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Prof. Dr. Antonio Leal Millán Benchmarking como herramienta de aprendizaje personal y gestión del conocimiento SEMINARIO PERMANENTE Sesión del 19 octubre.

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Presentación del tema: "Prof. Dr. Antonio Leal Millán Benchmarking como herramienta de aprendizaje personal y gestión del conocimiento SEMINARIO PERMANENTE Sesión del 19 octubre."— Transcripción de la presentación:

1 Prof. Dr. Antonio Leal Millán Benchmarking como herramienta de aprendizaje personal y gestión del conocimiento SEMINARIO PERMANENTE Sesión del 19 octubre 2007

2 Transferir (compartir) conocimiento y aplicarlo es la esencia de todo proceso de aprendizaje personal (se crea conocimiento a nivel individual). Presentaremos una experiencia de creación de espacio de conocimiento compartido real/virtual en 5 empresas pertenecientes a la RAI. Algunos artefactos de conocimiento generados. En esta sesión:

3 1 euro = = 1 euro 1 idea = = 2 ideas Transferir o compartir conocimiento es una forma de CREAR conocimiento

4 Crear espacios para la REFLEXIÓN en las empresas es crear conocimiento, es APRENDER If Managing to Learn, Learn to Manage Crear espacios para COMPARTIR CONOCIMIENTO, es crear espacios para el APRENDIZAJE

5 Una experiencia de creación de espacio de conocimiento real/virtual en 5 empresas pertenecientes a la RAI El punto de partida: Formar/Compartir conceptos Gestión del Conocimiento (1) Capacidad de una empresa para optimizar el conocimiento de sus empleados. Capacidad de transformar información en conocimiento y éste en activos tácticos y estratégicos. Capacidad de añadir valor a partir de recursos intangibles. Definido en la literatura como un proceso que incluye diversas etapas. (2) (3) (4) Crear K interno Adquirir K externo Almacenar K en documentos Almacenar K en rutinas Recuperar K Aplicar K Transferir- Compartir K internamente Transferir- Compartir K externamente

6 Benchmarking A nivel externo: Transferencia mediante Benchmarking y Red de Conocimiento La primera fase de la experiencia 5 elementos que condicionan el aprendizaje personal y la transferencia de K: (Gupta & Govindarajan, 2000) 5 elementos que condicionan el aprendizaje personal y la transferencia de K: (Gupta & Govindarajan, 2000) Valor percibido del K de la unidad fuente Motivación / Disposición de la fuente para compartir K Existencia de canales de transmisión y riqueza de los mismos Motivación / Disposición de la unidad receptora para adquirir K Capacidad de absorción de la unidad receptora (no solo la capacidad de asimilación sino también de uso del K) (1) (2) (3) (4) (5)

7 Benchmarking ¿Qué es? Medir Comparar Gestionar

8 PRIORIDAD DE MEJORA BENCHMARKING APRENDER Y ADAPTAR APLICAR MEJORAS QUÉ CÓMO Benchmarking - aprendizaje

9 BENCHMARKINGBENCHMARKING MEJORAMEJORA INCREMENTALINCREMENTAL COMPETITIVIDADCOMPETITIVIDAD CAMBIOCAMBIO Benchmarking - cambio

10 DEFINICIONES Benchmark Benchmarking Standard de excelencia, considerado como el mejor, con el cual compararse. Proceso sistemático y continuo para: (a) Identificar el punto de referencia (benchmark), (b) Compararse con él, (c) Identificar las prácticas o métodos que permitan a quien lleva a cabo las actividades de benchmarking convertirse en el mejor. Mejor práctica Es el proceso reconocido como más eficaz y eficiente para producir un determinado output

11 El modelo de Benchmarking

12 ANALISIS DE DATOS Internos Externos ¿Qué procesos son críticos? ¿Cómo lo hacemos? ¿Quiénes Son los mejores? ¿Cómo lo hacen? NOSOTROS ELLOS FACTORESCRITICOSFACTORESCRITICOS DEEXITODEEXITO AGENTESAGENTES FACILITADORESFACILITADORES Q1 Q3Q4 Q2 El Modelo de benchmarking

13 ANALISIS DE DATOS NOSOTROS FACTORESCRITICOSFACTORESCRITICOS DEEXITODEEXITO Q1 Planificación (Q1) El objetivo de esta fase es determinar el objeto de Benchmarking Elegir los procesos en función de los Factores Críticos de Exito. Consensuar las medidas de eficacia y eficiencia para identificar el mejor (indicadores). ¿Qué procesos son críticos? Son aquellas características, condiciones, variables o parámetros del negocio en las que hay que ser especialmente bueno, o son críticas, porque gestionadas adecuadamente inciden directamente en la satisfacción del cliente y, por consiguiente, determinan el éxito o fracaso del negocio en su conjunto. Afectan al nivel competitivo de la empresa

14 ANALISIS DE DATOS Internos ¿Cómo lo hacemos? NOSOTROS AGENTESAGENTES FACILITADORESFACILITADORES Q2 Obtención de datos - 1 (Q2) El objetivo de esta fase es la recolección de datos internos y preparar la recogida de datos externos Documentar los procesos propios Obtener los resultados de las medidas Definir preguntas para la identificación de resultados y agentes Contestar las preguntas

15 IDEF Documentar los Procesos Metodología IDEF Características de un proceso Misión perfectamente definible Fronteras claras Secuencia de etapas o acciones claramente integrables Medidas identificables -Qué - Para qué - Para quién -Entradas y salidas concretas -Subprocesos -Cantidad - Calidad - Coste - Entrega PROCESO Nos sirven para encontrarlos y compararlos posteriormente

16 Niveles de proceso Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Proceso de Servicio Rutas Servicio Cierre Diagrama de flujo Proceso de gestión Subproceso de gestión Instrucciones operativas QUÉ SE HACE CÓMO SE HACE

17 Publicidad Petición producto + dinero Producto facilitado Papel de embalaje Petición de sugerencias FechaPresupuesto EmpresasTiendaAlmacénFamiliares y amigos R E C U R S O S G U I A S I M P O R T A N T E S Proceso de hacer un regalo de reyes - Nivel 1 Regalo a realizar Regalo entregado MAMA FAMILIAR Sugerencias MISION: Escoger, comprar, envolver y entregar un regalo para mi madre, para hacerla feliz con él, el día de Reyes. Proceso de hacer un regalo de reyes - Nivel 2 (Subprocesos) ESCOGER REGALO COMPRAR REGALO ENVOLVER REGALO ENTREGAR REGALO Publicidad Petición producto + dinero Producto facilitado Papel de embalaje Petición de sugerencias Sugerencia Presupuesto Fecha Regalo escogido Regalo comprado a envolver Regalo envuelto a entregar Regalo entregado Regalo a realizar FAMILIAR MAMA

18 Proceso de hacer un regalo de reyes - Nivel 3 (Instrucciones operativas) Representación gráfica del procedimiento: instrucciones operativas necesarias para llevar a cabo las actividades inherentes a un proceso Flujograma

19 ANALISIS DE DATOS Externos ¿Quién es el mejor? ELLOS FACTORESCRITICOSFACTORESCRITICOS DEEXITODEEXITO Q3 Obtención de datos - 2 (Q3) Comparar indicadores Calcular los gaps o diferencias Encontrar los benchmarks

20 ANALISIS DE DATOS Externos ¿Cómo lo hacen? ELLOS AGENTESAGENTES FACILITADORESFACILITADORES Q4 Análisis (Q4) El objetivo de esta fase es determinar el modelo a seguir y cuáles son sus agentes facilitadores. Tabular los datos Identificar diferencias Comparar procesos (3 niveles) Determinar agentes Visitas in situ Determinar los cambios

21 Los problemas Los beneficios Mejora la visión interna que tienen los empleados de la propia organización Vincula las relaciones causa-efecto de forma más global o sistémica La experiencia de benchmarking ha ayudado a mejorar la orientación estratégica de la organización Ayuda a detectar las competencias y habilidades básicas necesarias para el éxito Ha contribuido a reducir sustancialmente los costes Mejora las habilidades de las personas involucrados en el proceso, el benchmarking es una eficaz metodología de aprendizaje Mejora la gestión de los recursos y agentes facilitadores de los procesos Se intercambian conocimientos y experiencias personales útiles Conocimiento encapsulado, es difícil compartir y transferir Las diferencias culturales Disponibilidad de datos para los indicadores Aprender sin caer en copiar o reproducir Falta de tiempo Falta de recursos asignados a la experiencia Problemas interdepartamentales (no se ve el trabajo como procesos) Motivar a las personas a partir del tercer mes

22 La segunda fase de la experiencia Red de conocimiento (Knowledge Network) usando IT Foro on-line (para comunicar y discutir) Es una comunidad de conocimiento Vinculada a un PORTAL (Intranet) Posee un líder y varios moderadores Desarrollo tecnológico de la PLATAFORMA CENTRO DE DOCUMENTACIÓN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN (contiene materiales para reflexión y discusión). MURAL MURAL (para que los miembros publiquen información relevante). FORO DE DISCUSION FORO DE DISCUSION (permite el acceso a una página con los tópicos de discusión y permite visualizar los mensajes de todos). SALA DE CONVERSACION SALA DE CONVERSACION (permite a los miembros y al moderador conversar en tiempo real en un horario determinado). Es parecido a un CHAT. SISTEMA DE CORREO ELECTRÓNICO NUESTROS APRENDIZAJES NUESTROS APRENDIZAJES (esta herramienta permite que los miembros describan y reflexionen sobre sus procesos de aprendizaje. Cada persona puede describir, registrar y analizar sus modos de pensar, resultados obtenidos en la mejora de procesos críticos, expectativas, experiencias, fallos y errores cometidos, …..). Es parecido a una MEMORIA DE GRUPO La Plataforma contiene

23 Muchas gracias


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