Dynamics Consulting Group Contabilidad general - Impuestos.

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1 Dynamics Consulting Group Contabilidad general - Impuestos

2 Dynamics Consulting Group Configuración de la Contabilidad General Períodos y ejercicios fiscales Los ejercicios fiscales pueden ser configurados con cualquier longitud y divididos en la cantidad de períodos deseada, en las siguientes unidades de tiempo: ‒ Años – Meses - Días Cada período puede ser bloqueado o cerrado definitivamente para prevenir el registro de nuevas transacciones. El acceso a los diferentes períodos puede ser limitado a un determinado grupo de usuarios. No puede registrarse ninguna transacción a menos que haya un período creado para la fecha de la transacción.

3 Dynamics Consulting Group Configuración de la Contabilidad General

4 Dynamics Consulting Group Configuración de la Contabilidad General Intervalos de fechas Son períodos pre-definidos utilizados para correr informes y reportes financieros. Pueden crearse de forma dinámica. Se crean como períodos de acumulación dentro del mismo ejercicio fiscal, para efectos de reportes y comparación.

5 Dynamics Consulting Group Configuración del Plan General de Cuentas Plan General de Cuentas Es una lista estructurada de todas las cuentas contables, en donde se captura toda la información financiera de la empresa. A cada cuenta se le asigna un número que funciona como identificador único.

6 Dynamics Consulting Group Plan General de Cuentas

7 Dynamics Consulting Group Plan General de Cuentas Categorías de Cuentas Las categorías se utilizan para agrupar cuentas contables similares. Se utilizan en consultas y reportes para facilitar el análisis de la información.

8 Dynamics Consulting Group Configuración del Plan General de Cuentas Plan General de Cuentas (PGC) Es la base de la Contabilidad General, donde se reciben y distribuyen todas las transacciones financieras de la empresa. Utilice el PGC para: ‒ Crear cuentas contables ‒ Establecer parámetros ‒ Revisar transacciones ‒ Analizar el estado financiero de la empresa ‒ Hacer presupuestos contables ‒ Definir condiciones de asignación

9 Dynamics Consulting Group Configuración del Plan General de Cuentas Plan General de Cuentas (PGC) Las cuentas deben ser agrupadas según su naturaleza, siguiendo las recomendaciones del departamento contable de la empresa. Deben considerarse los siguientes aspectos: ‒ Grado de complejidad o detalle requerido ‒ Estructura del PGC (niveles y sub niveles) El PGC puede crearse: ‒ Creando las cuentas una por una en el sistema ‒ Importando masivamente mediante plantillas de Excel. ‒ Campos obligatorios son: el número de cuenta y el tipo de cuenta.

10 Dynamics Consulting Group Configuración del Plan General de Cuentas Tipos de cuentas contables Pérdidas y Ganancias Ingresos Costos ‒ Las anteriores son cuentas de registro, la suma de las transacciones registradas en estas cuentas determinan los resultados del ejercicio. Balance ‒ Se utilizan para registrar Activos y Pasivos. Especificar si la cuenta es de Activo o Pasivo, permite sugerir el saldo normal de la cuenta al momento de registrar transacciones y amplia las opciones al momento de hacer consultas o generar reportes.

11 Dynamics Consulting Group Configuración de la Contabilidad General Dimensiones financieras Las dimensiones proveen una descripción más detallada de una transacción. Simplifican el proceso contable al permitir un análisis detallado sin tener que crear un plan de cuentas complejo. Equivale a tener cuentas separadas para ‒ Departamento [Industria] ‒ Centro de costo [Business Unit / Portafolio] ‒ Propósito [Partner / Tecnología] Permiten analizar la información contable desde diferentes perspectivas (no solo a través de asientos y números de cuenta).

12 Dynamics Consulting Group Configuración de la Contabilidad General Enfoques de Dimensión Se utilizan en la creación de informes financieros basados en la combinación de las distintas dimensiones financieras con las cuentas contables.

13 Dynamics Consulting Group Configuración de la Contabilidad General Condiciones de asignación A través de esta funcionalidad, es posible distribuir cantidades monetarias a una o varias cuentas y/o combinación de dimensiones. Estas asignaciones pueden ser pre definidas a través de condiciones. Las transacciones registradas generan nuevas entradas de diario a partir de estas condiciones. Entre los métodos de cálculo están: ‒ Base ‒ Porcentaje fijo ‒ Peso fijo ‒ Distribución uniforme

14 Dynamics Consulting Group Configuración del Plan General de Cuentas Condiciones de asignación Sirven para re distribuir el saldo de una cuenta contable a otras cuentas o combinaciones de cuenta-dimensión. Es una funcionalidad particularmente útil, por ejemplo, en el caso en que una empresa que centraliza los gastos, quiera distribuirlos a distintos departamentos o centros de costo.

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16 Configuración del Plan General de Cuentas Cuentas del sistema Muchos de los registros en Dynamics AX se hacen de forma automática. Para una correcta contabilización de estos registros es necesario parametrizar ciertas cuentas del sistema. El sistema creará las cuentas más comunes al momento de la configuración inicial del sistema. Ej.: ‒ Redondeo de decimales en la divisa secundaria ‒ Cuenta para errores ‒ Redondeo de decimales en la divisa principal ‒ Resultados de fin de año ‒ Descuentos de clientes ‒ Descuentos de proveedores

17 Dynamics Consulting Group Configuración de Diarios Diarios contables Todos las transacciones contables manuales se ingresan en el sistema a través de diarios. El registro de estas transacciones no se hace automáticamente. Previo a su registro, una línea de diario puede ser: ‒ Modificada ‒ Revisada ‒ Aprobada ‒ Eliminada En Dynamics AX, el trabajo con diarios se divide en 3 etapas: ‒ Crear nombres de diarios ‒ Crear nuevos diarios ‒ Crear líneas de diario para su registro

18 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General A través de diarios contables, el usuario puede registrar transacciones para las siguientes cuentas: Contabilidad Bancos Clientes Proveedores Proyectos Activos Fijos Dentro de la información relevante que el usuario puede definir en una línea de diario está: fecha de registro, cantidad, cuentas a donde registrar.

19 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Creación de un diario contable

20 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Registro de transacciones desde un diario contable Las transacciones contables en Dynamics AX se registran como cualquier otra transacción contable, una cuenta se debita o acredita, asignando otra cuenta contable como contrapartida. La única información absolutamente necesaria es la siguiente: ‒ Fecha de la transacción ‒ Cuenta contable ‒ Cantidad a debitar o acreditar ‒ Cuenta de contrapartida El número de asiento es asignado siguiendo una secuencia predeterminada al momento de crear el nombre de diario.

21 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Registro de transacciones desde un diario contable

22 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Registro de múltiples diarios El registro de los diarios creados puede realizarse a través de un procesamiento masivo por lotes, mediante la funcionalidad Registrar diarios, desde los siguientes módulos: ‒ Contabilidad General ‒ Clientes (Cuentas por Cobrar) ‒ Proveedores (Cuentas por Pagar) ‒ Proyectos

23 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Registro de múltiples diarios Contabilidad General > Periódico > Registrar diarios

24 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Registro de múltiples diarios

25 Dynamics Consulting Group Lista de Diarios

26 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Diarios de Aprobación Los diarios pueden configurarse para seguir obligatoriamente un proceso de aprobación, antes de registrar las transacciones. Es importante definir los grupos específicos de usuarios que pueden validar y aprobar cada diario. El objetivo de seguir un proceso de aprobación de diarios es: ‒ Evitar campos de información en blanco ‒ Información insuficiente o incompleta

27 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Diarios de Aprobación

28 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Asiento de diario tipo Plantilla Esta funcionalidad permite guardar las líneas de un diario que serán utilizadas en forma repetida, con el objetivo de reducir el tiempo utilizado en registrar la transacción. Al momento de completar las líneas del diario, la funcionalidad Guardar plantilla de asientos permite guardar las cuentas contables y las cantidades originales en la forma de una plantilla re utilizable, ya sea basada en el importe o en un porcentaje.

29 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Asiento de diario tipo Plantilla

30 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Diarios Periódicos Como su nombre lo indica, son diarios que se utilizan en forma periódica (entradas repetidas que se ejecutan una vez al mes, durante el cierre del mes, por ejemplo) Esta funcionalidad permite recuperar estos diarios para ser registrados con la fecha contable apropiada. Los diarios periódicos pueden definirse con una fecha inicial y aprovechar la funcionalidad de incremento automático por período.

31 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Diarios Periódicos

32 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Reversión de transacciones en la Contabilidad General Dynamics AX permite a los usuarios reversar fácilmente transacciones registradas de forma incorrecta. Con una correcta parametrización del módulo de Contabilidad General, las siguientes transacciones pueden ser revertidas: ‒ Transacciones en la Contabilidad General ‒ Transacciones de clientes, exceptuando aquellas relacionadas con órdenes de venta o proyectos. ‒ Transacciones de proveedores, exceptuando aquellas relacionadas con órdenes de compra. ‒ Transacciones de Activos Fijos

33 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Reversión de transacciones en la Contabilidad General Las transacciones pueden ser revertidas una a la vez, y debe hacerse en el último nivel de la transacción. Por ejemplo, una factura puede revertirse solamente si no ha sido pagada. Para revertir una factura pagada, antes debe revertirse el pago. La funcionalidad no aplica para: ‒ Transacciones incluidas en la conciliación bancaria ‒ Facturas de proyectos y notas de crédito. ‒ Facturas de proveedores registradas a partir de una orden de compra. ‒ Facturas de clientes registradas a partir de una orden de venta. ‒ Transacciones de inventario.

34 Dynamics Consulting Group Configuración de impuestos

35 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Configuración de Impuestos Aspectos generales ‒ El módulo de impuestos en Dynamics AX ofrece diferentes opciones para: Cálculo de impuestos Registro contable de impuestos Reportes de impuestos ‒ El sistema de impuestos en Dynamics AX funciona de la siguiente manera: El usuario especifica dónde registrar los impuestos, configurando una cuenta en los Grupos de registro de impuestos. El usuario especifica las autoridades fiscales correspondientes mediante la forma Autoridades fiscales. El usuario especifica cuándo y con qué frecuencia liquidar los impuestos en los Períodos de liquidación.

36 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Configuración de Impuestos El usuario define cuánto impuesto recolectar, ya sea como una cantidad fija o un porcentaje, a través de los Códigos de impuesto. El sistema determina si debe calcularse algún impuesto en determinada transacción a través de la combinación del Grupo de impuestos con el Grupo de impuestos de artículos.

37 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Configuración de Impuestos Códigos de impuestos ‒ Son la parte central de la configuración. Especifican: Cómo son calculados los impuestos. El valor a utilizar para el cálculo ‒ Sin ellos, no se calcula ningún valor de impuestos. ‒ Pueden ser definidos para varios intervalos y períodos (Valores) ‒ Pueden ser definidos para distintos montos (Límites)

38 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Configuración de impuestos Transacciones del módulo de impuestos ‒ Reporte de pago de impuestos ‒ Revisión de monto de impuestos antes de registrar una transacción ‒ Registro de impuestos en pagos por adelantado Asignación de un proveedor a una autoridad fiscal ‒ El objetivo es hacer el proceso de pago de impuestos más eficiente. El pago de impuestos podrá formar parte de la rutina de pagos.

39 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la Contabilidad General Pago de impuestos La funcionalidad de DAX 2009 permite: ‒ Ejecutar un reporte para pago de impuestos ‒ Revisar las transacciones de impuestos antes de registrar el pago ‒ Registrar los impuestos de venta de anticipos

40 Dynamics Consulting Group Procedimientos diarios de la contabilidad General Exenciones de impuestos Puede ser necesario configurar códigos para justificar que una transacción esté exenta de impuestos.