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Empresa Distribuidora del Pacífico DISPAC S.A. E.S.P. Informe del Gerente Junta Directiva No. 175 marzo 15 de 2013.

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1 Empresa Distribuidora del Pacífico DISPAC S.A. E.S.P. Informe del Gerente Junta Directiva No. 175 marzo 15 de 2013

2 INFORME DEL GERENTE 1. PROCESO DE CONTRATACIÓN PROYECTO FASE I INTERCONEXIÓN ISTMINA PAIMADÓ SAN MIGUEL A 34.5 kV

3 INFORME DEL GERENTE 2. ESTADO ACTUAL DEL PROCESO DE LA SOLICITUD DE ENDEUDAMIENTO ANTE EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO Con el fin de continuar con el trámite de autorización correspondiente, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público solicitó: 1. Ofertas de financiamiento de por lo menos dos entidades financieras: Al respecto se presentaron las siguientes: Bancolombia Tasa de interés: DTF + 3% Período de gracia: 2 años Garantía: pignoración de rentas Banco de Bogotá Tasa de interés: DTF + 4% Período de gracia: 2 años Garantía: pignoración de rentas

4 INFORME DEL GERENTE 2. ESTADO ACTUAL DEL PROCESO DE LA SOLICITUD DE ENDEUDAMIENTO ANTE EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO 2. Solicitud de Minuta de Contrato de empréstito y pagaré. Bancolombia, el día viernes 15 de marzo de 2013 enviará directamente al Ministerio de Hacienda y Crédito Público estos documentos debidamente diligenciados para revisión final y observaciones a corregir por parte del Ministerio. Se espera que el comité de crédito de Bancolombia S.A., apruebe esta solicitud durante el mes de marzo de 2013.

5 3. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CGR VIGENCIA 2010 RELACIÓN DE HALLAZGOS Y RESPONSABLES PLAN DE MEJORAMIENTO CGR VIGENCIA 2010 Nro.HALLAZGOSACTIVIDADESRESPONSABLE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES 100%75%67%50%25%20%0% 1 1, 2, 3, 5, 6, 11, 12, 13, 14, 16, 19, 22, 23, 31, 32, 33, 38, 40 y 41 51Gerencia Dispac , 3, 5, 7, 8, 9, 10, 14, 23,25, 26, 27, 29, 32, 35, 36, y 39 33Control Interno , 8, 9, 10, 15, 2312Distribución12 471Ingeniería (Licitaciones)1 511, 28 y 295Jurídica5 6142Planeación2 77,15, 305Presupuesto5 817,18, 20, 24, 30, 31, 34, 3819 Dirección Administrativa y Financiera , 20, 348Tesorería Gestión Recaudo2 1120,21, 33, 34, 378Contabilidad8 1228, 294Interventores Internos Dirección Comercial Gerencia Gestor3 INFORME DEL GERENTE

6 3. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CGR VIGENCIA 2010 Numero hallazgo Descripción hallazgo Causa del hallazgo Propósito de la Acción de Mejora Descripción de las Actividades Denominación de la Unidad de medida de la Actividad % de Avance de ejecución de las Actividades Áreas Responsable 5 Culminada la etapa de planeación de la auditoria, se evidenciaron deficiencias en cuanto a la operación de la entidad respecto a que no se cuenta aspectos como: programa de bienestar e incentivos para funcionarios, evidencias de participación de la ciudadanía en la construcción del plan estratégico, plan de contingencias para dar respuesta oportuna a ocurrencia de situaciones riesgosas, controles para el acceso oportuno a la información que reposa en la Gerencia Bogotá, integración de la información financiera en su totalidad, actualización del mapa de riesgos con respecto a la formulación y aplicación de controles de acuerdo con las deficiencias expuestas anteriormente en las áreas de gerencia, control de energía, recaudo y cartera, gestión social, atención al cliente, tesorería, archivo y correspondencia y licitaciones y contratos. Estas situaciones se presentan por debilidades de control interno Evaluación permanente del diseño, alcance, y funcionamiento del sistema de control interno. Fortalecer el área de control interno Mejorar los lineamientos sobre la planeación y funcionamie nto del sistema de control interno. actas de comité asesor de control interno 25% Control Interno Documento Acciones establecidas en el marco de la planeación estratégica o mediante Plan especifico. 0% Gerencia Dispac Desarrollo, aplicación o modulo implementado para integración y seguimiento de indicadores financieros 0% Gerencia Dispac 6 Revisadas las actas de Junta Directiva de 2010 no se evidencia seguimiento a la ejecución del plan de mejoramiento suscritos por DISPAC S.A. E.S.P. ante la Contraloría General de la República, como tampoco, publicación en la página Web de la entidad de los informes trimestrales resultados del seguimiento en mención; se concluye que la entidad no está dando cumplimiento a lo establecido en la Directiva presidencial 08 del 2 de septiembre de 2003 con respecto a los puntos 1 y 2 de la misma, Se presenta por la falta de seguimiento y control al mismo en forma periódica, Garantizar que la Junta Directiva realiza seguimiento a la ejecución del plan de mejoramiento suscrito por la organización. Publicar en la pagina Web de Dispac los informes trimestrales resultado del seguimiento realizado. Seguimiento del plan de mejora por parte de la Junta Directiva Acta Junta Directiva50% Gerencia Dispac INFORME DEL GERENTE

7 3. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CGR VIGENCIA 2010 Numero hallazgo Descripción hallazgo Causa del hallazgo Propósito de la Acción de Mejora Descripción de las Actividades Denominación de la Unidad de medida de la Actividad % de Avance de ejecución de las Actividades areas Responsable 8 Se estableció, que respecto de 86 contratos, suscritos en el 2010, en 18 se suscribió otrosí, en donde, se pactan nuevas actividades por replanteo, ampliación del plazo o el valor inicial de los contratos, incumpliendo el Estatuto de contratación de la entidad en su artículo 2º Principios. Numerales 5. Celeridad, 6. Responsabilidad y 7. Planeación. La Celeridad, implica que los trámites del proceso de contratación deben cumplirse de manera oportuna, con eficiencia y eficacia; La Responsabilidad, establece que los funcionarios deben vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los varios que se causen por razón de ellas. La dirección y manejo de la actividad contractual será responsabilidad del Gerente y/o Administrador, según el caso. Asimismo, los Contratistas garantizarán la calidad de los trabajos, bienes o servicios contratados y responderán por ello, así como por haber ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información inexacta o falsa. El de Eficacia, eficiencia y planeación, que establece qué trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en forma eficiente al cumplimiento de la misión y al logro de los objetivos de DISPAC. En consecuencia, la iniciación de un proceso de contratación debe estar precedida de los estudios que razonablemente se requieran, que permitan entre otros factores analizar la conveniencia y oportunidad del contrato y su adecuación a los planes de inversión, de adquisición o compras de conformidad con el presupuesto. Además, se incumple, el artículo noveno, que contempla lo relacionado con la Planeación y programación, que implica, que antes de impartir la aprobación para iniciar el proceso de selección, y con el propósito de cuantificar el costo y la incidencia en los planes de gestión de la empresa, teniendo en cuenta la magnitud y complejidad de la misma, se deberá realizar una adecuada planificación que deberá comprender entre otras las actividades que a continuación se enuncian, siempre y cuando sean aplicables al proceso contractual de que se trate (…) y que los términos de referencia deberán estar soportados en la realización de todas las actividades enunciadas anteriormente y las demás que se consideren necesarias para el respectivo proceso. Lo anterior, ocasionado en la debilidad y deficiencia en los mecanismos de control en la aplicación de los procedimientos diseñados para llevar a cabo el proceso contractual. Minimizar los riesgos de retraso o incumplimiento en la ejecución de los proyectos y/o actividades, mediante la revisión y ajustes de los procedimientos de planeación, selección de proveedores y los respectivos formatos Adelantar auditoria seguimiento trimestral al cumplimiento de las modificaciones efectuadas. informe de auditoría (trimestral) 0%Control Interno INFORME DEL GERENTE


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