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Mapa de servicios y trámites del sector e intersectoriales Metodología Designación de un Coordinador de Información Sectorial, interlocutores Diagnóstico.

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Presentación del tema: "Mapa de servicios y trámites del sector e intersectoriales Metodología Designación de un Coordinador de Información Sectorial, interlocutores Diagnóstico."— Transcripción de la presentación:

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3 Mapa de servicios y trámites del sector e intersectoriales Metodología Designación de un Coordinador de Información Sectorial, interlocutores Diagnóstico del Gobierno En Línea en el sector teniendo como referentes las 5 fases. Oportunidades de mejoramiento en GEL Elaboración de Planes de Acción Implementación de los Planes de Acción Articulación y Gestión Elaboración del diagnóstico del Sector para GEL identificando servicios y trámites estratégicos. Oportunidades de mejoramiento Estrategia de Gobierno en Línea Etapas del proceso Coordinación Seguimiento Sector – Entidad Automatización de trámites

4 Metodología Designación de un Coordinador de Información Sectorial – CIS CIS - SECTORIAL AGENDA DE CONECTIVIDAD Incluir la Estrategia de Gobierno En Línea en los planes de acción sectorial. Respaldar e impulsar las reformas políticas, tecnológicas, culturales y normativas requeridas para el desarrollo de la estrategia. Levantar la línea de base sectorial de Gobierno En Línea. Elaborar el diagnóstico y el plan de acción sectorial de Gobierno En Línea. Identificar y priorizar los trámites de alto impacto del sector a ser desarrollados en el corto plazo. Aprovechar las herramientas desarrolladas por el programa Agenda de Conectividad para facilitar el flujo e intercambio de información entre las entidades del sector y de otros sectores (Intranet Gubernamental). Promover programas de sensibilización y capacitación de los servidores públicos del sector. Implementar estrategias de comunicación para dar a conocer a la población los servicios de Gobierno En Línea ofrecidos. Impulsar el establecimiento de incentivos a los ciudadanos y empresas para el uso del Gobierno En Línea. Implementar un sistema de indicadores que permita medir el avance, uso calidad e impacto del Gobierno En Línea y retroalimentar y mejorar la estrategia, en coordinación con la Agenda de Conectividad. INTERLOCUTORES DE LAS ENTIDADES

5 Metodología DIAGNÓSTICO DEL SECTOR Identidad Sectorial Funciona lidad del sector Sistemas de informaci ón Visión del CIS MAPA DEL SECTOR PRIORIZACIÓN DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR Objetivo Misional Funcione s Servicios y/o trámites Formular ios utilizado s DIAGNÓSTICO DE ENTIDADES PRIORIZADAS Priorización de acuerdo con los lineamientos estatales Priorización de acuerdo con el gobierno en línea Priorización estratégica

6 Diagnóstico del Sector – Mapa Sectorial IDENTIDAD SECTORIAL Objeto general del sector Políticas del sector Principales líneas estratégicas Programas del sector Planes y programas transversales del sector Se establece desde el punto de vista misional Se identifican a partir de las políticas aplicables al sector Se identifican las líneas de acción definidas para el sector Se identifican los programas del sector, teniendo en cuenta las líneas estratégicas Se identifican los planes y programas transversales con los cuales interrelaciona el sector

7 Diagnóstico del Sector – Mapa Sectorial FUNCIONALIDAD DEL SECTOR Organigrama Objetivos de las entidades Interacción del sector Interrelación con el ciudadano y la empresa Se definen las entidades del sector y relaciones según la Función Pública Se identifica el objeto misional de cada una de las entidades del sector Se identifican las interacciones entre cada una de las entidades del sector y con otros sectores del Estado, con el propósito de establecer la presencia de posibles flujos de información, interrelación para la prestación de servicios y realización de trámites Se evidencia la interrelación que existe entre las entidades del sector con los ciudadanos y el sector privado, con el propósito de establecer hacia quién están dirigidos los trámites y servicios que prestan cada una de las entidades

8 Diagnóstico del Sector – Mapa Sectorial SISTEMAS DE INFORMACIÓN SI SECTORIALES Identificación de los sistemas de información y la interrelación de éstos con las entidades del sector SI INTERSECTORIALES Identificación de los sistemas del sector que se relacionan y soportan información con otros sectores del Estado

9 Diagnóstico del Sector – Priorización de entidades PRIORIZACIÓN DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS ESTATALES Políticas estatales: Todas las políticas planteadas por el Estado. Políticas sectoriales: Todas las políticas aplicables al sector en particular que se derivan de las políticas estatales, o del Plan de Desarrollo o del Documento Colombia Líneas estratégicas del sector: Las líneas estratégicas aplicables a un sector derivadas de las políticas sectoriales. Programas del sector: Los programas derivados de las líneas estratégicas. Dentro del análisis de priorización, se tienen en cuenta las entidades cuyos programas van dirigidos al: Ciudadano (G2C) Sector Privado (G2B) Gobierno (G2G)

10 Diagnóstico del Sector – Priorización de entidades PRIORIZACIÓN DE ACUERDO CON EL EMPLEO DE GOBIERNO EN LÍNEA Se realiza una valoración de aquellas entidades del sector que tienen un alto desarrollo del Gobierno en Línea – GEL, toda vez que se pretende reconocer la labor de dichas entidades que de alguna forma no hacen necesariamente parte de programas o políticas sectoriales. Por entidad se identifican los servicios y/o trámites, y se determina para cada uno de ellos: La relación directa con los usuarios La seguridad del servicio y/o trámite La confiabilidad del servicio y/o trámite La cobertura del servicio y/o trámite La operación del servicio y/o trámite La atención al usuario del servicio y/o trámite El beneficio que existe para la entidad El beneficio que existe para el usuario

11 Diagnóstico del Sector – Priorización de entidades PRIORIZACIÓN ESTRATÉGICA Se llevará a cabo una priorización de las entidades del sector de acuerdo con parámetros estratégicos que responden a: Impacto de la cobertura Impacto estratégico Grado de uso de GEL Compromiso institucional Integración de políticas o programas sectoriales Ciclo de vida: todos los procesos de interacción de un ciudadano con el Estado Cada uno de estos parámetros se califica en una escala de Alto, Medio o Bajo. Para terminar, se define un listado de entidades priorizadas para realizar el diagnóstico específico, teniendo en cuenta los resultados obtenidos en las valoraciones anteriores, escogiendo aquellas entidades que superan o igualan un determinado valor que ha sido estimado de acuerdo con la cantidad de entidades del sector.

12 Metodología Diagnóstico del Gobierno En Línea en el sector Información Entidades de Gobierno publican información en línea -Existencia del sitio web -Frecuencia de actualización del sitio Web con base en la dinámica de la entidad -Utilización de.gov.co o.edu.co -Publicación de información básica: -Misión, visión, objetivos y funciones -Horarios de atención -Datos de contacto -Estructuras organizacionales -Políticas -Normatividad (Último decreto publicado) -Proyectos de Normatividad -Presupuestos -Planes y programas -Información sobre trámites o servicios que presta -Informes de gestión o rendición de cuentas -Publicaciones, boletines -Boletines de noticias -Enlaces a otros sitios de gobierno -Información de interés sobre asuntos público -Utilización de esquemas de búsqueda básica (Mapa del Sitio) ¿ Qué ofrece actualmente la entidad?

13 Metodología Diagnóstico del Gobierno En Línea en el sector Interacción Información Información + los usuarios pueden acceder a bases de datos e interactuar con servidores públicos -Contáctenos, mecanismos simples de peticiones, quejas y reclamos -Servicios de suscripción (noticias, diferentes canales) -Encuestas -La aplicación permite descarga de formatos y documentos -Existen Consultas a bases de datos generales -Se encuentran Consulta a bases de datos personales -Se encuentran disponibles aplicaciones Web para los ciudadanos (foros, chat, listas de discusión) ¿ Qué ofrece actualmente la entidad?

14 Metodología Diagnóstico del Gobierno En Línea en el sector Transacción Interacción + los usuarios pueden acceder a información segura y efectuar transacciones con las entidades Información Interacción -Sistema de gestión de consultas, quejas y peticiones -Expedición o Renovación de documentos -Procesos de inscripción -Entrega, compra y venta de productos -Entrega, compra y venta de servicios -Procesos de recaudo -Servicios financieros -Servicios virtuales -Seguimiento de trámites o servicios -Políticas de seguridad visibles -Discapacidad -Evaluación de la calidad y satisfacción del servicio -Idioma ¿ Qué ofrece actualmente la entidad?

15 Metodología Diagnóstico del Gobierno En Línea en el sector ¿ Qué ofrece actualmente la entidad? Información Interacción Transacción Transformación Transacción + la capacidad de las entidades de compartir información entre las mismas para proveer servicios integrales a los ciudadanos - Forma de operar: -Rediseño de procesos y procedimientos administrativos -Servicios organizados alrededor de las necesidades de los clientes -Interfaz multicanal -Cruce de límites entre entidades -Integración con SI de otras entidades -Usuario de Intranet gubernamental -Herramientas de personalización -Políticas y planes de servicio al cliente

16 Metodología Diagnóstico del Gobierno En Línea en el sector Democracia Transformación + ampliar la participación y construir democracias y comunidades más fuertes mediante el poder de las TIC ¿ Qué ofrece actualmente la entidad? Información Interacción Transacción Transformación -Voluntad: disposición para involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía, incentivos para la vinculación activa del ciudadano -Construcción colectiva: Procesos de construcción de políticas, planes, programas y temas legislativos con la ciudadanía -Mecanismos en línea: Herramientas para el trabajo colaborativo, la discusión y la consulta en línea -Inclusión: Atención a población vulnerable

17 Identificación de los sistemas de información operados Identificación de los flujos de información Uso de componentes de la Intranet Gubernamental Utilización de estándares en la gestión de información Presupuesto de inversión destinado a TI en 2007 Meta de TIC en el Plan Estratégico Metodología Diagnóstico del Gobierno En Línea en el sector ¿Qué tienen actualmente y qué estarían en capacidad de ofrecer? ¿ Qué ofrece actualmente la entidad? Información Interacción Transacción Transformación Democracia Entidades de Gobierno publican información en línea Información + los usuarios pueden acceder a bases de datos e interactuar con servidores públicos Interacción + los usuarios pueden acceder a información segura y efectuar transacciones con las entidades Transacción + la capacidad de las entidades de compartir información entre las mismas para proveer servicios integrales a los ciudadanos Transformación + ampliar la participación y construir democracias y comunidades más fuertes mediante el poder de las TIC

18 Metodología ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Diagnóstico – Oportunidade s de mejoramiento Plan de Acción del Sector Proyectos sectoriales Proyectos institucionales Proyectos transversales Acciones estratégicas institucionales Acciones estratégicas sectoriales Realidad Sectorial en torno a GEL Necesidades identificadas Recomendaciones para la implementación de la Estrategia de GEL ENTIDADES SECTOR AGENDA DE CONECTIVIDAD

19 Metodología ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Hoja de vida del Trámite y/o Servicio Estado actual ¿Qué se requiere para el trámite y/o servicio? ¿Hasta dónde se puede automatizar? Decisión sobre la automatización Categorización: 1.Impacto estratégico 2.Tiempo 3.Costo 4.Complejidad de desarrollo TiempoImpacto Estratégico Costo Complejidad de desarrollo Matriz de automatización de trámites y/o servicios (Entidad – Sector) MAPA DE CLASIFICACIÓN SECTOR 1SECTOR …SECTOR n EN1EN2……ENnEN1EN2……ENnEN1EN2……ENn SERVICIOS POR AUTOMATIZAR TRÁMITES POR AUTOMATIZAR INTRANET GUBERNAMENTAL

20 PLAN DE ACCIÓNMetodología ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN MARCO INSTITUCIONAL SECTOR ENT 1ENT 2……ENTn MARCO OPERATIVO Actividades Metas Responsables Recursos Tiempos Beneficios Ciudadano, Empresas y el Estado Indicadores de gestión Indicadores de resultado Estrategias de monitoreo y seguimiento MARCO DE ACCIÓN Acciones para avanzar en las 5 fases de GEL Servicios en línea Trámites en línea Intranet Gubernamental MARCO ESTRATEGICO Marco de políticas internacionales / Nacionales Iniciativas sectoriales prioritarias Visión del plan de acción – Fin último Objetivo General Objetivos Específicos

21 Sinergia de acciones Metodología IMPLEMENTACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN Plan de Acción del Sector ENTIDADES SECTOR AGENDA DE CONECTIVIDAD Desarrollo tecnológico Capacitación Promoción Monitoreo y Seguimiento (indicadores de uso, respuesta y gestión) Ajuste del plan de acción Análisis de Viabilidad

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23 Diagnóstico Sector Educación Objeto general del sector Políticas del sector Principales líneas estratégicas Programas del sector Planes y programas transversales del sector El Sector Educación tiene la misión de promover la oferta educativa en el país para garantizar el acceso y la permanencia en el servicio educativo, en sus diferentes modalidades de prestación del servicio y en los niveles preescolar, básica, media y superior; la calidad y pertinencia de la educación, con el propósito democrático de formar individuos capaces de vivir productiva, creativa y responsablemente en comunidad 1. COBERTURA DE LA EDUACIÓN EN COLOMBIA 2. CALIDAD DE LA EDUCACIÓN EN COLOMBIA 3. EFICIENCIA DE LA EDUCACIÓN EN COLOMBIA 1.COBERTURA EN EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA 2.COBERTURA EN EDUCACIÓN SUPERIOR 3.CALIDAD EN EDUCACIÓN BÁSICA Y MEDIA 4.CALIDAD EN EDUCACIÓN SUPERIOR 5.EFICIENCIA DEL SECTOR Se identificaron 33 programas del sector, cada uno de ellos enfocado en una de las líneas estratégicas definidas Se identificaron 11 planes trasversales del sector educación relacionados con el SENA, Ministerio de Comunicaciones, Colciencias, Ministerio de Cultura, ICBF, Agenda de Conectividad y la Presidencia

24 Diagnóstico Sector Educación Organigrama del sector Objetivos de las entidades del sector Interacción del sector Interacción con el ciudadano y la empresa Fueron tomados del Manual del Estado Colombiano del Departamento Administrativo de la Función Pública El Ministerio de Educación mantiene una estrecha relación con todas las demás entidades al tener la obligación de liderar el sector, otras entidades como el ICFES, ICETEX, INSOR e INCI presentan una alta relación intersectorial con la mayoría de las entidades. Respecto a la interacción con otros sectores, son el MEN y UNAL quienes tienen las mayores relaciones de comunicación. Todas las entidades del sector mantienen una relación permanente con el ciudadano, y sólo entidades como el Ministerio de Educación, INCI, INSOR, ICETEX y la Universidad Nacional establecen una relación con el sector privado Se identificaron 12 entidades del sector, tomando como base el Decreto 4675 de 2006 e información del Ministerio. Las entidades son: Ministerio de Educación, Junta Central de Contadores, ICFES, INCI, INSOR, ICETEX, Institutos Técnicos, Colegios Mayores, UNAD, UNAL, Universidades Regionales y Universidad Militar Nueva Granada. Sistemas de información Se han identificado 6 sistemas (MEN) de información del sector que permiten mantener la información del sector y soportar las funciones que deben asumir cada una de las entidades. El sistema de información del sector que comparte información con otros sectores del Estado es el SNIES, el cual comparte información con el DANE, Presidencia y el Ministerio de la Protección Social, con el fin de analizar estadísticas y generar reportes del sector.

25 Diagnóstico GEL Sector Educación Fases de Gobierno en Línea InformaciónInteracciónTransacciónTransformaciónE-Democracia ENTIDADES ESTRATÉGICAS SECTOR EDUCACIÓN Ministerio de Educación Nacional Instituto Colombiano de Fomento a la Educación Superior Instituto Colombiano de Crédito Educativo Universidad Nacional Abierta y a Distancia Instituto Nacional para Ciegos Instituto Nacional Para Sordos Balance del sector educación Mayo 18 de 2007 BajoMedioAlto

26 Diagnóstico Sector Educación PASOS A SEGUIR CON EL SECTOR EDUCACIÓN: 1.Ultima validación del documento de diagnóstico del sector por parte del CIS y de los interlocutores de las entidades priorizadas. 2.Validación del diagnóstico de GEL para el sector educación por parte del CIS. 3.Consolidación final de resultados en el documento de diagnóstico del sector educación. 4.Elaboración e implementación del plan de acción.

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