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CAPITULO I. DEFINICIONES Y CONCEPTOS BASICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU EVALUACION.

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Presentación del tema: "CAPITULO I. DEFINICIONES Y CONCEPTOS BASICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU EVALUACION."— Transcripción de la presentación:

1 CAPITULO I. DEFINICIONES Y CONCEPTOS BASICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU EVALUACION

2 DEFINICION DE CONTROL INTERNO.- En concordancia con lo dispuesto en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control Interno para una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, el sistema integrado por un esquema de organización, con su conjunto de planes, métodos, principios, normas y procedimientos, así como los confiables mecanismos de verificación o evaluación, adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada gestión, de todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la utilización de la información y la protección de todos los bienes y recursos, para que la administración se realice aplicando los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por el gerente y en atención al cumplimiento de las metas u objetivos previstos en la Planeación.

3 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- En desarrollo de lo dispuesto por los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, la Ley No. 87 de se establece, como objetivos del sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, los siguientes: 1)Proteger los recursos de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten. 2)Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de su misión institucional. 3)Velar porque todas las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos. 4)Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. 5)Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros. 6)Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presente en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos. 7)Garantizar que el Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, d isponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. 8)Velar porque una Empresa de Servicios Públicos de Colombia disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características especificas.

4 CARACTERISTICAS PROPIAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA El Sistema de Control Interno en una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, de conformidad con lo dispuesto en la Ley No. 87 de 1993, debe tener las siguientes caracteristicas: 1)El Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operaciones existentes y adoptados por la misma en forma técnica. 2)Corresponde al Gerente de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión institucional. 3)En cada área de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el adecuado ejercicio del Sistema de Control Interno ante su Jefe inmediato, de conformidad con los niveles de autoridad. 4)La Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de una Empresa y proponer al Gerente, las recomendaciones para mejorarlo. 5)Todas las transacciones de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos. financieros, estadisticos y de labores del personal.

5 ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE COLOMBIA Es responsabilidad del Gerente de la Empresa, mplementar, por lo menos, los siguientes aspectos para orientar la aplicación del Sistema de Control Interno: 1)Establecer los objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios. 2)Definir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos. 3)Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes. 4)Delimitar con precisión la autoridad y los niveles de responsabilidad. 5)Adoptar las normas para la protección y utilización racional de los recursos. 6)Dirección y Administración del personal de la Empresa conform un sistema de reconocimiento de méritos y sanciones. 7)Aplicar las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno. 8)Establecer los mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de la Empresa. 9)Establecer sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control. 10)Organizar los métodos confiables para la evaluación de la gestión. 11)Establecer programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la Empresa. 12)Simplificar y actualizar las normas y procedimientos.

6 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA La organización y los procedimientos de una Empresa se diseñarán y aplicarán fundamentados en los siguientes principios: 1.Integridad: Se establecerá en una Empresa cubriendo todas sus áreas, actividades y los recursos de los que ésta disponga. 2.Obligatoriedad: Las normas y procedimientos son de carácter obligatorio para todos los funcionarios de la Empresa. 3.Continuidad: El Sistema de Control Interno de la Empresa funcionará en forma continua y permanente, sin excepción alguna. 4.Complementariedad: Los métodos y procedimientos deben adoptarse con un criterio de complementariedad en relación con la gestión administrativa de tal manera que no dificulten, retrasen o demoren la marcha de ésta. 5.Perfectibilidad: La Gerencia de la Empres debe propender por el continúo perfeccionamiento de la organización, de los métodos y procedimientos de Control Interno para actualizar permanentemente su capacidad de respuesta. 6.Eficiencia y Economía: Las intervenciones de Control Interno deben ser las mínimas indispensables para obtener los resultados esperados a un costo razonable. 7.Planeación oportunidad e integridad de los resultados: Las actividades de Control Interno deben obedecer a un programa o plan que contemple la producción oportuna de los resultados y decisiones que a él corresponde.

7 RESPONSABILIDAD DE LA APLICACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE COLOMBIA El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, será responsabilidad del Gerente en su condición de Representante Legal y Directos de la misma, No obstante, la aplicación de los métodos y procedimiento al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, será responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios ante sus jefes, dispuestos en las oficinas, áreas o dependencias de conformidad con las funciones, competencias y recursos que les han sido señalados, llegando al denominado auto - control. Por lo tanto corresponderá ejercer el sistema de Control Interno a todos desde el superior jerárquico inmediato de cada servidor, bajo la denominación de Responsabilidad Administrativa de la Gestión. Concluyendo que si las Empresa fracasan es porque fracasa su lider principal o sea su gerente.

8 CLASES DE CONTROLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- Desde el punto de vista de los objetivos de la Evaluación de los Sistemas de Control se clasifican en : Administrativos o de Gestión y Contables o Financieros. 1.Sistema de Evaluación del Sistema de Control Interno Administrativo o de Gestión : El control Interno Administrativo está compuesto por todos los métodos y procedimientos relacionados especialmente, con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas generales. Normalmente incluyen controles a través del análisis estadístico, estudios de tiempos y movimientos, informes de actuación, programas de adiestramiento de personal, controles de calidad, etc. 2.Sistema de Evaluación del Sistema de Control Interno Contable: Comprende el estudio del plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente con los aspectos financieros y están relacionados directamente con la protección de los activos y la confiabilidad de los recursos económicos. Generalmente incluyen controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, segregación de tareas, relativas a la anotación de registros e informes contables, custodia de los activos y los controles físicos sobre todos los bienes.

9 CAPITULO II CONCEPTOS GENERALES DE LA EVALUACIÓN

10 NNORMAS DE EVALUACION Las normas de evaluación generalmente aceptadas, se definen como los principios generales que dirigen y orientan el trabajo de EVALUACION, estableciendo el marco conceptual dentro del cual, el evaluador decide las acciones a tomar en la planeación, ejecución y elaboración del informe. Dichas normas son: 1)Normas Personales: Estas normas se refieren a las cualidades y a la calidad de trabajo en el ejercicio de su profesión del evaluador. a.Formación técnica y Capacidad Profesional.- El personal asignado para ejercer el control debe tener una capacidad así como la más alta formación ética y moral, que lo coloque en condiciones de desempeñar satisfactoriamente sus funciones. b.Independencia, Integridad y Objetividad.- Los evaluadores deben tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. La Independencia supone una actitud mental que permita actuar con libertad respecto al juicio profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así como en la formulación de las conclusiones. La Integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le obliga a ser honesto y sincero en la realización de su trabajo y en la emisión de su informe. En consecuencia, todos y cada una de las funciones que realice han de estar presididas por una honradez profesional irreprochable. La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones del evaluador. Para ello debe de gozar de una total independencia en sus relaciones con la entidad. c.Diligencia Profesional.- La debida diligencia profesional impone a cada funcionario que interviene en la evaluación, la responsabilidad del cumplimiento de las normas en la ejecución de trabajo y en la emisión del informe. Su ejercicio exige, asi mismo, una revisión crítica a cada nivel de supervisión del trabajo efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de trabajo de evaluación.

11 2) Normas relativas a la ejecución del trabajo. - las normas de evaluación relativas a la ejecución del trabajo tienen como objetivo la determinación de los procedimientos de evaluación, que han de ser observados por los evaluadores en la realización de la labor, comprende: a.Planeación y Supervisión: La planeación es el conjunto de actividades ordenadas tomadas antes de la ejecución del exámen, con miras a fijar la línea de acción a seguir. La supervisión consiste en la asistencia técnica, profesional y oportuna prestada al grupo de evaluadores aportando de esta manera criterios para la mejor comprensión de los objetivos y los procedimientos para lograrlos; de tal forma forma que el producto final de control, este garantizado en cuanto a su calidad. b.Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno.- Tiene por objeto conocer como opera el Control Interno existente, no solamente en los planes de la dirección, sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de evaluación. c.Obtención de evidencias.- Consiste en obtener los elementos suficientes, competentes y relevantes, que le permitan al evaluador contar con una base razonable para apoyar sus juicios y conclusiones. Por lo cual se deben preparar unos adecuados papeles de trabajo que soporten el resultado de su exámen y respalden su opinión. 3)Normas relativas al informe.- Como resultado de la evaluación se presentará un informe final por escrito en el cual se hará constar todos los aspectos relacionados con la gestión y período evaluado o examinado. Las situaciones significativas que se desprendan, en el marco de la evaluación y que por su naturaleza no impliquen aviso de observaciones, sino que requieran una acción correctiva inmediata, deben ser oportunamente informadas a los responsables, conjuntamente con las recomendaciones pertinentes para la adopción de medidas necesarias tendientes a mejorar las situaciones detectadas por el evaluador.

12 EL MUESTREO ESTADISTICO EN LA EVALUACION El muestreo estadistico en la evaluación es la aplicación de un procedimiento selectivo de evaluación en cumplimiento sustantivo que sea menor del 100% de las transacciones que componen los documentos o el saldo de una cuenta o alguna clase de transacciones para permitir al evaluador obtener evidencia de alguna característica y llegar o ayudar a llegar a una conclusión sobre dicha característica. Es importante reconocer que ciertos procedimientos de prueba no caen dentro de la definición de muestreo. Las pruebas que se efectúan sobre el 100% de los items de una población no involucran un muestreo. La porción de los datos que se han de exáminar se llama muestra y el total de los datos acerca de los cuales el evaluador desea llegar a una conclusión se llama universo. Al diseñar una muestra el evaluador aplica su juicio al considerar: 1)Cuáles son los objetivos de la evaluación? 2)Cuál es el universo y cuál es la unidad? 3)Cuál será el método de selección para el muestreo? 4)Evaluación e interpretación de los resultados.

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14 EL MUESTREO ESTADISTICO Y LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- El evaluador debe exáminar una serie de documentos para evaluar el control interno, por tanto se verá limitado si el volumen y tamaño de estos documentos es alto y deberá programar pruebas selectivas para determinar el grado de confianza o utilizar una muestra que de confianza hacia el universo de una operación. Una forma de asegurar que la prueba selectiva es objetiva es a través del muestreo estadístico, por lo tanto, el evaluador debe conocer los conceptos y normas prácticas sobre el muestreo estadístico. El muestreo estadístico permite asegurar que la prueba selectiva es objetiva, de tal forma que suministre una muestra representativa de las diferentes operaciones y transacciones sobre las cuales se efectúan las comparaciones y pruebas como parte de la evaluación del sistema de control interno.

15 El evaluador usa su juicio para determinar el tamaño de la muestra, observando los siguientes criterios: 1)La muestra o grupo de documentos seleccionados para exámen debe ser representativa de todo el conjunto del que se extrajo. 2)El tamaño de la muestra varía inversamente con la calidad del sistema de control interno. 3)El exámen de los documentos incluídos en la muestra debe ser exhaustivo, de tal forma que permita hacer una inferencia adecuada respecto al universo. 4)El muestreo involucra riesgos puesto que del exámen de la muestra, puede resultar una conclusión inadecuada. 5)Los muestreos se seleccionan para permitir al evaluador obtener suficiente evidencia para expresar una opinión respecto a lo razonable de los estados financieros y del control interno adecuado. El método de muestreo estadístico tiene tres características: 1)Es un método para seleccionar una muestra al azar. Es decir, que cada renglón en el universo que se está muestreando tiene la misma probabilidad de ser elegido. 2)Es un método para medir lo adecuado (precisión-confiabilidad) de los estimados de las muestras y los riesgos inherentes a una inferencia sacada de la muestra. 3)Es un método para ajustar los tamaños de la muestra y proporcionar cualquier nivel deseado de exactitud para estimados de muestras, o cualquier nivel deseado de riesgos para las conclusiones de la muestra. En la evaluación del control interno el muestreo se usa en las pruebas detalladas, ya sean substantivas o de cumplimiento.

16 SELECCION DE UNA MUESTRA ESTADISTICA.- Para que la teoría de la probabilidad sea aplicable se necesita algún método de selección aleatoria. las principales modalidades de selección aleatoria son el muestreo al azar no restringido, el muestreo estratificado al azar y el muestreo con probabilidad proporcional al tamaño. En un muestreo aleatorio no restringido, cada unidad de la muestra tiene igual probabilidad de ser seleccionada; el muestreo estratificado al azar implica unidades de muestra agrupadas en términos de características semejantes y de manera separada y el muestreo con probabilidad proporcional al tamaño es un método de selección de variables que pueden evaluarse como una muestra de atributos. La selección inadecuada de la muestra es una fuente de errores externos al muestreo. Los estadísticos distinugen errores de muestreo y errores externos al muestreo. Un error de muestreo es el riesgo de error ocasionado por la utilización de una muestra para extraer conclusiones más que para exáminar la población. En la evaluación del control interno el riesgo del muestreo, o la probabilidad de error de muestreo, es la posibilidad de que un procedimiento de evaluación aplicado a una muestra de transacciones o partidas en un balance conduzca a una conclusión diferente de la que resultaría aplicando el procesamiento a todas las transacciones o partidas.

17 EVALUACION DE LOS RESULTADOS ESTADISTICOS DE UN MUESTREO.- El estudio de los resultados de la muestra requiere una evaluación estadística. Un evaluador no puede limitar su estudio a un análisis matemático de los resultados. Cuando se utiliza el muestreo estadístico tanto la planeación como la evaluación implican un estudio de precisión, confiabilidad, tamaño de la muestra y una medida de la dispersión o variabilidad. Cuando se evalúan los resultados de la muestra han cambiado dos cosas: estará dado el tamaño de la muestra y habrá un índice de error o desviación estándar observado más que anticipado. Por lo tanto, la evaluación exige calcular de nuevo la precisión y la confiabilidad alcanzada.

18 TIPOS DE PRUEBA O EVIDENCIAS EN EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Las pruebas en evaluación pueden ser: 1) Pruebas de Cumplimiento : Se efectúan para verificar el grado de eficiencia c que el sistema de control interno funciona y con base en está eficiencia determinar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de las pruebas sustantivas. Las pruebas de cumplimiento, en general, son para indagar cómo produjeron las operaciones y cómo se procesaron los documentos para dar respuesta a las sigientes preguntas: Se llevaron a cabo los procedimientos necesarios?; cómo se llevaron a cabo?, quién los llevo a cabo?, etc. 2) Pruebas Sustantivas: Se llevan a cabo para determinar si han sido logrados los objetivos finales de una gestión sobre la cual debe dar su concepto el evaluador. Incluyen: pruebas en detalle de las transacciones operativas y financieras; revisiones analíticas de las cifras y sus tendencias significativas, la consecuente investigación de fluctuaciones poco usuales y de partidas u operaciones cuestionables. 3) Pruebas de Doble Propósito: Son aquellas que se realizan para obtener evidencia que los procedimientos de control interno están siendo aplicados en la forma establecida y simultáneamente validar los resultados obtenidos con las operaciones.

19 PAPELES DE TRABAJO Consisten en el conjunto de documentos que registran las diversas operaciones efectuadas por los evaluadores en desarrollo de su trabajo y que soportan el conjunto de conclusiones a que ha llegado, representados en recomendaciones a la administración, mediante la aplicación de normas aceptadas y procedimientos de evaluación generalmente utilizados. Dichos papeles de trabajo, constituyen la base sobre la que se fundamentan los informes de la Dirección de Control Interno bajo la aplicación de una debida independencia y de una adecuada diligencia profesional. Contienen las pruebas y exámenes realizados a los Manuales de Control Interno (Procedimientos), midiendo su eficacia, eficiencia y economicidad acorde con las políticas y objetivos de la entidad. Los papeles de trabajo deben contener entre otros los siguientes aspectos: 1)El respaldo claro y preciso de las comprobaciones, juicios, conclusiones y recomendaciones. 2)Los resultados y alcance del exámen a las operaciones y políticas de la entidad. 3)Información que sea útil y sustancialmente importante para el exámen.

20 OBJETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO 1)Proporcionar la suficiente información que faciliten y respalden los informes. 2)Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. 3)Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. 4)Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de evaluación aplicados. 5)Servir de guia en revisiones subsecuentes. 6)Determinar el cumplimiento de las políticas y objetivos del manual de control interno. Para el cumplimiento de los objetivos de los papeles de trabajo, deben contener en una manera ordenada los datos, calculos, análisis, extractos, y demás documentos que junto con el programa de evaluación y el analisís del manual de control interno, conduzcan a la emisión de recomendaciones ampliamente sustentadas que procuren el mejoramiento de los procedimientos y operaciones de la Empresa.

21 CLASIFICACION DE PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo se clasifican en dos tipos: 1)Archivo permanente: Consiste en el conjunto de documentos que se utilizan por su importancia en todas las evaluaciones. Entre ellos se pueden citar: - Constitución politica, leyes, decretos, estatutos, reglamentaciones y normas vigentes. - Historial legislativo sobre creación de la entidad (Ley). - Organigrama. - Manual de control interno. (Procedimienos Integral). - Manual de Funciones - Presupuestos. - Estados financieros. - Copias de actas. - Sistema de procesamiento electrónico de datos - Informes de la contraloria - Lista de directivos y asesores 2)Archivo Corriente: Está compuesto básicamente por el programa de evaluación

22 ELABORACION Y FORMATOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo deben ser preparados en hojas de tamaño estándar que permitan un adecuado archivo y salvaguarda. 1)Planificación y elaboración.- Los elementos base del exámen, así como los contenidos del programa de evaluación permiten determinar de acuerdo a su necesidad la elaboración de formatos predefinidos que contemplen los papeles de trabajo, en concordancia con la metodología planteada. Para su elaboración deben determinarse una serie de requisitos que le permitirán al evaluador un manejo más apropiado, no solo por el orden, sino por la uniformidad y detalle conciso del trabajo ejecutado. Todo papel de trabajo debe contener como mínimo los siguientes aspectos: - En la parte central de la hoja debe anotarse: Nombre de la Empresa, división, sección o área a estudiar; t ema de la hoja de trabajo y fecha o período de evaluación. - En la parte superior derecha de cada hoja de trabajo se debe anotar el código de la hoja dentro de los papeles de trabajo; numeración de la hoja si es parte de un grupo; nombre de la persona que prepara la hoja de trabajo. - Los papeles de trabajo deben elaborarse a lapicero con el fín de que las listas que contengan cifras no sean modificadas. - Para la economicidad de tiempo, deben utilizarse el microcomputador que permita reproducir la información de manera inmediata. - Se deben referenciar claramente las fuentes o documentos base de la información, a fin de aclarar en un futuro posibles consultas. - Debe indicarse el propósito y objetivos de cada papel de trabajo.

23 - En la primera hoja de trabajo debe aparecer una convención de los simbolos utilizados por el evaluador para indicar la labor efectuada. - Debe haber referencias cruzadas con otros papeles de trabajo a fín de evitar la necesidad de copiar datos de otros informes. - Deben utilizarse un solo asunto en una hoja de trabajo para evitar confusiones. - Los papeles invalidados o anulados deben guardarse en un archivo aparte al de los papeles de trabajo. - Deben evitarse los archivos individuales excesivamente cargados de documentos, pues esto imposibilita su adecuada manipulación. - En cada archivo de los papeles de trabajo debe estipularse un índice que permita su fácil consulta y manejo. 2)Normas generales para la preparación.- a)Totalidad y precisión.- Deben contener la suficiente información que respalde de manera apropiada los comentarios, conclusiones y recomendaciones que emita la oficina de control interno. b)Claridad y comprensibilidad.- La información que contenga los papeles de trabajo debe ser completa, exacta, entendible y concisa. c)Pertinencia.- La información que contenga los papeles de trabajo debe consistir en aspectos importantes que permitan la obtención de información acorde al cumplimiento de los objetivos específicos de la evaluación en concordancia con la planificación y programa de trabajo. d)Simplificación y legibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser sencillos, evitar detalles excesivos y llevar un orden estricto que no permitan su posterior modificación, lo que conlleva a la pérdida de su validez durante la elaboración del resumen o informes que realice la oficina evaluadora.

24 3)Señales de evaluación Consisten en una serie de símbolos que se utilizan para describir el proceso realizado, el conjunto de transacciones, informes de actividad, etc. determinando su validez, frente a otros datos o información pertinente previamente analizada. Para evitar posibles confusiones debe existir uniformidad y unidad de criterio en su elaboración y utilización en todo el conjunto de papeles de trabajo. Las marcas de evaluación comúnmente utilizadas para referenciar las verificaciones practicadas: Para indicar que se comparó con la cantidad de la fuente, documento o listado origianal. Computo o cálculo verificado. Excepción: deben enumerarse consecutivamente por cada programa y para una observación de la misma naturaleza se utilizará el mismo número. Concuerda con el valor o el saldo. Verificado y de acuerdo Documento soporte verificado correcto Concuerda con registros, listados, comprobantes contables y contratos. Concuerda con registros en libros de control. Se pueden utilizar otras marcas, pero en forma obligatoria deben relacionarlas con su significado en el papel de trabajo donde se utilicen.

25 4)Preparación de Resumenes.- El trabajo de la evaluación se acumula en gran cantidad de papeles de trabajo, que contienen información suficiente y heterogénea que respalda el trabajo de evaluación desarrollado. Para poder determinar la importancia de esta información es necesario analizarla, organizarla y comprenderla con el propósito de determinar el resultado de los datos allí contenidos, para tal efecto deben prepararse resúmenes que permitan describir en forma clara, concisa y entendible el resultado obtenido representado ésto en una conclusión que conlleve a la emisión de una recomendación al más alto nivel jerárquico de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia y tome las acciones correctivas pertinentes.

26 EL PROCESO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN GENERAL.- Las etapas que se siguen en la ejecución de una evaluación se agrupan en las siguientes fases: FASE DE PLANEACION.- Consiste en decidir previamente los procedimientos que se van a emplear, la extensión que se le dará a las pruebas de evaluación, la oportunidad de su aplicación, los papeles de trabajo que se utilizarán para evidenciar los resultados y la asignación del personal de la oficina de control interno en grupos de trabajo, a las distintas áreas que se van a evaluar, la participación de otros profesionales: Administradores, Contadores, Economistas, Médicos, Abogados, Ingenieros, etc, para determinar puntos débiles y fuertes del control interno, identificación de áreas de gran riesgo y la especificación de otro tipo de recursos que se requieren para el normal desarrollo de la evaluación. Ademas contempla la posibilidad de planear con los jefes de cada dependencia evaluada el personal que debe colaborar. En caso de no ser una primera evaluación, deben consultarse los papeles de trabajo e informes de evaluaciones anteriores, como guia y al mismo tiempo verificar si se han corregido las deficiencias reportadas. El producto de la etapa de planificación consiste en un plan de evaluación documentado que incluye programas detallados. Es importante destacar que todas las consideraciones sobre planificación se basan en la experiencia y conocimiento originados en los exámenes anteriores. Se debe, no obstante, aumentar cada vez la eficiencia y efectividad del plan a desarrollar.

27 1) Conocimiento general de la entidad: Todo el personal que intervenga en la ejecución de la evaluación debe tener un conocimiento suficiente acerca de la estructura, funciones y objetivos de la empresa estudiada, para levar a cabo la evaluación con efectividad. El conocimiento de la entidad es un proceso continuo y se logra a través de la inspección de las instalaciones, observación de operaciones, estudio de manuales, normas, memorandos, actas de la junta directiva y de comités importantes, informes, papeles de trabajo de evaluación o EVALUACIONs de años anteriores y otros documentos importantes, conversaciones con funcionarios de la entidad, entrevistas, documentos, disposiciones legales y demás normas internas y externas aplicables. 2) Conocimiento del ambiente de control: El ambiente de control consiste en el establecimiento de un entorno que estimule la influencia la actividad del personal con respecto al control de sus actividades, es decir refleja la filosofia, actitud y compromiso de la gerencia de una Empres, para establecer una atmosfera positiva al implementar y ejecutar las operaciones. El ambiente de control influye sobre la efectividad de los sistemas establecidos y en consecuencia afecta las evaluaciones de los riesgos. Un ambiente de control con bases sólidas, permite depositar mayor confianza en los procedimientos aplicados. 3) Evaluación Global del sistema de control interno: Un control interno adecuado, juega un papel importantísimo para determinar el alcance de las técnicas de evaluación. La clase y amplitud de las pruebas selectivas se ven afectadas por la fortaleza o debilidad del sistema de control interno. Se debe ejecutar una evaluación preliminar de los controles internos para determinar si son confiables para los fines de la evaluación. Esta evaluación se realiza mediante las pruebas de procedimientos cuya intención es establecer el grado en que se puede confiar en los controles para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos sustantivos de evaluación. 4) Desarrollo de un plan general de evaluación : En esta etapa se debe formular el plan general del trabajo, incluyendo entre otros los siguientes temas: -Identificación de las áreas importantes y de alto riesgo de EVALUACION. o control -Determinación de los niveles de importancia relativa para la evaluación. -Otras consideraciones que requieran atención especial. -Existencia de controles internos, y el grado esperado de confianza en ellos. -Naturaleza y amplitud de las evidencias de evaluación a obtener. -Coordinación de los procedimientos de evaluación a aplicar. -Participación de otros especialistas. -Temas administrativos, tales como el uso de personal de la dependencia evaluada, supervisión, personal y presupuestos de tiempo.

28 5)Elaboración de los programas de evaluación : Los programas de evaluación son el conjunto de instrucciones sobre la forma como se desarrollará la evaluación, constituyen una guia y un medio de supervisar el trabajo, por cuanto contienen la naturaleza, amplitud y oportunidad de las pruebas. Cada programa debe contener las siguientes partes: 1)Objetivo: Descripción que índica para que se va a efectúar la evaluación. 2)Revisión y evaluación especificos del control interno: Comprende el plan de organización, la forma y procedimientos especificos para el registro, proceso, resumen e informes que permitan determinar las debilidades y fortalezas del sistema; la naturaleza, la extensión y la oportunidad de las pruebas que deben aplicarse y obtener una base para formular sugerencias y recomendaciones. En este punto se aplica el método de evaluación del sistema de control interno a través de cuestionrios y planillas, que se explicará en capitulo posterior. 3)Conclusiones: Una vez realizada la revisión y evaluación del sistema de control interno, el evaluador debe resumir sus conclusiones sobre lo adecuado del mismo. Como resultado de dicha revisión y evaluación, se debe informar a la Gerencia sobre cualquier debilidad importante que se haya detectado, comunicar sus recomendaciones y pronunciarse sobre si los controles actuales cumplen, o no, los objetivos planeados. 4) Revisión y Aprobación: Es indispensable que el evaluador jefe de cada área, revise el trabajo efectuado, e imparta su aprobación, como evidencia de concordar con el alcance de la revisión y evaluación del sistema de control interno. 5)Procedimientos de evaluación : Son instrucciones directas y claras para los evaluadores, los cuales son redactados en forma imperativa y se constituyen en guias de las labores especificas del exámen. 6)Conclusiones: Resuma las conclusiones, una vez desarrollados los procedimientos de evaluación. 7)Revisión y Aprobación.- Es indispensable que el evaluador jefe de cada área, revise el trabajo efectuado, e imparta su aprobación, como evidencia de concordar con el alcance y lo adecuado de la ejecución de los procedimientos de evaluación.

29 FASE DE EJECUCION.- En esta fase se aplican los procedimientos diseñados en los programas de evaluación, con el propósito de obtener evidencia sufuciente, a fin de tener una base razonable para el informe. Las evidencias son el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del evaluador y se obtienen mediante la aplicación de las diferentes técnicas de evaluación las cuales pueden ser verbales, por escrito, por revisión del contenido de los documentos y por exámen fisico. 1)Técnicas de verificación ocular.- a)Comparación: La comparación establece la relación que hay entre dos o más conceptos. Una de las comparaciones más comunes en evaluación es la realizada entre los ingresos percibidos y/o los gastos efectuados y las estimaciones incluídas en el presupuesto. También es común la comparación del movimiento mensual de un determinada operación con aquellos del mes anterior o del mismo mes del año inmediatamente anterior. Normalmente se comparan los saldos de los diferentes datos, de un año a otro, para determinar si han aumentado o disminuído significativamente y si merecen una mayor evaluación. Una gran parte de la evaluación se fundamenta en la comparación de resultados o realidades con criterios aceptables facilitando, de esta forma, la evaluación por el evaluador y la formulación de conclusiones y recomendaciones.

30 b)Observación: Por medio de la observación el evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstacias, principalmente las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, dándose cuenta personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal realiza ciertas operaciones. Son ejemplos de esta técnica, presenciar el proceso de elaboración de comprobantes, la toma de inventarios, etc. c)Revisión selectiva: Es el exámen ocular rápido para separar mentalmente asuntos que no son típicos o normales. La revisión selectiva constituye una técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen u otras circunstancias no están comprendidas en la revisión o constatación más detenida o profunda. En la aplicación de esta técnica el evaluador debe prestar mayor atención a la identificación de operaciones fuera de lo común en el aspecto sujeto a revisión. d)Rastreo: Consiste en seguir una operación de un punto a otro dentro de su procesamiento. Al revisar el sistema de control interno, es muy común que el evaluador seleccione algunas operaciones o transacciones representativas o típicas de cada clase o grupo, con el objeto de rastrearlos desde su inicio hasta el fin de los procesos normales. 2) Técnicas de verificación verbal.- a)Indagación: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta técnica puede determinar la obtención de información valiosa que sirve más como apoyo que como evidencia directa en el juicio definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida hacia algún funcionario, o hacia terceros que puedan tener conocimiento sobre sus operaciones, constituye una aplicación de esta técnica. La indagación es de especial utilidad, cuando se examinan áreas especificas no documentadas. Sin embargo, los resultados de la indagación por sí solos no constituyen evidencia suficiente o competente y se hace necesario combinarlas diferentes técnicas.

31 3) Técnicas de verificación escrita.- a) Análisis: Con frecuencia, el evaluador utiliza la técnica de análisis a un valor, un contrto o unacuenta, con el fin de determinar la composición o contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta durante el año y clasificarlas de manera adecuada y ordenada; debidamente respaldado en papeles de trabajo. La aplicación más común de esta técnica, está relacionada con la evaluación financiera. Por otro lado, el evaluador podrá analizar un contrato complejo, separándolo en sus componentes y cláusulas, clasificando el efecto de cada una. Al revisar y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un proceso en sus elementos componentes o pasos especificos para poder identificar los puntos de control. Frecuentemente este tipo de análisis se efectua mediante diagramas de flujo de dicho proceso que facilitan su análisis. b) Conciliación: Es poner de acuerdo o hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes. El ejemplo más típico de esta técnica, es la conciliación bancaria. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma base, la técnica de la conciliación puede ser aplicable. c) Confirmación: Consiste en obtener constatación de una fuente independiente de una Empresa y sus registros. La confirmación normalmente consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc., mediante la confirmación escrita de una persona o institución independiente de una Empresa y que se encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operación consultada; por lo tanto, puede informar de una manera válida sobre ella. La confirmación puede ser positiva o negativa y directa o indirecta. Es positiva cuando en la solicitud se pide al confirmante que conteste al evaluador si está o no conforme con los datos que éste desea confirmar. Cuando en la solicitud de confirmación se suministran los datos pertinentes a fín de que sean verificados se trata de una confirmación directa; cuando no se suministra dato alguno al confirmante y se solicita proporcionar al evaluador los datos de su propia fuente, se trata de una confirmación indirecta. La confirmación es negativa cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar el evaluador, únicamente en el caso de no estar de acuerdo con ciertos datos que se envían.

32 4)Técnicas de verificación documental.- a) Comprobación: Se basa en el exámen para verificar la evidencia que apoya a una transacción u operación, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc. El exámen del elemento de juicio documental que respalde los asientos de las transacciones efectuadas, debe cubrir los siguientes puntos: -Que se obtenga una razonable seguridad respecto a la autenticidad del documento. -Se debe examinar la propiedad de la operación realizada con el fin de determinar si fue efectuada para la entidad. -Se debetener la seguridad completa de que la operaciónha sido aprobadapor medio de las firmas autorizadas o de los documentos que la fundamenten. -Debe determinarse si las operaciones han sido registradas en forma correcta. Frecuentemente, la comprobación de ciertas transacciones se efectua en forma paralela al análisis de la cuenta correspondiente al mayor general. b) Computación: Esta técnica se refiere a calcular, contar o totalizar datos numéricos con el objeto de asegurar que las operaciones matemáticas previamente efectuadas sean correctas. Requieren ser verificados los registros de entrada original, los saldos de las cuentas de la contabilidad, cálculos dedepreciación, amortización, liquidación de facturas, contratos etc. Esta técnica prueba solamente la exactitud aritmética de un cálculo, por lo tanto se requerirá de otras pruebas para determinar la validez de las cifras incluídas en una determinada operación. Ejemplo de aplicación de esta técnica: El importe de intereses ganados que puede haber sido calculado originalmente sobre la base de cómputos mensuales de operaciones individuales, puede ser calculado y comprobado en forma global aplicando la tasa de interés a todo el período de inversión.

33 5)Técnicas de verificación física.- a)Inspección: Es el exámen físico y ocular de los activos, obras, documentos, valores, con el objeto de demostrar su existencia y autenticidad, actualmente se justifican con fotos y videos. La aplicación de esta técnica es sumamente útil en lo relacionado con la computación de dinero en efectivo, documentos que evidencian valores, activos fijos y similares; la verificación de activos tales como documentos por cobrar, titulos, acciones y bonos se efectúa mediante esta técnica. La inspección de contratos para obras públicas; así como la inspección de las obras durante y después de su construcción, para determinar calidad de materiales, terminados etc. acordes con el contrato. INFORMES FASE DE INFORME Al concluír el ejercicio de control, los evaluadores deben elaborar y presentar un informe que comprende el resultado del exámen practicado. Los informes de la Dirección de Control Interno y los organismos de Control tienen como finalidad proporcionar a la gerencia, un conocimiento oportuno y completo acerca del funcionamiento de todas y cada una de las áreas de servicios, oficinas y dependencias y del estado de los planes y programas, para que cuente con los elementos de juicio que le permita evaluar la actividad administrativa, sus resultados y efectividad de los mismos. Los informes de evaluación se presentarán de conformidad con las normas de aceptación general, cubriendo los siguientes requerimientos mínimos: 1)Deben exponer los hechos, un análisis de los mismos, las conclusiones y recomendaciones para su aplicación adecuada. 2)Para su óptima presentación y utilidad en la elaboración de los informes de evaluación se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

34 a.Debe ser completo, claro, conciso y referido concretamente a la materia que se quiere mostrar. b.Se redactará utilizando un lenguaje simple, agil y preciso. c.Descubrirá concretamente las situaciones, hechos o procedimientos aplicados o ejecutados en desarrollo de la vigencia y estará sustentado con los documentos y evidencias obtenidas en el ejercicio del control fiscal. d.Solamente se incluirán los hechos demostrables, evitando afirmaciones o aseveraciones que no puedan comprobarse o verificarse objetivamente. e.Se presentarán correctamente desde el punto de vista gramátical y lbre de enmendaduras. f.Se evitará incluír datos y documentos que no tengan relación directa con el tema del informe. g.Los datos se respaldarán en lo posible con gráficas, cuadros y tablas que se explicarán en el texto para que su significado sea accesible. h.Se indicarán las fuentes de todos los datos para que el informe tenga sentido en cualquier época que sea consultado. i.Los informes de evaluación se presentarán nítida, oportunamente y organizadamente.

35 ACCESO A LA INFORMACION.- La Dirección de Control Interno y en cumplimiento de los programas de control, y demas funcionarios de la Dirección de Control Interno tendrán acceso, salvo restricciones expresas, a todas las fuentes de información, archivos físicos y magnéticos, libros, actas y demas similares, para que sean verificados los bienes y recursos. En el manejo de esta información se guardará la debida discreción y se cumplirá estrictamente las disposiciones sobre reserva documental.

36 CAPITULO V EXPLICACION DEL METODO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A TRAVES DE CUSTIONARIOS Y PLANILLAS

37 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO. - Los objetivos que persigue la implantación y evaluación del sistema de control interno para una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, son los siguientes: 1)Medir el grado de calidad del sistema de control interno implantado y que se esta aplicando.. 2)Procurar una información exacta, integra, razonable y oportuna. 3)Definir las fortalezas y debilidades en materia de control de una Empresa de Servicios Públicos Colombia, mediante un método cuantitativo de evaluación. 4)Obtener el perfil de la gestión de las directivas y demás funcionarios en el cumplimiento de normas, politicas y procedimientos establecidos. 5) Determinar la eficiencia de la gerencia, su responsabilidad en los resultados de la gestión. APLICACION DEL SISTEMA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- El sistema se aplica en las diferentes dependencias, divisiones, areas, unidades y secciones que componen una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, así como sus operaciones y procedimientos.

38 CUESTIONARIO DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- En cada actividad se establecieron unos principios básicos relacionados con las funciones propias de cada uno de ellos, estratificándolos de acuerdo con su grado de importancia. Para la evaluación de dichos principios básicos, se elabora un cuestionario que al diligenciarse mediante las te´cnicas de evaluación, comprobando con evidencias y apoyados con papeles de trabajo, se concluye con una calificación final, permitiendoe dar un puntaje para cada una de las preguntas. INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA PLANILLA DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- Como resultado del sistema de evaluación se elabora una planilla que muestra gráfica y cuantitativamente el perfil de los niveles de desempeño en cada uno de los temas evaluados. 1)Columna A. Tema: Criterio, área u operación que va a ser evaluada. Ejm: efectivo, inversiones, inventarios, cuentas y documentos por cobrar, - Administración - Urgencias etc. 2)Columna B. Principio Básico. Dentro de los diferentes temas a evaluar el principio básico representa las sub-áreas o unidades a evaluar que formanparte de la respectiva área. ejm: generalidades, autorización, registro, custodia, responsabilidad,tesorería, contabilidad. 3)Columna C. y D : Puntos. Máxima calificación posible o sea No. de pregunras por el optimo 4, Ejempl. 10X 4 = 40, sin tener en cuenta los no aplicables (N.A.) = 36

39 Calificaciones. Los aspectos parciales de cada principio básico se ponderán así: PuntajeDescripción 4Cumplimiento óptimo de normas y/o procedimientos establecidos (situación sobresaliente) 3Cumplimiento de las normas y procedimientos con algunas desviaciones que no inciden en el desempeño o normal desarrollo de las labores del área auditada. Las observaciones correspondientes no se consignan en las planillas de evaluación, se incluyen en memorandos de evaluación como recomendación. 2Existen desviaciones con respecto a las normas y/o procedimientos establecidos cuya ocurrencia no supera el 50% de los casos. Estas desviaciones pueden afectar el normal desempeño del área, sin consecuencias graves, se incluyen en memorandos de evaluación como recomendación. 1Se presentan desviaciones frecuentes con respecto a a las normas o procedimientos establecidos (en más del 50% de los casos), aunque sus consecuencias no sean graves. Igualmente, cuando el incumplimiento de una norma o procedimiento tenga consecuencia de cierta gravedad, aunque su ocurrencia no sea frecuente, se incluyen en memorandos de evaluación como recomendación. 0Incumplimiento total de las normas o carencia absoluta de procedimientos. Igualmente, cualquier desviación que implique consecuencias graves, se incluyen en memorandos de EVALUACION como recomendación. NANo aplicable en el área.

40 4)Columna E -. Méritos: Discriminación del puntaje o notas por cada pregunta del ITEM calificado. 5)Columna F - Puntos: Sumatoria de los puntajes o notas individuales de la columna E "méritos". 6)Columna G -.: Porcentaje alcanzado igual a No.de Columna E/Columna C x 100 7)Gráfico. De acuerdo con el porcentaje alcanzado colunna F se marca la celda correspondiente uniendo posteriormente los puntos. Se podría resumir dos evaluaciones ( Go. y Gl.). con dos gráficas Comparativas. El análisis para determinar las calificaciones debe ser lo más minucioso y exhaustivo posible, considerando todos los criterios que pueden contribuir a una justa calificación y evitando al máximo la subjetividad del evaluador, lo cual se logra, con el apoyo de papeles de trabajo que permitan cuantificar el cumplimiento de cada principio básico.

41 DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANILLA DE EVALUACION.- 1)Valores convencionales.- En la columna C, se muestran los puntajes máximos que puede alcanzar cada principio básico cuando son calificables todos los méritos. En la columna E, (E1, E2,...), se registra el puntaje de cada items calificado dentro del principio básico (mérito). En la columna F se anota la suma de los valores de la columna E. La columna G, indica el porcentaje alcanzado, es decir, el resultado de comparar la columna G, contra la columna C. 2)Puntuación Gráfica.- El porcentaje obtenido en la columna G, se traslada a la columna gráfico y se unen los diferentes puntos para así obtener el perfil de evaluación. INFORME.- Para rendir el informe se ha diseñado el formulario denominado "conclusiones evaluación de control interno", en el cual se anotan los resultados de las evaluaciones, especialmente las situaciones que en alguna medida contravienen las normas y procedimientos establecidos. En el formulario deben consignarse, en cada caso, los comentarios efectuados por el área evaluada y las recomendaciones que se estimen aplicables para solucionar las observaciones planteadas. Cumplimiento de Recomendaciones.- A manera de seguimiento y como una forma de evaluar el interés del área evaluada en el mejoramiento de su gestión, al final de la planilla de conclusiones indique el porcentaje de cumplimiento de las recomendaciones dejadas en la evaluación del control interno anterior. Comprende el informe, adicionalmente, una "planilla de conclusiones" en la cual se consigna la opinión de los evaluadores y los aspectos más relevantes de las pruebas. Así mismo y para efectos de cuantificación, comparación y evaluación, los indicadores de gestión y la información estadística se plasman en un cuadro resumen.. Se emplea también los "memorando de evaluación del control interno" el cual es de uso del evaluador dentro del trascurso de la visita, con el objeto de dar recomendaciones de inmediata corrección y de menor relevancia.

42 RESULTADOS.- Una planilla de evaluación con su respectivo perfil de gestión y nivel de control para el área, será interpretada con los siguientes criterios.: Interpretación de la Evaluación.- De acuerdo con el puntaje total el promedio ponderado obtenido en la planilla como resultado de la evaluación de las áreas, se clasifica dentro de los siguientes rangos: Menor que 52%Ausencia de controles y pésima gestión Entre 52 y 63%Niveles de control y gestión deficientes Entre 64 y 74%Niveles de control y gestión regulares Entre 75 y 84%Niveles de control razonables y buena gestión Entre 85 y 93%Niveles destacables de control y muy buena gestión Mayor de 93%Desempeño excelente y calidad asegurada.

43 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA CONCLUSIONES DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO DEPENDENCIA: FECHA: CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES ANTERIORES:

44 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLONBIA MEMORANDO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO PARA: CIUDAD: DE: FECHA: EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA PLANILLA DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO DEPENDENCIA EVALUADA: FECHA: PROCEDIMIENTO ANALISIS CON EL RECOMENDACIONES ACTUAL AREA AUDITADA

45 CAPITULO VI PROCESO DE EVALUACION FINANCIERA

46 El proceso de evaluación ( Evaluación ) financiera comprende los siguientes puntos: 1)Objetivo 2)Revisión y evaluación del sistema de control interno 3)Conclusiones 4)Revisión y aprobación 5)Procedimientos de evaluación 6)Conclusiones 7)Revisión y aprobación 1)OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION FINANCIERA.- La evaluación financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los estados financieros, con la finalidad de establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fín de aumentar la utilidad que la información posee. 2)GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- En este capitulo se presentan algunas guias para la revisión y evaluación del sistema de control interno dentro del ejercicio del control financiero.

47 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO - FINANC. AREAEFECTIVO01234 NA 1.Generalidades 1.1Existen manuales de procedimientos que regulen el manejo de:- Autorización? 1.2- Custodia? 1.3- Registro y control? 1.4- Responsabilidad? 1.5- Formatos? 1.6Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente? 1.7Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no manejan registros ni preparan libros? 2.Autorización 2.1La apertura de cuentas bancarias y las firmas de las personas que giran sobre ellas, son debidamente autorizadas? 2.2Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas para firmar cheques no pueden delegar tal autorización en otros funcionarios? 2.3Se da aviso inmediato a los bancos cuando una persona autorizada para firmar cheques deja el empleo? 2.4Los egresos se aprueban previamente por funcionarios autorizados? 2.5Las transacciones entre bancos y sucursales son debidamente autorizadas y existe una conciliación periódica y adecuada? 2.6Los fondos de caja menor se mantienen bajo una base de fondo fijo y su responsabilidad está l mitada a un solo funcionario?

48 3.Registro y control 3.1Todas las cuentas bancarias están registradas en cuenta de control? 3.2Las conciliaciones bancarias las registran y ejecutan personas que no intervienen en el manejo de ingresos y egresos de caja? 3.3Los cheques pendientes de cobro que han permanecido un largo período son investigados? 3.4Los procedimientos existentes para desembolso garantizan un adecuado control y registro de las correspondientes transacciones? 3.5La existencia de chequeras en blanco están controladas en forma tal que evite que personas no autorizadas para girar cheques pueda hacer uso indebido de ellas? 3.6Los fondos recaudados se consignan oportunamente y en la misma especie en que fueron recibidos? 3.7Los cheques consignados y devueltos por el anco, son recibidos e investigados por personas que no intervienen en ingresos o desembolsos? 3.8 Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados, se entregan directamente en sobre cerrado al empleado que prepara la conciliación? 3.9Los encargados del manejo de caja menor son independientes del cajero general u otro empleado que maneje otra clase de dineros? 3.10La solicitud de reembolso de caja menor se soporta con los comprobantes de gastos a fin de que sean inspeccionados por quien firma el cheque? 3.11Los comprobantes que soportan los desembolsos son perforados o anulados con la leyenda pagado? 3.12Los recibos oficiales de caja, están debidamente enumerados en forma ascendente y continua?

49 4.Custodia 4.1Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad? 4.2Existen prohibiciones para:- Firmar cheques en blanco? 4.3- Girar cheques al portador? 4.4- Cambiar cheques a empleados? 4.5- Pagar en efectivo? 4.6Está prohibido el acceso de personas distintas a quienes tienen la responsabilidad de la custodia y manejo de efectivo? 5.Responsabilidad 5.1Son adecuados y conducen a un buen control los equipos y las instalaciones empleadas en la recepción y recaudo del efectivo? 5.2Se practican arqueos sorpresivos? 5.3Las personas autorizadas para firmar cheques tienen funciones relacionadas con la elaboración de los documentos y comprobantes de ingresos o registros contables? 5.4Los anticipos se conceden con el propósito único de atender negocios normales de la entidad?

50 AREACUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR 01234NA 1.Generalidades 1.1Las funciones del departamento de facturación son independientes de contabilidad y de cobranzas? 1.2El departamento de facturación envía copias de las facturas directamente a cobranzas? 1.3Se hacen resúmenes de las facturas y los t otales se pasan al departamento de contabilidad, independientemente de cobranzas y de caja? 2Autorización 2.1Son adecuados los procedimientos para los cobros? 2.2Los precios consignados en la facturas, están conformes con las normas establecidas. 3.Registro y control 3.1La sección de cobranzas funciona independientemente del departamento de facturación? 3.2 Todos los asientos en las cuentas individuales del cliente son registrados únicamente con base en copias de facturas, recibos de caja y otros documentos debidamente autorizados? 3.3Se preparan regularmente balances de prueba de las cuentas por cobrar y el encargado conserva los papeles de trabajo?

51 3.4Un empleado distinto del encargado del registro de las cuentas por cobrar revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra contra las cuentas individuales para determinar que las partidas relacionadas están respaldadas por cuentas en el registro auxiliar? 3.5Las funciones del cajero son independientes de las funciones de facturación y de registro de los auxiliares? 3.6Las facturas son controladas numéricamente por el departamento de contabilidad? 3.7El departamento de facturación envía directamente a cobranzas copias de las facturas? 3.8Las variaciones de la cartera originadas en descuentos o reliquidaciones especiales son aprobadas por funcionario competente y con el lleno de los requisitos? 3.9Se revisan periódicamente las cuentas de clientes. 3.10Se prepara periódicamente un análisis por edades de las cuentas por cobrar? 3.6Se envían periódicamente estados de cuenta a los clientes? 3.7Las respuestas de los clientes se analizan y se investigan las diferencias? 3.8Son confirmados con alguna frecuencia los saldos de clientes? 3.9Se envía periódicamente una relación de los deudores, cuentas y documentos por cobrar vencidos a la oficina jurídica para efectos de cobro? 3.10Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en cantidades, en precios, en cálculos?

52 4.Custodia - Acceso 4.1Se mantiene una custodia efectiva sobre c heques, pagarés, cheques postfechados? 4.2Los saldos pendientes en el registro d e documentos por cobrar son conprobados periódicamente por medio de un exámen independiente de los pagarés, letras y cheques respectivos? 4.3Está restringido el acceso a personas distintas a las de cuentas por cobrar, a los registros de los clientes? 5.Responsabilidades 5.1Envía el cajero al departamento de contabilidad directamente, el informe de la totalidad de los ingresos? 5.2Las cancelaciones de las cuentas por cobrar son encomendadas a personas ajenas al departamento de crédito? 5.3La cancelación de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario responsable?Se continúan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante haber sido canceladas?

53 CAPITULO VII PROCESO DE EVALUACION DE LA GESTION

54 El proceso de evaluación de la gestión comprende los siguientes puntos: 1)Objetivo 2)Revisión y evaluación del sistema de control interno 3)Conclusiones 4)Revisión y aprobación 5)Procedimientos de evaluación 6)Indicadores de gestión 7)Conclusiones 8)Revisión y aprobación 1)OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACIÓN DE LA GESTION.- Dentro del Campo de acción de la evaluación de gestión se pueden señalar como objetivos principales: a)Determinar lo adecuado de la organización de una Empresa de Servicios Públicos Colombia. b)Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas. c)Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas. d)Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos. e)Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos. f)Comprobar la utilización adecuada de los recursos y el resultado de la gestión.

55 2)GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- Dentro del desarrollo del programa de evaluación ( Evaluación ) de gestión, se señalan a continuación los enfoques que se le darán al trabajo, en las áreas principales que conforman una Empresa de Servicios Públicos de Colombia: EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO AREACONTROL DE GESTION NA 1.EVALUACION DE LA GESTION GLOBAL DE una Empresa 1.1Tiene la dependencia auditada una organización en la cual las responsabilidades administrativas están claramente definidas y con líneas de autoridad razonablemente establecidas? 1.2La estructura orgánica apoya efectivamente los o bjetivos globales de la gerencia y de la dirección de una Empresa? 1.3Están claramente definidos los objetivos y atribuciones de la dependencia y de sus secciones? 1.4Se ajustan las funciones del personal a lo estipulado en las normas reglamentarias? 1.5La asignación funcional de responsabilidades es inequívoca y las funciones del personal están adecuadamente segregadas y formuladas para cumplir los objetivos globales de una Empresa? 1.6El marco de delegación y la limitación de autoridad están definidos?

56 1.7La autoridad ha sido delegada en ejecutivos y supervisores, en proporción con sus responsabilidades? 1.8Se dispone en la dependencia de la supervisión adecuada y competente para la coordinación y comunicación apropiadas entre sus diversas funciones? 2.EVALUACION DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS 2.1El diseño de organización de la dependencia asigna con precisión la responsabilidad y autoridad del personal en cabeza de los encargados de supervisión y dirección? 2.2Los recursos humanos son proporcionales al nivel del cargo y formulados tomando en cuenta el tipo de actividades a realizar y la calidad y cantidad de recursos disponibles? 2.3El número de funcionarios de responsabilidad está proporcionado al volumen de operaciones asignadas a la dependencia? 2.4Cuenta la dependecia con programas de desarrollo que incluyan planes acordes con las necesidades y responsabilidades de la dependencia? 2.5Están claramente asignados a los jefes de la dependencia la responsabilidad por la ejecución de los programas? 2.6Se encuentran establecidos los criterios y objetivos de razonable prioridad que impidan preferencias subjetivas al ejecutar las labores?

57 2.7Los procedimientos para la ubicación y el entrenamiento del personal permiten una razonable seguridad de que, los empleados en posiciones claves de control, son capaces de cumplir con sus funciones eficientemente? 2.8Se cumplen en la dependencia las políticas generales fijadas por la división de recursos humanos en cuanto a:- Salarios y prestaciones sociales?- Adopción de medidas preventivas de seguridad industrial, salud de personal y mantenimiento de adecuadas condiciones físicas de trabajo?- 2.9Se han dado a conocer a todos los funcionarios y empleados de la dependencia:- Normas generales de operación?- Derechos y obligaciones del personal? - Políticas sobre salarios y prestaciones sociales?- Medidas de seguridad industrial, higiene y profilaxis?- Políticas de promoción?- Políticas y normas disciplinarias? 2.10La alta dirección impone al jefe del área, recursos umanos que no llenan las condiciones técnicas o personales requeridas para los cargos? 2.11Se tienen programas formales a los diferentes niveles del personal, para evaluar sus realizaciones en concordancia con la descripción de los cargos y con parámetros objetivos?- Se realizan con una periodicidad preestablecida?- 2.12Se informa periódicamente a los empleados acerca de los logros, las necesidades y del desarrollo de una Empresa, la colectividad y el personal? 2.13Las hojas de vida del personal de la dependencia, contienen todas las informaciones requeridas incluyendo las evaluaciones y calificaciones al empleado?- Dichas evaluaciones han sido tenidas en cuenta como soporte de promoción?

58 2.14Se investigan el carácter y las referencias del "curriculum" de los candidatos a cargos de responsabilidad, especialmente en cargos de confianza y manejo? 2.15Se exigen que los ejecutivos, supervisores y empleados de confianza o de manejo tomen vacaciones cada año y en su ausencia:- Se rotan las responsabilidades de los mismos?- Otras personas desempeñan sus funciones? 2.16Los funcionarios y empleados que ocupan posiciones claves, carecen de parentesco familiar entre sí? 2.17 Son asegurados con pólizas de manejo los funcionarios y empleados que ocupan posiciones de confianza y manejo? 3.EVALUACION DE GESTION DEL SISTEMA DE INFORMACION 3.1El contenido de los informes tiene el nivel de importancia requerido por la gerencia o por los usuarios? 3.2La presentación de los informes facilita su comprensión y pone en relieve la información importante? 3.3La información es oportuna y confiable para sustentar la toma de decisiones? 3.4La distribución de la información es funcional para que sea recibida por quien la necesita? 3.5Los receptores tienen el nivel y el tiempo suficiente para evaluar la información? 3.6La dependencia evaluada mantiene manuales de procedimientos y códigos debidamente estructurados, de manera que puedan rendir, a los distintos niveles administrativos, informes útiles y de fácil interpretación? 3.7Los manuales y los códigos son revisados y actualizados periódicamente?

59 3.8Los manuales de procedimientos utilizados están convenientemente detallados y al nivel del funcionario que debe aplicarlos? 3.9Los libros oficiales están técnicamente diseñados, destacan los aspectos importantes y son comprobados por personas diferentes a aquéllas que tienen la responsabilidad por la operación física? 3.10Los estados financieros mensuales aplicables a la dependencia seleccionada son comparativos con períodos anteriores y con los presupuestos y explican las variaciones? 3.11Los registros de información estadística se mantienen actualizados, son balanceados mensualmente y cotejados contra las cifras de control de contabilidad? 3.12Se producen cortes mensuales de la documentación, de manera que se facilite el registro de las operaciones de la dependencia en el período apropiado, y el fácil cotejo de los resultados con los de la contabilidad? 3.13Los informes producidos por otras dependencias, que puedan afectar las operaciones de la dependencia evaluada, son recibidos y atendidos oportunamente por el jefe de la misma? 3.14El jefe responsable de la dependencia ejerce una supervisión adecuada sobre la validez de los principales registros de su área y sobre las personas encargadas de esta función? 3.15Son adecuados los procedimientos sobre la oportunidad y confiabilidad de la información y el cumplimiento de las normas del cierre de operaciones de cada período contable? 4.EVALUACION DE GESTION SOBRE DOCUMENTACION INTERNA 4.1Ha sido técnicamente diseñada la documentación de la dependencia y determinados los controles automáticos de información que deben ejercer sobre los documentos?

60 4.2Es prenumerada y preimpresa la documentación que informa sobre transacciones monetarias (recibos oficiales), mercantiles (facturas, notas débito o crédito) y operacionales (entrada y salida de almacenes)? 4.3La documentación y los datos que soporta los distintos procesos de la operación es necesaria y funcional? 4.4Los controles previstos sobre la documentación y los datos son suficientes para impedir transacciones indebidas o alteraciones del proceso normal? 4.5La documentación recibida de otras dependencias es radicada, registrada y archivada o diligenciada oportunamente? 6.PLANIFICACION Y PRESUPUESTOS 6.1La dependencia está integrada al sistema de planificación y presupuesto anual de una Empresa que incluya sus ingresos, costos e inversiones de capital? 6.2Se utilizan los presupuestos como instrumento de discusión y control, por programas o proyectos y para cada proyecto se dispone de indicadores cuantitativos que puedan tomarse como parámetros para evaluar la eficiencia en la utilización de los recursos? 6.3Tanto en el presupuesto funcional como por programas, se identifican los objetivos de la dependencia con el criterio de unidad de empresa? 6.4Los registros de presupuestos para la dependencia evaluada mantienen al dia:- Asignación original?- Ampliaciones o reducciones a la asignación original? - Ejecución?- Asignación disponible?- Presupuesto comprometido pendiente de ejecutar?

61 6.5Se procura que en la elaboración de los presupuestos participen activamente ejecutivos, supervisores y empleados encargados de la operación y de la ejecución presupuestal? 6.6Se elaboran informes de avance de los programas que proporcionen datos suficientes e importantes para facilitar la medición de lo ejecutado y la adopción de las medidas correctivas a las desviaciones importantes? 6.7Se utilizan los presupuestos con fines de control contable? 6.8Se producen y utilizan flujos de fondos actualizados para controlar las operaciones financieras y de tesoreria? 7.EVALUACION DE GESTION DEL SISTEMA DE CONTROLES INDEPENDIENTES. 7.1Los procedimientos aseguran que el registro de las operaciones en cuentas individuales, en la división de contabilidad, permitan obtener balances de saldos cuyo total pueda ser cotejado y conciliado contra la información de la dependencia evaluada por un empleado que no intervenga en la operación y en el registro? 7.2Un funcionario autorizado revisa y aprueba dichas conciliaciones y toma oportunamente las determinaciones sobre partidas conciliatorias? 7.3Para las operaciones que implican vencimientos con alguna periodicidad, se producen análisis por edades y los funcionarios autorizados determinan las acciones a seguir con los conceptos más antiguos? 7.4Cuando las conciliaciones se refieren a manejo de efectivo, un empleado independiente del custodio recibe directamente, en sobre cerrado, los extractos bancarios y: - Investiga las cifras conciliatorias e informa al jefe de la dependencia sobre situaciones anormales?-

62 7.5Existe una planeación anual para realizar inventarios fisicos, determinada por funcionarios diferentes a los custodios, que incluya:-Procedimientos e instrucciones para la toma de inventarios? -Responsable de la supervisión independiente de los conteos?-Inventarios rotativos o selectivos?-Inventarios totales en caso necesario? 7.6Existe una planeación para el control, mantenimiento y realización de inventarios de activos fijos? 7.7Los faltantes y sobrantes son investigados por personas independientes autorizadas y según su costo, aprobados los ajustes correspondientes por la gerencia u otros funcionarios autorizados? 7.8El área cuenta con controles independientes que le otrogen seguridad física tales como:- Cajas fuertes? - Puertas que impidan el acceso a extraños?- Celadores? - Extintores de incendio?- Adecuada iluminación nocturna? 7.9Los bienes del área auditada están asegurados por cifras que cubran el costo de reposición del bien? 3)CONCLUSIONES Una vez realizada la evaluación del control interno, concluya si los sistemas de control adoptados por la dependencia son apropiados, dentro de un concepto racional de costo y beneficio. 4)REVISION Y APROBACION Revisado por _________________________ Fecha _________________ Aprobado por _________________________ Fecha _________________

63 5)GUIA MODELO DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACION (EVALUACION) EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA PROGRAMA DE EVALUCION - OFICINA DE CONTROL INTERNO ESTRUCTURA ADMINISTRATIVAHECHO POR FECHA P/T 1.Obtenga copias de los estatutos vigentes y demas documentación pertinente con el fín de obtener un registro de las fuentes de autoridad relacionadas con las actividades bajo exámen. 2.Prepare un relato histórico, antecedentes y propósito de cada una de las actividades bajo exámen. 3.Obtenga un organigrama de una Empresa y de la dependencia exáminada que incluya una descripción detallada de la organización y funciones que se desarrollan, identificando:- División de deberes y responsabilidades - Principales delegaciones de autoridad.- Naturaleza, tamaño y ubicación de dependencias.- Distribución de los empleados en la organización y su ubicación. 4.Prepare un resumen acerca de la naturaleza, inversión y ubicación de los recursos empleados en las diversas actividades. 5.Obtenga en forma comparativa la información de varios ejercicios relacionadas con costos de operaciones por períodos, presupuestos anuales, ejecución presupuestal, ingresos anuales, estados de cartera, de proveedores, de tesoreria. 6.Obtenga copias o prepare resúmenes de la politica general aplicable a cada actividad importante. 7.Prepare una descripción general de los métodos operativos utilizados por una Empresa, para llevar a cabo cada una de las actividades principales. 8.Prepare descripciones breves de todos los problemas que se hayan identificado.

64 11.Determine si una Empresa aplica las normas legales y demas disposiciones legales en el procedimiento de escogencia del contratista, es decir si ha obserbado los principios de trasparencia y selección objetiva. 12.Compruebe que las diferentes propuestas se encuentren debidamente respaldadas con los soportes requeridos. 13.Cerciórese que la iniciación del contrato se efectúo una vez perfeccionado el mismo y en la fecha prevista, previo cumplimiento de lo dispuesto por la ley. 10.Realice entrevistas con los directores de cada una de las actividades importantes, para obtener información sobre la naturaleza de las operaciones realizadas, y haga averiguacion es sobre problemas no resueltos. 9. Obtenga copias de los informes de observaciones presentados por la contraloría distrital durante los últimos tres años y reviselos para obtener un conocimiento de las principales debilidades encontradas y realice un seguimiento de los correctivos realizados.

65 CAPITULO VIII PROCESO DE EVALUACION DE LA CONTRATACION

66 El proceso de EVALUACION ( EVALUACION ) de contratación, comprende los siguientes aspectos: 1)Objetivo 2)Evaluación del control interno 3)Conclusiones 4)Revisión y aprobación 5)Procedimientos de Evaluación 6)Conclusiones 7)Revisión y aprobación 1)OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION DE LA CONTRATACION.- Verificar que las operaciones o actividades que se llevan a cabo dentro del proceso de contratación en sus diferentes etapas, desde el acto administrativo que ordena la apertura de la contratación, hasta la liquidación del mismo, se ajusten a las normas y procedimientos legales, administrativos y fiscales que le son aplicables. 2)GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- A continuación se presenta la evaluación del control interno a la contratación en sus diferentes etapas.

67 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO AREACONTROL DE CONTRATACION01234NA 1.ETAPA PRECONTRACTUAL 1.1Cuenta una Empresa con un manual que describa el proceso de contratación, se evalúa y actualiza periódicamente? 1.2La contratación está debidamente autorizada por funcionario responsable y odedece a los criterios administrativos y fundamentos legalmente establecidos? 1.3Las funciones relacionadas con la celebración de contratos se encuentran claramente definidas y asignadas? 1.4Se realizaron los análisis y estudios necesarios que determinen la conveniencia y oportunidad del contrato, de acuerdo al plan de desarrollo? 1.5La constitución de la reserva presupuestal está debidamente autorizada por funcionario responsable? 1.6Las pólizas que garantizan las diferentes modalidades de riesgo están previamente aceptadas y aprobadas por funcionario responsable? 1.7Los pliegos de condiciones o términos de referencia se elaboran de acuerdo con las disposiciones legales que le son aplicables?

68 1.8Se llevan controles adecuados para evitar realizar contratos con proponentes que incurran en causales de inhabilidad o incompatibilidad? 1.9Los proponentes participantes se encuentran debidamente inscritos y clasificados en los registros que para tal efecto lleva la Camara de Comercio? 1.10La inicación de los contratos se realiza una vez se perfecciona el mismo, previo cumplimiento de lo dispuesto por la ley? 1.11La terminación o liquidación de los contratos se realizan conforme con las reglamentaciones legales? 2.ETAPA CONTRACTUAL 2.1La constitución del contrato se realiza de conformidad con las normas legales? 2.2Los contratos se constituyen, previa la existencia del registro presupuestal correspondiente? 2.3Las garantias que soportan los contratos son adecuadas y son aprobadas por funcionario responsable? 2.4Se publican los contratos en el diario oficial? 2.5Se observan las disposiciones en cuanto a la aplicación de impuestos?

69 2.6Se toman las medidas necesarias para evitar que los contratos contengan vicios de nulidad? 2.7Toda renovación, prórroga o adición a un contrato se rige por las normas vigentes al tiempo de su celebración? 2.8Se aplican las normas vigentes en lo que hace relación al procedimiento de escogencia del contratista es decir con los principios de transparencia y selección objetiva? 2.9Después del cierre de una licitación pública no se aceptan ningún tipo de documentos o requisito que debían haber sido anexadas a la propuesta? 2.10Se tiene en cuenta el factor cumplimiento a efectos de resolver propuestas y escoger al contratista? 2.11El archivo de contratos se mantienen en forma ordenada y contiene la documentación total que hacen parte de ellos? 2.12La vigencia de lo pactado en las pólizas corresponden a lo pactado en el contrato? 2.13Se exigen las pólizas de estabilidad de obra, dentro de los plazos estipulados en el contrato?

70 2.14La celebración de contratos de prestación de servicios con personasnaturales está justificada por la imposibilidad de cumplir la labor contratada con personal de planta? 3.ETAPA DE LIQUIDACION 3.1Las cuentas correspondientes a los pagos originados por los contratos se presentan de acuerdo con su esencia y naturaleza? 3.2La terminación y/o liquidación del contrato, se efectúa conforme a las reglamentaciones vigentes? 3.3Se toman medidas especificas para determinar si los bienes o servicios contratados sean iguales en especie y calidad a los cotizados y contratados? 3.4Están adecuadamente protegidos los recursos de una Empresa ante el riesgo de incumplimiento contractual? 3.5Se realizan interventorias a los contratos debidamente respaldados en informes? 3.6Se liquidan los contratos dentro de los plazos previstos?

71 3)CONCLUSIONES Una vez realizada la evaluación del control interno, concluya si los sistemas de control adoptados por la dependencia son apropiados, dentro de un concepto racional de costo y beneficio. 4)REVISION Y APROBACION Revisado por _________________________ Fecha _________________ Aprobado por _________________________ Fecha _________________

72 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA PROGRAMA DE EVALUACION PARA CONTRATACION - OF. CONTROL INTERNO ETAPA PRECONTRACTUALHECHO POR FECHAP/T 1.Verifique la capacidad y competencia de quien expidió el acto administrativo que ordena la apertura de la contratación para establecer la delegación que lo facultó para contratar. 2.Verifique la existencia del rubro presupuestal, cuando se expidió la disponibilidad correspondiente. 3.Obtenga copias o prepare resúmenes de la politica general aplicable a la contratación. 4.Prepare una descripción general de los métodos operativos utilizados por una Empresa, para llevar a cabo la contratación. 5.Prepare descripciones breves de todos los problemas que se aparten de las reglamentaciones. 6.Obtenga copias de los informes de observaciones presentados por la contraloría distrital durante los últimos tres años y reviselos para obtener un conocimiento de las principales debilidades encontradas y realice un seguimiento de los correctivos realizados. 7.Compruebe que los pliegos de condiciones o terminos de referencia se hayan elaborado de acuerdo con las normas legales. 8.Examine los actos administrativos que modifican documentos o prorrogas para determinar si están debidamente funadamentados.

73 9.Compruebe que los proponentes que participan en la licitación no hayan incurrido en las causales de inhabilidad e incompatibilad previstas en las normas legales. 10.Compruebe que los proponentes participantes esten debidamente inscritos y clasificados en el registro que para tal efecto mantienen las Camaras de comercio. 11.Determine si una Empresa aplica las normas legales y demas disposiciones legales en el procedimiento de escogencia del contratista, es decir si ha obserbado los principios de trasparencia y selección objetiva. 12.Compruebe que las diferentes propuestas se encuentren debidamente respaldadas con los soportes requeridos. 13.Cerciórese que la iniciación del contrato se efectúo una vez perfeccionado el mismo y en la fecha prevista, previo c umplimiento de lo dispuesto por la ley.

74 CAPITULO IX PROCESO DE EVALUACIO DEL AREA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS - PED SISTEMAS

75 El proceso de Evaluación del área de sistemas contempla los siguientes aspectos: 1)Objetivo 2)Revisión y evaluación del sistema de control interno 3)Conclusiones 4)Revisión y aprobación 5)Procedimientos de Evaluación 6)Conclusiones 7)Revisión y evaluación

76 1)OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION DEL AREA DE PED - SISTEMAS.- La evaluación del PED - Sistemas tiene como objetivo prácticar una revisión y evaluación respecto al cumplimiento y efectividad del sistema administrativo, operativo y técnico de los sistemas integrales de información, para garantizar la oportunidad, la razonabilidad y la exactitud de los datos de entrada, salida, archivo y la utilización eficiente de los equipos de computo, así como la adecuada salvaguarda de la información. 2)GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- PED

77 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO AREAPROCESO DE EVALUACION DEL PED NA SISTEMAS 1.Generalidades 1.1Existen manuales de procedimientos que describan el proceso electrónico de datos? 1.2El manual de procedimientos es evaluado y actualizado periódicamente? 1.3La unidad de informatica cuenta con una adecuada organización? 1.4Son adecuados los objetivos y planes en materia de procesamiento electrónico de datos? 1.5Se está invirtiendo lo necesario en procesamiento electrónico de datos? 1.6El equipo instalado o a instalar satisface las necesidades actuales y futuras? 1.7Se esta haciendo un buen trabajo en la dirección de las operaciones de procesamiento de datos? 1.8Las funciones de diseño de sistemas y programación están separadas de la operación del computador? 1.9Existe un grupo de control de datos y es independiente de las otras funciones de operación? 1.10Se proporcionan manuales de sistemas y procedimientos para todas las funciones en las operaciones del computador?

78 1.11El acceso al área de la unidad de informatica está restringuido y la operación del computador está debidamente supervisada? 1.12Se siguen los procedimientos de mantenimiento preventivo recomendados por el fabricante respecto al equipo? 1.13Se mantienen las especificaiones del fabricante respecto al medio ambiente? 2Autorización y control 2.1El procesamiento electrónico de datos requiere una autorización previa? 2.2Se realiza una revisión de documentos previa al procesamiento en cuanto validez, evidencia de autorización adecuada, valores apropiados y clasificación apropiada? 2.3Se lleva a cabo controles adecuados de datos de entrada desde el punto de autorización de la transacción hasta que son recibidas para el procesamiento? 2.4Se realizan pruebas de razonabilidad programadas que garanticen la exactitud, integridad o razonabilidad de los datos? 2.5Se cotejan los registros con la información de soporte correspondiente, en un segundo archivo?

79 1.11El acceso al área de la unidad de informatica está restringuido y la operación del computador está debidamente supervisada? 1.12Se siguen los procedimientos de mantenimiento preventivo recomendados por el fabricante respecto al equipo? 1.13Se mantienen las especificaiones del fabricante respecto al medio ambiente? 2Autorización y control 2.1El procesamiento electrónico de datos requiere una autorización previa? 2.2Se realiza una revisión de documentos previa al procesamiento en cuanto validez, evidencia de autorización adecuada, valores apropiados y clasificación apropiada? 2.3Se lleva a cabo controles adecuados de datos de entrada desde el punto de autorización de la transacción hasta que son recibidas para el procesamiento? 2.4Se realizan pruebas de razonabilidad programadas que garanticen la exactitud, integridad o razonabilidad de los datos? 2.5Se cotejan los registros con la información de soporte correspondiente, en un segundo archivo?

80 1.11El acceso al área de la unidad de informatica está restringuido y la operación del computador está debidamente supervisada? 1.12Se siguen los procedimientos de mantenimiento preventivo recomendados por el fabricante respecto al equipo? 1.13Se mantienen las especificaiones del fabricante respecto al medio ambiente? 2Autorización y control 2.1El procesamiento electrónico de datos requiere una autorización previa? 2.2Se realiza una revisión de documentos previa al procesamiento en cuanto validez, evidencia de autorización adecuada, valores apropiados y clasificación apropiada? 2.3Se lleva a cabo controles adecuados de datos de entrada desde el punto de autorización de la transacción hasta que son recibidas para el procesamiento? 2.4Se realizan pruebas de razonabilidad programadas que garanticen la exactitud, integridad o razonabilidad de los datos? 2.5Se cotejan los registros con la información de soporte correspondiente, en un segundo archivo? 3.2El diligenciamiento de los documentos fuente son aprobados por el responsable?

81 3.3Existen técnicas para asegurar razonablemente que los datos erróneos sean detectados y reportados para investigarlos? 3.4Existen técnicas para proveer la razonable s eguridad de que los datos no autorizados no sean entrados a través del sistema en línea? 3.5 Cuenta la entidad con técnicas para asegurarse de que las entradas sean controladas, validadas y corregidas? 3.6El diseño y desarrollo de nuevas aplicaciones de sistemas es aprobado por el responsable? 3.7Se preparan instrucciones de operación para cada programa? 3.8Se preparan instrucciones detalladas de operación para cada instalación del computador? 4.Custodia 4.1Esta el acceso a la documentación de aplicación de sistemas adecuadamente restringida? 4.2La ubicación y distribución de las áreas del trabajo de precesamiento electrónico de datos son adecuadas? 4.3 Existen controles y aparatos para conservar la temperatura y el grado de humedad del área de procesamiento electrónico de datos?

82 4.4Existen medidad de seguridad para la detección y contención de incendios? 4.5 Existen controles apropiados para restringir el acceso a equipos de procesamiento de datos, cintas y discos, documentos de los sistemas y de programas de aplicación? 4.6Existen pólizas que aseguren los equipos, programas y archivos contra posibles riesgos? 5.Registros 5.1Cada transacción es inicialmente registrada en formas especialmente diseñadas en codigos que puedan hacer referencias subsecuentes a la misma? 5.2Existen métodos adecuados para reconstrucción de archivos? 5.3Están los registros debidamente soportados en documentos autorizados y aprobados?

83 3)CONCLUSIONES Una vez realizada la evaluación del control interno, concluya si los sistemas de control adoptados por la dependencia son apropiados, dentro de un concepto racional de costo y beneficio. 4)REVISION Y APROBACION Revisado por _____________________ Fecha ________________ Aprobado por _____________________ Fecha ________________

84 5)GUIA MODELO DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACION ( EVALUACION ) EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA PROGRAMA PARA EVALUAR EL SISTEMA DE PED. OF. CONTROL INTERNO PROCESO DE EVALUACION DEL PED - SISTEMASHECHO POR FECHAP/T 1.Evalúe la efectividad de la separación de la unidad de informatica de funciones incompatibles dentro de la organización. 2.Evalúe la efectividad de la separación de labores en la unidad e informatica 3.Evalúe el grado en que la gerencia, los departamentos usuarios participan en el desarrollo, diseño y mantenimiento de los sistemas. 4.Evalúe la efectividad de los estandares de diseño del sistema y procedimientos y técnicas de programación. 5.Evalúe la efectividad de los procedimientos de autorización y aprobación requeridos en cada fase importante del desarrollo. 6.Evalúe la efectividad de las pruebas de sistemas y programas, para asegurar su consistencia con las especificaciones originales. 7.Evalúe la efectividad del control ejercido sobre la conversión de los datos y las operaciones iniciales. 8.Evalúe la efectividad de los controles sobre modificaciones a los sistemas y programas. 9.Evalúe el grado de control mantenido en la sección de operaciones para evitar modificaciones no autorizadas.

85 10.Evalúe el método usado para asegurar que los datos están completos, exactos y autorizados al recibirlos para el procesamiento. 11.Evalúe la efectividad de los procedimientos estandar usados para todas las operaciones, y los alcances de la revisión hecha para asegurar que se cumplan estos procedimientos. 12.Evalúe el método usado para asegurar el correcto montaje de los archivos y la localización adecuada de los archivos de salida. 13.Evalúe el método usado para asegurar la oportuna detección de errores y fallas del hardware. 14.Evalúe si todo el proceso del computador está programado. 15.Cerciorese que el acceso al área de procesamiento este limitado. 16.Evalúe la efectividad de la separación de la unidad de informatica de la fuente de los datos y de los dptos. usuarios, dentro de una Empresa. 17.Evalúe el grado de control ejercido sobre las diversas funciones dentro de la unidad de informatica. 18.Evalúe la efectividad de los procedimientos estandar usados para prevenir o detectar errores accidentales, causados por errores del operador o mal funcionamiento del hardware o del software. 19.Evalúe el método usado para la reconstrucción de archivos después de errores menores de procesamiento o destrucción menor de registros. 20.Evalúe el método para salvaguardar físicamente los archivos.

86 21.Evalúe el método usado para garantizar la continuidad de la operación, después de una destrucción importante de los archivos o de una falla mayor del equipo. 22.Evalúe el método usado para asegurar que todos los datos son registrados e identificados desde el principio. 23.Evalúe el método usado para conciliar la salida con la entrada de datos. 24.Evalue el método usado para asegurar que las correcciones de todos los errores identificados, son realimentados al sistema. 25.Evalue la efectividad de los procedimientos seguidos para asegurar que los datos son transmitidos a la unidad de informatica con exactitud. 26.Evalúe la efectividad de los procedimientos seguidos para asegurar que el equipo de computo está funcionando correctamente y que las fallas de funcionamiento y los datos erroneos resultantes, se detectan. 27.Evalúe la efectividad de los procedimientos seguidos para asegurar que sólo son usados archivos válidos. 28.Evalúe la efectividad de los controles empleados para asegurar que la exactitud de los datos es mantenida durante el proceso. 29.Evalúe la efectividad de los procedimientos seguidos para asegurar que los cálculos son realizados en forma correcta por el programa.

87 30.Evalúe la efectividad del sistema de control sobre la operación física del computador. 31.Evalúe la efectividad de los procedimientos usados para asegurar que todos los reportes de salida requeridos son enviados a los dapartamentos usuarios adecuados. 32.Evalúe los métodos usados para asegurar que sólo los datos autorizados son procesados y que los documentos de entrada tienen una evidencia de autorización y son revisados por el grupo de control para verificar dicha evidencia. 6)CONCLUSIONES 7)REVISION Y APROBACION Revisado por _____________________ Fecha _________________ Aprobado por _____________________ Fecha _________________

88 CAPITULO X PROCESO DE EVALUACION DE LAS AREAS TECNICAS O ESPECIALIZADOS ¡

89 Dentro del proceso de evaluación del área técnica o especializadas se desarrollaron los siguientes aspectos. 1)Objetivo 2)Evaluación y revisión del sistema de control interno 3)Conclusiones 4)Revisión y aprobación 5)Procedimientos de Evaluación 6)Conclusiones 7)Revisión y aprobación

90 1)OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION DEL AREA TECNICA O ESPECIALIZADA.- El objetivo de la evaluación del área técnica consiste en verificar que los procesos especializados que hacen refencia con la prestación de servicios de acuerdo con la naturaleza de la entidad y su respectivo mantenimiento se realicen de acuerdo con las normas establecidas en una Empresa de Servicios Públicos de Colombia. 2)GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- A continuación se presenta el programa de Evaluación correspondiente a la subgerencia de generación y transmisión- división de transmisión.

91 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO AREAMANTENIMIENTO PREVENTIVO A SISTEMAS NA DE POTENCIA 1.Se elabora la programación anual de mantenimiento preventivo, con base en reporte mensual de operaciones? 2.Se asignan trabajos de mantenimiento por zonas, atendiendo prioridades? 3. Existe adecuada coordinación en las labores de mantenimiento por parte del grupo de maniobras? 4.Se informa oportunamente a los usuarios sobre la interrupción del servicio? 5.En cada reunión del grupo de maniobras se levanta la respectiva acta y se distribuyen a quien corresponde? 6.El jefe de zona coordina con el supervisor los recursos requeridos para realizar la actividad? 7.El supervisor de zona informa al centro de control para que sea autorizado el inicio del mantenimiento? 8.La sección de mantenimiento y montajes ejecuta el programa de mantenimiento establecido? Se realizan las pruebas pertinentes? 9.El supervisor de zona informa al centro de control sobre la culminación de la maniobra? Se elabora el informa correspondiente?

92 10. Se actualiza la base de datos para los equipos sometidos a mantenimiento? 11.El jefe de departamento de subestaciones revisa el informe y realiza observaciones? 3)CONCLUSIONES Una vez realizada la evaluación del control interno, concluya si los sistemas de control adoptados por la dependencia son apropiados, dentro de un concepto racional de costo y beneficio. 4)REVISION Y APROBACION Revisado por _____________________ Fecha _________________ Aprobado por _____________________ Fecha _________________

93 5)GUIA MODELO DE PROCEDIMIENTOS DE EVALUACION EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA PROGRAMA PARA EVALUAR ASPECTOS TECNICOS DE MANTENIMIENTO OF.CONTROL INTERNO MANTENIMIENTO PREVENTIVO A SISTEMAS DE HECHO POR FECHA P/T POTENCIA 1. Obtenga copia de la programación anual de mantenimiento preventivo y demas documentación pertinente con el fín de obtener un registro de la base de datos en la que se actualizan las hojas de vida de los equipos de la Empresa. 2.Obtenga copias de los reportes mensuales enviados a la sección de mantenimiento por la sección de operaciones. 3.Obtenga copias de las actas de reunión del grupo de maniobras. 4.Prepare un resumen acerca de la naturaleza de los mantenimientos realizados a los equipos de la empresa.

94 5.Obtenga en forma comparativa la información de varios ejercicios relacionadas con mantenimientos realizados. 6.Obtenga copias o prepare resúmenes de la politica general aplicable al mantenimiento preventivo. 7.Prepare una descripción general de los métodos operativos utilizados por una Empresa, para llevar a cabo el mantenimiento. 8.Prepare descripciones breves de todos los problemas que se hayan identificado. 9.Obtenga copias de los informes de mantenimiento enviados al ingeniero jefe de la zona y realice un seguimiento a las observaciones presentadas. 10.Realice entrevistas con los siguientes funcionarios: jefe de sección, integrantes del grupo de maniobras, ingeniero designado, jefe de zona, supervisor de zona y con el jefe de departamento, para obtener información sobre la naturaleza de las operaciones realizadas, y haga averiguaciones sobre problemas no resueltos.

95 6)CONCLUSIONES 7)REVISION Y APROBACION Revisado por _____________________ Fecha ________ Aprobado por _____________________ Fecha _______


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