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2 Si es la primera vez que ve esta presentación le sugerimos presione el botón sig. 1. Acceso Al sistema 2. Menú Principal 3. Empresa 4. Catálogos 4.1 Cat. Horarios 4.2 Cat. Secuencia de Horarios 4.3 Cat. Puestos 4.4 Cat. Departamentos 4.5 Cat. Justificantes 4.6 Cat. Días Festivos 4.7 Cat. Empleados 4.8 Cat. Asignación de Horarios 4.9 Cat. Usuarios 5. Procesos 5.1 Reloj Checador 5.2 Análisis de Base de Datos 5.3 Autorizaciones 5.4 Autorizaciones de Tiempo Extra 5.5 Cambio Ocasional de Horario 5.6 Edición de Registros 6. Reportes 6.1 Reportes Generales Rep. De Registros Rep. De Análisis Rep. De Totales Rep. De Faltas Rep. De Retardos Rep. De Permisos Rep. De Salidas Anticipadas Rep. De Tiempo Extra Rep. De Registros Incompletos 6.2 Reportes Por Departamento Rep. Faltas Por Departamento Rep. Retardos por Departamento Rep. Sal. Ant. y T.E. Por Depto. 6.3 Reportes de Catálogos 7. Gráficas 7.1 Gráfica De Todos Los Departamentos 7.2 Gráfica De Un Departamento 7.3 Gráfica Por Empleado 8. Utilerías 8.1 Importar Archivo ASCII 8.2 Exportar Archivo ASCII Rep. De Analisis sin encabezado Rep. De Registros horizontales Rep. De Resumen

3 Debe escribir su nombre de USUARIO. Aquí debe escribir el PASSWORD asignado a el USUARIO. Si el USUARIO y el PASSWORD NO SON CORRECTOS, el sistema le permitirá 3 intentos mas para introducir valores correctos

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5 Aquí se dan de alta los datos de la o las empresas. Núm. De Empresa Datos Generales de la empresa, solo deben ser escritos. Clave autorizada de instalación

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7 Aquí se deben introducir todos los horarios que existen dentro de la empresa. Ejemplo: Una empresa de 500 empleados, todos repartidos en 5 horarios.- Matutino, Vespertino, Nocturno, Mixto y DESCANSO (El cual se considera horario obligatorio, ya que cuando menos un dia a la semana se debe descansar). Para introducir horarios siempre se tiene que presionar este botón. Se debe escribir un número para el horario. Una descripción que nos diga de forma general de que se trata el horario. Escribimos la hora de entrada. La hora de inicio de comida La hora de fin de comida. Si el Horario no incluye hora de comida, entonces solo hay que dejar el inicio y fin de comida con. 00:00 La hora de Salida. Las Horas antes y despues, se dejan como el sistema sugiere por default. Aquí escribimos si se tiene una tolerancia de entrada hasta antes de considerar retardo. Al presionar este icono, se muestra el listado de horarios. Se presiona este botón para guardar cada nuevo horario o si hemos modificado alguno.

8 Aquí se asignan los horarios capturados en el catálogo anterior a cada día de la semana. Ejemplo : Con los 5 horarios capturados anteriormente, se pueden organizar 4 secuencias: SEC. MATUTINA, SEC. VESPERTINA, SEC. NOCTURNA y SEC. MIXTA (Posteriormente veremos como cada empleado toma alguna de estas secuencias, para considerar su jornada de trabajo). Se escribe un número para identificar la secuencia. Se escribe una Descripción que represente de que se trata la secuencia Para cada día de la semana, seleccionamos un horario de los que fueron capturados en el catálogo de horarios. Repetimos este proceso para las demás secuencias. Al presionar este Icono, podemos ver en forma de lista las secuencias capturadas. Note como cada día de la semana corresponde un número, que es el del horario capturado.

9 Este catálogo es muy simple, ya que solo consiste en capturar los puestos o categorías que se utilizan en la empresa. Un número de identificación para el puesto La descripción del puesto Icono para ver la lista de puestos capturados

10 Este catálogo es análogo al anterior, solo consiste en capturar los Departamentos que existan en la empresa. Número para identificar al departamento. Descripción del departamento Icono para ver la lista de puestos capturados

11 En este catálogo se deben capturar las diferentes causas por las que los trabajadores pudieran no registrar o registrar con retardo y/o con salida anticipada. Número para identificar al justificante. Nombre del justificante. Tipo de justificante. Es decir, se puede justificar: Todo el día para no tener falta, Entrada para no tener retardo y salida para no tener salida anticipada. Icono para ver la lista de justificantes capturados Posteriormente veremos como se aplican estos justificantes.

12 En este catálogo se deben capturar los días que para la empresa sean festivos (No necesariamente deben ser los días oficiales, hay empresas que toman otras fechas como festvidad). Fecha del Día Festivo Nombre de la festividad Lo que justifica el día, es decir, un día festivo puede justificar todo el día o medio día (el medio día del principio, justificando la Entrada o el medio día del final Justificando la salida) Icono para ver la lista de días festivos.

13 Número con el que el empleado va a checar Número del empleado según el sistema de Nómina Se recomienda que de ser posible, número de registro y el número de nómina sean iguales. Nombre completo del empleado Empresa a la que pertenece el empleado. Departamento al que pertenece el empleado, según el catálogo de departamentos previamente capturado. Puesto del empleado, según el catálogo de puestos previamente capturado Tipo de nómina, puede ser SEMANAL, QUINCENAL, CATORCENAL, MENSUAL o ANUAL. Fecha de alta del Empleado Fecha de baja del empleado en caso de que él ya no esté activo. Tipo de Privilegio: Priv. Entrada.- Nunca reportará retardo, sin importar a que hora registre la entrada. Priv. Salida.- Nunca reportará salida anticipada, sin importar a que hora registre la salida. Priv. Registro.- Nunca le pondrá falta, sin importar si no registra. Estos son datos del sistema, es decir, son datos que son obligatorios para que el sistema funcione correctamente, los siguientes datos que veremos son informativos o complementarios, es decir, si el usuario del sistema no desea capturarlos no tendrá problema alguno para operar el programa. Bandera de activo o de baja.

14 Datos personales e informativos del trabajador, son datos opcionales, el operador del sistema no está obligado a requerir dicha información.

15 Archivo donde se encuentra la imagen con la fotografía del empleado, también es un dato no obligatorio. Icono para ver en forma de lista a los empleados

16 Es aquí donde se relacionan los empleados con las secuencias de horario ya capturadas en el catálogo correspondiente. Existen Varios métodos para hacer la asignación de horarios- secuencias, aquí veremos solamente el método de un empleado por vez. Se escribe el Núm. Del Empleado al que deseamos asignar secuencia de horarios Se selecciona la secuencia de horarios que sabemos trabajará el empleado. (si se tiene alguna duda ver en catálogo de secuencias de horarios y catálogo de horarios) Escribimos la fecha en que tomará efecto dicha secuencia de horarios. Escribimos la fecha en que dejará de tener efecto la secuencia de horarios, si no sabemos cuando será esto podemos poner alguna fecha lejana, por ejemplo 31 Dic 2002, si antes de la fecha se dá algún cambio, solo se modfica la fecha. Botón para aceptar la asignación. Ahora podemos ver el resultado en la consulta de asignaciones. Notemos como el empleado 1 tuvo la secuencia 1 (MATUTINA, ver. Cat. Secuencias), en un determinado tiempo. Después tuvo la secuencia 2 (VESPERTINA). Después tuvo la secuencia 3 (NOCTURNA). Esta es la secuencia que asignamos, la secuencia 4 (MIXTO)

17 Aquí se dan de alta los usuarios que manejarán el sistema, además de su nivel de acceso al mismo.

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19 Aquí se lleva a cabo la interfase de comunicación con el reloj checador. Comando de descarga de registros desde el reloj checador. Integración del archivo de registros a la base de datos del sistema.

20 Cuando se ejecuta este proceso, el sistema inicia una serie de cálculos y comparaciones entre los registros leídos del reloj checador contra la base de datos del sistema, es decir, aquí es donde el sistema genera los reportes y decide si los empleados tienen algun tipo de incidencia, normal o anormal. Rango de empleados a los que deseamos correr el proceso de análisis Rango de Fechas que nos interesa generar o actualizar para la emisión de reportes. Botón para iniciar el proceso.

21 En este proceso se aplican los justificantes capturados en el catálogo correspondiente a empleados y fechas especificas. Núm. Empleado al que le vamos a aplicar algún justificante. Num. Del Justificante que vamos a utilizar (el 1 son VACACIONES, ver. Cat. De justificantes). El inicio y fin de aplicación del justificante. Justificantes ya aplicados al empleado.

22 Existen dos formas básicas de autorización de tiempo extra, de forma automática y de forma supervisada. En forma automática se utiliza el sig. Criterio: Núm. De empleado, cantidad de horas máximas autorizadas automaticamente y despues de, que significa serán automáticas siempre y cuando el empleado entre antes o salga después del tiempo establecido como despues de

23 En forma supervisada, veremos la autorización empleado por empleado. Se indica el Núm. De empleado que deseamos autorizar. Se indican las horas que deseamos autorizar como máximo. Indicamos el rango de fechas en que se autoriza el tiempo extra. Activamos la bandera si las horas extras se trabajarán antes de la hora de entrada, si es después de la hora de salida, lo dejamos con una X Botón para guardar la autorización.

24 Como su nombre lo indica, el cambio ocasional es cuando el usuario tiene asignado una secuencia que lo hace trabajar un determinado horario, pero, se necesita que trabaje otro solo un día. Para hacer un cambio ocasional, solo se escribe el Núm. De empleado. La fecha en que tomará efecto el cambio. El nuevo horario que ahora cubrirá el empleado (para este ejemplo recordemos que el empleado en cuestión, debía trabajar el horario 4 MIXTO, con el cambio ocasional, ahora el trabajador cubrirá el horario 1 MATUTINO).

25 En edición de registros como su nombre lo indica, podemos modificar registros, añadir nuevos registros y eliminar registros, aunque todo cambio quedará registrado. Existen registros de tipo R que son hechos a través del reloj checador y, registros de tipo U que son hechos por el usuario del programa.

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27 Reportes generales son considerados todos aquellos que tienen que ver directamente con cada empleado dentro del sistema. Filtros para emitir reportes, se pueden solicitar reportes por: EMPRESA, TIPO DE NOMINA, FECHAS, EMPLEADOS, DEPARTAMENTOS y PUESTOS.

28 Este reporte muestra unicamente los registros hechos en el reloj (o hechos por el operador del programa).

29 Este reporte muestra el resultado del proceso de análisis, es decir el comparativo entre registros contra la base de datos. Este reporte es el mas completo, ya que nos muestra el comportamiento del empleado. Cuadro para la firma del trabajador. Tipo de incidencia si es el caso. Registros de entrada Registros de inicio de comida Registros de fin de comida Registros de Salida El empleado no registró salida El empleado no registró Entrada. Retardo Salida anticipada Tiempo Extra (si existiera el caso) Tiempo total de comida Tiempo de la jornada (entrada - salida) – (Tiempo de comida)

30 Este reporte hace una cuantificación de los sig. eventos : Retardos, Faltas, Salidas Anticipadas, Tiempos Extra y Total de tiempo trabajado. Número y Nombre Completo del empleado Suma de todas la faltas entre las fechas indicadas Número de RetardosSuma de tiempo entre todos los retardos Número de Salidas anticipadas Suma total de tiempo entre todas las salidas anticipadas Número de Tiempos Extra. Suma total de Tiempos Extra Total de Tiempo Trabajado o Justificado, es decir, Tiempo que no debe el empleado a la empresa. Departamento al que pertenece el empleado. Puesto al que pertenece el empleado. Por último, fechas entre las que se esta sacando los totales

31 El reporte de faltas nos muestra en forma concreta, una lista de empleados con faltas. Empleados Fechas de las faltas. Número de Departamento Número de Puesto.

32 Al igual que el reporte anterior, el reporte de retardos nos da una lista de empleados con retardo. Empleados con retardo. Fechas de los retardos. Tiempo de retardo.

33 El reporte de Permisos es conocido también como reporte de ejecución de justificantes, es decir, se muestra una lista de empleados que hayan tenido como incidencia algún justificante. Empleados con Justificante. Fechas de los permisos. Tipo de permiso o justificante.

34 Nos muestra una lista con los empleados que abandonaron la empresa antes de su hora de salida. Empleados con salida anticipada Fecha de la salida anticipada. Tiempo de la salida anticipada.

35 Nos muestra una lista de empleados con tiempo extra. Empleados. Fechas en que se trabajó el tiempo extra. Tiempo extra por día.

36 Lista a los empleados que hayan olvidado hacer algún registro Empleados. Fechas en que olvidó registrar. Tipo de registro olvidado.

37 Este reporte no muestra los datos de la empresa, únicamente los datos del empleado, fecha de registro e incidencias Numero y nombre completo del Empleado Fecha Registro de entrada Registro de inicio de comida Registro de fin de comida Tipo de incidencia si es el caso Registro de salida Retardo Registro de salida anticipada

38 Nos muestra todos los registros obtenidos durante el día. Cuadro para la firma del trabajador. Fecha de registro. Primer registro hecho por el trabajador. Segundo registro hecho por el trabajador. Tercer registro hecho por el trabajador. Cuarto registro hecho por el trabajador. Quinto registro hecho por el trabajador. Sexto registro hecho por el trabajador. Tipo de justificante en caso de haberlo

39 Este reporte nos muestra de una manera resumida los registros de entrada-salida, así como las incidencias obtenidas durante el periodo señalado, máximo 31 días.. Periodo máximo de 31 días Horario del empleado Registro de entrada Registro de salida Retardo VacacionesFalta justificada Falta Injustificada Total de retardosTotal de faltas

40 Los reportes por departamento nos dan un total de incidencias por cada evento: falta, retardo, salida anticipada y tiempo extra.

41 Nos da un total de faltas por cada departamento. Departamentos con al menos una falta. Número de faltas por cada departamento y total de faltas.

42 Nos muestra un total de retardos por cada departamento. Departamentos con al menos un retardo. Número de Retardos por cada departamento y total de retardos.

43 Nos muestra con la misma mecánica que los dos reportes anteriores un total de salidas anticipadas por departamento. Nos muestra con la misma mecánica que los dos reportes anteriores un total de Tiempos Extra por departamento.

44 Si usted recuerda los catálogos donde capturamos horarios, secuencias de horarios, departamentos, puestos, justificantes, días festivos y empleados, sabrá que esta es la opción para imprimirlos.

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46 Esta gráfica hace un comparativo entre departamentos en eventos como: faltas, retardos, salidas anticipadas y tiempos extra.

47 Esta gráfica nos muestra el comportamiento de un solo departamento en incidencias como: faltas, retardos, salidas anticipadas y tiempos extra. Número de faltas del departamento de SERVICIO. Número de retardos. Número de salidas anticipadas. Número de Tiempos Extra.

48 Esta gráfica nos muestra las incidencias de cada empleado a través del año. Es decir, aquí podemos ver de forma resumida la cantidad y tipos de incidencias que el empleado ha tenido para el control de asistencia. Los cuadros blancos indican que trabajó o descansó sin novedad alguna Estos nos indican que el empleado tuvo vacaciones. Nos indica ausentismo injustificado (FALTAS) Nos indica salida anticipada. Nos indica retardo. Nos indica que el empleado no tiene asignado horario. Todos los signos ? indican que no hemos generado datos para el empleado en cuestión y las fechas indicadas.

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50 Importar ASCII se refiere a la facilidad de tomar datos desde un archivo plano de tipo texto para llenar nuestros catálogos de empleados, departamentos y puestos. Nombre y trayectoria del archivo de datos. Al presionar este botón se muestra un archivo que nos indica el LAY-OUT que debe tener el archivo de datos para generar la importación correctamente. Esta es la pantalla que nos indica el LAY-OUT que debe tener el archivo de importación.

51 Exportar ASCII es el proceso inverso a la importación, es decir, ahora tenemos la capacidad de generar datos acerca de las incidencias (faltas, retardos, etc.) para ser utilizadas por algún sistema de nómina. Se puede generar la exportación utilizando el método de exportación universal o exportacion NOI si se tiene esa nómina.


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