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Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora.

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2 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 1 PROYECTO: SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FORTALECER LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO Y LA PARTICIPACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL EN LAS ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS EJE LUCHA CONTRA LA IMPUNIDAD Y LA CORRUPCION

3 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 2 Kaizen... Un camino hacia la MEJORA CONTINUA... Es enfrentar diferentes grupos humanos con sus problemáticas y solucionarlas en forma gradual. Es un proceso de Mejora Continua que comienza y no tiene fin. Es un círculo virtuoso que se debe realimentar en forma constante.

4 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 3 Kaizen... Proceso y Resultado... Nos referimos a Kaizen como un proceso, pues al asegurarlo también obtendremos el resultado deseado, pero si solo buscamos el resultado no lo conseguiremos, o será efímero y no perdurará en el tiempo.

5 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 4 Kaizen... Notas Distintivas La Posibilidad de Trabajar con Variables Medibles y Contrastables Esto nos permitirá comparar y monitorear periódicamente dónde nos encontramos para poder seguir avanzando.

6 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 5 Kaizen... Notas Distintivas El Proceso será normal ó anormal y a partir de ello podremos tomar Medidas Correctivas El tener un proceso controlado nos ayuda a ser previsibles y cumplir con los requerimientos de nuestros clientes tanto internos como externos

7 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 6 Kaizen... Notas Distintivas El proceso permite trabajar analizando las causas de los problemas como por ejemplo con las 5M de un Diagrama Causa-Efecto Categorías de Causas: Máquinas, Métodos, Mano de Obra, Materiales y Medioambiente Recursos, Procedimientos, Personas, Políticas Alrededores, Proveedores, Sistemas, Capacidades El análisis exhaustivo de las últimas causas de nuestros problemas es una oportunidad de aprendizaje y de mejora que no debe ser desaprovechada

8 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 7 Kaizen... Notas Distintivas El proceso nos permite estandarizar (definir procedimientos) y luego realizar nuevamente una mejora continua en dichos estándares El estandarizar a su vez nos permite: - Preservar el conocimiento en el tiempo - Delegar - Observar la relación Causa-Efecto - Sirve de base para el entrenamiento y capacitación

9 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 8 Estructura y Funcionamiento de los Grupos Kaizen Es importante comenzar eligiendo un Grupo Piloto asegurándole al mismo los recursos humanos y materiales para comenzar con éxito la experiencia Kaizen

10 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 9 Estructura y Funcionamiento de los Grupos Kaizen Acompañando al mismo se debe elegir un tema directamente relacionado con: a) las prioridades de los objetivos y metas y b) los miembros del grupo y sus tareas/ocupaciones diarias. De esta manera, se evitará tratar temas de poco impacto organizacional

11 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 10 Estructura y Funcionamiento de los Grupos Kaizen Luego los siguientes Grupos buscarán replicar con éxito la experiencia del primero renovándose así el proceso en forma constante. Resulta relevante contar con un coordinador en cada localización que facilite y aliente el trabajo de los Grupos y resuma el esfuerzo en un Tablero de Comando Mensual

12 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 11 Factores de Riesgo Desconexión entre las necesidades del organismo y los temas tratados Pérdida de motivación de la gente Apartamiento de la metodología No mantenimiento de los logros alcanzados No involucramiento de los Directivos y Mandos Medios No cumplimiento de los requerimientos mínimos / solicitados por los grupos

13 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 12 Factores de Éxito El compromiso de la Alta y Media Gerencia Importancia de los logros del Grupo Piloto y su efecto de credibilidad en los próximos grupos Desempeño del coordinador general y los de las distintas áreas/localizaciones Disponibilidad de los recursos mínimos para operar

14 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 13 Factores de Éxito El trabajo diario y constante de toda la organización Paciencia parar dejar que maduren los resultados Preocupación permanente por la Mejora Continua Reconocimiento de los logros alcanzados por los grupos Elección de temas prioritarios para el Organismo y que estén relacionados directamente con la tarea de los miembros del grupo

15 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 14 Kaizen... Es fundamental evaluar económicamente cada trabajo y hacer un resumen, para perpetuarlos en el tiempo

16 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 15 Kaizen... Beneficios Provoca una sustancial mejora en la relación cliente y proveedor interno, incrementando no sólo la eficiencia y eficacia de la operación sino también las relaciones interpersonales y entre las distintas áreas de la compañía Colabora a simplificar los procesos y a estandarizar las pautas y normas por ejemplo las de calidad Mejora el acercamiento con los proveedores externos

17 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 16 Mejora Continua: Es una filosofía que asume que la superación es siempre posible y que los procesos de las Organizaciones deben ser continuamente reevaluados y las Oportunidades de Mejora detectadas e implementadas MEJORA Ciclo P-D-C-A

18 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 17 Requisitos Normativos ISO 9001:00

19 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 18 Modelo Integrador: Resp. de la Dirección Gestión de Recursos Medición, Análisis, y Mejora CLIENTE EntradaSalida SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MEJORA CONTINUA Requisitos Satisfacción Producto o Servicio Proceso

20 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 19 Objetivo de los SGP Los Sistemas de Gestión buscan detectar rápidamente los costos ocultos que impiden que los Procesos sean Eficientes. Por tal motivo se focalizan sobre los procesos.

21 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 20 Ventajas de la Gestión por Procesos Focalización hacia el incremento del valor Orientación de los resultados a través de las mediciones de los procesos Aumento de la efectividad de los procesos Nuevos impulsos para las acciones de mejora Priorización de los procesos derivados de los objetivos de la organización Fuerte compromiso del personal por creación de equipos y dueños de los procesos SGP

22 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 21 Medición de los Procesos Creando sistemas para monitorear e informar como es la actual performance, comparada con la performance planeada y usar los datos necesarios para identificar problemas y éxitos SGP Elemento de un Sistema Efectivo

23 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 22 P-D-C-A

24 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 23 Herramientas de Gestión para la Mejora Continua Sistema de Gestión Revisión por la Dirección Tablero de Comando Auditorias internas No Conformidades Acciones Correctivas y Preventivas

25 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 24 Herramientas de Gestión para la Mejora Continua Sistema de Gestión

26 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 25 Sistema de Gestión de Calidad (Estructura Documental) MISIÓN, VISIÓN Y VALORES Política de la Calidad Principios de la Calidad (Manual de la Calidad) PROCEDIMIENTOS DE LA CALIDAD INSTRUCCIONES DE TRABAJO REGISTROS INSTRUCCIONES DE TRABAJO REGISTROS PROCEDIMIENTOS DE LA CALIDAD REGISTROS PROCEDIMIENTOS DE LA CALIDAD OBJETIVOS Y METAS

27 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) % Eficiencia Rev.0 Rev. n Incorporación de: Requisitos Hallazgos Oportunidades de Mejora Sistema de Gestión de Calidad (Proceso de Mejora) Tiempo

28 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 27 Herramientas de Gestión para la Mejora Continua Sistema de Gestión Revisión por la Dirección

29 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 28 Agenda de Reunión de Revisión del SGC por la Dirección Ítems de Acción de la última reunión de Revisión por la Dirección Auditorias Internas de Calidad Sistema de Gestión de la Calidad Mejora Continua Cambios que puedan afectar al Sistema de la Calidad Capacitación Necesidades, Expectativas y Satisfacción del Cliente

30 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 29 Agenda de Reunión de Revisión del SGC por la Dirección No Conformidades y Acciones Correctivas/Preventivas Retroalimentación y Reclamos del Cliente Performance de los Procesos y Conformidad del Producto Política de la Calidad Asignación de Recursos Otros temas Relevantes respecto a la Evolución del SGC

31 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 30 TemaCoordinador Sistema de Gestión de la Calidad Puntos Principales, Conclusiones / Discusiones, Decisiones, Próximos pasos Fecha de apertura Descripción Asignado a Fecha del Objetivo Fecha de Cierre Modelo de Reunión de Revisión por la Dirección (Proceso de Mejora)

32 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 31 Herramientas de Gestión para la Mejora Continua Sistema de Gestión Revisión por la Dirección Tablero de Comando

33 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 32 Eficiencia La palabra eficiencia proviene del latín efficientia que en español quiere decir, acción, fuerza, producción La eficiencia es la capacidad administrativa de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, el mínimo de energía y en el mínimo de tiempo posible

34 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 33 Tablero de Comando Los Indicadores pueden ser clasificados de acuerdo con el mecanismo de control para el cual obtienen información del Sistema. Así los indicadores pueden ser de eficiencia, si se enfocan en el control de los recursos o las entradas del Sistema; de eficacia, si se enfocan en el control de los resultados del Sistema. Los Indicadores de eficiencia son aquellos que evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades del Sistema. Ejemplo: cumplimiento de la programación establecida, nivel de desperdicios, etc.

35 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 34 Tablero de Comando Los indicadores de eficacia son aquellos que evalúan la relación entre la salida del Sistema y el valor esperado (Meta) del Sistema. Ejemplo: Indicadores de Calidad, de Satisfacción, etc. Los indicadores de Efectividad / Productividad son el resultado de la eficiencia y de la eficacia.

36 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 35 Indicador de Condición Atributo a Medir Valor Esperado Indicador de Eficiencia del Proceso X Cantidad de Recurso o Servicio (MP) Desperdiciado Cantidad de Recurso o Materia Prima Utilizada Indicador de Efectividad del Proceso X Valor de un Atributo de Salida del Proceso Valor Esperado del Atributo Tablero de Comando

37 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 36 Muéstrame un simple colaborador que tenga una meta... y te mostraré un hombre que hará historia... Muéstrame un hombre sin una meta... y te mostraré a un simple colaborador. J. C. Penney Tablero de Comando

38 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 37 CONSIDERACIONES FRENTE A LOS INDICADORES Responsable del Proceso Indicadores sensibles a los inconvenientes del proceso Las variaciones surgidas en proceso se deben reflejar en las variaciones de los indicadores considerados No considerar a los resultados de los indicadores como ítems de evaluación personal si no de equipo (Desafíos – Metas – Logros - Beneficios) La colocación de indicadores es difícil y lleva su tiempo

39 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 38 Responsable del Resultado Ver al TC como una herramienta Gerencial para un control estadístico de los procesos Herramienta para ver tendencias (predictiva) Actuar sobre los resultados de los objetivos y metas y no sobre los responsables de los procesos Hacer partícipes a los dueños de los procesos de los logros que se obtengan CONSIDERACIONES FRENTE A LOS INDICADORES

40 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 39 Tablero de Comando – Tipo de Indicadores Indicadores de Eficacia Nivel de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, sin referencia alguna al costo de consecución: –Indicadores de impacto deseado: miden los efectos buscados que han sido alcanzados por el programa. Es decir, en que grado la actividad desarrolllada por el programa mejora las condiciones iniciales - Reducción de tasas de mortalidad infantil, - Aumento en la esperanza de vida, - Disminución de los índices de pobreza, - Erradicación de plagas,

41 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 40 Tablero de Comando – Tipo de Indicadores Indicadores de Eficacia Nivel de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, sin referencia alguna al costo de consecución: –Indicadores de producto: proporcionan información sobre los bienes producidos y servicios prestados, de tal forma que permiten medir los volúmenes físicos de producción realizada - Estudiantes graduados, - Kilómetros construidos, - Niños inmunizados

42 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 41 Tablero de Comando – Tipo de Indicadores Indicadores de Eficiencia Grado de optimización del resultado obtenido en relación con los recursos empleados: - Máximo producto/servicio posible para una cantidad de recursos dados, - Utilización de un mínimo de recursos para un nivel de producto o servicio dado Producción: Atencion de Partos / Recursos:Nro.personas-mes

43 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 42 Tablero de Comando – Tipo de Indicadores Indicadores de Calidad Miden la capacidad de cumplir adecuadamente con los requisitos de satisfacción del producto/servicio que esperan los usuarios, en términos de oportunidad, accesibilidad, precisión, plazos, etc. - Desde el punto de vista de atributos y características del producto: información sobre la conformidad del bien o servicio con las especificaciones establecidas - Desde el punto de vista de satisfacción de los usuarios: información sobre la adaptación del producto o servicio prestado a las expectativas del destinatario

44 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 43 Gestión por Procesos Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4 Sistema / Proceso Principal ENTRADA SALIDA Valor Esperado Eficacia Eficiencia Asignación de Recursos

45 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 44 Organismo Objetivos Metas Indicadores Estrategias Objetivos Metas Indicadores Estrategias Direcciones Objetivos Metas Indicadores Estrategias Objetivos Metas Indicadores Estrategias Area Objetivos Metas Indicadores Estrategias Objetivos Metas Indicadores Estrategias Funcionario Tareas A l i n e a d o s c o n l o s O b j e t i v o s d e l O r g a n i s m o

46 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 45 Tablero de Comando El tacómetro indica al conductor las RPM del motor (Indicador) y mediante una franja roja establece el límite de seguridad para el automovil (Meta). A partir de su lectura que el conductor realiza en un momento específico y de su comparación con la franja límite, éste puede determinar si su conducción pone en riesgo el motor de su auto (Objetivo) CADA PROCESO DEL SISTEMA TIENE SU INDICADOR, META Y OBJETIVO. ANALIZANDO SUS TENDENCIAS PERMITEN EVITAR UN COSTO INNECESARIO

47 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 46 Modelos de Tablero de Comando TABLERO DE COMANDO (Planilla Excel)Planilla Excel

48 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 47 Modelos de Tablero de Comando

49 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 48 Herramientas de Gestión para la Mejora Continua Sistema de Gestión Revisión por la Dirección Tablero de Comando Auditorias internas

50 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 49 Control de Gestión Debería Anomalía o Perturbación Estoy QMS=SGC Revisión periódica por la Dirección Auditoria Norma Misión, Visión y Valores Política Programa Procedimientos Procesos Mejora Continua

51 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 50 Herramientas de Gestión para la Mejora Continua Sistema de Gestión Revisión por la Dirección Tablero de Comando Auditorias internas No Conformidades

52 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 51 Compras y/o Contrataciones de Bienes y Servicios Actividad Principal del ProcesoCant.NCs 1. Emisión de solicitud de compra y/o contratación35 2. Trascripción datos de solicitud a planilla10 3. Tramitación del expediente de compra y/o contratación, a fin de lograr la autorización y la imputación preventiva 1 4.Confección del pliego de bases y condiciones5 5. Realización de las publicaciones- 6. Envío de invitaciones- 7. Recepción de ofertas1 8. Confección de listado de precios31 9. Confección cuadro comparativo de precios- 10. Tramitación de observaciones e impugnaciones-

53 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 52 Compras y/o Contrataciones de Bienes y Servicios Actividad Principal del ProcesoCant.NCs 11. Tramitación de la aprobación- 12. Confección de la ordenes de compras y contrataciones Tramitación y control de las garantías de adjudicación- 14. Tramitación y verificación de cumplimiento de las ordenes de compra y/o contrataciones Control de lo adquirido y documentación y conformación de la factura Tramitación de incumplimientos y multas- Total: 111 NCs

54 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 53 Actividades PrincipalesTotalPorc.Acum. 1. Emisión de solicitud de compra y/o contratación 3532% 8. Confección de listado de precios 3128%59% 12. Confección de las ordenes de compra y contrataciones 1816%76% 2. Trascripción datos de solicitud a planilla 109% 15. Control de lo adquirido y documentación y conformación de factura 109% 4.Confección del pliego de bases y condiciones 55% 3. Tramitación del expediente de compra y/o contratación, a fin de lograr la autorización y la imputación preventiva 11% 7. Recepción de ofertas 11% % Nota: para una correcta aplicación las NCs deberían cuantificarse económicamente

55 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 54 Defectos DetectadosTotalPorc.Acum. Lleva demasiado tiempo la gestión1238% Falta de personal y/o equipamiento1031%69% No están claramente identificadas las funciones516%84% Falta de conducción especifica39% Falta de procedimientos claros26% 32100% Principio de Pareto: El 20% de las fuentes causan el 80% de los problemas Principio de Pareto

56 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 55 BRAINSTORMING

57 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 56 DIAGRAMA CAUSA - EFECTO Demasiado tiempo en la Gestión Procedimiento Personas Políticas Recursos Datos Incorrectos Datos Atrasados Desactualizado No seguido Pocas PCs Información No Consolidada No Establecida Sin Responsabilidad 5 Veces me pregunto por que?

58 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 57 BRAINSTORMING

59 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 58 Brainstorming Organismo:Fecha Responsible del Proceso: Proceso: Problema o Tema a Analizar: Nro.CausaAcción de Mejora 1Pocas PCs 2Datos atrasados La idea es generar en equipo una lista de actividades para reducir las causas generando planes de acción detallados

60 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 59 Herramientas de Gestión para la Mejora Continua Sistema de Gestión Revisión por la Dirección Tablero de Comando Auditorías internas No Conformidades Acciones Correctivas y Preventivas

61 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 60 Conceptos No Conformidad Detectar el problema Segregar el elemento Disponer del mismo 1.Reprocesar 2.Dejar como está 3.Rechazar Acción Correctiva Buscar la causa que lo genera Generar una acción Control del Éxito Se soluciona un problema puntual Se evita que el problema se propague en el tiempo

62 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 61 Disparadores de Acciones Correctivas y Preventivas e Ítems de Acción Análisis Crítico del SGC por la Dirección Reclamos de los Clientes Resultados de Auditorías Internas Evaluación de Tendencias en TC (Obj. y Metas) Análisis de NCs [miles u$s] Proceso de Mejora Continua

63 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 62 Exigencias y Criterios a Seguir Requisitos Normativos Requerimientos y Satisfacción de los Clientes Sistema de Gestión Proceso de Mejora Tablero de Comando Mejoras en la Organización Documentos del SGC

64 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 63 Trabajo en Equipo Tener un objetivo común, saber asumir la crítica constructiva, compartir protagonismo, la búsqueda de resultados y por último, el disfrute del trabajo en equipo son puntos esenciales para triunfar en la gestión

65 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 64 Trabajo en Equipo Ventajas Tangibles Respuesta rápida y eficaz al continuo cambio de entorno Desarrollo y ejecución rápida de la gestión Incremento en el conocimiento de la organización y sus servicios Mejor calidad en la gestión de los procesos Creatividad e innovación Beneficios económicos Rendimiento organizacional eficiente y con alto nivel de calidad en la prestación Cambio de cultura organizacional

66 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 65 Trabajo en Equipo Ventajas Intangibles Niveles inferiores de estrés Mayor conciencia de roles y competencias Aprendizaje unos de otros Mayor participación y compromiso Rendimiento organizacional eficiente y con alto nivel de calidad en la prestación Cambio de cultura organizacional

67 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 66 Trabajo en Equipo Problemas Necesidades que no concuerdan Objetivos confusos Roles sin resolver Malas políticas, procedimientos inadecuados Mala toma de decisiones Conflictos de personalidad Cultura antiequipos Mal liderazgo Visión nublada Déficit de comunicación Sistemas de recompensa mal concebidos Falta de confianza en el equipo Renuencia a cambiar Herramientas

68 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 67 Nos tomamos 10 minutos ……..

69 Consejo Presidencial de Modernización de la Administración Pública Millennium Challenge Corporation Programa Umbral Paraguay Una Causa Nacional Mejora Continua – Trabajo en Equipo (BDO – Advisory) 68 Ejercicio Práctico Aplicación a un caso concreto del Organismo


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