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Administración del Tiempo Práctica eVALÚE su Jornada Operador Senior Nivel 1 Semestre 2.

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1 Administración del Tiempo Práctica eVALÚE su Jornada Operador Senior Nivel 1 Semestre 2

2 2 Índice Formato de Comunicación Calcula el valor de tu tiempo Evalúa tu jornada Categoriza, busca pautas y evalúa tu propia eficacia Hojas de trabajo Bibliografía Objetivo Al término de esta actividad de aprendizaje, habrás puesto en práctica los nuevos conocimientos acerca de administración del tiempo, conocerás el valor monetario que tiene tu tiempo y tu jornada laboral, identificando de esta manera posibles fugas de valor y tareas en las que deberías enfocar más tiempo.

3 3 Formato de Comunicación ¡Hola y bienvenido a está práctica acerca de la administración del tiempo! En estas hojas encontrarás información importante acerca de la administración del tiempo. Es muy importante que apliques lo aprendido, así que encontrarás también algunos recuadros azules con instrucciones para poner en práctica las recomendaciones. Al final de la práctica encontrarás los espacios disponibles para contestar las preguntas y plasmar tus reflexiones. Una vez que termines la práctica por favor envíala por correo electrónico, con copia a tu jefe directo, a: Adelante y ¡esperamos que esta información te sea de utilidad!

4 4 El tiempo De cierto modo, todos tenemos que planificar el tiempo, ya sea en nuestros hogares o en el trabajo. Mucha gente ha aumentado la productividad de su jornada laboral aprendiendo a administrar bien su tiempo y volviendo además más satisfactorio su tiempo libre. Efectivamente, el orden con el que se realizan las tareas cotidianas repercute en la satisfacción que se obtiene en la vida. El tiempo es nuestro recurso más preciado y al analizar el uso que le damos, podemos descubrir la manera más eficaz de emplearlo. Todos somos cada vez más conscientes del costo del tiempo. Actualmente se responsabilizan a las personas y a los equipos de trabajo por el uso que hacen del tiempo, los objetivos se definen en función del mismo e incluso hay sanciones por el incumplimiento de los plazos. La cultura de las organizaciones puede influir en el uso del tiempo que hacen sus colaboradores. En algunas empresas se considera que trabajar muchas horas equivale a trabajar duro; si alguien se marcha puntualmente, quizá los demás consideren que no está cumpliendo con su parte. En realidad un exceso de horas trabajadas suele disminuir la eficacia y la productividad. La manera de emplear el tiempo es un hábito sobre el cual debemos reflexionar y cuestionar si debemos mejorarlo o corregirlo. Pocos están dispuestos a reconocer que una gran parte de la jornada laboral se malgasta. La única manera de hacer un mejor uso del tiempo es analizar cómo lo aprovechamos y después considerar cómo distribuirlo con mayor eficacia.

5 Calcula el Valor de tu Tiempo Resulta aleccionador calcular exactamente cuánto vale nuestro tiempo y después darnos cuenta de en qué proporción no lo usamos con eficacia. El siguiente cálculo te servirá para descubrir cuanto vale tu tiempo por hora y por minuto; estas cifras te permitirán analizar cual es el costo relativo de algunas actividades cotidianas tales como, contestar un correo electrónico personal no urgente, en lugar de enfocarte en los urgentes y/o prioritarios. Para calcular el valor de cada minuto de tu tiempo, multiplica tu salario anual por 1.5 – Para incluir gastos indirectos – y divide el total entre el número de horas de trabajo anuales (horas de trabajo semanales, multiplicadas por semanas trabajadas por año - 48). Finalmente divide el total entre 60 como se muestra en el siguiente ejemplo. Tomando en cuenta un sueldo mensual de 15,000 (incluyendo prestaciones) 1.5 x salario anual horas trabajadas por año Valor por hora = 60 Valor por minuto = 1.5 x 180, = = Esto quiere decir en nuestro ejemplo que cada minuto que pasa vale 2.34 y por lo tanto cada media hora 70.31, cada hora y cada día 1, INSTRUCCIONES: Utilizando estas fórmulas, calcula el valor de tu tiempo, por minutos, hora y día. Anota tu respuesta en la sección disponible para ello al final de la práctica. INSTRUCCIONES: Utilizando estas fórmulas, calcula el valor de tu tiempo, por minutos, hora y día. Anota tu respuesta en la sección disponible para ello al final de la práctica.

6 6 Evalúa tu Jornada Las exigencias sobre su tiempo son muchas. Es muy fácil dedicar demasiado tiempo a tareas rutinarias, como leer correos electrónicos a costa de tareas productivas prioritarias. En la actualidad: ¿Cómo distribuyes tu jornada? ¿Te dedicas a las cosas importantes y urgentes en primer lugar? ¿O primero realizas las tareas que más te agradan? ¿Te distraen las llamadas telefónicas o tienes un sistema para ocuparte de ellas? ¿Malgastas mucho tu tiempo? Para administrar tu tiempo con mayor eficacia es fundamental llevar primero un registro de tus actividades. Podrías sorprenderte al descubrir cuanto tiempo pasas en determinadas actividades. HoraLunes 08:30 Camino al trabajo, leí un periódico y pensaba en mis actividades del día 09:00 Saludé a mis compañeros, tomé café y encendí la computadora 09:30 Leí el correo electrónico y preparé información para presentar en mi junta 10:00 Tuve junta de avances como todos los lunes, comenzó 10 minutos tarde 10:30 La reunión continuó hasta las 11:00 11:00 Comencé a anotar las cosas que tengo que hacer 11:30 Leí y contesté correos electrónicos 12:00 Llamé a algunos prospectos 12:30 Entrevisté a una persona 13:00 Entrevisté a una persona HoraLunes 13:30 Contesté algunas llamadas y correos 14:00 Salí a comer 14:30 Comida 15:00 Regresé de comer, agendé una reunión para el miércoles, me preparé un café 15:30 Recibí una llamada de mi mamá para tratar temas familiares 16:00 Comentamos mis compañeros y yo sobre un nuevo perfil 16:30 Entré al portal de evaluaciones para validar las pruebas de mis candidatos 17:00 Leí los comunicados del día 17:30 Contesté una trivia para ganar unos boletos de cine 18:00 Revisé currículos y me llevaré algunos INSTRUCCIONES: Durante una semana, realiza un registro sencillo dividiendo tu jornada en secciones de 30 minutos como se muestra en la siguiente tabla (registra exactamente a qué dedicas tu tiempo). Esto te proporcionará un punto de partida para evaluar lo que debes mejorar. Utiliza el formato al final de la práctica para tu registro. INSTRUCCIONES: Durante una semana, realiza un registro sencillo dividiendo tu jornada en secciones de 30 minutos como se muestra en la siguiente tabla (registra exactamente a qué dedicas tu tiempo). Esto te proporcionará un punto de partida para evaluar lo que debes mejorar. Utiliza el formato al final de la práctica para tu registro.

7 7 Ahora que sabes cuanto vale tu tiempo y puedes ver cómo lo distribuyes, categoriza en una hoja las actividades de tu registro en Importantes, Urgentes, No prioritarias, No urgentes y analiza en términos monetarios cuanto inviertes en cada categoría. ¿Cuál es el resultado de este ejercicio? Si descubres que dedicas demasiado tiempo a una categoría de actividades en detrimento de otra, piensa la manera de reorganizar tus horarios de modo que puedas distribuir tu tiempo de forma más efectiva, por ejemplo dedicando mayor tiempo a las actividades que contribuyen al logro de tus objetivos y menor tiempo a las actividades que no contribuyen. Para ayudarte a distribuir mejor tu tiempo puedes preguntarte lo siguiente: ¿Realizo tareas que debería hacer otro? ¿Hay pautas repetitivas en mi registro de actividades? ¿Por las mañanas me dedico siempre a tareas no prioritarias o no urgentes? ¿Suelo tardar más de lo calculado para una tarea? ¿Dispongo del tiempo suficiente para pensar en nuevas y mejores formas de hacer las cosas? Categoriza, Busca Pautas y Evalúa tu Propia Eficacia INSTRUCCIONES: Contesta estas preguntas de reflexión en la sección de trabajo al final de la práctica. INSTRUCCIONES: Contesta estas preguntas de reflexión en la sección de trabajo al final de la práctica. Ahorra tiempo Una vez hecho este pequeño análisis piensa en el concepto de ahorro, a medida que ahorres tiempo contarás con mayores recursos disponibles en tu cuenta personal y por lo tanto mayor satisfacción laboral y personal.

8 8 Hojas de Trabajo 1.- En el primer apartado de esta práctica, te pedimos que calcularas el valor de tu tiempo, anota por favor el valor que tienen tus minutos, horas y días: Valor de 1 minuto:_______ Valor de 1 hora:_________ Valor de 1 día:___________ 2.- En el segundo apartado, te pedimos que por favor lleves un registro semanal de la distribución de tu tiempo, por favor utiliza este formato: HoraDía 08:30 09:00 09:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30 13:00 HoraDía 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30 16:00 16:30 17:00 17:30 18:00

9 9 Hojas de Trabajo 3.- En el tercer apartado, te planteamos algunas reflexiones. Por favor escribe en estos espacios las conclusiones a las que llegaste. De acuerdo a la información que te hemos dado en este documento y en el autoestudio Las 3 pruebas del tiempo, escribe tus conclusiones por favor: 1.¿Realizo tareas que debería hacer otro? 2. ¿Hay pautas repetitivas en mi registro de actividades? 3. ¿Por las mañanas me dedico siempre a tareas no prioritarias o no urgentes? 4.¿Suelo tardar más de lo calculado para una tarea?

10 10 De acuerdo a la información que te hemos dado en este documento y en el autoestudio Las 3 pruebas del tiempo, escribe tus conclusiones por favor: 5. ¿Dispongo del tiempo suficiente para pensar en nuevas y mejores formas de hacer las cosas? - Rodríguez Estrada Mauro (1998), Serie de Capacitación Integral, Ed. Manual Moderno, México Bibliografía


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