Grupo TCA INNSIST Front Office Monterrey, N.L. México

Presentación del tema: "Grupo TCA INNSIST Front Office Monterrey, N.L. México"— Transcripción de la presentación:

1 Grupo TCA INNSIST Front Office Monterrey, N.L. México
Derechos Reservados 2003

2 habitación Sistema Hotelero INNSIST Diagrama general huesped VENTAS
Ultima visita Tarifas, Paquetes Contratos VENTAS C DE RECEPCION AUDITORIA NOCTURNA RECEPCION Y REGISTRO Historia de Huéspedes TESORERIA PUNTO DE VENTA Servicio al huésped TELEFONOS ALMACENES COSTOS A&B NOMINA Y REC HUMANOS RESERVACIONES CONTABILIDAD Auditoria de ingresos COMPRAS AMA DE LLAVES Ent al almacén Sal del almacén CTAS X COB Cargos Pagos Depositos CTAS X PAGAR Facturas a pagar Edo de hab habitación huesped Sistema Hotelero INNSIST Diagrama general Revisión y control Auditoria POS llamadas Control de conmutador

3 PRESUPUESTOS DE VENTAS
Sistema Hotelero INNSIST Ventas CONTRATOS TARIFAS PAQUETES PUNTO DE VENTA RECEPCION RESERVACIONES PRESUPUESTOS DE VENTAS ESTADISTICAS

4 BLOQUEO DE HABITACIONES
DEPOSITOS Sistema Hotelero INNSIST Reservaciones CONTROL DE RESERVACIONES RES. INDIV. Y DE GRUPOS CONTROL DE DEPOSITOS HISTORIA DE HUESPEDES Inf. de estancias Preferencias RESERVACIONES CONTROL DE COMISIONES AMA DE LLAVES RECEPCION BLOQUEO DE HABITACIONES Llegadas esperadas CTAS X PAGAR Programar pago DISPONIBILIDAD FUTURA PRONOSTICO DE OCUPACION Rooming list Inf. De estancias preferencias Limite CANCELACIONES

5 Sistema Hotelero INNSIST
Historia de Huéspedes CLASIFICACION Resumen por estancia Por tipo de Transacción Total de Puntos Conteo Estancias Info. Gral. Fechas Habitaciones Preferencias Acumula Estancias Control de Promociones Transacciones Acumula Puntos Cupón a Huésped Actualiza Puntos Canje de Puntos RECEPCION RESERVACIONES Información Acumulada y Ultima visita Cambio en Información Alta y Mtto. De Hsp. En Histórico Detalle de Promociones Promociones Vigentes Políticas y estrategia de Mercad. Consultas y Reportes. Edo. de Cuenta Análisis de consumos por estancia Promociones Análisis de aplicación de Promociones Alta y Mtto de Promoc. CAJA

6 Sistema Hotelero INNSIST
Recepción y Registro REGISTRO DE HUESPEDES HISTORICO RESERVACIONES CONSULTA DE LLEGADAS PRE-REGISTRO GRUPOS LLEGANDO LLEGADAS ESPERADAS BLOQUEO Y PRONTO REGISTRO APERTURA DE CREDITO ASIGNA HABITACIONES INVESTIGA DISPONIBILIDAD INVENTARIO DE HABITACIONES CAJA FOLIO HUESPED INFORMACION HUESPED HABITACION HUESPED AMA DE LLAVES Llegadas Esperadas Nombre Tipo Hab. Historia de Huéspedes Forma Pago Límite Crédito Número de Folio Hab. a Bloquear DATOS POR OMISION Datos Grales. Hab. Bloqueada Caract: Tipo Cama Vista Mar No Fumar etc. Núm. Datos Generales CONSULTAS Y REPORTES Estado de Casa Pronóstico Ocupación Gráfica de Actividades Huéspedes en Casa Entrada y Salidas Descuento Cortesías Uso Casa VIPS Análisis de ventas: . Segnentos Mercado . Geográficos . Productividad por Agencia

7 Sistema Hotelero INNSIST
Caja de Recepción SALIDA DEL HUESPED AUDITORIA CONMUTADOR FOLIOS ADICIONALES, MAESTROS, GRUPOS Y PERMANENTES LISTADO DE TRANSACCIONES CORTE DE CAJERO ANALISIS DE CONSUMOS RESUMEN OPERATIVO TRANSACCIONES MTTO. A TRANSACCIONES CARGOS Y ABONOS DIVERSOS EDO. DE CTA. HUESPED COMPARA Vs. LIMITE DE CREDITO ADMON. DE FOLIOS FOLIOS RECEPCION Libera Habitación AMA DE LLAVES Habitación Vacía Sucia Factura HISTORICO Resumen de Estancia Cierra Línea Telefónica Saldo Pronóstico de Saldo CONTROL LIMITE DE CREDITO Gestiona Gar. Modifica limite Aperturas, Modificaciones, Cancelaciones Transacciones PTO. DE VENTA Cargo a Huéspedes o CXC TELEFONOS cargos validos Folios de Hsp. * folio * forma de pago * limite de credito * habitacion Cargos automáticos de línea abierta Transacciones a folios permanentes

8 Requerimientos Especiales
Sistema Hotelero INNSIST Ama de Llaves AMA DE LLAVES RESERVACIONES RECEPCION HABITACION BLOQUEO CONSULTAS Y REPORTES ACT. DE EDO. DE HABITACIONES ATENCION DE REQUERIMIENTOS EDO. DE CASA Resumen de habitaciones Habitaciones bloqueadas Salida del día Reporte de Habitaciones * Limpias * Sucias * Ocupadas * Llegando ORDENES DE TRABAJO POR CAMARISTA Requerimientos Especiales De Huéspedes Estado de Habitaciones Por horas Por días Habitación y Código de Bloqueo Ocupadas Sucias

9 Solicitudes del Huésped
Sistema Hotelero INNSIST Teléfonos SERVICIO TELEFONISTA REGISTRA MENSAJE RECEPCION REGISTRA DESPERTADOR CONMUTADOR MAPA DE EXT. Y HABITACIONES DETERMINA COSTO CARGOS POR LLAMADAS IMPRIME TRANSACCIONES TELEFÓNICAS CORTE DE TELEFONISTAS CAJA AUDITORIA ADRIANA ALVAR Y ARTU ELIAS RO B.G. PAPELETA $ TARIFA POR CÓDIGO DE AREA Resumen Operativo Cargo formas de Pago Prende Indicador Mensaje Comunica con Huésped Solicitudes del Huésped Lugar Número No. De Hab. Duración No. de hab. Folio Total $ Forma de pago Línea Hora Cargo a Huéspedes Cargo por Línea Abierta Llamada Exterior EFECTÚA LLAMADA Extensión

10 EFECTUA CARGO POR LLAMADAS
Sistema Hotelero INNSIST Tarificador Telefónico CONMUTADOR Enlace RS-232 Serial Llamada del Huésped Formato de Enlace HISTORICO DE LLAMADAS $ TARIFA POR CÓDIGO DE AREA MAPA DE EXT. Y HABITACIONES TELEFONOS CAJA ADRIANA ALVAR Y ARTU ELIAS RO B.G. PAPELETA CONEXIÓN A PROCESO DE TARIFICACION EFECTUA CARGO POR LLAMADAS Info del Cargo Cargo a Huéspedes Registro de Llamada Numero Ext. Duración CONSULTAS Y REPORTES CARGOS AUTOM. POR LINEA ABIERTA Folio a cargar Costo por Minuto ARCHIVO DE LLAMADAS Numero Marcado Extensión Hora y Duración DETERMINAR COSTO DE LLAMADA Total $ a cargar

11 Sistema Hotelero INNSIST
Conmutador Sistema Hotelero INNSIST Control de Conmutador TELEFONO DATOS A INNSIST COMANDOS DE INNSIST CORREO DE VOZ FORMATO Y PROTOCOLO DE ENLACE MAPA DE EXT. Y HABITACIONES TELEFONOS CAJA FOLIOS HABITACION CONMUTADOR ADMINISTRADOR DE FUNCIONES Enlace a PMS Nuevo Status Habitación Cargo a Folio de Huésped Abrir/Cambiar Línea RECEPCION Indica: Nombre Tipo Huésped Idioma Cerrar Línea Regeneración automática Abrir/Cerrar Línea de líneas CONSULTAS Y REPORTES Cargo total por consumo CAMARISTA Marca Status de Habitación SURTIDOR DE SERVIBAR Marca total de Consumos

12 Sistema Hotelero INNSIST
Punto de Venta GERENCIA Presupuesto A&B VENTAS Planes de A&B COCINAS Y BARES Comandas Reportes Comparativos Real vs Presupuestos de: Venta ($) de A&B Cubiertos A&B Mostrando acumulados: Diarios Mes a la fecha Año a la fecha OPERACIÓN DE CAJA CENTROS DE CONSUMO Servicio a comensales AUDITORIA DE INGRESO Ventas Revisión y Control CAJA DE RECEPCION Consultas de Crédito Cargos a folio de hsp. CONTRALORIA Platillos AUDITORIA INTERNA COSTOS DE A&B Políticas de Auditoria ALMACENES CONTABILIDAD Insumos Menús y recetas Costo de Salida GERENCIA A&B

13 $ Sistema Hotelero INNSIST Auditoría Nocturna AMA DE LLAVES
INFO. HUESPED $ TIPOS DE CAMBIO INGRESOS Preliminar de Ingresos AMA DE LLAVES Hab. Ocupada Sucia Actualiza Bloqueos Total en MN PLANES Características del plan Tarifa PUNTOS DE VENTA CAJA RECEPCION TELEFONOS AJUSTES Documentos Transacciones Cargo a huésped CORTE DIARIO CHEQUES COMANDA FORMAS DE PAGO SALDO DIARIO INGRESOS EN CENTROS DE CONSUMO TOTALES POR CODIGO DE TRANSACCION HOJA DE AUDITORIA FOLIOS CARGA PLANES CARGA RENTAS ACTUALIZA EDO. DE HABITACION REVISION Código plan Sistema Hotelero INNSIST Auditoría Nocturna

14 Sistema Hotelero INNSIST
Características del Back Office Back Office para Hoteles Sistema acorde a operaciones diarias Flujo de información automática Obliga al trabajo en equipo Automatización contable (guías) Pre-cierres diarios Cierres Oportunos Áreas a automatizar Contabilidad Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Costos y Pólizas de Ingresos Almacenes y Recepción de Mercancía Compras Nóminas / Rec. Humanos

15 CONTABILIDAD BALANZA AUXILIAR DE MAYOR RELACION DE SALDOS
COMPRAS SALIDAS ALMACEN CHEQUES PROV CHEQUES GASTOS FACTURAS DIRECTAS FACTURA / INGRESOS PAGOS CLIENTES AJUSTES / MISCELANEOS NOMINA PROVEEDORES FRONT OFFICE NÓMINA BALANZA AUXILIAR DE MAYOR RELACION DE SALDOS ESTADOS FINANCIEROS AUXILIARES RECEPCIÓN ALMACÉN CUENTAS POR COBRAR TESORERÍA

16 Recepción Factura Clientes Facturas Pagos Ajustes Misceláneos
FRONT DESK’ Recepción COBRAR Facturas Pagos Ajustes Misceláneos CLIENT/ ACREED AJUSTES Estados de cuentas Antigüedad de Saldos Resumen de Saldos CLIENTE INGRESOS IVA CUENTAS POR COBRANZA Factura Clientes TESORERIA Registro en Edo de cuenta de Banco / Caja MISCELANEOS CLIEN- TES Producción de Agencias Revaluaciones BANCO CAJA CLIENTES Saldos de Clientes

17 Recepción Facturas Cheques Anticipos Pago Nota de Cargo Anticipo
PROVEEDOR Recepción PAGAR Facturas Cheques Anticipos Notas Car/ Cred. Nota de Cargo Proyección de Pagos Saldos de Proveed. Edos. De Cuenta ALM PROV DESCUENTOS DEVOLUCION Pago IVA GASTO BANCO Anticipo CUENTAS POR Antigüedad de Dctos. Facturas Inicio TESORERÍA Edo. de cuentas COSTO

18 Resumen de Movimientos
Cuentas por Cobrar Cobranza Depósitos Cheques Comisiones Edos. Ctas. Bancos PROVEEDOR Edo. de Cuenta Conciliación TESORERIA PAGOS/ ANTICIPOS GASTOS COMISIONES COM. BANCO GASTO IVA Resumen de Movimientos

19 Recepción Ajustes Entradas Devolución Salidas Ajustes Existencia
PROVEEDOR INV.FISICO Recepción Listas Lev. de Físico ALM PROV IVA Inv. Diferencias ALMACEN Ajustes Entradas Devolución Salidas Ajustes ALM Existencia PROV IVA Valuación Kardex MOVIMIENTOS Movimientos Mermas Consumos DEPARTAMENTOS Roturas Pedidos/Resu. Surtir Pedidos MERMA ALM GASTO ROTURA o ALM COSTO

20 Existencias Entradas Salidas Ajustes Bar C.Consumo/Deptos
Rest Disco Pedidos al almacén Surtir Comprar ALMACEN Existencias Entradas Salidas Ajustes Aut Adm C.Consumo/Deptos PROVEEDOR Ordenes Precios RECEPCIÓN Almacén Directa Solicitud Mercancía Orden Compra Salida CXP Pasivo Centros de consumo y Deptos solicitan al al- macén vía computadora solo artículos autorizados CON