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DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES Reporte de actividades 2006.

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1 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES Reporte de actividades 2006

2 La Dirección de Servicios Escolares es la Puerta de Entrada a la Universidad facilitando el ingreso y permanencia de los estudiantes a las diferentes carreras de forma eficiente. La Dirección de Servicios Escolares es la Puerta de Entrada a la Universidad facilitando el ingreso y permanencia de los estudiantes a las diferentes carreras de forma eficiente. El objetivo general es: atención a estudiantes, egresados, padres de familia y público en general; así como dar seguimiento al registro oficial de un alumno desde su inscripción hasta su titulación ante las diferentes instituciones gubernamentales. El objetivo general es: atención a estudiantes, egresados, padres de familia y público en general; así como dar seguimiento al registro oficial de un alumno desde su inscripción hasta su titulación ante las diferentes instituciones gubernamentales.

3 FUNCIONES A lo largo de los últimos semestres se ha elaborado el manual de funciones estableciendo cuatro rubros: EXTRANJEROS EXTRANJEROS ADMISION Y REGISTRO ADMISION Y REGISTRO TITULACIÓN TITULACIÓN ACREDITACION Y ARCHIVO ACREDITACION Y ARCHIVO

4 EXTRANJEROS Realiza los trámites ante el Instituto Nacional de Migración para la estancia legal en el país de los estudiantes extranjeros. Realiza los trámites ante el Instituto Nacional de Migración para la estancia legal en el país de los estudiantes extranjeros. Tramita ante Notario Público la certificación de los estudios de los alumnos de Puerto Rico y los envía al Tribunal Médico de Puerto Rico. Tramita ante Notario Público la certificación de los estudios de los alumnos de Puerto Rico y los envía al Tribunal Médico de Puerto Rico. Confirma y actualiza el reporte de alumnos con préstamo que requiere el Departamento de Educación de Estados Unidos. Confirma y actualiza el reporte de alumnos con préstamo que requiere el Departamento de Educación de Estados Unidos.

5 EXTRANJEROS Tramita la revalidación ante las dependencias de Educación Estatales y Federales de los estudios de alumnos extranjeros. Tramita la revalidación ante las dependencias de Educación Estatales y Federales de los estudios de alumnos extranjeros. Verifica y certifica los estudios y/o datos de los exalumnos que solicitan instituciones o agencias extranjeras. Verifica y certifica los estudios y/o datos de los exalumnos que solicitan instituciones o agencias extranjeras. Elabora constancias y/o certificados de estudios para estudiantes extranjeros. Elabora constancias y/o certificados de estudios para estudiantes extranjeros.

6 ADMISIÓN Y REGISTRO Brinda a los aspirantes la información necesaria para su ingreso a la Universidad. Brinda a los aspirantes la información necesaria para su ingreso a la Universidad. Aplica y evalúa las pruebas de aptitud académica y da a conocer sus resultados. Aplica y evalúa las pruebas de aptitud académica y da a conocer sus resultados. Registra los datos personales y académicos de los alumnos de nuevo ingreso en el Sistema Escolar Integral (SEI-sistema de computo) e integra su expediente con la documentación correspondiente. Registra los datos personales y académicos de los alumnos de nuevo ingreso en el Sistema Escolar Integral (SEI-sistema de computo) e integra su expediente con la documentación correspondiente.

7 ADMISIÓN Y REGISTRO Realiza el proceso de inscripción el cual incluye el visto bueno del Departamento de Finanzas. Realiza el proceso de inscripción el cual incluye el visto bueno del Departamento de Finanzas. Lleva record de todos los alumnos preinscritos Lleva record de todos los alumnos preinscritos Es el responsable del registro oficial de los alumnos que han cumplido con los requisitos de inscripción, ante la Secretaria de Educación y Bienestar Social. Es el responsable del registro oficial de los alumnos que han cumplido con los requisitos de inscripción, ante la Secretaria de Educación y Bienestar Social. Genera listas de asistencia de los alumnos oficialmente inscritos. Genera listas de asistencia de los alumnos oficialmente inscritos. Asigna la carga académica a cada estudiante. Asigna la carga académica a cada estudiante.

8 TITULACIÓN Elabora actas de examen profesional con los datos proporcionados por los directores de escuela Elabora actas de examen profesional con los datos proporcionados por los directores de escuela Elabora cartas de pasante a egresados que cumplan con lo requerido. Elabora cartas de pasante a egresados que cumplan con lo requerido. Canaliza para su elaboración en tiempo y forma los títulos profesionales y apoya en su registro ante la Dirección General de Profesiones de la Secretaría de Educación Pública (SEP) Canaliza para su elaboración en tiempo y forma los títulos profesionales y apoya en su registro ante la Dirección General de Profesiones de la Secretaría de Educación Pública (SEP) Realiza la revisión de expedientes para alumnos próximos a egresar. Realiza la revisión de expedientes para alumnos próximos a egresar. Elabora diplomas de conclusión de cursos. Elabora diplomas de conclusión de cursos.

9 ACREDITACIÓN Y ARCHIVO Elabora actas de calificaciones Elabora actas de calificaciones Mantiene actualizado el estatus académico del alumno en el sistema de computo. Mantiene actualizado el estatus académico del alumno en el sistema de computo. Registro de calificaciones y genera reportes oficiales. Registro de calificaciones y genera reportes oficiales. Generar y enviar boletas de calificaciones a los alumnos y/o padres de familia. Generar y enviar boletas de calificaciones a los alumnos y/o padres de familia.

10 ACREDITACIÓN Y ARCHIVO Extiende constancias de estudios. Extiende constancias de estudios. Elabora certificados totales y parciales. Elabora certificados totales y parciales. Realiza equivalencias de estudios. Realiza equivalencias de estudios. Elabora estadísticas para dependencias oficiales. Elabora estadísticas para dependencias oficiales. Registro oficial de reinscripciones. Registro oficial de reinscripciones. Revisión de expedientes Revisión de expedientes Becas. Becas.

11 RELACION INTERDEPARTAMENTAL DIRECCION ADMINISTRATIVA DIRECCION ADMINISTRATIVA –Listado de extranjeros en el periodo –Notificación de bajas extranjeros –Se compara la información sobre alumnos inscritos y reinscritos. –Becas, –Población estudiantil –Pago de servicios y trámites de los alumnos (constancias, migración, notario, certificados parciales, etc.) SECRETARIA GENERAL SECRETARIA GENERAL –El seguimiento de los alumnos extranjeros. –Reporte bimestral del Departamento de Educación de Estados Unidos. –Auditoria Anual de extranjeros –Notificaciones de baja de extranjeros

12 DIRECCIONES DE CARRERA DIRECCIONES DE CARRERA –Alumnos Inscritos –Actualizar información sobre alumnos (lista, irregulares) –Listado de catedráticos para actas de calificaciones –Información sobre curso de titulación (inicio, conclusión y actas de exámenes profesional) –Participación en cursos de inducción para informar de los servicios que ofrecemos. –Dar seguimiento al historial académico del alumno. DIFUSION DIFUSION –Reporte de Alumnos inscritos y preinscritos (A.I.) –La relación de llamada de información –Escuelas y lugar de procedencia –Datos de alumnos a egresar, fotografías –Apoyo a la difusión de las carreras (reunión de orientadoras y directores para información de becas, créditos y proceso de admisión.) –Apoyo a los alumnos del PAP –Proporcionar estadísticas que requieren para monitorear la efectividad de la publicidad.

13 SERVICIOS ESTUDIANTILES SERVICIOS ESTUDIANTILES –Programación de examen psicométrico para alumnos de nuevo ingreso. –Becas deportivas, tutorías, servicio social e información de cursos de inglés EXTENSIÓN UNIVERSITARIA EXTENSIÓN UNIVERSITARIA –Informes cuando lo solicitan de los cursos que se imparten y el registro y regularización de la Especialidad en Docencia Univesitaria. INFORMÁTICA INFORMÁTICA –Checar los cambios en el sistema. –Se esta trabajando para un nuevo sistema de información. ASUNTOS INTERNACIONALES ASUNTOS INTERNACIONALES –Se proporciona las estadísticas de ingreso de extranjeros y la información que requieren.

14 DIRECCIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN ACADÉMICA –Proporcionar los datos que requiere para la evaluación de directores –Reuniones y reporte semanal de actividades. –Aplicación del Reglamento General de Alumnos PREPARATORIA PREPARATORIA –Brindar información y dar de alta a los alumnos para ser considerados en finanzas. OTROS CAMPUS Y REPRESENTANTES FORANEOS. OTROS CAMPUS Y REPRESENTANTES FORANEOS. –Coordinar la distribución, aplicación y calificación de exámenes College Board. –Otorgar carta de aceptación y seguimiento a los prospectos. –Cambios de Campus. VICERRECTORÍA VICERRECTORÍA –Participación en comité de Admisiones, –Comisión Universitaria y –Comité de Becas. DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN –Estar en coordinación para manejar los planes y programas de estudio oficiales. –Participación en el Comité de Investigación. RECTORIA, CONTRALORÍA, RECTORIA, CONTRALORÍA, –Proporcionar información requerida a lo largo del semestre.

15 Han oscilado en general las carreras en un rango no muy amplio, esto significa que las carreras mantienen un ingreso que se torna negativo cuando es bajo, ya que no hay apertura de semestres constante.

16 ALUMNOS IRREGULARES Y BAJAS CARRERA TOTAL ALUMNOS FALTA REINSCRIBIRSE IRREGULARES BAJAS HASTA JUNIO 2006 PSICOLOGIA52549 MEDICINA DISEÑO91/138 DERECHO COMERCIO42222 ADMINISTRACION25133 ARQUITECTURA CONTABILIDAD25141 MERCADOTECNIA421410

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18 ALUMNOS DE NUEVO INGRESO PERIODO # ALUMNOS EXTRANJEROS

19 ALUMNOS FORANEOS DE NUEVO INGRESO SEM.B.C.S.SON O /EDOB.C.SINEXTR. TOTAL POBLACIÓN ACTUAL Debido al alto número de alumnos foráneos, no tuvo tanto impacto en el ingreso, la apertura de Medicina de UABC aquí en Ensenada (incluso se canalizó gente a Tijuana) Tuvimos de acuerdo al crédito educativo de Sonora en el alumnos.

20 ALUMNOS DE NUEVO INGRESO EN ENERO 2005, 2006

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22 POBLACIÓN PSICOLOGI AMEDICINADISEÑODERECHO ARQUITECT URAADMONCOMERCIOCONTABMERCA.TOTAL PRIMER SEGUNDO TERCERO CUARTO QUINTO SEXTO 37 SEPTIMO OCTAVO NOVENO SUBTOTAL PROPEDEUTICO 30 INTERNADO I 51 INTERNADO II 22 servicio social I 46 servicio social II 18 curso titulacion TOTAL

23 POBLACION Observamos que no todas las carreras tienen todos los semestres

24 POBLACIÓN SEGÚN NACIONALIDAD

25 ALUMNOS BECADOS 2006 CARRERA GPO MENOR BECADOS % DE BECADOS PSICOLOGIA5360% MEDICINA % ARQUITECTURA6116.6% DISEÑO4125% PERIODOBECADOS * * QUEDA PENDIENTE LA REUNION DE COMITÉ DE BECAS PROMEDIOS DE ALUMNOS DE NUEVO INGRESO

26 Por generación se contaba con alumnos irregulares que se fueron rezagando

27 PARTICIPACION EN LA PROMOCIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA DE LA UNIVERSIDAD Es importantísima ya que se asiste a programas radiofónicos, reuniones con orientadoras y se atiende a todos y cada uno de los aspirantes a ingresar (y a sus papás) personalmente, ya sea vía telefónica o por correo electrónico, logrando así proporcionar la información necesaria para el ingreso a las diferentes carreras y despejar las dudas que surjan incluyendo casos especiales (como equivalencia o extranjeros con particularidades de diferentes países)

28 Los recursos que se captan son a través de los servicios que se brindan a los extranjeros por concepto de revisión de documentos, revalidación de estudios, trámites migratorios, certificaciones notariadas para el Tribunal médico de Puerto Rico, expedición de transcrips y envío de correspondencia a diversos estados de la Unión Americana, tanto de alumnos como verificaciones de egresados. Los recursos que se captan son a través de los servicios que se brindan a los extranjeros por concepto de revisión de documentos, revalidación de estudios, trámites migratorios, certificaciones notariadas para el Tribunal médico de Puerto Rico, expedición de transcrips y envío de correspondencia a diversos estados de la Unión Americana, tanto de alumnos como verificaciones de egresados.

29 Y la generación de documentos oficiales para alumnos nacionales como certificado parcial, constancias de distintos tipos, con calificaciones, horario, y diferentes especificaciones. Y la generación de documentos oficiales para alumnos nacionales como certificado parcial, constancias de distintos tipos, con calificaciones, horario, y diferentes especificaciones. Tener comunicación con instituciones gubernamentales como Instituto Nacional de Migración; para mantener con estancia legal en el país a todos los extranjeros con los que contamos (su número va en aumento) para tener un buen record de la Institución y evitar sanciones, cuidando así la buena imagen de la Universidad. Tener comunicación con instituciones gubernamentales como Instituto Nacional de Migración; para mantener con estancia legal en el país a todos los extranjeros con los que contamos (su número va en aumento) para tener un buen record de la Institución y evitar sanciones, cuidando así la buena imagen de la Universidad. Atender en las visitas de la Secretaria de Educación y Bienestar Social, las solicitudes de información que requieren. Atender en las visitas de la Secretaria de Educación y Bienestar Social, las solicitudes de información que requieren.

30 Con la SEBS (Secretaría de Educación y Bienestar Social) concretamente en el área de control escolar, tener a todos los alumnos oficialmente inscritos, evitando en lo posible, las bajas por falta de documentación, auxiliando a los estudiantes, en el Departamento de Revalidaciones (Mexicali, B.C.), enviar en forma correcta los documentos que se requieren para que los estudios realizados en el extranjero sean válidos en México, en el Departamento de Equivalencias (Mexicali, B.C.) hacer los trámites necesarios para que ingresen alumnos que cursaron parcialmente el plan de estudios en otra universidad y la Supervisión de Educación Superior en Ensenada en donde se certifican todos los documentos oficiales desde el ingreso hasta la titulación. Con la SEBS (Secretaría de Educación y Bienestar Social) concretamente en el área de control escolar, tener a todos los alumnos oficialmente inscritos, evitando en lo posible, las bajas por falta de documentación, auxiliando a los estudiantes, en el Departamento de Revalidaciones (Mexicali, B.C.), enviar en forma correcta los documentos que se requieren para que los estudios realizados en el extranjero sean válidos en México, en el Departamento de Equivalencias (Mexicali, B.C.) hacer los trámites necesarios para que ingresen alumnos que cursaron parcialmente el plan de estudios en otra universidad y la Supervisión de Educación Superior en Ensenada en donde se certifican todos los documentos oficiales desde el ingreso hasta la titulación.

31 Para todo esto se cuenta con el apoyo principalmente del campus Mexicali para hacer llegar la documentación a las dependencias y abreviar tiempo y cuando hace falta realizar algún trámite en Mexico, D.F., se cuenta con un gestor. Para todo esto se cuenta con el apoyo principalmente del campus Mexicali para hacer llegar la documentación a las dependencias y abreviar tiempo y cuando hace falta realizar algún trámite en Mexico, D.F., se cuenta con un gestor.

32 PROPUESTAS DEL PLAN DE TRABAJO Echar a andar el nuevo programa de computo, que se ha venido estructurando incluyendo cuatrimestres. Echar a andar el nuevo programa de computo, que se ha venido estructurando incluyendo cuatrimestres. Se amplia el horario de atención, las actividades inician desde las 8:00 am. Y los servicios, a partir de este semestre se renovan las credenciales Se amplia el horario de atención, las actividades inician desde las 8:00 am. Y los servicios, a partir de este semestre se renovan las credenciales Regularización de alumnos en los semestres o cuatrimestres que corresponda (especialmente los que ingresan por Eq.) Regularización de alumnos en los semestres o cuatrimestres que corresponda (especialmente los que ingresan por Eq.) Aplicar College Board sólo a la carrera Medicina, ya que tiene un costo considerable y tendría que verse la utilidad que le estan dando. Que los directores propongan otra evaluación para los aspirantes. Aplicar College Board sólo a la carrera Medicina, ya que tiene un costo considerable y tendría que verse la utilidad que le estan dando. Que los directores propongan otra evaluación para los aspirantes. Incluir el proceso de ingreso de extranjeros en el Reglamento de Admisiones. Incluir el proceso de ingreso de extranjeros en el Reglamento de Admisiones. Que se estructure un curso para capacitar a los aspirantes que presentan el College Board. Que se estructure un curso para capacitar a los aspirantes que presentan el College Board.

33 Organizar mudanza a las nuevas oficinas. Organizar mudanza a las nuevas oficinas. Inscribir la Especialidad en Docencia en la instancia que corresponda para tener valor escalafonario. Inscribir la Especialidad en Docencia en la instancia que corresponda para tener valor escalafonario. Intensificar la promoción para inicio de cuatrimestres en Mayo. Intensificar la promoción para inicio de cuatrimestres en Mayo. Insistir en el proceso de reinscripción evitando discrepancias con direcciones. Insistir en el proceso de reinscripción evitando discrepancias con direcciones. Capacitar a las secretarias para brindar la información adecuada. Capacitar a las secretarias para brindar la información adecuada. Solicitar que se establezca un costo para las constancias con resultados del College Board. Solicitar que se establezca un costo para las constancias con resultados del College Board.

34 Analizar si se fusiona cuatrimestre y semestre de la carrera de Derecho. Analizar si se fusiona cuatrimestre y semestre de la carrera de Derecho. Abreviar el tiempo de entrega de las calificaciones finales para agilizar la entrega de boletas, especialmente para el crédito educativo de Sonora. Abreviar el tiempo de entrega de las calificaciones finales para agilizar la entrega de boletas, especialmente para el crédito educativo de Sonora. Cambiar el mecanismo del concurso de la beca del 100% para incrementar el numero de participantes. Cambiar el mecanismo del concurso de la beca del 100% para incrementar el numero de participantes. Manejar el nuevo formato que propusimos para el registro de aspirantes extranjeros a nivel sistema. Manejar el nuevo formato que propusimos para el registro de aspirantes extranjeros a nivel sistema. Coordinar con dirección administrativa la fecha límite de cartas de no adeudo para la graduación. Coordinar con dirección administrativa la fecha límite de cartas de no adeudo para la graduación. Generar los diplomas de alumnos destacados por generación de acuerdo a las normas que se establezcan. Generar los diplomas de alumnos destacados por generación de acuerdo a las normas que se establezcan. Cuidar el buen uso y aprovechamiento de los recursos (reciclar). Cuidar el buen uso y aprovechamiento de los recursos (reciclar). A partir de este semestre se tienen alumnos realizando el internado en Puerto Rico, hacer lo que corresponda para la validación. A partir de este semestre se tienen alumnos realizando el internado en Puerto Rico, hacer lo que corresponda para la validación. Se está revisando el Reglamento de Admisiones para su impresión y distribución. Se está revisando el Reglamento de Admisiones para su impresión y distribución. Orientar a los promotores de Puerto Rico y apoyar al departamento de Asuntos Internacionales para manejar todos la misma información. Orientar a los promotores de Puerto Rico y apoyar al departamento de Asuntos Internacionales para manejar todos la misma información.

35 Depurar expedientes para aprovechar el espacio en archiveros. Depurar expedientes para aprovechar el espacio en archiveros. Seguir actualizando el directorio de estudiantes para que no afecte en el envío de correspondencia. Seguir actualizando el directorio de estudiantes para que no afecte en el envío de correspondencia. Dar respuesta oportuna a las solicitudes de información de las preparatorias que llevan a cabo su seguimiento de egresados. Dar respuesta oportuna a las solicitudes de información de las preparatorias que llevan a cabo su seguimiento de egresados. Aplicar una nueva encuesta de egresados a los alumnos que vienen a recoger su título. Aplicar una nueva encuesta de egresados a los alumnos que vienen a recoger su título. Para los servicios de regularización de documentación que se les brinda a los extranjeros, solicitar que se considere la disponibilidad del automóvil principalmente al inicio del semestre. Para los servicios de regularización de documentación que se les brinda a los extranjeros, solicitar que se considere la disponibilidad del automóvil principalmente al inicio del semestre. Solicitar que se autorice una nueva plaza para el departamento, de acuerdo al manual de procedimientos. Solicitar que se autorice una nueva plaza para el departamento, de acuerdo al manual de procedimientos. Establecer con los catedráticos que cursan la especialidad que los documentos oficiales se retrasan si tienen adeudos. Establecer con los catedráticos que cursan la especialidad que los documentos oficiales se retrasan si tienen adeudos. Establecer contacto con la Dirección General de Profesiones para que nos indiquen la logística para tramitar cédulas virtuales. Establecer contacto con la Dirección General de Profesiones para que nos indiquen la logística para tramitar cédulas virtuales.

36 Establecer y respetar un mecanismo que regule el control de los alumnos que tienen derecho a presentar exámenes extraordinarios. Establecer y respetar un mecanismo que regule el control de los alumnos que tienen derecho a presentar exámenes extraordinarios. Insistir en que se respeten las listas oficiales giradas por esta Dirección en coordinación con Dirección Administrativa. Insistir en que se respeten las listas oficiales giradas por esta Dirección en coordinación con Dirección Administrativa. Trabajar con lo relacionado a la certificación de FIMPES, a nivel sistema, para lograr los indicadores. Trabajar con lo relacionado a la certificación de FIMPES, a nivel sistema, para lograr los indicadores. ESTE ES EL PRIMER PASO SÓLIDO HACIA EL LOGRO DEL OBJETIVO: LA CERTIFICACIÓN, ASÍ QUE LES INVITO A DARLO CON TODAS LAS GANAS DEL MUNDO.

37 TODOS VAMOS OBJETIVO


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