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DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS MARIA DEL PILAR GALAT.

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Presentación del tema: "DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS MARIA DEL PILAR GALAT."— Transcripción de la presentación:

1 DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS MARIA DEL PILAR GALAT

2 OBJETIVO Realizar la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con el plan de necesidades de las unidades académicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia de manera, ágil, oportuna y eficaz, que permita brindar el apoyo administrativo a la institución en el cumplimiento de su misión institucional

3 DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

4 COLABORADORES MARCELA DIAZ

5 LEONARDO BENITES COLABORADORES

6 JUAN CARLOS ROJAS COLABORADORES

7 LUZ YADIRA VARGAS COLABORADORES

8 AMPARO JIMENEZ COLABORADORES

9 MARIA DEL PILAR GALAT COLABORADORES

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13 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES MEDIOS AUDIOVISUALES CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES

14 TECNOLOGIA Y SOFTWARE INFORMATICA Y SISTEMAS CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

15 LIBROS BIBLIOTECA CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

16 PUBLICIDAD COMUNICACIÓN Y MERCADEO CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

17 PUBLICIDAD

18 MUEBLES –MANTENIMIENTO Y ASEO Y CAFETERIA PLANTA FISICA SERVICIOS GENERALES CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES

19 EMPASTE DE LIBROSARCHIVO GENERAL E HISTORICO CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES DOTACIONES DESARROLLO HUMANO EVENTOSCOMPRAS

20 NoRESPONSABLEDESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1Usuarios SOLICITUD DE PEDIDO Realizan la solicitud de pedido, la cual debe estar autorizada por el responsable del área. 2Asistente de Compras RECEPCION DE SOLICITUD Revisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras. Verifica el inventario del sistema para saber si hay en stock el producto para así poder efectuar la entrega con el documento correspondiente. En caso de que no haya el elemento se inicia el proceso de adquisición. 3Secretaria de Compras SOLICITUD DE COTIZACION Digita los elementos en el formato de solicitud de cotizaciones y procede a enviar por correo electrónico a los proveedores según la línea a la que corresponda. 4Proveedor COTIZACION DEL PROVEEDOR Realizan la respectiva cotización y la hacen llegar por correo electrónico o fax. 5Secretaria de Compras RECEPCION DE COTIZACIONES Selecciona ítem por ítem y realiza el cuadro de adjudicación. 6 Jefe de Compras y Suministros APROBACION DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Revisa y aprueba la adjudicación y lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador del gasto. De acuerdo al literal 2.1. 7Asistente de Compras GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA Realiza la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicación debidamente aprobado y firmado, por los autorizadores del gasto. 8Secretaria de Compras ENVIO DE ORDEN DE COMPRA Envía vía fax la orden de compra al proveedor seleccionado. Entrega 1 copia de la orden de compra al almacenista y dos para la secretaria de compras (AZ orden de compra (provisional) y AZ entradas mensuales). 9Almacenista RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO Recibe la mercancía, confrontando físicamente con la orden de compra y la factura. Si esta conforme procede a ingresar al sistema de información, relacionando orden de compra y número de factura. Luego envía el documento de entrada y la factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago. Igualmente se informa telefónicamente a la dependencia que realizó la solicitud de pedido, que los productos solicitados se encuentran en el Almacén. En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se hará devolución al proveedor. 10Almacenista ENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIO Se realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costos y le entrega el producto o servicio solicitado al usuario. 11Usuario RECEPCION DE PRODUCTO O SERVICIO Recibe los productos comprados. EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

21 EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

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23 SISTEMA DE INFORMACION

24 LISTADO CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION DESTINOS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDADDESTINOFONDOFUNCION 13009901Rectoria Dr. Jose Galat Noumer11151 23099901Fondo Unigran Dra. Mª del Pilar Galat11151 35059901Seguridad y Vigilancia11151 43119901Fundacin Ictus TV Amiga11151 53129901Incubar Colombia11151 63029901Secretaria general Dr. Carlos A Pulido11151 73020101Archivo G/ral e Hist Dra. Doris C Donado11151 83020201Archivo y C/dencia Dr. Carlos A Pulido11151 93059901Planeacion Dr. Humberto Lisarazo11151 103079901Asesoria Juridica Dr. Marco T Calderon11151 113039901Control Interno Dr. Roberto Sanchez G11151 122009901Consiliatura Dr. German D Ledesma11151 134009901Vice-rectoria Academica Dra. Mª Eugenia C21121 144039901Direccion y Docencia Dr.21121 151009901Secretaria H Plenum Dra. Luz M Toro B11151 165019901Division Financiera Dra. Martha A ParejaT11151 175020101Aprendices Sena Dr Alvarao Camargo11151 185010101Contabilidad Dra. Maryorie Cibides Vega11151 195010201Presupuesto Dra. Edna Muñoz11151 205010401Cartera Dra. Deisy Alarcon11151 215010301Pagaduria Sra. Cecilia Carreño11151 225009901Vice-rectoria Ad/tiva Dr. Juan C Botero11151 235089901C/ión M/deo y Publicacion Diana Carolina cortez11151 245079901Centro de Medios Audiovisuales - Cemav11151 255029901Recursos Humanos Dr. Alvaro Camargo11151 265040101Procesamiento Datos Ing. Pedro Sevillano11151 275039901Planta Fisica Arq. Ivan Zapata R11151 285030101Servicios Generales Arq. Andrea C Rivera11151 293089901Hacienda Santa Maria Sr. Ivan Acevedo11151 305069901Compras Dra. Mª del Pilar Galat11151 314210501universidad virtual21121 321019901Revisoria Fiscal Dra. Luz Myriam Vargas11151 334049901Division de Inv/nes Dr. Julian Escobar solar11111 34 PROYECTOS DE INVESTIGACION21112 35 INVESTIGACION21111 364029901D/cion P/cion Social Dr. Pablo Emilio Florez21141 37 PROYECTOS PROYECCION SOCIAL21143 384059901D/sion de S/s U/tarios Dra. Mery Castañeda21121 394069901Bienestar U/tario Dra. Dalia Blanco21131 404050201Biblioteca Dr Jonh Garzon M21121 414050101Registro Admisiones Dra. Mery Castañeda21121 424409901Fac P/grados y F/cion C. Dr. Jose Romero21121 434019901Pastoral Unversitario P. Juan G Garcia21131 443109901Centro de Etica Dr.21121 454209901Fac de Arquitectura Dr. Francisco Beltran R21121 464219901Fac C/cia de la Ed/cion Dra. Ana C Osorio21121 474210201Centro de Idiomas Dra. Saide P Acevedo21121 484210301Liceo Julio C Garcia Dra. Rosalba Osorio21121 495049901Centro de Computo Academico Claudia R21121 504210401Bachillerato Virtual Dra. Ana C Osorio21121 514220101Centro Innovacion y talento Dr Victor M Perez A21121 524240201Centro de Conciliacion Y Arbitraje Dr Diana C Gutierrez A11121 534400201Fac de Contaduria Dra. Emma Carrion21121 544400202Fac de Derecho Dra. Gloria Quiceno21121 554229901Fac de Economia Dra. Jazmith Rojas21121 564259901Fac de Ingenieria Dr. German Urdaneta21121 574240201Consultorio Juridico Gloria Maecha21141 583060101C/venios Inst/nales Florangela de Rodriguez11151 59 Convenio Fuerza Publica Dr. Jorge Serpa11151 603030101control Academico Roberto Sanchez11121 614060201salud Ocupacional Jaime saul Prada21121 624060101 Servicio Medico/psicologico Gustavo Vera-Olga lucia Martinez21131 63 Conmuntador11151 643069901Proyectos especiales cesar riazcos21151 653049901Oficina de relaciones internacionales Angelica Gutierrez21121 664020201Egresados Gilma Guerra21142 DATOS IMPORTANTES CONCEPTODESTINOFUNCION INVESTIGACION2111 PROYECTOS DE INVESTIGACION2112 DOCENCIA2121 BIENESTAR UNIVERSITARIO2131 PROYECCION SOCIAL2141 EGRESADOS2142 PROYECTOS PROYECCION SOCIAL2143 APOYO ADMINISTRATIVO-FACULTADES2121 APOYO ADMINISTRATIVO-ADMON1151 UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS PARA ACREDITACION2164

25 REGISTRO DE SOLICITUD

26

27 CONSULTA SUMINISTRO

28 FORMATO DE PEDIDO

29 DEVOLUCION DE ELEMENTOS

30 PRODUCTO NO CONFORME

31 EVENTOS

32

33 RECUERDE Un pedido comienza su proceso, en el momento en que se recibe en la oficina del Departamento de Compras Solicitar sus pedidos de acuerdo al plan de compras para cada semestre Pedir los productos con todas las especificaciones y cantidades claras El tiempo de entrega depende del producto, que se este comprando, que mínimo será de 10 días hábiles

34 MUCHASPOR SU ATENCION SU ATENCION


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