un individuo o grupo de individuos vigilan el trabajo de otros y establecen controles y procedimientos para mejorar dicho trabajo por medio del perfeccionamiento modificando las condiciones en que el trabajo se realiza. El equipo de supervisores deben ser expertos. Cuáles son las técnicas de supervisión? Definir como comenzar la supervisión Aprender a dar órdenes y a tomar decisiones Aprender a criticar Aprender a atender quejas Aprender a tratar con personas problemas de personalidad Saber tratar los problemas de malos manejos Cómo adquirir supervisión? Emplear el tipo de jefatura apropiado para cada caso Estudiar bien a los supervisados Con buen trato a los trabajadores Absteniéndose de manifestar preferencias Con principios morales elevados Con control en los costos ( Eficiencia) Involucrando en el proceso a los trabajadores

16 EVALUACION Cuando se observa lo que el individuo esta haciendo y se compara con una norma, se está midiendo resultados. Con base en estándares de actuación que evalúan resultados tendiendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicios, quejas de consumidores, subordinados y cliente; coeficientes de mano de obra, informes de cumplimientos, etc. Se evalúa el personal en su reclutamiento,selección, capacitación, desarrollo, sueldos, salarios, higiene, seguridad, prestaciones. Todos estos factores se determinan con base en registros estadísticos, se comentar con los supervisores; sirven a su vez, como base objetiva para establecer acciones correctivas y recompensas, eliminando así, conflicto y apreciaciones subjetivas.

17 Son las herramientas que auxilian al administrador para llevar a cabo El proceso del control: Sistemas de Información Contabilidad Auditoria : Financiera, Administrativa Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos ( Memorarias, expedientes,etc.) Computarizados Mecanizados Gráficas Diagramas Procesos, procedimientos, gant, pescado o ishikwa, tormenta de ideas. Procedimiento, hombre- màquina, mano izquierda, mano derecha,c¡etc.

18 TECNICAS DE CONTROL Técnica de control ( Controles ) Estudio de métodos Tiempos y movimientos, Estándares,etc. Métodos Cuantitativos Redes Camino Crítico PERT Modelos matemáticos Investigaciones de operaciones Estadística Cálculos probalísticos Programación dinámica Control interno, Programas

19 El control es un elemento muy importante dentro cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa. Solo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta. El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario debe ser realizado conjuntamente se llevan a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presente.

20 Apuntes Personales Maestría en Administracion. Fundamento de Administración. Munch. García. Editorial Trillas. Motores de búsqueda internet


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