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® Workplace Forms: formularios electrónicos basados en estándares Luis Sánchez Acera, Lotus Tech Sales.

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2 ® Workplace Forms: formularios electrónicos basados en estándares Luis Sánchez Acera, Lotus Tech Sales

3 3 El papel cuesta más de lo que se piensa Un formulario tiene un coste de entre 24 y 132 en total (rellenar, procesar y mantener) En EE.UU se gastan Millones de en preimpresos El 30% de los preimpresos de tiran a la basura Papel 24,000 Impresión 84,000 Copias 108,000 Faxes 16,000 Correo 21,600 Mensajeros 40,000 Almacenaje 56,000 Destrucción 8, ,600 Oficina típica de 100 empleados

4 4 ¿Qué es un eForm? Versión electrónica de un formulario de papel. Elmina costes de producción, almacenaje, preimpresión, destrucción, etc. Se rellena de una forma más rápida (plantillas, validaciones…). Permite firmado digital, enrutamiento dinámico, etc. Más enfocado al proceso de negocio para el que está diseñado. Fuente: Whatis.com URL:

5 5 ¿Qué es un eForm de IBM Workplace Forms? Versión electrónica de un formulario de papel, usando tecnología XML. Soporta el estándar XForms. Elmina costes de producción, almacenaje, preimpresión, destrucción, etc. Se rellena de una forma más rápida (plantillas, validaciones…). Permite firmado digital, enrutamiento dinámico, etc. Más enfocado al proceso de negocio para el que está diseñado. Fuente: Luis Sánchez Acera

6 6 IBM Workplace Forms beneficia en procedimientos clave Más del 80% de los procesos en negocios tanto del sector público como privado dependen de formularios IDC El valor real de los formularios electrónicos radica en la capacidad de reducir la burocracia asociada al papel más que en su replicación. Gartner Reducción del tiempo de proceso Mayor productividad por persona Incremento de calidad / reducción de errores Reducción del número de pasos Mayor satisfacción del empleado Menor necesidad de personal Incremento de la coordinación interdepartamental Automatización de tareas administrativas Reducción de coste por transacción Habilitar a usuarios externos Mejor respuesta a regulaciones Flexibilidad y agilidad Integración entre aplicaciones Menor riesgo Menos basura 85% 70% 55% Fuente: Gartner

7 7 Modelo de madurez de eForms Gartner: Las organizaciones buscan habilitadores de procesos electrónicos, no únicamente formularios en la Web El valor real de los formularios electrónicos radica en su capacidad de reducir la burocracia asociada al papel e-forms basados en una arquitectura XML serán un estándard para los formularios en Web y la gestión documental En 2009, el 25% de las organizaciones tendrán procesos documentales basados en XML Dinámicos basados en reglas de negocio Documentos estáticos Captura de datos Conformidad Seguridad Integración Registros Centrado en contenido Centrado en proceso (SOA) Gestión de contenido y de procesos Rellenar, (Firmar) y enviar Almacenar, procesar, preservar Imprimir y leer Imprimir y rellenar Rellenar e imprimir

8 8 IBM recibió la mayor puntuación en Estrategia, Arquitectura, Plataforma y Socios Tecnológicos. IBM es líder de mercado de eForms con un gran soporte de XML y firma electrónica. Mercado de eForms – Independent Research Firm Forrester Wave: E-Forms Software, Q2, 2006 The Forrester Wave is copyrighted by Forrester Research, Inc. Forrester and Forrester Wave are trademarks of Forrester Research, Inc. The Forrester Wave is a graphical representation of Forrester's call on a market and is plotted using a detailed spreadsheet with exposed scores, weightings, and comments. Forrester does not endorse any vendor, product, or service depicted in the Forrester Wave. Information is based on best available resources. Opinions reflect judgment at the time and are subject to change. IBM ha sido reconocido como líder enThe Forrester Wave: e-Forms Software, Q

9 9 Posición de mercado – Liderazgo en Portal, ECM y eForms Sólo IBM es líder en las tres áreas de soluciones! The Forrester Wave is copyrighted by Forrester Research, Inc. Forrester and Forrester Wave are trademarks of Forrester Research, Inc. The Forrester Wave is a graphical representation of Forrester's call on a market and is plotted using a detailed spreadsheet with exposed scores, weightings, and comments. Forrester does not endorse any vendor, product, or service depicted in the Forrester Wave. Information is based on best available resources. Opinions reflect judgment at the time and are subject to change. Forrester Wave: ECM Suites: Q3, 2005 Forrester Wave: E-Forms Software: Q2, 2006 Gartner Magic Quadrant for Portal Products: Q2, 2006 Portal eForms ECM

10 10 IBM® Workplace Forms libera la información atrapada en repositorios, poniéndola a disposición de cualquiera, en cualquier momento y en cualquier parte – ayudando así a acelerar las transacciones con formularios dinámicos e inteligentes que exponen datos, capturan información y eliminan errores desde el principio IBM® Workplace Forms reduce el tiempo, costes y problemas inherentes al procesamiento de formularios basados en papel Viewer– Cliente rico Designer– Diseño de formularios Server- Proceso y traducción HTML Workplace Forms – eforms dinámicos e inteligentes

11 11 Lógica de negocio Proceso del formulario, integración… Basado en XForms Capa de presentación Pixel-perfect para representar papel Uso de asistentes y guías Partes de un formulario de Workplace Forms Firma digital Firma selectiva, solapada y completa Firma predeterminada, certificados digitales, 'signing pads' Instancias de datos Basadas en la especificación XForms Integración XML Validación contra esquemas XML externos Anexado de ficheros Capturar toda la información asociada Formularios complementarios MS Office, videos, faxes, etc.

12 12 XML permite: Mantener la presentación, lógica y datos en todo lugar Salvar un formulario y trabajar offline Enrutar un formulario usando cualquier protocolo disponible (e.g. Workflow, Web, , FTP, etc.) Archivar un formulario en una base de datos Rellenar un formulario con datos y extraer datos de un formulario Firmar un formulario Integrar un formulario con otras tecnologías (p.e., workflow, EAI, gestores documentales, gestores de contenidos, etc.) Analizar el XML en cualquier momento del ciclo de vida de la aplicación Beneficios de un eForm XML

13 13 ¿Y qué es XForms? XForms es un estándar abierto para formularios en Web construido sobre la sintaxis de esquemas de datos XML que proporciona las Reglas y la abstracción de la interfaz de usuario necesarios para tener un modelo de proceso de formularios que asegure la interoperabilidad entre organizaciones. Sintaxis de datos – Esquemas de datos XML Reglas de datos – Reglas de XForms Las reglas gobiernan y describen el contexto, proceso y uso del formulario y sus datos Interfaz – Descripción (intención) de XForms Innovación sobre XForms: XFDL (Archivos, Firma Digital, Cliente rico/ligero, registro de transacciones, interfaz de usuario) Aplicación basada en formularios XForms Específico de la aplicación Innovación: Estandardización

14 14 Reduce costes de desarrollo XForms permite el uso de componentes reutilizables para múltiples clientes 3 Habilita la interoperabilidad Formularios en múltiples dispositivos… multilenguaje… para cualquiera… en cualquier proceso de negocio 1 Habilita estándares de industria XForms soporta esquemas con sus reglas y su intención de interfaz de usuario 2 Incrementa y complementa SOA XForms proporciona un modelo de proceso de datos y soporta contenido activo usando reglas declarativas y Servicios Web 4 Habilita procesos y transacciones B2B Integra clientes, proveedores, canales, etc Mejor tiempo de respuesta al mercado Ayuda a reducir costes de despliegue y mantenimiento ¿Cómo facilita XForms la colaboración?

15 15 IBM Workplace Forms aporta VALOR Solución de formularios electrónicos. Abierta porque está basada en estándares Integrada con otras tecnologías Complementa mi plataforma SOA Permite compartir datos con otras plataformas. Permite trabajar directamente en la Web con mis formularios

16 16 Recursos de Workplace Forms Página de Workplace Forms en castellano Página principal de Workplace Forms Workplace Forms en developerWorks® / Catálogo de soluciones (ibm y partners)

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