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MECANISMOS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCION Mayo de 2010.

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Presentación del tema: "MECANISMOS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCION Mayo de 2010."— Transcripción de la presentación:

1 MECANISMOS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCION Mayo de 2010

2 Contenido Situación actual :vs: Situación deseada Tareas de la Resolución 490 de 2008 Estrategia ejecutada Factores claves de éxito Resultados del ejercicio colectivo Componente estratégico o Conceptualización o aa Componente día a día o Conceptualización: Diferencia Solicitud - Caso o Procedimiento preventivo

3 Situación actual vs. Situación deseada 1.Varios y disímiles procedimientos entre dependencias. 2.En algunos casos, el ejercicio de la prevención de manera casuística sin parámetros, objetivos definidos sobre sectores y entidades objeto de prevención. 3.Desarticulación entre lo planeado, lo ejecutado, lo registrado y la evaluación del control de gestión 1.Tener un solo procedimiento para toda la entidad 2.Ejecutar la prevención tendiente a impactar la raíz de problemas que se traducen en Solicitudes de los ciudadanos 3.Articular la Planeación a la ejecución de la prevención y esto a su vez al registro de información y por ende a la evaluación del control de gestión Brecha Escenario Actual Escenarios Futuros Estandarización del procedimiento preventivo Determinación de un plan de Acción para la Función Preventiva

4 Temas y tareas de la Resolución 490/08 Finalidad Titulares Objeto Criterios Coordinación Principios Establecimiento del procedimiento básico. TAREAS Fortalecer la cultura institucional de la prevenci ó n. Dise ñ ar estrategias para el mejoramiento de la funci ó n preventiva. Crear procedimientos, instructivos, modelos y formatos. Articular el procedimiento integral de prevenci ó n con los sistemas de informaci ó n de la entidad. Capacitar a los servidores PGN como actores fundamentales de sostenibilidad del Sistema Integral de Prevenci ó n. Dise ñ ar el sistema de medici ó n de la gesti ó n preventiva. MATERIA PREVENTIVA

5 Delegada Preventiva de la Función Pública ( Dependencia coordinadora del SIP ). Oficina de Planeación Grupo SIM Grupo de Modernización Oficina de Control Interno (Acompañamiento) Delegada preventiva en materia de DDHH y asuntos étnicos Delegada para Asuntos Civiles Delegada para la Infancia, Adolescencia y Familia Delegada para la Descentralización y Entidades Territoriales Delegada para Asuntos del Trabajo y Seguridad Social Delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios Estrategia La necesidad de llegar a acuerdos conllevó a un trabajo conjunto y coordinado entre las dependencias que desarrollan y apoyan la función preventiva: EQUIPO BASE EQUIPO AMPLIADO

6 Encaminada a…. PROCESOPREVENTIVO Integralidad Articulación Estandarización Documentación

7 Buscar unificación Compromiso Construcción colectiva Interés y conocimiento APOYO DIRECTIVOS APOYO DIRECTIVOS Factores claves de éxito Buscar unificación Compromiso Interés y conocimiento Construcción colectiva

8 RESULTADOS DEL EJERCICIO COLECTIVO

9 Resultados Respecto a la Planeación Elaboración del Plan Estratégico Preventivo Ajustes a la matriz de objetivos y criterios de logro del Plan Estratégico Institucional atinente a la función preventiva. Consolidación del portafolio de proyectos preventivos. Elaboración de la plantilla estandarizada para el registro de las actividades preventivas. Formulación de Indicadores. Respecto al procedimiento preventivo 1. Rediseñó el procedimiento preventivo con criterios de estandarización (Res 490/08), integralidad, transversalidad en alineación con los Sistemas de Información disponibles. 2. Formulación de Indicadores.

10 Porque la prevención es la mejor opción

11 COMPONENTE ESTRATEGICO PLAN ESTRATÉGICO PREVENTIVO

12 Conceptualizaci ó n: Proyecto Estratégico Es un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado. Un proyecto estratégico se plantea para: o Resolver un problema o necesidad, o Aprovechar una oportunidad cuyos efectos beneficiarán a un grupo o a la comunidad. Los proyectos constituyen esfuerzos adicionales a la gestión del día a día y contribuyen principalmente a mejorar o transformar productos o servicios institucionales.. Los proyectos no son casos por tanto se formulan y reportan sus avances en instrumentos definidos para tal fin: o Ficha de formulación de proyectos o Formato de informe de gestión NOTA: Los proyectos estratégicos no se registran en el SIM.

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14 PORTAFOLIO DE PROYECTOS PREVENTIVOS

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19 COMPONENTE DÍA A DÍA

20 PLANTILLA PREVENTIVA

21 INDICADORES ASOCIADOS

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23 Porque la prevención es la mejor opción

24 PROCEDIMIENTO PREVENTIVO

25 Conceptualizaci ó n: Diferencia Solicitud - Caso SOLICITUD: ASUNTO ABREVIADO. la petición o queja presentada a la PGN por un(os) ciudadano(s) o entidad(es), de manera individual o colectiva que activa el proceso preventivo y se ejecuta a través de actividades sencillas (conocidas como actividades primarias preventivas), con las cuales la entidad obtiene un resultado en el menor tiempo posible, sin que esto implique una profundidad temática mayor. Es por esto que también se le ha denominadoASUNTO ABREVIADO.

26 Conceptualizaci ó n: Diferencia Solicitud - Caso CASO: CASO ORDINARIO. Si después de aplicadas las actividades primarias preventivas en la solicitud en mención, la PGN determina que se requiere para su trámite una mayor rigurosidad, atención y tiempo, dicha solicitud deberá asumirse como un caso, el cual será denominado CASO ORDINARIO. CASO RELEVANTE A diferencia del anterior se entenderá como CASO RELEVANTE aquél iniciado de oficio en atención a las directrices impartidas por el Jefe de la Dependencia dada la trascendencia e impacto del asunto. Los resultados obtenidos en los casos relevantes de la dependencia serán la base para la elaboración y presentación del informe cualitativo de gestión que debe registrarse en el Sistema de Información STRATEGOS.

27 REALIZAR REPARTO EN SIM REALIZAR REPARTO EN SIM REVISAR SOLICITUD ¿SE REQUIERE REMITIR POR COMPETENCIA? REMITIR POR COMPETENCIA Y GENERAR COMUNICACIONES REMITIR POR COMPETENCIA Y GENERAR COMUNICACIONES REVISAR COMUNICACIONES REVISAR COMUNICACIONES ¿APRUEBA COMUNICACIÓN? FIRMAR COMUNICACIONES FIRMAR COMUNICACIONES HACER SEGUIMIENTO AL ASUNTO REMITIDO EXTERNAMENTE Y REGISTRAR CIERRE HACER SEGUIMIENTO AL ASUNTO REMITIDO EXTERNAMENTE Y REGISTRAR CIERRE SI INICIO DAR INSTRUCCIONES PARA ASUMIR EL ASUNTO DAR INSTRUCCIONES PARA ASUMIR EL ASUNTO NO ¿ES NECESARIO DESAGREGAR? NO DESAGREGAR SI NO VERIFICAR DUPLICIDAD VERIFICAR DUPLICIDAD ¿EXISTEN ASUNTOS DUPLICADOS? SI ASOCIAR EL ASUNTO YA EXISTENTE ASOCIAR EL ASUNTO YA EXISTENTE NO

28 EVALUAR EL ASUNTO (ART 3 ) ¿ES UN ASUNTO ABREVIADO? EJECUTAR ACTIVIDADES PRIMARIAS PREVENTIVAS SUFICIENTES PARA OBTENER RESULTADOS ART.19 EJECUTAR ACTIVIDADES PRIMARIAS PREVENTIVAS SUFICIENTES PARA OBTENER RESULTADOS ART.19 INFORMAR AL CIUDADANO EL TRÁMITE DADO A SU SOLICITUD INFORMAR AL CIUDADANO EL TRÁMITE DADO A SU SOLICITUD SI NO ¿LOS RESULTADOS OBTENIDOS AMERITAN QUE SE ACTIVE OTRO PROCESO MISIONAL? DESAGREGAR EL ASUNTO Y REMITIR A DEPENDENCIA PGN DESAGREGAR EL ASUNTO Y REMITIR A DEPENDENCIA PGN ¿EL ASUNTO AMERITA APERTURA DE CASO ORDINARIO? HACER SEGUIMIENTO Y REGISTRAR INFORMACIÓN HACER SEGUIMIENTO Y REGISTRAR INFORMACIÓN FIN ELABORAR INFORME DE FINALIZACIÓN (ABREVIADO)-CIERRE ART.21.1 NUM. 2,4 ELABORAR INFORME DE FINALIZACIÓN (ABREVIADO)-CIERRE ART.21.1 NUM. 2,4 ¿LOS RESULTADOS OBTENIDOS AMERITAN REMITIR A OTRA ENTIDAD? REMITIR ASUNTO A ENTIDAD COMPETENTE REMITIR ASUNTO A ENTIDAD COMPETENTE SI NO SI NO SI ¿ES NECESARIO HACER SEGUIMIENTO? NO SI

29 INFORME DE INICIACIÓN – ASUMIR EL CASO - ART PLAN DE ACTIVIDADES INFORME DE INICIACIÓN – ASUMIR EL CASO - ART PLAN DE ACTIVIDADES EJECUTAR ACTIVIDADES PREVENTIVAS Y VERIFICAR HECHOS EJECUTAR ACTIVIDADES PREVENTIVAS Y VERIFICAR HECHOS ¿EL CASO ACTIVA LA APERTURA DE OTRO PROCESO MISIONAL? ELABORAR INFORME DE FINALIZACIÓN ART.21.1 ELABORAR INFORME DE FINALIZACIÓN ART.21.1 FIN ¿SE CIERRA EL CASO? NO EJECUTAR ACCIONES DE SEGUIMIENTO Y REGISTRAR INFORMACIÓN EJECUTAR ACCIONES DE SEGUIMIENTO Y REGISTRAR INFORMACIÓN NO INFORMAR AL CIUDADANO SI DESAGREGAR EL CASO Y REMITIR LO CORRESPONDIENTE POR COMPETENCIA A LA DEPENDENCIA RESPONSABLE DESAGREGAR EL CASO Y REMITIR LO CORRESPONDIENTE POR COMPETENCIA A LA DEPENDENCIA RESPONSABLE SI

30

31 Porque la prevención es la mejor opción


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