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Gestión de viajes y gastos Resumen del escenario Cómo procesar deudas y pagos Cómo trabajar con solicitudes de viaje Cómo reservar servicios de viaje en.

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1 Gestión de viajes y gastos Resumen del escenario Cómo procesar deudas y pagos Cómo trabajar con solicitudes de viaje Cómo reservar servicios de viaje en línea Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Cómo gestionar gastos Explorador de escenario Áreas empresariales Escenario/Procesos Abrir leyenda Contable de acreedores Descripción del escenario Los siguientes roles empresariales están involucrados en este escenario: ViajanteAuditorAutorizador Asistente de viajes Al ser una empresa grande, necesita la capacidad para controlar sus políticas, presupuestos y gastos de viaje. SAP Travel OnDemand ofrece esto, mediante una solución de gestión de viajes global y simple que incluye desde la autorización de viajes, pasando por la reserva de viajes y el envío de gastos automáticamente hasta el reembolso de los gastos. SAP Travel OnDemand está integrada con las soluciones de SAP ERP y SAP Financials OnDemand. Esto garantiza la consistencia de los datos, minimiza la necesidad de reconciliación y aumenta su capacidad de analizar y auditar gastos. Para los usuarios, introducir los gastos en SAP Travel OnDemand es fácil, gracias a funciones como las pantallas simplificadas, los campos de entrada completos y la posibilidad de enviar gastos de feeds de tarjetas de crédito automáticamente. Si los usuarios no pueden acceder a la aplicación en sí, pueden enviar los gastos mediante el correo electrónico. La configuración estándar de SAP Travel OnDemand incluye tasas de reembolso para los países definidos previamente, en una plantilla de países genéricos, y puede adaptarse a la política de gastos individual de su empresa. Haga clic en las comillas angulares para conocer los detalles de proceso Más información + ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos.

2 Escenario/Procesos Gestión de viajes y gastos Resumen del escenario Cómo procesar deudas y pagos Cómo trabajar con solicitudes de viaje Cómo reservar servicios de viaje en línea Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Cómo gestionar gastos Explorador de escenario Contable de acreedores Descripción del escenario Los siguientes roles empresariales están involucrados en este escenario: ViajanteAuditorAutorizador Haga clic en las comillas angulares para conocer los detalles de proceso Al ser una empresa grande, necesita la capacidad para controlar sus políticas, presupuestos y gastos de viaje. SAP Travel OnDemand ofrece esto, mediante una solución de gestión de viajes global y simple que incluye desde la autorización de viajes, pasando por la reserva de viajes y el envío de gastos automáticamente hasta el reembolso de los gastos. SAP Travel OnDemand está integrada con las soluciones de SAP ERP y SAP Financials OnDemand. Esto garantiza la consistencia de los datos, minimiza la necesidad de reconciliación y aumenta su capacidad de analizar y auditar gastos. Para los usuarios, introducir los gastos en SAP Travel OnDemand es fácil, gracias a funciones como las pantallas simplificadas, los campos de entrada completos y la posibilidad de enviar gastos de feeds de tarjetas de crédito automáticamente. Si los usuarios no pueden acceder a la aplicación en sí, pueden enviar los gastos mediante el correo electrónico. La configuración estándar de SAP Travel OnDemand incluye tasas de reembolso para los países definidos previamente, en una plantilla de países genéricos, y puede adaptarse a la política de gastos individual de su empresa. Asistente de viajes Áreas empresariales Más información + ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos. Abrir leyenda Leyenda Procesos impulsados principalmente por el usuario Procesos impulsados principalmente por el sistema Procesos manuales no soportados por el sistema Procesos que se comunican con software de tercero (desplace el mouse para conocer los detalles) Proceso con relevancia para Finanzas Escenario relacionado Botón Info con más información Cerrar leyenda i

3 Escenario/Procesos Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo trabajar con solicitudes de viaje Explorador de escenario Descripción del proceso El viajante o el asistente de viaje presenta una petición de viaje en SAP Travel OnDemand, tanto para su propio viaje o en nombre de otro viajante. El autorizador revisa la solicitud de viaje y la autoriza o rechaza. Después, se notifica al viajante por correo electrónico de la decisión. Las autorizaciones son opcionales y se pueden personalizar según las necesidades de la empresa. Realizado por Viajante En los puestos de trabajo Viajes y gastos Autorizaciones Más información Haga clic en las comillas angulares para conocer los detalles de proceso Cómo procesar deudas y pagos Cómo reservar servicios de viaje en línea Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Cómo gestionar gastos Cómo trabajar con solicitudes de viaje Enviar una decisión por correo electrónico Revisar una solicitud de viaje Crear una solicitud de viaje ii i Asistente de viajes Autorizador X Áreas empresariales Más información + ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos.

4 Escenario/Procesos Cómo reservar servicios de viaje en línea Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo reservar servicios de viaje en línea Explorador de escenario Descripción del proceso El viajante reserva un viaje en línea usando una de nuestras herramientas de reserva en línea. Como SAP Travel OnDemand está completamente integrado con estas herramientas de reserva en línea, los datos de SAP se transferirán automáticamente y se usarán para completar campos en la herramienta. Después, cuando el viajante termina de reservar su viaje, se vuelven a transferir a SAP Travel OnDemand, donde estarán directamente disponibles como itinerario de viaje. Como alternativa, puede enviar su información de viaje a nuestra herramienta de gestión de itinerario integrada. La información será transferida nuevamente a SAP Travel OnDemand en su nombre, donde estará disponible como un itinerario para que usted pueda trabajar con él. Estos datos de reserva (por ejemplo, la fecha de inicio y la fecha de fin del viaje) también se indicarán automáticamente en el informe de gastos del viaje del empleado. Puede configurar la herramienta de reserva en línea para que se adapte a la política de viaje específica de su empresa, entonces le indicará cuando haya probables infracciones a su política o a aquellas de su proveedor preferido. En los puestos de trabajo Viajes y gastos Autorizaciones Más información Haga clic en las comillas angulares para conocer los detalles de proceso Revisar itinerario Sincronizar datos con SAP Travel OnDemand Crear itinerario en línea iii X Autorizador Haga clic aquíHaga clic aquí para visualizar las variantes del proceso Cómo procesar deudas y pagos Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Cómo gestionar gastos Áreas empresariales Realizado por Viajante Cómo trabajar con solicitudes de viaje ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos. Más información +

5 Escenario/Procesos Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo reservar servicios de viaje en línea Explorador de escenario Descripción del proceso El viajante reserva un viaje en línea usando una de nuestras herramientas de reserva en línea. Como SAP Travel OnDemand está completamente integrado con estas herramientas de reserva en línea, los datos de SAP se transferirán automáticamente y se usarán para completar campos en la herramienta. Después, cuando el viajante termina de reservar su viaje, se vuelven a transferir a SAP Travel OnDemand, donde estarán directamente disponibles como itinerario de viaje. Como alternativa, puede enviar su información de viaje a nuestra herramienta de gestión de itinerario integrada. La información será transferida nuevamente a SAP Travel OnDemand en su nombre, donde estará disponible como un itinerario para que usted pueda trabajar con él. Estos datos de reserva (por ejemplo, la fecha de inicio y la fecha de fin del viaje) también se indicarán automáticamente en el informe de gastos del viaje del empleado. Puede configurar la herramienta de reserva en línea para que se adapte a la política de viaje específica de su empresa, entonces le indicará cuando haya probables infracciones a su política o a aquellas de su proveedor preferido. Más información Haga clic en las comillas angulares para conocer los detalles de proceso Envíe su información de viaje a nuestra herramienta de gestión de itinerario integrada. Entonces haremos que su itinerario esté disponible para usted en SAP Travel OnDemand. Cómo reservar servicios de viaje en línea Revisar itinerario Sincronizar datos con SAP Travel OnDemand Crear itinerario en línea iii X Haga clic aquíHaga clic aquí para ocultar las variantes del proceso Cómo procesar deudas y pagos Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Cómo gestionar gastos Áreas empresariales Más información i En los puestos de trabajo Viajes y gastos Autorizaciones Autorizador Realizado por Viajante + Cómo trabajar con solicitudes de viaje ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos.

6 Escenario/Procesos Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Explorador de escenario Descripción del proceso Durante el viaje, el viajante envía los recibos para su informe de gastos. Pueden hacerlo usando una aplicación móvil o por correo electrónico. Dispositivo móvil: El viajante indica los detalles de viaje, con la opción de tomar una fotografía del recibo y añadirla como un anexo, y la envía a SAP Travel OnDemand. Si el reconocimiento de imagen se activó en el sistema, se puede tomar una foto del recibo y el sistema crea automáticamente los gastos para usted. Correo electrónico: El viajante escribe un correo electrónico que incluye el tipo de gasto, el importe, la moneda y la fecha, y lo envía a la dirección de correo electrónico centralizada. También puede anexar un recibo. Más información Haga clic en las comillas angulares para conocer los detalles de proceso Cómo trabajar con solicitudes de viaje Cómo reservar servicios de viaje en línea Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Añadir un recibo de gasto usando un dispositivo móvil i X Haga clic aquíHaga clic aquí para visualizar las variantes del proceso Dispositivo móvil Correo electrónico Cómo procesar deudas y pagos Cómo gestionar gastos Áreas empresariales Más información Realizado por Viajante + ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos.

7 Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Explorador de escenario Descripción del proceso Durante el viaje, el viajante envía los recibos para su informe de gastos. Pueden hacerlo usando una aplicación móvil o por correo electrónico. Dispositivo móvil: El viajante indica los detalles de viaje, con la opción de tomar una fotografía del recibo y añadirla como un anexo, y la envía a SAP Travel OnDemand. Si el reconocimiento de imagen se activó en el sistema, se puede tomar una foto del recibo y el sistema crea automáticamente los gastos para usted. Correo electrónico: El viajante escribe un correo electrónico que incluye el tipo de gasto, el importe, la moneda y la fecha, y lo envía a la dirección de correo electrónico centralizada. También puede anexar un recibo. Más información Haga clic en las comillas angulares para conocer los detalles de proceso Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Añadir un recibo de gasto usando un dispositivo móvil i Haga clic aquíHaga clic aquí para ocultar las variantes del proceso Dispositivo móvil Correo electrónico Añadir un recibo de gastos usando el correo electrónico i X Cómo procesar deudas y pagos Cómo gestionar gastos Áreas empresariales Escenario/Procesos Más información Realizado por Viajante + Cómo trabajar con solicitudes de viaje Cómo reservar servicios de viaje en línea ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos.

8 Escenario/Procesos Cómo gestionar gastos Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo gestionar gastos Explorador de escenario Descripción del proceso El viajante o el asistente de viajes envía el informe de gastos. Pueden hacerlo enviando, por ejemplo, las transacciones de tarjeta de crédito corporativas o fotografías de recibos. Si quieren, pueden usar los datos de su solicitud de viaje o del itinerario de viaje que se han indicado automáticamente en el informe de gastos. Una vez que se auditaron y aprobaron los gastos, se transfieren de manera automática al sistema de contabilidad financiera o al sistema de nómina. Esto desencadena el reembolso al empleado. Puede adaptar este proceso para que se adapte a la política de viaje específica de su empresa. SAP Travel OnDemand se puede integrar con su sistema SAP ERP Financials o SAP Financials OnDemand. Las autorizaciones son opcionales y se pueden personalizar según las necesidades de la empresa. En los puestos de trabajo Viajes y gastos Autorizaciones Publicaciones Más información Haga clic en las comillas angulares para conocer los detalles de proceso Cómo procesar deudas y pagos Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Publicar un informe de gastos en SAP ERP Aprobar el informe de gastos Auditar el informe de gastos Crear un informe de gastos iiii X Auditor Autorizador Contable de acreedores Haga clic aquíHaga clic aquí para visualizar las variantes del proceso Áreas empresariales Más información Realizado por Viajante/ Asistente de viajes + Cómo trabajar con solicitudes de viaje Cómo reservar servicios de viaje en línea ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos.

9 Escenario/Procesos Cómo gestionar gastos Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo gestionar gastos Explorador de escenario Descripción del proceso El viajante o el asistente de viajes envía el informe de gastos. Pueden hacerlo enviando, por ejemplo, las transacciones de tarjeta de crédito corporativas o fotografías de recibos. Si quieren, pueden usar los datos de su solicitud de viaje o del itinerario de viaje que se han indicado automáticamente en el informe de gastos. Una vez que se auditaron y aprobaron los gastos, se transfieren de manera automática al sistema de contabilidad financiera o al sistema de nómina. Esto desencadena el reembolso al empleado. Puede adaptar este proceso para que se adapte a la política de viaje específica de su empresa. SAP Travel OnDemand se puede integrar con su sistema SAP ERP Financials o SAP Financials OnDemand. Las autorizaciones son opcionales y se pueden personalizar según las necesidades de la empresa. Haga clic en las comillas angulares para conocer los detalles de proceso Cómo procesar deudas y pagos Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Publicar un informe de gastos en SAP ERP Aprobar el informe de gastos Auditar el informe de gastos Crear un informe de gastos iiii X Haga clic aquíHaga clic aquí para ocultar las variantes del proceso Contabilice un informe de gastos en SAP Financials OnDemand i Áreas empresariales Más información En los puestos de trabajo Viajes y gastos Autorizaciones Publicaciones Más información Auditor Autorizador Contable de acreedores Realizado por Viajante/ Asistente de viajes + Cómo trabajar con solicitudes de viaje Cómo reservar servicios de viaje en línea ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos.

10 Escenario/Procesos Cómo procesar pagos Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo procesar pagos Explorador de escenario Descripción del proceso Según la configuración específica de la empresa, se desencadena la ejecución de pago en SAP ERP Financial Accounting, SAP Financials OnDemand, o sistema SAP ERP HCM. Entonces se envía el pago al viajante mediante una transferencia bancaria y un cheque. Realizado por Contable de acreedores Más información Haga clic en las comillas angulares para conocer los detalles de proceso Cómo gestionar gastos Reembolsar gastos mediante SAP ERP X i SAP Financials OnDemand SAP ERP Haga clic aquíHaga clic aquí para visualizar las variantes del proceso Áreas empresariales Más información + Cómo trabajar con solicitudes de viaje Cómo reservar servicios de viaje en línea Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos.

11 Escenario/Procesos Cómo procesar pagos Gestión de viajes y gastos Detalles de proceso: Cómo procesar pagos Explorador de escenario Descripción del proceso Según la configuración específica de la empresa, se desencadena la ejecución de pago en SAP ERP Financial Accounting, SAP Financials OnDemand, o sistema SAP ERP HCM. Entonces se envía el pago al viajante mediante una transferencia bancaria y un cheque. Haga clic en las comillas angulares para conocer los detalles de proceso Cómo gestionar gastos Reembolsar gastos mediante SAP ERP X i Haga clic aquíHaga clic aquí para ocultar las variantes del proceso Reembolsar gastos con SAP Financials OnDemand i Áreas empresariales Más información Realizado por Contable de acreedores Más información SAP Financials OnDemand SAP ERP + Cómo trabajar con solicitudes de viaje Cómo reservar servicios de viaje en línea Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos.

12 Gestión de viajes y gastos Áreas empresariales Explorador de escenario Áreas empresariales Escenario/Procesos Áreas empresariales Gestión de viajes y gastos Haga clic en los pictogramas de área para conocer los detalles Cómo procesar deudas y pagos Cómo trabajar con solicitudes de viaje Cómo reservar servicios de viaje en línea Cómo añadir recibos de gastos durante el viaje Cómo gestionar gastos Descripción de área empresarial Casi todos los procesos empresariales involucran un flujo de caja, tanto dentro de la empresa y entre la empresa y sus socios comerciales externos y clientes. Con SAP Travel OnDemand, tiene control total sobre el aspecto financiero de cada uno de los pasos de su proceso empresarial. Puede fijar sus propias política de gastos y reembolso, controlar los gastos de su empleado y reembolsar todos los gastos autorizados rápida y fácilmente. SAP Travel OnDemand está integrado con las principales herramientas de reserva en línea. Puede configurar estas herramientas para que se adapten a la política de viaje específica de su empresa, que ayuda a garantizar el cumplimiento con las políticas de viaje en relación con los costes y las reglas preferidas del proveedor. Esto permitirá que la empresa economice en sus gastos de viaje y acelere los procesos de reserva. Más información + ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos.

13 Más información Gestión de viajes y gastos Más información Explorador de escenario Escenario/Procesos + Más detalles SAP proporciona la documentación completa del producto, cubriendo todos los aspectos del escenario comercial. Para obtener más detalles, haga clic aquí.haga clic aquí Se pueden encontrar fuentes de información en la sección SAP Travel OnDemand de SAP Business Center (haga clic aquí).haga clic aquí ¿Necesita más información? * Tenga en cuenta que para acceder a los vínculos anteriores deberá tener un usuario en SAP Business Center. Si no puede acceder directamente a la página y si está utilizando Microsoft Internet Explorer®, verifique Áreas empresariales ©© 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos.


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