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FRANCISCO JAVIER MANCHA. Ya sea que utilicemos mejora de procesos, reingeniería de procesos, justo a tiempo, costeo basado en actividades, administración.

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Presentación del tema: "FRANCISCO JAVIER MANCHA. Ya sea que utilicemos mejora de procesos, reingeniería de procesos, justo a tiempo, costeo basado en actividades, administración."— Transcripción de la presentación:

1 FRANCISCO JAVIER MANCHA

2 Ya sea que utilicemos mejora de procesos, reingeniería de procesos, justo a tiempo, costeo basado en actividades, administración de la calidad total, mejora continua de la calidad o reducción de tiempos de ciclos, compartimos una meta común: hacer más y mejor, con menos, es decir: Mejorar el desempeño. Un habilitador crítico en el logro de los objetivos deseados es la habilidad de medir el desempeño. Como dice el dicho: No se puede mejorar lo que no se mide Una premisa básica sobre el desempeño…

3 El desempeño del Sector Público es algo real, que se percibe por los destinatarios de los servicios gubernamentales y los votantes y está en las mentes de los gobernantes y funcionarios del Gobierno y en la actualidad está cobrando cada vez más relevancia a nivel nacional e internacional. ¿CÓMO SE ESTÁ DESEMPEÑANDO LA ENTIDAD, DEPENDENCIA, ORGANISMO Y/O ÁREA? ¿Los beneficiarios están satisfechos? ¿Se trabaja de acuerdo con la misión, el plan y los programas de gobierno? ¿Se es eficaz en cuanto a la entrega de bienes y servicios? ¿Se es eficiente en el uso de los recursos? ¿Por qué es importante el desempeño del Sector Público? Desempeño del gobierno

4 Axioma: No midas lo que no se pueda medir o no usarás La clave para una medición exitosa del desempeño es obtener únicamente aquellas medidas de desempeño que podrán o serán, de hecho, utilizadas. El primer paso en este proceso es determinar qué tipos de información relacionada con el desempeño se necesitará para dirigir y administrar la entidad, dependencia, organismo, área, proceso, etc. Aquí lo más importante es responderse la pregunta: Necesito información relacionada con el desempeño para…

5 Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Objetivos de Políticas Ejecución de Programas Eficiencia Operativa Eficiencia en el uso de los recursos Desempeño del Gobierno Una herramienta fundamental para la identificación de actividades, riesgos, controles, actividades y medidas del desempeño es el Mapa de Valor diseñada para que los gobernantes y líderes comprendan los objetivos de desempeño del Gobierno y por ende, los Impulsores del Desempeño.

6 Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Objetivos de Políticas

7 Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Ejecución de Programas

8 Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Eficiencia Operativa

9 Mapa de Valor de la Gestión Gubernamental Eficiencia en el uso de los recursos

10 ¿Qué es la medición del desempeño? La medición del desempeño es la obtención de información confiable para analizar y comparar el resultado, eficiencia y eficacia operativa y financiera de los gobiernos para apoyar y motivar a la mejora continua de su gestión, permitiendo: Mejorar la eficiencia y eficacia de los servicios. Ahorrar costos a los gobernados.

11 Una vista general del proceso de medición del desempeño 1.Determinar dónde estamos – Establecer el piso/nivel de actuación/desempeño como está 2.Establecer objetivos basándose en el nivel actual de desempeño 3.Determinar la brecha entre la meta deseada y el nivel actual de desempeño 4.Rastrear el progreso 5.Comparar y hacer benchmark de los niveles de desempeño de otras entidades similares vs los propios 6.Controlar los niveles de desempeño dentro de los límites predeterminados 7.Identificar áreas de mejora y posibles causas de problemas 8.Mejorar la planeación para el futuro

12 ¿Qué son los Indicadores de Desempeño? Son mediciones de los logros en el cumplimiento de la misión y de los objetivos de un determinado proceso que sirven como herramienta para el mejoramiento continuo de la calidad en la toma de decisiones, lo cual se traduce en una mejor calidad del producto o del servicio. Características Objetivo Cuantificable Verificable Que agregue valor al proceso de toma de decisiones Comunicados y divulgados Establecidos en consenso Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron

13 En nuestro país, la Secretaría de la Función Pública ha publicado los siguientes requisitos en la elaboración de indicadores para medir el desempeño de gobierno: Nombre Número Siglas Unidad Administrativa Responsable Objetivo de la unidad administrativa responsable Objetivo Descripción Requisitos de los Indicadores

14 Fórmula Variables que componen la fórmula Fuentes de datos Periodicidad Fecha y sistema de información para entregar la información del indicador a la Unidad Administrativa por los órganos internos de control Fecha y mecanismo para entregar información del indicador a la Coordinación por la unidad administrativa o por el Delegado o Comisario Público Requisitos de los Indicadores

15 Servidor público responsable, que deberá ser el titular de la unidad administrativa correspondiente y sus datos: cargo, número telefónico y correo electrónico Criterios base para asignar e integrar calificaciones en el indicador Cobertura del indicador para Órganos Internos de Control y/o Delegados y Comisarios Públicos Definiciones del indicador Abreviaturas a utilizar Tipo de información del indicador: pública, reservada o confidencial. Requisitos de los Indicadores

16 Indicadores (Corporativos) Indicadores (Gerenciales) Indicadores (Operacionales) Gobernador Presidente Secretarios de Gobierno o Directores Generales Directores de Área Eficiencia Eficacia Efectividad Modelo de Indicadores de Desempeño Gubernamental Se compara vs: Calidad de Gestión de años anteriores Gestión de Instituciones Similares Presupuesto Programado En el enfoque se analizará : Eficacia: Respecto al logro de sus propias metas planteadas Eficiencia: Respecto al usos de recursos públicos para alcanzar sus metas Efectividad: Respecto a la satisfacción del gobernado en cuanto al servicio recibido (ligado a las metas de la entidad y a la calidad)

17 A mayor valor del indicador mayor contribución impositiva por habitante Admón. y finanzas Ejecución presupuestal y censo de poblaciónMensual% Ingresos por impuestos /Número de habitantes Determinar la contribución impositiva por habitante Recaudación impositiva por habitante A mayor valor del indicador mayor es la contribución de los habitantes al ingreso Admón. y finanzas Ejecución presupuestal y censo de poblaciónAnual% Ingresos totales ejecutados/Número de habitantes Cuantificar el nivel de ingresos per- capita percibidos Ingresos por habitante Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación presupuestal Admón. y finanzas Ejecución presupuestalMensual% Promedio de indicador Eficiencia presupuestaria - Ingresos y Eficiencia presupuestaria - Egresos Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo Eficiencia presupuestal - Global Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los gastos Admón. y finanzas Ejecución presupuestalMensual% (Egresos ejecutados/Egresos presupuestados) *100 Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo Eficiencia presupuestal - Egresos Un mayor porcentaje implica mayor eficiencia en la programación y mayor capacidad de ejecución de los ingresos Admón. y finanzas Ejecución presupuestalMensual% (Ingresos totales ejecutados/Ingresos totales presupuestados) *100 Determinar la eficiencia presupuestal en un periodo Eficiencia presupuestal - Ingresos SIGNIFICADO UNIDAD RESPONSABLE DEL INDICADOR FUENTE DE INFORMACIÓN PERIODO DE MEDICIÓN UNIDAD DE MEDIDA FÓRMULA DE CÁLCULOOBJETIVONOMBRE Ejemplos de Indicadores

18 Un mayor nivel del indicador refleja un mejor control sobre los predios Obras públicas/ CatastroCatastroAnual% (Superficie registrada / Superficie total) *100 Analizar la superficie registrada por catastro Cobertura catastral A mayor valor del indicador, mayor participación de la comunidad en la selección y ejecución de proyectos Planificación/ Obras/ Ingeniería municipal Plan operativo anual e información de otros organismosMensual% (Total de proyectos concertados /Total de proyectos en ejecución)*100 Analizar el nivel de concertación de proyectos con las organizaciones civiles Participación ciudadana Un mayor indicador refleja una mayor eficiencia en la ejecución de proyectos Plan operativo anual Mensual% (Total de proyectos ejecutados/total de proyectos formulados) *100 Medir la capacidad de ejecución de proyectos Capacidad de ejecución de proyectos A mayor valor del indicador mayor es la inversión en infraestructura por habitante Admón. y finanzas Ejecución presupuestal/ Censo de poblaciónMensual% Gastos ejecutados en inversión de infraestructura/ Población total Medir la inversión de infraestructura por habitante Inversión en infraestructur a por habitante Cuando el índice tiende o supera 1 se está equilibrado financieramente Admón. y finanzas Ejecución presupuestalMensual% Ingresos totales ejecutados / Gastos totales ejecutados Comparar el nivel de ingreso total ejecutado y el gasto total ejecutado Equilibrio financiero SIGNIFICADO UNIDAD RESPONSABLE DEL INDICADOR FUENTE DE INFORMACIÓN PERIODO DE MEDICIÓN UNIDAD DE MEDIDA FÓRMULA DE CÁLCULOOBJETIVONOMBRE Ejemplos de Indicadores

19 MÓDULOS Gente FRENTES Procesos Normatividad Tecnología FASES Actividades Preliminares Planear y Dimensiona r el Proyecto Diagnóstico Diagnóstico y Evaluación Evaluación Diseño y Evaluación de Soluciones Implementar Soluciones Probar Probar Administración Del Proyecto S e g ui m ie nt o

20 MÓDULOS Gente FRENTES Procesos Normatividad Tecnología FASES Actividades Preliminares Planea r y Dimen sionar el Proyec to Diagnósti co Diagnósti co y Evaluació n Evaluació n Diseño y Evaluación de Soluciones Implemen tar Solucion es Comprender Leyes y Reglamentos Análisis del Marco Legal y Normativo Modificaciones al Marco Normativo Presupuesto Preliminar Planeación del Proyecto Presupuesto Ajustado Probar Probar Identificación del Equipo de Trabajo Comprender mecanismos de medición del Desempeño del Personal Evaluaciónpreliminar del Ambiente de Control Diseño de Indic. de Desempeño del Personal Diseño de Mecanismos de Medición del Desempeño Implem. Mec. e Indicadores de Medición Entrenamiento sobre Mecanismos de Medición Evaluaciones al personal Organizar y Entrenar el Equipo de Trabajo Asignación de Actividades al Equipo de Trabajo Comprender Controles, Estructura Organizacional, Plan de Gobierno y Programas de la Entidad Comprender los Procesos en las Áreas de Valor Comprender Procesos de Monitoreo y Medición del Desempeño Determinar Importancia Relativa Planeada Análisis y Evaluación de Riesgos – Nivel Entidad, Procesos y Programas Diseño de Controles para Mitigar Riesgos y Brechas de Gestión Implementar de Controles para Mitigar Riesgos y Brechas de Gestión Evaluación de Satisfacción de Usuarios Auditoría de Gestión Certificaciones Identif. Procesos de Monitoreo del Desempeño de la Admón. Ident. Activ. De Control de Eficiencia y Eficacia Análisis FODA Diseño de Mec. e Indic. de Medición del Desempeño- Entidad y Progr. Identificar Herramientas del Soporte de Medición Impl. Políticas para la Medición de la Gestión Comprender la Tecnología de Soporte de Procesos Ident. Req. Funcionalidad Selecc. Solución Tecnológica Implementar Solución Tecnológica Pruebas y Remediación Auditoría Post- Implementación Soporte y Mantenimiento Evaluaciones de la satisfacción al personal Administración Del Proyecto S e g ui m ie nt o Promover y llevar a cabo las Reformas Realizar Pruebas a Controles y Herramientas Remediar Desviaciones Ident. Activ. de Control a Nivel Estrategias, Políticas y Responsabilidad Ident. Activ. De Control para los Impulsores de Gobierno Administración del Proyecto y Aseguramiento de Calidad Información y Comunicación Identificar los Req. de Información Impl. Mec. de Medición de Gestión Impl. Indicadores de Medición Implementar Herramientas de Soporte Programa de Monitoreo Administración del Cambio Encuestas de satisfacción de los usuarios y del personal

21 Balanced Scorecard (BSC) Es una herramienta que permite implementar la estrategia y la misión de un gobierno a partir de un conjunto de medidas de desempeño. Pone énfasis en la consecución de objetivos financieros, e incluye los inductores de actuación futura para el logro de esos objetivos. Proporciona una estructura para transformar la estrategia en acción.

22 Visión, Misión y Estrategia La perspectiva financiera indica si la estrategia y ejecución, contribuye con los objetivos La perspectiva del gobernado, mejorar la visión de la entidad, ¿Cómo la entidad aparece ante los gobernados? La perspectiva del gobernado, mejorar la visión de la entidad, ¿Cómo la entidad aparece ante los gobernados? La perspectiva de formación, capacitación y aprendizaje en una estructura de gobierno generan resultados de corto y largo plazo La perspectiva del proceso interno identifica procesos críticos internos en donde se debe ser excelente, entregando resultados que satisfagan a los gobernados Perspectivas estratégicas del BSC

23 Relación Causa-EfectoRelación Causa-Efecto de la Estrategia Habilidades de los funcionarios Calidad en los procesos internos Tiempo de desarrollo de los procesos Resultado Social Formación, Aprendizaje y Crecimiento Procesos Internos Gobernados / Usuarios Finanzas Conocimiento de los funcionarios Capacidad de crear conocimiento nuevo Aplicación tecnológica Acreditación de los procesos Satisfacción de los gobernados Pertinencia del servicio Valor agregado social Fidelidad de los gobernados Acreditación social

24 Marco Conceptual La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión objetiva, sistemática y profesional de las actividades de una entidad, programa o proyecto en relación al cumplimiento de objetivos y metas (eficacia); y respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). Sus propósitos generales consisten en: Evaluar el desempeño (rendimiento) obtenido por una entidad Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar; y Desarrollar recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.

25 Aspectos en los que se enfoca la Auditoría de Gestión Eficacia en el logro de los objetivos y metas Eficiencia en el manejo de los recursos Economía en la obtención de los recursos y la producción y distribución de los bienes y servicios Calidad en la información financiera Cumplimiento Regulatorio Equidad en la distribución de los recursos financieros necesarios para la prestación del bien o servicios Calidad o nivel de servicio Impacto en los ciudadanos Enfoque de la auditoría de gestión

26 RESULTADOS Satisfacción de los beneficiarios del bien o servicio OPERACIONES Programas, Procesos y Actividades llevados a cabo PRODUCTOS Bienes y Servicios RECURSOS Humanos, Financieros, Tecnológicos y Físicos Examen de Controles y Procedimientos de la Administración Evaluación del Uso Eficiente de los Recursos Evaluación del Logro de Objetivos y Metas Análisis de Controles y Procedimientos de la Administración Eficiencia y Economía Eficacia Enfoque de la Auditoría de Gestión

27 Componentes de la Estructura del Control Interno UNIDAD AUNIDAD A UNIDAD BUNIDAD B UNIDAD CUNIDAD C UNIDAD DUNIDAD D ESTRATEGIA OPERACIONES INFORMACIÓNCUMPLIMIENTO AMBIENTE INTERNO ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS EVALUACIÓN DE RIESGOS RESPUESTA A LOS RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN MONITOREO

28 Mapa de Riesgos Posibilidad de Ocurrencia Importancia Alto Bajo Riesgo AltoRiesgo MedioRiesgo Bajo Exposición = Riesgo- Control (E=R-C) Exposición Aceptable Precaución Exposición inaceptable

29 Clasificación del Control Gerencial Controles de Actividades del Programa Controles de Cumplimiento Controles para la Protección de Recursos Controles de Confiabilidad de la Información

30 El manejo de los indicadores de desempeño no es otra cosa sino una rendición de cuentas a la ciudadanía.....es medir lo que se hace....es programar lo que se hizo.....ES MEJORAR LA FUNCIÓN DE GOBIERNO.

31 A PARTIR DE LAS BASES ANTERIORES, SE SUGIERE LA SIGUIENTE ESTRATEGIA CON LOS MODELOS DE INDICADORES: 1.INDICADORES DE COBERTURA / EFICIENCIA 2.INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 3.INDICADORES DE IMPACTO SOCIAL 4.INDICADORES COMPUESTOS ….PERO ESE ES …OTRO TEMA


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