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GUÍA PARA LA SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

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1 GUÍA PARA LA SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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3 OBJETIVO GENERAL servir de herramienta para que los actores responsables pueda diseñar e implantar acciones de control y evaluación que les permitan mantener y sostener el sistema de control interno conforme a los parámetros y directrices establecidos en las normas vigentes que regulan el Sistema de Control Interno en las entidades y hospitales públicos.

4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Contextualizar los subsistemas, componentes y elementos del MECI dentro del enfoque sistémico y el ciclo PHVA.

5 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Sensibilizar a cada uno de los actores del Sistema de Control Interno institucional frente a los roles y responsabilidades respecto a la operación y sostenimiento del modelo.

6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Generar instrumentos de control para garantizar la permanente actualización, operación y sostenibilidad de cada uno de los elementos y componentes del modelo.

7 METODOLOGÍA Proporcionar a lo actores responsables de garantizar la operación, sotenibilidad en el tiempo y efectividad del SCI, un referente sobre las acciones que debe adelantar cotidianamente o en forma programada, para garantizar que cada elemento de cada componente y de cada subsistema esté siendo ejecutado y utilizado para el propósito que fue creado.

8 ENTENDIENDO EL SCI Conocer dónde estamos y cómo vamos en relación con los objetivos y metas previamente establecidos en los planes, programas y proyectos de la entidad. Aumentar la credibilidad de lo que hacemos e informamos.

9 ENTENDIENDO EL SCI Obtener apoyo, mostrando resultados. Aumentar la objetividad al momento de la toma decisiones gerenciales. Incentivar la búsqueda de soluciones creativas a las situaciones enfrentadas. Garantizar la participación ciudadana y el control social.

10 ACTORES INTITUCIONALES

11 ACTORESINSTITUCIONALES DEL SCI DIRECTOR O REPRESENTANTE LEGAL EQUIPO DIRECTIVO COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD REPRESENTANTE DE LA GERENCIA EQUIPO OPERATIVO O GRUPO MECI EQUIPO EVALUADOR U OFICINA DE CONTROL INTERNO

12 EQUIPO DIRECTIVO DEL SCI Representante Legal, Director o Gerente Secretaría General, en donde aplique. Jefes de Oficinas Asesoras (Jurídica, Planeación*, Control Interno y Control Disciplinario). Subgerentes, Subdirectores o Jefes de Divisiones o Direcciones Representante de la Dirección para el MECI (En la mayoría de instituciones se designa para esta representación al Jefe o Responsable del Proceso de Planeación).

13 EQUIPO OPERATIVO DEL SCI Jefes de Procesos institucionales, Áreas o Servicios de la entidad, o responsables designados como coordinadores de temas específicos. En aspectos administrativos, por ejemplo: Talento Humano, Almacén, Tesorería, Contabilidad, Presupuesto, Sistemas, Comunicaciones, Archivo, etc.

14 EQUIPO EVALUADOR DEL SCI Auditores Financieros, Administrativos o de Servicios, regularmente pertenecientes a la Oficina de Control. Auditores de Calidad, dependientes del área específica, si existiere, o distribuidos dentro de la organización.

15 RESPONSABILIDADES

16 RESPONSABILIDADES EQUIPO DIRECTIVO Crear conciencia sobre importancia del control, en un entorno favorable para la aplicación de principios del MECI. Establecer procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional según naturaleza, características y propósitos de la entidad.

17 RESPONSABILIDADES EQUIPO DIRECTIVO Diseñar procedimientos que permitan cumplir la misión y proteger los recursos de la entidad, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se puedan generar. Establecer acciones para garantizar el cumplimiento de funciones, según marco legal y autorregulación, diseñando procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el logro de los propósitos institucionales.

18 RESPONSABILIDADES COMITÉ COORDINADOR Recomendar pautas para mejoramiento permanente del Sistema de control Interno y de Garantía de la Calidad, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de cada organismo o entidad. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

19 RESPONSABILIDADES COMITÉ COORDINADOR Asesorar a la Gerencia en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos. Recomendar prioridades para funcionamiento y optimización de los sistemas de información, así como para la utilización de indicadores de gestión.

20 RESPONSABILIDADES COMITÉ COORDINADOR Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del organismo o entidad. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del organismo o entidad en relación con los sistemas de control interno y de garantía de la calidad.

21 RESPONSABILIDADES COMITÉ COORDINADOR Coordinar con las dependencias del organismo el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

22 RESPONSABILIDADESREPRESENTANTEDIRECCIÓN Actuar bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno. Coordinar y supervisar el grupo operativo denominado Equipo MECI, para garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo, aplicando correctivos donde se requiera.

23 RESPONSABILIDADES REPRESENTANTE DIRECCIÓN Informar a la Gerencia de la Entidad los Planes de Diseño y los avances en la Implementación y Evaluación del Sistema de Control Interno. Con el apoyo del Equipo MECI, cada año, deberá adelantar el Autodiagnóstico al SCI existente en la Entidad, realizando un análisis individual y exhaustivo de cada uno de los Subsistemas, Componentes y Elementos que lo conforman.

24 RESPONSABILIDADES EQUIPO OPERATIVO Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía. Velar por que todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión.

25 RESPONSABILIDADES EQUIPO OPERATIVO Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad. Diseñar procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa para dar a conocer la información que genera la entidad, de manera transparente, oportuna y veraz garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.

26 RESPONSABILIDADES EQUIPO OPERATIVO Establecer procedimientos para generación de la información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los órganos de control externo. Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la entidad.

27 RESPONSABILIDADES EQUIPO OPERATIVO Adelantar los procesos de diseño, apoyo y coordinación con las diferentes dependencias organizacionales de la Entidad, para lograr una óptima implementación de los sistemas de Control Interno y de Gestión de la Calidad. Asumir el rol de facilitador al interior de sus respectivas dependencias, apoyando el adecuado funcionamiento de los elementos de control.

28 RESPONSABILIDADES SERVIDORES PÚBLICOS Los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, son responsables: por la operación eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenezcan.

29 RESPONSABILIDADES EQUIPO EVALUADOR Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento. Establecer procedimientos de verificación y evaluación permanentes del CI.

30 RESPONSABILIDADES EQUIPO EVALUADOR Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente de las Oficinas de Control Interno, Auditorías Internas sobre la entidad pública, como mecanismo de verificación a la efectividad del CI.

31 RESPONSABILIDADES EQUIPO EVALUADOR Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés. Establecer procedimientos que permiten integrar las observaciones de los órganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la entidad.

32 RESPONSABILIDADES OFICINA DE CONTROL INTERNO Realizar la evaluación independiente al Sistema de Control Interno y la gestión de la entidad pública. Hacer el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la alta dirección para su puesta en marcha.

33 RESPONSABILIDADES OFICINA DE CONTROL INTERNO Realizar la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del SCI bajo el MECI. A cargo del Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditor Interno o quien haga sus veces en la respectiva entidad.

34 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS

35 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

36 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

37 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

38 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

39 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

40 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

41 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE ADMINITRACIÓN DE RIESGO

42 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE ADMINITRACIÓN DE RIESGO

43 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE ADMINITRACIÓN DE RIESGO

44 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE ADMINITRACIÓN DE RIESGO

45 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE ADMINITRACIÓN DE RIESGO

46 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

47 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

48 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

49 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

50 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

51 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE INFORMACIÓN

52 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE INFORMACIÓN

53 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE INFORMACIÓN

54 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA

55 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA

56 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA

57 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN

58 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN

59 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

60 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

61 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

62 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

63 ROLES FRENTE A LOS PRODUCTOS SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

64 SINTESIS DEL PASO A PASO

65 SINTESIS PASO A PASO OPERATIVIZAR Y SOSTENER EL SCI Responsable Tipo de Control ACTIVIDAD MESES EFMAMJJASOND EQUIPO DIRECTIVO ESTRATEGIA 1. Constatar la Verificación anual de productos MECI. 2. Revisar el Código de Etica institucional. 3. Suscribir los Acuerdos de Gestión con el Representante Legal de la institución 4. Realizar seguimiento semestral a la actualizacion documental. 5. Requerir a la OCI Seguimiento trimestral a la gestion documental. 6. Revisar el nivel de Interiorización y comprensión de la Plataforma Estratégica, trimestralmente. 7. Estructurar la Planeación Operativa de la siguiente vigencia. 8. Analizar semestralmente el cumplimiento de competencias comportamentales. VER ANEXO D ÍNDICE DE COMPORTAMIENTO ÉTICO. VER ANEXO E ESTILOS DE DIRECCIÓN 9. Revisar y análizar, cada dos meses el comportamiento de los Riesgos institucionales.

66 SINTESIS PASO A PASO OPERATIVIZAR Y SOSTENER EL SCI Responsable Tipo de Control ACTIVIDAD MESES EFMAMJJASOND EQUIPO DIRECTIVO GESTION 10. Solicitar, a los responsables de procesos, Informes periódicos (Trimestres vencidos) sobre el resultado de la evaluacion y seguimiento a cada proceso: * Avances del poa, resultados con indicadores y acciones correctivas cuando aplique. * Coherencia de la información recibida con la reportada externamente. * Integralidad de planes de mejoramiento con las observaciones externas. * Efectividad de las acciones correctivas e impacto en los usuarios del proceso. VER ANEXO F: CUADRO DE MANDO INTEGRAL 11. Con base en los resultados de la información anterior, establecer el cronograma y la metodología de divulgación interna y externa. 12. Solicitar a la OCI cronograma de Auditorias programadas para la revision de Procesos. 13. Requerir a los responsables de proceso la revisión de la información primaria y segundaria caracterizada en cada proceso. 14. Solicitar al responsable del proceso de Sistemas el avance del proyecto de desarrollo integral del sistema de información.

67 SINTESIS PASO A PASO OPERATIVIZAR Y SOSTENER EL SCI ResponsableTipo de Control ACTIVIDAD MESES EFMAMJJASOND EQUIPO OPERATIVO GESTION 15. Determinar cuáles documentos del sistema requieren ajuste y elaborar cronograma para su revisión. 16. Verificar mensualmente el cumplimiento del cronograma anterior. 17. Informar mensualmente sobre la gestión documental, al superior inmediato. 18. Verificar constantemente que la documentación de la entidad cumpla con los requisitos internos establecidos Asegurarse de comprender plenamente los componentes de la plataforma estratégica y su nivel de participación en la misma 20. Aplicar a los responsables de Proceso los cuestionarios de "Autoevaluación del Control", a fin de establecer acciones correctivas según su resultado. 21. Analizar de acuerdo a los procesos institucionales el comportamiento del Indice de Satisfacción de los Usuarios, así como las Quejas, Peticiones y Reclamos y la implementación de planes de mejoramiento generados por los mismos. 22. Incentivar y solicitar espacios de discusión sobre la evaluación de la gestión del proceso a que pertenece. 23. Realizar registros permanentes de los Indicadores a cargo sobre el desarrollo de la gestión Asegurarse de conocer y comprender el contenido del Código de Etica institucional y participar en su actualización y divulgación Actualizar para la vigencia los planes básicos para el desarrollo del Talento Humano: (Inducción y Reinducción; Formación y Capacitación, Bienestar e Incentivos). 26. Revisar el mapa de Riesgos institucional para verificar que se estén ejecutando las acciones de adminsitración y control. 27. Revisar semestralmente el normograma del proceso a cargo.

68 SINTESIS PASO A PASO OPERATIVIZAR Y SOSTENER EL SCI Responsable Tipo de Control ACTIVIDAD MESES EFMAMJJASOND EQUIPO EVALUADOR EVALUACION 28. Realizar seguimiento a la aplicación de cada lider de Proceso de la Encuesta "Autoevaluación del Control" y al establecimiento de un Plan de mejoramiento, según sus resultados. 29. Efectuar seguimiento a la "Autoevaluación de la Gestión", que realicen los responsables de Proceso y al establecimiento de Planes de mejoramiento, por procesos, según sus resultados. 30. Elaborar el Informe ejecutivo anual de Control Interno, según lo establecido en la norma. 31. Desarrollar el Cronograma de Auditoría, presentar Informes y solucitar acciones correctivas. 32. Analizar la coherencia de los Planes (Institucionales, por Procesos e Individuales) y realizar seguimiento a los mismos, para constatar el cierre de ciclos. 33. Efectuar seguimiento al desarrollo de las actividades de cada uno de los equipos involucrados en la sostenibilidad del SCI.

69 Autoevaluación (Del Control) Componente de Control que debe ser asumido por todos los niveles de la entidad pública, como un proceso permanente en el que se debe valorar de manera individual y colectiva hasta dónde la ejecución de las tareas está contribuyendo a alcanzar con calidad, los objetivos y los propósitos institucionales establecidos en el Plan de Desarrollo de la entidad.

70 Plan de Mejoramiento Como resultado del ejercicio de Autoevaluación del Control realizado, deben estructurarse los Planes de Mejoramiento que permitan ajustar o modificar lo planificado o diseñado, mediante acciones correctivas, preventivas y de mejora, con el propósito reencauzar el accionar de la entidad pública al logro de su misión, visión y objetivos institucionales.

71 HERRAMIENTAS GUÍA METODOLÓGICA VEEDURÍA DISTRITAL 2007

72 HERRAMIENTAS GUÍA METODOLÓGICA MECI VEEDURÍA DISTRITAL 2007 Orientada a evidenciar: los 29 Elementos y los distintos productos del MECI Para garantizar: Operativización y Sostenibilidad del Sistema de Control Interno.

73 HERRAMIENTAS GUÍA METODOLÓGICA MECI VEEDURÍA DISTRITAL 2007 Índice de Cultura Ética: Identifica si el comportamiento de los funcionarios está alineado con los principios y valores institucionales. Estilos de Dirección: Muestra la manera particular en que desarrolla su roluna persona responsable de un proceso organizacional. Índice Estratégico: Permite diagnosticar la capacidad estratégica de la entidad para responder a los cambios del entorno.

74 HERRAMIENTAS GUÍA METODOLÓGICA MECI VEEDURÍA DISTRITAL 2007 Mapa Estratégico: Muestra la representación gráfica de los objetivos planificados para el logro de la misión institucional. Matriz de Análisis Estructural: Permite determinar el grado de dependencia y de motricidad de los objetivos formulados. Cuadro de Mando Integral: Permite traducir la visión de la organización en términos específicos para su difusión a todos los niveles.

75 HERRAMIENTAS GUÍA METODOLÓGICA MECI VEEDURÍA DISTRITAL 2007 TASCOI: Recuerda los elementos necesarios para dimensionar integralmente la entidad. Identificación de los Grupos de Interés: Establece el entorno con el cual una entidad mantiene relaciones recurrentes para asegurar su viabilidad. Desdoblamiento de Complejidad: Es la representación gráfica del agrupamiento de los procesos misionales de la entidad, en niveles de desagregación.

76 HERRAMIENTAS GUÍA METODOLÓGICA MECI VEEDURÍA DISTRITAL 2007 Modelos Estructurales: Permiten describir los procesos en los que pueden agruparse las actividades que se llevan a cabo en la entidad. Análisis de Discrecionalidad: Permite diseñar el grado de centralización o descentralización funcional en una entidad. Administración de Riesgos: Permite a la entidad evaluar los eventos negativos que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos.

77 HERRAMIENTAS GUÍA METODOLÓGICA MECI VEEDURÍA DISTRITAL 2007 Puntos de Control: Acciones establecidas en el desarrollo de los procedimientos con el propósito de proteger, asegurar e informar la correcta aplicación de las normas. Metodología de Indicadores: Aportan información sobre el estado real de una actuación que permiten juicios objetivos sobre si el desempeño está siendo o no adecuado. Alineación de los Sistemas de Información: Permite la identificación de problemas recurrentes cuya solución es vital para la adecuada ejecución del ejercicio institucional.

78 GRACIAS


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