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SESION 4 ACCIONES INICIALES, TIPOS DE PROPUESTAS DE EMERGENCIA, ESTANDARES, MECANISMOS DE COOPERACION, SISTEMAS Y HERRAMIENTAS CLAVES TALLER MAGRE CARIBE.

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1 SESION 4 ACCIONES INICIALES, TIPOS DE PROPUESTAS DE EMERGENCIA, ESTANDARES, MECANISMOS DE COOPERACION, SISTEMAS Y HERRAMIENTAS CLAVES TALLER MAGRE CARIBE Santa Lucia agosto 2013

2 1.Evaluación de daños y análisis de necesidades 2.Los reportes y comunicaciones 3.Los tipos de proyectos de emergencia, 4.Mecanismos de Cooperación 5.Las líneas de acción en la respuesta de emergencia, modelos existentes, los estándares y normas que deben considerarse para una respuesta de calidad. 6.Los sistemas de soporte clave: logística, contabilidad, comunicaciones, seguridad. 7.Los presupuestos y fuentes de financiamiento. 8.Reportes del proyecto: técnicos y contable- financieros.

3 La evaluación de daños y análisis de necesidades (EDAN) es un proceso que deben realizar las autoridades y las entidades que brindan asistencia en situaciones de emergencia y desastre para disponer de información técnica, de calidad, que permita diagnosticar, priorizar, planificar la intervención, solicitar recursos para la respuesta eficaz EVALUACION DE DAÑOS Y ANALISIS DE NECESIDADES EDAN

4 ESQUEMA BASICO DE UN EDAN 1.DATOS DEL EVENTO DE EMERGENCIA 2.DAÑOS HUMANOS, SOCIALES, SERVICIOS, ECONOMICOS 3.NECESIDADES PRIORITARIAS 4.ENTIDADES Y ACCIONES QUE SE ESTÁN REALIZANDO

5 CONTENIDO BASICO. CASO OFICIAL * DATOS GENERALES : LUGAR, FECHA, TIPO DE EVENTO IEVALUACION DE DAÑOS: 1.POBLACION AFECTADA 2.DAÑOS EN INFRAESTRUCTURA : VIVIENDA, SALUD, EDUCACION 3.DAÑOS EN VIAS DE COMUNICACIÓN 4.DAÑOS EN SERVICIOS: AGUA, ENERGIA 5.DAÑOS ECONOMICOS: PRODUCCION AGROPECUARIA, UNIDADES ECONOMICAS IIANALISIS DE NECESIDADES A.NECESIDADES PRIORITARIAS DE AYUDA HUMANITARIA -ALIMENTACION- ALBERGUE-VIVIENDA- ABRIGO -KITS HIGIENE, UTENSILIOS B. NECESIDADES DE EQUIPOS Y MATERIALES C. NECESIDADES DE ATENCIÓN: PERSONAL TECNICO (SALUD, INGENIERA, ETC * TOMADO DE MODELOS OFICIALES DE DEFENS CIVIL

6 CONTENIDO BASICO DE UN EDAN ENTIDADES Y ACCIONES -GOBIERNO -NACIONES UNIDAS, AGENCIAS INTERNACIONALES -ONG´S -IGLESIA: DIOCESIS, PARROQUIAS Preparación para una Evaluación Buenas Prácticas en Evaluaciones de Esfera Un ejemplo de Términos de Referencia para una Evaluación Rápida Listas de Verificación de Evaluación Formato Sugerido para un Informe de Evaluación CAJA DE HERRAMIENTAS-CI SECCION III-EVALUACION RAPIDA

7 FUENTES DE INFORMACIÓN PARA EVALUACION RAPIDA 1.COORDINACION CON ENTIDADES DE GOBIERNO Y DE NN.UU (OCHA, UNDAC), FUENTES OFICIALES DE INFORMACION 2. COMUNICACIÓN CON PARROQUIAS, DIOCESIS. FUENTES PROPIAS DE INFORMACION 3. PERSONAL CALIFICADO DE CARITAS. EVALUACION RAPIDA EN CAMPO Y FUENTES OFICIALES.

8 REPORTES Y COMUNICACIONES REPORTES: -Datos del evento -Reporte de Alertas -Reportes de Situación -Situación de Caritas en el país afectado -Evaluación Rápida de Daños y Análisis de Necesidades COMUNICACIONES (Externas) - A CI, Caritas socias, Zona, Región

9 REPORTE DE ALERTA La Alerta Temprana es un tipo de monitoreo del evento (huracán, sequia, conflicto, etc.) El reporte puede indicar un desastre inminente. La información está basada en evidencias sólidas: oficiales, entidades internacionales. Autoridades eclesiales, comunidades, ONG´s, etc.

10 REPORTES DE SITUACION DE EMERGENCIA 1.Datos de la emergencia (Ej.: inundación, conflicto, desplazamiento como resultado, etc.). Cuándo y Dónde ocurrió. 2.Número estimado de personas afectadas (usar rangos). 3.Información de daños o impacto de la emergencia (ej.: daño a vivienda, salud, agricultura, etc.). 4.Probables amenazas inmediatas a la vida. 5.Evidencia o información en relación a diferencias en impacto y necesidades entre hombres, mujeres y niños. 6.Información sobre lo que la Iglesia está haciendo. 7.Información sobre lo que otras agencias humanitarias y el gobierno están haciendo (evaluaciones, coordinaciones, acciones, recursos, en que ambito, tipos). 8.Las acciones en el pais son suficientes, se perfila cooperacion internacional para la emergencia. 9.Tipo de respuesta y acciones de la Caritas.

11 LOS TIPOS DE PROYECTOS Respuesta inicial Emergencia-rehabilitación Rehabilitación-reconstrucción Elaborar y presentar un proyecto es una decisión integral: - Política, ética, técnica, social, económica CAJA DE HERRAMIENTAS CI SECCION 4: DISEÑO DE UN PROGRAMA Y REDACCCION DE UNA PROPUESTA

12 Referente Nacional Refente B Referente C Referente A 1.Activa protocolo 2.Comparte elabora Reportes Situación de Emergencia 3.Elaboran evaluación daños e identificación de Necesidades 4.Formulan Propuesta (EA) 5.Propone tipo de cooperación Referente Z Referente Y SELACC CI Reporte EA Otros mecanismo cooperación (Equipo apoyo) OOMM CI Cooperación al EA PRIMERAS ACCIONES OCURRIDA UNA EMERGENCIA RELACIONES DESDE CARITAS NACIONAL A LA CONFEDERACION

13 Plan de Acción Inicial Coordinaciones entre la Caritas Nacional y la Secretaría CI CAJA HERRAMIENTOS –CI SECCION II-ACCIONES INICIALES OCURRIDA UNA EMERGENCIA

14 Prici Para cumplir con calidad la Respuesta a la Emergencia -Principios y valores de la DSI, Principios Humanitarios -Líneas de acción y Estándares de calidad en la respuesta: -Nutrición – Seguridad Alimentaria -Agua, Saneamiento, Higiene -Vivienda-Alojamiento, artículos no alimentarios -Salud -Rehabilitación medios de vida (Normas Complementarias: ganadería, recuperación económica) (Estándares Esfera) -Promoción comunitaria -Logístico -Gestión Contable-Financiero -Comunicaciones -Seguridad -Organización interna y relaciones cooperación -Relaciones, concertación e incidencia (estado y actores del mercado) (Protocolos, Manuales, Caja de Herramientas)

15 CALIDAD DE LA RESPUESTA –Ejecución de Componentes con modelos, estándares y metodologías adecuadas para asegurar bienestar a la población –Oportuno –Con manejo eficiente y transparente de recursos –Se informa, se visibiliza con ética (de la solidaridad)

16 INTERVENCIONES CON CALIDAD, ESTÁNDARES –NORMAS ESFERA –MODELOS VALIDADOS SEGÚN CONTEXTO Y REALIDADES DEL PAIS Nutrición – Seguridad Alimentaria Agua, Saneamiento, Higiene Vivienda-Alojamiento, artículos no alimentarios Salud Rehabilitación medios de vida (recuperación económica )

17 NUTRICION-SEGURIDAD ALIMENTARIA Objetivo: acceso a cantidad y calidad de alimentos que cubran requerimientos 1.Distribución de raciones de alimentos (familiares, APT) 2.Cupones de dinero o alimentos (efectivo por trabajo) 3.Seguridad alimentaria-medios de subsistencia: a.Producción agropecuaria, b.Generación de empleo-ingresos, c.Acceso a mercado laboral.

18 Modelo paquete alimentario costa Productos de las Raciones de Alimentos Ración mensual Kg. Unidad de Medida Presentación de los Productos Azúcar3KiloBolsas de 1 kg. en sacos de 50 Aceite2LitroCajas de 12 unidades de aceite x 1 lt. Atún / pescado enlatado1.7KiloCaja de 24 unidades x latas 425.gr. Menestras8KiloBolsas de 1 kg. en sacos de 50 Arroz12KiloBolsas de 1 kg. en sacos de 50 Hojuela de cebada avena3KiloBolsas de 1 Kg. en bolsones de 25 TOTAL29.7 Se calcula que la ración complementaria proporciona aproximadamente 40% de la ingesta calórica mensual por persona para una familia de 5 miembros

19 MODELO DE KIT DE COCINA COMUNAL Nº FAMILIAS POR ATENDER POR CADA COCINA 40 Nº RACIONES POR ATENDER POR CADA COCINA 200 ARTÍCULOSUnidadUnidades por MedidaKits 1 Cocina de 2 quemadores kerosene con bomba 11 2 Ollas # Cucharones grandes # Espatula grande Grande1 5 Trinche grande Grande1 6 Cuchillos de cocina Grande3 7 Cucharas de metal para tomar sopa Taper de plástico cuadrado Jarra con tapa 1 litro40 10 Tazones grande de plástico grande2 11 Baldes de plástico 10 litros4 12 Batea 20 kg2 13 Tabla de picar Tachos con tapa 140 litros guardar agua Desinfectante1 kg.24 16MandilesUnidad4 17Tazones grande de plásticoUnidad 17 Tachos con tapa 140 litros guardar agua. Unidad 16 Tachos con tapa 80 litros guardar agua. Unidad

20 Producción agropecuaria (Medios de Vida) Cultivos: –Semillas, fertilizantes por tipo de cultivo, por unidad de producción familiar. Animales menores –Número y características de animales, por tipo de crianza, unidad familiar Metodología de asistencia técnica en campo

21 AGUA Y SANEAMIENTO Objetivo: Acceso a agua en cantidad ( litros/dia persona) y calidad (potable) 1.Sistemas agua (gravedad, pozos, c/s bombeo) con conexión domiciliaria, pilas comunales. 2.Camiones cisterna/reservorios-cilindros- tecnologías domiciliarias de potabilización (filtros)

22 VIVIENDA-ALBERGUE Objetivo: Acceso a vivienda segura y saludable, con acceso a servicios, medios de vida, mercado Proyecciones de vivienda: 1.Población no desplazada (temporal, reparación, reconstrucción) 2.Población desplazada (albergues temporales)

23 Albergues temporales Algunas normas: - Área mínima 3.5 m2/persona -Confort térmico, ventilación, hermético, impermeable según condiciones de clima -Tecnologías de madera, material pre- fabricado, quincha

24 Nº DE KITS DE HERRAMIENTAS : 300 UNIDADES Nº FAMILIAS POR ATENDER POR CADA KIT DE HERRAMIENTAS: 30 Nº PERSONAS TRABAJANDO POR CADA KIT 33 PERSONAS ARTÍCULOS / HERRAMIENTASComposicion del 1 Kits3 del Kits 1 Carretilla tipo Bugui 13 2 Lampas cuchara Picos 39 4 Comba 13 5 Barreta 13 TOTALES :1133 MODELO DE KIT COMUNAL DE HERRAMIENTAS

25 Para reflexionar Efectos negativos, comportamiento y costos- lucrativo sobre suministros humanitarios: –Alimentos –Medicamentos –Transporte –Albergues, viviendas –Seguros Empresas negocian financiamiento público y ponen precio especulativo ante demanda de entidades civiles (Caritas) de suministros de urgencia.

26 Algunos principios, normas y estándares en la respuesta humanitaria (PRINCIPIOS Y NORMAS ESFERA)

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28 Instalación de campamentos fuera de lugar y comunidad de residencia Uso de instalaciones (viviendas, escuelas, centros de salud, etc.) no seguras habiendo riesgos (terremoto, inundaciones, deslizamientos)

29 Autoridad: No acepta especialistas de búsqueda y rescate No solicita-declara la situación de emergencia. Restringe la la comunicación y transporte con control de fronteras No atiende damnificados y no permite que otros actúen: heridos, politraumatizados, instalación de viviendas, sistemas de agua potable y saneamiento

30 Ausencia de presencia institucional y orden público con alta probabilidad de saqueo, delincuencia, violencia, inmediatamente a la ocurrencia del desastre Desatención a stress post-traumático

31 GRUPOS Y TEMAS PARA LA PROTECCIÓN -Niños -Mujeres -Adulto mayores -Personas con discapacidad -Grupos pobres excluídos: comunidades rurales, campesinas, nativas -Vivienda, tierra, patrimonio -Estado de derecho y acceso a justicia

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38 Contabilidad y Finanzas Objetivo de Finanzas: – Obtención y la administración del dinero y otros recursos para lograr los objetivos, tomando en cuanta todos los riesgos que ello implica. – Maximizar valor de los recursos desde los intereses de la entidad y los donantes. – Coadyuvar a proyectar metas de eficiencia del proyecto, de la institución. Objetivo de Contabilidad: – Registro, control, reporte de los recursos aplicados en la emergencia. – Conocer el estado financiero de un proyecto / de una Caritas en un tiempo contable.

39 Elementos básicos en contabilidad- finanzas Planificación: – Objetivos y acciones sustentan, interactúan con recursos, costos, presupuesto. – Análisis y alternativas actualizadas de costos unitarios por tipo de insumo, actividad, producto en los componentes de respuesta a emergencia.

40 Estructura organizativa preparada: – Recursos humanos preparados: central y diocesano – Estructuras funcionales: Dirección, líneas, soporte. Nivel central y diocesano – Acuerdos y prácticas previas – Sistema de orientación, seguimiento oportuno durante etapa emergencia Manuales y procedimientos validados y operativos, con estándares. Conocimiento de condiciones de financiamiento: normas, convenios de cooperación

41 .. Elementos básicos en contabilidad- finanzas Estructura de presupuestos: – Ámbito – Componentes – Fuentes de financiamiento Incluir donaciones materiales Proyecciones realistas y conservadoras de tipo de cambio. Incluir todos los costos (financieros) Criterios e instancias para priorización y ajustes: cobertura, objetivos, acciones, presupuesto.

42 …Elementos básicos en contabilidad- finanzas Monitoreo y evaluación – Seguimiento de metas, acciones – Control presupuestal (semanal, mensual) Registro ingresos, egresos, saldos Personal nivel diocesano y central agil y preparado. Instancia de dirección y gestión de plan de respuesta Reprogramaciones – Ambitos, metas, acciones, presupuestos

43 Objetivos de la función logística Asegurar bienes y servicios en – Cantidad – Calidad – Costo – Oportunidad Para la atención de los damnificados

44 Elementos para la preparación de la respuesta 1.NIVEL INSTITUCIONAL INTERNO: Esquema de organización con capacidad de decisión. Aprobada por Obispos y/o conferencia episcopal Políticas y normas de compras, almacén, transporte, distribución, reportes, seguridad Organización de procesos, formatos y mecanismos de control para compra, distribución, almacenamiento y entrega de suministros Control de Riesgos en locales institucionales Inventario de recursos disponibles – Inventarios de suministros para emergencia – Vehículos de transporte – Personal calificado – Locales y almacenes

45 2. INSTRUMENTOS LOGISTICOS: Mapas de rutas, aeropuertos, puertos, terminales terrestres Listado de medios de comunicación y transporte dentro del territorio y hacia el territorio Directorio de servicios logísticos y proveedores disponibles: – Empresas de transporte, almacenamiento, seguridad, estiba. – Proveedores de suministros críticos: alimentos, medicinas, materiales de vivienda y albergue, insumos para potabilización de agua, transporte, energía y combustible, insumos agropecuarios Pautas de análisis de riesgo y recursos de servicios básicos: agua, electricidad, energía …….Elementos para la preparación de la respuesta (2)

46 3. PROYECCIONES ANTE EVENTOS: En un contexto o territorio dado, proyección de escenarios y requerimientos para operar la logística: – Tipo de estructura y organización del sistema logístico – Mapeo de recursos y listado de: Proveedores, Almacenes, Transportes, Equipamiento logístico: vehículos, montacargas, Equipos de comunicación, Personal ……..Elementos para la preparación de la respuesta (3)

47 Durante emergencia Actualización de situación de: – Rutas de comunicación y transporte – Disponibilidad de infraestructura de almacenamiento y de servicios básicos requeridos (energía, agua, seguridad) Según plan de emergencia: – Adquisiciones o recepción de bienes – Almacenamiento-distribución – Entrega – Documentación, control y reporte

48 Elementos clave en distribución Cálculo de suministros básicos (alimentos, insumos, materiales) requeridos por población total por atender según plazo critico. Cálculo de ciclos de distribución de suministros para cubrir requerimientos. Formulación de un plan de distribución para cumplir con metas de atención. Activar adquisiciones para cubrir requerimientos. Cálculo de unidades de transporte para movilizar y entregar suministros según cantidad y plazo. Establecimiento, según plan de distribución, de almacenamiento

49 Organización Equipo Emergencia Ica Parroquias Comités comunales Comités Coordinación Defensa Civil Comités Coordinación Defensa Civil Comités Coordinación Defensa Civil Comités Coordinación Defensa Civil Comités Coordinación Defensa Civil Equipo Emergencia Conferencia Episcopal Secretario General Logística Adquisiciones Comunicaciones Yauyos Cañete Castrovirreyna Chincha Pisco Parroquias Comités comunales Parroquias Comités comunales Parroquias Comités comunales Parroquias Comités comunales Parroquias Comités comunales Directorio Obispos Gobierno Cooperación Nacional Internacional Medios Proveedores Donantes: Empresas personas ONG´s Obispados Caritas Diocesanas

50 Sistema Logístico Abastecimiento centralizado EntregaRecepción Transporte Recojo Programación General Suministros Necesidades inmediatas de Ayuda Humanitaria Analisis y Priorización Entrega Transporte Almacén de Donaciones Nacionales Internacionales Compras CP CD´s Otros Donantes Nacionales / Internacionales Cañete Chincha Ica Pisco Huancavelica

51 Sistema Logístico Abastecimiento central y local Entrega Transporte Logística desde Caritas Perú Programación General Suministros Para equipo local o Equipo Central de Logística PROGRAMACION DE BIENES Y SERVICIOS EN PROYECTOS DE RECONSTRUCCION Analisis y Priorización Entrega Transporte Logistica Local (Diocesana) Proveedores Locales Compras Locales Proveedores Lima o Nacionales Compras desde Oficina Central Caritas del Perú Cañete Chincha Ica Pisco Huancavelica

52 Elementos claves en almacenamiento Ubicación Capacidad Seguridad Acceso Implementos: comunicación, mobiliario básico, computadora, impresora, calculadoras, extinguidores, formatos, tarimas, luz, agua, limpieza, control de contaminantes, roedores, vectores Mecanismos de control: autorizaciones cruzadas, supervisión externa continua

53 Procesos y documentos Orden de compra Guía de recepción Kardex Guías de transporte Guías-actas de entrega Planillas de distribución y entrega COMPRAS RECEPCION DONACIONES TRANSPORTE ALMACENAMIENTO DISTRIBUCION-ENTREGA

54 Elementos de evaluación del proceso o función Entrega según cantidad, calidad, oportunidad de los suministros a la población damnificada, establecidas en el plan de emergencia. Impacto resultado en el uso de suministros en la población. Nivel de pérdidas y deterioro – Identificación de puntos críticos: adquisiciones, transporte, almacenamiento, entrega Costo de operaciones logísticas Organización y nivel de desempeño de personal responsable


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