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DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS MARIA DEL PILAR GALAT.

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Presentación del tema: "DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS MARIA DEL PILAR GALAT."— Transcripción de la presentación:

1 DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS MARIA DEL PILAR GALAT

2 OBJETIVO Realizar la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con el plan de necesidades de las unidades académicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia de manera, ágil, oportuna y eficaz, que permita brindar el apoyo administrativo a la institución en el cumplimiento de su misión institucional

3 DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

4 COLABORADORES MARCELA DIAZ

5 LEONARDO BENITES COLABORADORES

6 JUAN CARLOS ROJAS COLABORADORES

7 LUZ YADIRA VARGAS COLABORADORES

8 AMPARO JIMENEZ COLABORADORES

9 MARIA DEL PILAR GALAT COLABORADORES

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13 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES MEDIOS AUDIOVISUALES CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES

14 TECNOLOGIA Y SOFTWARE INFORMATICA Y SISTEMAS CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

15 LIBROS BIBLIOTECA CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

16 PUBLICIDAD COMUNICACIÓN Y MERCADEO CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

17 PUBLICIDAD

18 MUEBLES –MANTENIMIENTO Y ASEO Y CAFETERIA PLANTA FISICA SERVICIOS GENERALES CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

19 EMPASTE DE LIBROSARCHIVO GENERAL E HISTORICO CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES DOTACIONES DESARROLLO HUMANO EVENTOSCOMPRAS

20 NoRESPONSABLEDESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1Usuarios SOLICITUD DE PEDIDO Realizan la solicitud de pedido, la cual debe estar autorizada por el responsable del área. 2Asistente de Compras RECEPCION DE SOLICITUD Revisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras. Verifica el inventario del sistema para saber si hay en stock el producto para así poder efectuar la entrega con el documento correspondiente. En caso de que no haya el elemento se inicia el proceso de adquisición. 3Secretaria de Compras SOLICITUD DE COTIZACION Digita los elementos en el formato de solicitud de cotizaciones y procede a enviar por correo electrónico a los proveedores según la línea a la que corresponda. 4Proveedor COTIZACION DEL PROVEEDOR Realizan la respectiva cotización y la hacen llegar por correo electrónico o fax. 5Secretaria de Compras RECEPCION DE COTIZACIONES Selecciona ítem por ítem y realiza el cuadro de adjudicación. 6 Jefe de Compras y Suministros APROBACION DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Revisa y aprueba la adjudicación y lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador del gasto. De acuerdo al literal Asistente de Compras GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA Realiza la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicación debidamente aprobado y firmado, por los autorizadores del gasto. 8Secretaria de Compras ENVIO DE ORDEN DE COMPRA Envía vía fax la orden de compra al proveedor seleccionado. Entrega 1 copia de la orden de compra al almacenista y dos para la secretaria de compras (AZ orden de compra (provisional) y AZ entradas mensuales). 9Almacenista RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO Recibe la mercancía, confrontando físicamente con la orden de compra y la factura. Si esta conforme procede a ingresar al sistema de información, relacionando orden de compra y número de factura. Luego envía el documento de entrada y la factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago. Igualmente se informa telefónicamente a la dependencia que realizó la solicitud de pedido, que los productos solicitados se encuentran en el Almacén. En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se hará devolución al proveedor. 10Almacenista ENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIO Se realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costos y le entrega el producto o servicio solicitado al usuario. 11Usuario RECEPCION DE PRODUCTO O SERVICIO Recibe los productos comprados. EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

21 EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

22

23 SISTEMA DE INFORMACION

24 LISTADO CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION DESTINOS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDADDESTINOFONDOFUNCION Rectoria Dr. Jose Galat Noumer Fondo Unigran Dra. Mª del Pilar Galat Seguridad y Vigilancia Fundacin Ictus TV Amiga Incubar Colombia Secretaria general Dr. Carlos A Pulido Archivo G/ral e Hist Dra. Doris C Donado Archivo y C/dencia Dr. Carlos A Pulido Planeacion Dr. Humberto Lisarazo Asesoria Juridica Dr. Marco T Calderon Control Interno Dr. Roberto Sanchez G Consiliatura Dr. German D Ledesma Vice-rectoria Academica Dra. Mª Eugenia C Direccion y Docencia Dr Secretaria H Plenum Dra. Luz M Toro B Division Financiera Dra. Martha A ParejaT Aprendices Sena Dr Alvarao Camargo Contabilidad Dra. Maryorie Cibides Vega Presupuesto Dra. Edna Muñoz Cartera Dra. Deisy Alarcon Pagaduria Sra. Cecilia Carreño Vice-rectoria Ad/tiva Dr. Juan C Botero C/ión M/deo y Publicacion Diana Carolina cortez Centro de Medios Audiovisuales - Cemav Recursos Humanos Dr. Alvaro Camargo Procesamiento Datos Ing. Pedro Sevillano Planta Fisica Arq. Ivan Zapata R Servicios Generales Arq. Andrea C Rivera Hacienda Santa Maria Sr. Ivan Acevedo Compras Dra. Mª del Pilar Galat universidad virtual Revisoria Fiscal Dra. Luz Myriam Vargas Division de Inv/nes Dr. Julian Escobar solar PROYECTOS DE INVESTIGACION INVESTIGACION D/cion P/cion Social Dr. Pablo Emilio Florez PROYECTOS PROYECCION SOCIAL D/sion de S/s U/tarios Dra. Mery Castañeda Bienestar U/tario Dra. Dalia Blanco Biblioteca Dr Jonh Garzon M Registro Admisiones Dra. Mery Castañeda Fac P/grados y F/cion C. Dr. Jose Romero Pastoral Unversitario P. Juan G Garcia Centro de Etica Dr Fac de Arquitectura Dr. Francisco Beltran R Fac C/cia de la Ed/cion Dra. Ana C Osorio Centro de Idiomas Dra. Saide P Acevedo Liceo Julio C Garcia Dra. Rosalba Osorio Centro de Computo Academico Claudia R Bachillerato Virtual Dra. Ana C Osorio Centro Innovacion y talento Dr Victor M Perez A Centro de Conciliacion Y Arbitraje Dr Diana C Gutierrez A Fac de Contaduria Dra. Emma Carrion Fac de Derecho Dra. Gloria Quiceno Fac de Economia Dra. Jazmith Rojas Fac de Ingenieria Dr. German Urdaneta Consultorio Juridico Gloria Maecha C/venios Inst/nales Florangela de Rodriguez Convenio Fuerza Publica Dr. Jorge Serpa control Academico Roberto Sanchez salud Ocupacional Jaime saul Prada Servicio Medico/psicologico Gustavo Vera-Olga lucia Martinez Conmuntador Proyectos especiales cesar riazcos Oficina de relaciones internacionales Angelica Gutierrez Egresados Gilma Guerra21142 DATOS IMPORTANTES CONCEPTODESTINOFUNCION INVESTIGACION2111 PROYECTOS DE INVESTIGACION2112 DOCENCIA2121 BIENESTAR UNIVERSITARIO2131 PROYECCION SOCIAL2141 EGRESADOS2142 PROYECTOS PROYECCION SOCIAL2143 APOYO ADMINISTRATIVO-FACULTADES2121 APOYO ADMINISTRATIVO-ADMON1151 UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS PARA ACREDITACION2164

25 REGISTRO DE SOLICITUD

26

27 CONSULTA SUMINISTRO

28 FORMATO DE PEDIDO

29 DEVOLUCION DE ELEMENTOS

30 PRODUCTO NO CONFORME

31 EVENTOS

32

33 RECUERDE Un pedido comienza su proceso, en el momento en que se recibe en la oficina del Departamento de Compras Solicitar sus pedidos de acuerdo al plan de compras para cada semestre Pedir los productos con todas las especificaciones y cantidades claras El tiempo de entrega depende del producto, que se este comprando, que mínimo será de 10 días hábiles

34 MUCHASPOR SU ATENCION SU ATENCION


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