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Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI --- ROSARIO PROBANDO Rosario Morelli, PMP Primer módulo Definiciones.

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Presentación del tema: "Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI --- ROSARIO PROBANDO Rosario Morelli, PMP Primer módulo Definiciones."— Transcripción de la presentación:

1 Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI --- ROSARIO PROBANDO Rosario Morelli, PMP Primer módulo Definiciones iniciales

2 Etapas en los proyectos impacto en el contexto de la organización

3 Capítulos 1 a 7 y capítulo 11 de la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Project Management Body of Knowledge Guide) del Project Management Institute (PMI®) El PMBOK Guide ® : –describe el subconjunto de conocimientos y prácticas generalmente aceptadas –establece un lenguaje común Bibliografía del curso PMI ® y PMBOK ® son marcas del Project Management Institute, Inc. que están registradas en los Estados Unidos de América y en otras naciones. El PMI ® no ha participado en el desarrollo de este programa, tampoco ha revisado su contenido y no tiene ningún interés financiero sobre este programa, que no está hecho en su representación y al que no ha contribuido de ninguna forma.

4 Fundamentos de la necesidad de profesionalizar la gestión de los proyectos Definición de proyectos y su diferencia con las operaciones continuas Definición dirección de proyectos, conocimiento involucrado y rol Director de Proyecto Definición de programa, portafolio y subproyecto Ciclo de vida y fases de un proyecto Agenda

5 Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos? Pricewaterhouse Coopers, 2004, investiga 200 organizaciones de diversas industrias en 35 países y concluye que: Más de 50% fracasan (total: 10,638 proy), representando mas de 7 mil millones de dólares Solo 2.5% son terminados en tiempo y presupuesto ¿25% del PBI en proyectos? ¿30% de los costos de un proyecto son en gestión?

6 Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos informáticos? EXTREME CHAOS 2001 informe del Standish Group

7 Datos estadísticos: ¿Cómo suelen terminar los proyectos? Fuente: Ibid

8 Datos estadísticos: ¿Cómo suelen terminar los proyectos? Fuente: Ibid Sobreplazo: 222% Sobrecosto: 189% Sobreplazo: 63% Sobrecosto: 45%

9 Los principales factores de éxito Alta gerencia18 Usuarios16 Director del Proyecto14 Objetivos de negocio claros12 Alcance minimizado (costos y tiempo menores)10 Infraestructura de software estándar8 Requerimientos básicos firmes6 Metodologías formales6 Estimaciones razonables5 Otros5 97% de los proyectos exitosos Fuente: Ibid

10 Necesidad de profesionalizar la Gestión de Proyectos Porque los objetivos propuestos deben alcanzarse: –A satisfacción del cliente –En el plazo establecido –Sin recursos adicionales Considerando los diferentes grupos de intereses Con responsabilidad social, profesional y personal Tener claro los procesos involucrados en la dirección de proyectos nos ayuda a controlarlos y a comunicarnos adecuadamente

11 Profesionalizar la gestión de proyectos Los proyectos son instrumentos por medio de los cuales se implementan las nuevas estrategias de negocio La dirección de proyectos es una profesión relativamente joven y emergente

12 Gestión de proyectos: profesión emergente Más de miembros y de certificados como Project Management Professional (PMP) y más de 3 millones de copias del PMBOK en circulación 25 años para alcanzar los miembros; 10 años para superar los Indicador: Project Management Institute (PMI®)

13 Gestión de proyectos, ciencia o arte Las empresas de hoy necesitan que los productos se hagan mas rápido, baratos y fáciles de usar Muchos directores de proyectos inexpertos confían en el enfoque de arte, o sea su habilidad para manejar gente La gestión real de proyectos es la aplicación de procesos sistemáticos, definidos y acordados por la comunidad de directores, para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto El arte de la Gestión de Proyectos debería centrarse en como los gerentes usan la ciencia de la gestión de proyectos

14 ¿Qué es un PROYECTO? Un proyecto es un emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único.

15 ¿Qué es un PROYECTO? Un proyecto es un emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único. Elaboración gradual: desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos

16 Las organizaciones realizan trabajo a través de proyectos y operaciones Ambos: requieren gente están limitados por restricciones (recursos) son planificados, ejecutados y controlados son realizados para alcanzar objetivos de la org PERO: los proyectos son temporarios y únicos (como sus equipos y las oportunidades) las operaciones son continuas y repetitivas.

17 ¿Es Proyecto o es Operación? –Reconstruir el Teatro Solís –Hacer una torta –Construir un edificio de apartamentos –Hacer una encuesta de intención de voto En muchos casos será necesario analizar la unicidad o el grado de rutina. Ejercicio

18 ¿Qué es Gestión de Proyectos? Es la aplicación de conocimiento, destrezas, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con los requisitos del mismo El Director del proyecto es el responsable de alcanzar los objetivos

19 Dirección de Proyectos Disciplinas de dirección Fundamentos de la Dirección de Proyectos Gestión en General Área de Aplicación Habilidades interpersonales Comprensión del entorno

20 El Director del Proyecto: Es el responsable individual por: Planificar y organizar el trabajo Gestionar las actividades diarias del proyecto Entregar los resultados del proyecto al cliente Interactuar con los interesados

21 Proveedores Gerencia Cliente Área de Seguridad Departamento Legal Funcionarios Depto. Financiero Arquitecto Programadores Testeadores Documentadores Prensa El DP es el primer contacto del proyecto Auditoria

22 ...y un Director de Proyecto DEBE: Negociar con quien le asigna recursos Definir la organización del Proyecto Asignar roles y responsabilidades. Asegurarse de que son conocidos y comprendidos Asegurarse que se desarrollen descripciones de trabajo detalladas Identificar las necesidades de formación y entrenamiento de todos los INTERESADOS. E implementar ese entrenamiento! Mantener los recursos del equipo enfocados en desarrollar y ejecutar el Plan Ajustar el Plan cuando sea necesario.

23 siempre son el recurso más valioso y debe tener en cuenta que LAS PERSONAS...

24 Programa, Portafolio y Subproyecto Programa: proyectos relacionados con dirección coordinada para lograr beneficios y controles que no se obtendrían si se dirigieran individualmente Portafolio: conjunto de proyectos o programas (no necesariamente relacionados) y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestión efectiva y cumplir los objetivos estratégicos del negocio Subproyectos: subdivisión de los proyectos en componentes para facilitar la gestión. Pueden ser considerados como proyectos y dirigidos como tales

25 Ejemplo de relaciones entre portafolio, programas, proyectos y subproyectos Objetivos estratégicos del negocio Proyecto x.A … Proyecto x.J Programa x.K Proyecto x.N.n … Proyecto x.N.1 … Programa x.N Otros x.O Otros... Subproy x.N.1.n … Subproy x.N.1.1 Subproy x.A.2 Subproy x.A.1 Subproy x.A.2.2 Subproy x.A.2.1 Subproy x.A.2.3 Portafolio w Portafolio x Proyecto w.A Proyecto w.B Subproy w.B.2 Subproy w.B.1 Proyecto …

26 Ciclos de vida Ciclo de vida del producto: entre que se aprueba la creación del producto hasta que se desecha Ciclo de vida del proyecto: entre fecha de inicio y fin del proyecto (que genera o modifica al producto) Fases: división en partes del ciclo de vida del proyecto con el objetivo de facilitar su control Fase inicial Fase xxx Fase yyy Fase www Fase final Ciclo de vida del producto Ciclo de vida del proyecto Idea Operación y mantenimiento

27 Fases de un Proyecto Fase: secuencia lógica diseñada para asegurar la definición y elaboración apropiada del producto del proyecto Cada fase se caracteriza por –como mínimo- un entregable y se le asociará un tiempo y un costo para completarla Fin de fase tiene una revisión de entregables y del rendimiento del proyecto para: a) Detectar/corregir errores costo-efectivamente b) Evaluar ¿debe comenzar la próxima fase?

28 Fases de un Proyecto Ejemplo: construcción de una máquina embotelladora FaseEntregable FactibilidadDocumento DiseñoPlanos, cálculo veloc., costos PrototipoPrototipo construido ConstrucciónEmbotelladora construida PruebaDocumentos de resultados, propuestas de cambio InstalaciónEmbotelladora en la fábrica Ciclo de vida del Proyecto El conjunto de fases constituye el ciclo de vida del Proyecto

29 ¿Información relevante? Tipo de InformaciónEjemplo: en fase Diseño de policlínica El trabajo técnico de cada fase 1.Diseñar los planos 2.Especificaciones del mobiliario Cuándo se generan los entregables 1.A los 30 días de comenzada la fase 2.A los 5 días luego del anterior Cómo se revisa y valida c/ producto 1.Contra estándares de … 2.Existencia de 3 proveedores mínimo Roles involucrados en cada fase 1.Equipo de arquitectos y Jefe de Div. Arquitectura, Tec. control de calidad Procedimientos de aprobación 1. Firmas de Jefe División Arquitectura, del Médico responsable y del DP Cuándo se hace la transf. tecnológica 1. Durante las instancias de relevamiento y de aprobación

30 Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software Modelo del ciclo de vida: es el conjunto de fases estándar en que se divide el ciclo de vida de los proyectos. Ejemplo: –Modelo Cascada: Tiene definido un sistema de desarrollo lineal y asume que los requerimientos luego de definidos permanecen estables.. –Modelo Incremental: Provee un desarrollo progresivo donde cada versión agrega nuevas funcionalidades.

31 Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software, ejemplo –Modelo Espiral: El software es desarrollado siguiente un enfoque en espiral o iterativo en lugar de lineal.. –Modelo Prototipamiento: Usando para desarrollar prototipos que clarifiquen los requerimientos del usuario

32 Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software, otros ejemplos Modelo Rapid Application Development (RAD): Usado para producir sistemas rápidamente sin sacrificar la calidad Extreme programming (XP): Desarrolladores programan en partes y debe escribir los tests para su propio código. Scrum: Desarrollo iterativo en la que cada repetición se refiere como sprints, la cual es normalmente de 30 días. Generalmente se reúnen cada día en una reunión corta, llamada scrum, para decidir que realizar ese día. Funciona mejor para tecnología orientada a objetos y requiere fuerte liderazgo para coordinar el trabajo.

33 Características de los ciclos de vida Costo y cant. de personas Salidas de gestión del proyecto: Ejecución Tiempo Acta Comienzo Organización Cierre Plan del Proyecto Entregables aceptados Docs archivados

34 Influencia de los interesados Costo de los cambios Características de los ciclos de vida Grado Impacto de las variables en función del tiempo del proyecto Bajo Alto

35 Riesgos e incertidumbre Características de los ciclos de vida Grado Impacto de las variables en función del tiempo del proyecto Bajo Alto

36 Control de avance del curso Productos de gestión de Proyectos Ciclo de vida del proyecto Línea Base del Alcance: –Declaración del Alcance –EDT –Diccionario de la EDT Cronograma Plan de Gestión de RRHH Plan de Gestión de las Comunicaciones Plan de Gestión de Riesgos Plan de Gestión de la Configuración Plan de Gestión de Cambios Acta de Constitución Registro de interesados y Estrategia de gestión de los interesados Documento de Requisitos, Plan de gestión de requisitos y Matriz de trazabilidad Lista de actividades, Red, Recursos y Duración Registro de riesgos Plan para la Dirección del Proy. Documentos del Proy.

37 Repaso Fundamentos de la necesidad de profesionalizar la gestión de los proyectos Definición de proyectos y su diferencia con las operaciones continuas Definición dirección de proyectos, conocimiento involucrado y rol Director de Proyecto Definición de programa, portafolio y subproyecto Ciclo de vida y fases del proyecto.

38 Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI Rosario Morelli, PMP Fin del primer módulo Definiciones iniciales


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