DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Presentación del tema: "DEPARTAMENTO DE COMPRAS"— Transcripción de la presentación:

1 DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Y SUMINISTROS MARIA DEL PILAR GALAT

2 OBJETIVO Realizar la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con el plan de necesidades de las unidades académicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia de manera, ágil, oportuna y eficaz, que permita brindar el apoyo administrativo a la institución en el cumplimiento de su misión institucional

3 DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

4 COLABORADORES MARCELA DIAZ

5 COLABORADORES LEONARDO BENITES

6 COLABORADORES JUAN CARLOS ROJAS

7 COLABORADORES LUZ YADIRA VARGAS

8 COLABORADORES AMPARO JIMENEZ

9 COLABORADORES MARIA DEL PILAR GALAT

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13 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
MEDIOS AUDIOVISUALES CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES

14 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
TECNOLOGIA Y SOFTWARE INFORMATICA Y SISTEMAS

15 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
LIBROS BIBLIOTECA

16 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
PUBLICIDAD COMUNICACIÓN Y MERCADEO

17 CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES
PUBLICIDAD

18 MUEBLES –MANTENIMIENTO
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES MUEBLES –MANTENIMIENTO Y ASEO Y CAFETERIA PLANTA FISICA SERVICIOS GENERALES

19 ARCHIVO GENERAL E HISTORICO
CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES EMPASTE DE LIBROS ARCHIVO GENERAL E HISTORICO DESARROLLO HUMANO DOTACIONES EVENTOS COMPRAS

20 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1 Usuarios SOLICITUD DE PEDIDO Realizan la solicitud de pedido, la cual debe estar autorizada por el responsable del área. 2 Asistente de Compras RECEPCION DE SOLICITUD Revisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras. Verifica el inventario del sistema para saber si hay en stock el producto para así poder efectuar la entrega con el documento correspondiente. En caso de que no haya el elemento se inicia el proceso de adquisición. 3 Secretaria de Compras SOLICITUD DE COTIZACION Digita los elementos en el formato de solicitud de cotizaciones y procede a enviar por correo electrónico a los proveedores según la línea a la que corresponda. 4 Proveedor COTIZACION DEL PROVEEDOR Realizan la respectiva cotización y la hacen llegar por correo electrónico o fax. 5 RECEPCION DE COTIZACIONES Selecciona ítem por ítem y realiza el cuadro de adjudicación. 6 Jefe de Compras y Suministros APROBACION DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Revisa y aprueba la adjudicación y lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador del gasto. De acuerdo al literal 2.1. 7 GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA Realiza la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicación debidamente aprobado y firmado, por los autorizadores del gasto. 8 ENVIO DE ORDEN DE COMPRA Envía vía fax la orden de compra al proveedor seleccionado. Entrega 1 copia de la orden de compra al almacenista y dos para la secretaria de compras (AZ orden de compra (provisional) y AZ entradas mensuales). 9 Almacenista RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO Recibe la mercancía, confrontando físicamente con la orden de compra y la factura. Si esta conforme procede a ingresar al sistema de información, relacionando orden de compra y número de factura. Luego envía el documento de entrada y la factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago. Igualmente se informa telefónicamente a la dependencia que realizó la solicitud de pedido, que los productos solicitados se encuentran en el Almacén. En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se hará devolución al proveedor. 10 ENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIO Se realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costos y le entrega el producto o servicio solicitado al usuario. 11 Usuario RECEPCION DE PRODUCTO O SERVICIO Recibe los productos comprados.

21 EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

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23 SISTEMA DE INFORMACION

24 LISTADO CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD
SISTEMA DE INFORMACION LISTADO CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION DESTINOS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DESTINO FONDO FUNCION 1 Rectoria Dr. Jose Galat Noumer 151 2 Fondo Unigran Dra. Mª del Pilar Galat 3 Seguridad y Vigilancia 4 Fundacin Ictus TV Amiga 5 Incubar Colombia 6 Secretaria general Dr. Carlos A Pulido 7 Archivo G/ral e Hist Dra. Doris C Donado 8 Archivo y C/dencia Dr. Carlos A Pulido 9 Planeacion Dr. Humberto Lisarazo 10 Asesoria Juridica Dr. Marco T Calderon 11 Control Interno Dr. Roberto Sanchez G 12 Consiliatura Dr. German D Ledesma 13 Vice-rectoria Academica Dra. Mª Eugenia C 121 14 Direccion y Docencia Dr. 15 Secretaria H Plenum Dra. Luz M Toro B 16 Division Financiera Dra. Martha A ParejaT 17 Aprendices Sena Dr Alvarao Camargo 18 Contabilidad Dra. Maryorie Cibides Vega 19 Presupuesto Dra. Edna Muñoz 20 Cartera Dra. Deisy Alarcon 21 Pagaduria Sra. Cecilia Carreño 22 Vice-rectoria Ad/tiva Dr. Juan C Botero 23 C/ión M/deo y Publicacion Diana Carolina cortez 24 Centro de Medios Audiovisuales - Cemav 25 Recursos Humanos Dr. Alvaro Camargo 26 Procesamiento Datos Ing. Pedro Sevillano 27 Planta Fisica Arq. Ivan Zapata R 28 Servicios Generales Arq. Andrea C Rivera 29 Hacienda Santa Maria Sr. Ivan Acevedo 30 Compras Dra. Mª del Pilar Galat 31 universidad virtual 32 Revisoria Fiscal Dra. Luz Myriam Vargas 33 Division de Inv/nes Dr. Julian Escobar solar 111 34 PROYECTOS DE INVESTIGACION 112 35 INVESTIGACION 36 D/cion P/cion Social Dr. Pablo Emilio Florez 141 37 PROYECTOS PROYECCION SOCIAL 143 38 D/sion de S/s U/tarios Dra. Mery Castañeda 39 Bienestar U/tario Dra. Dalia Blanco 131 40 Biblioteca Dr Jonh Garzon M 41 Registro Admisiones Dra. Mery Castañeda 42 Fac P/grados y F/cion C. Dr. Jose Romero 43 Pastoral Unversitario P. Juan G Garcia 44 Centro de Etica Dr. 45 Fac de Arquitectura Dr. Francisco Beltran R 46 Fac C/cia de la Ed/cion Dra. Ana C Osorio 47 Centro de Idiomas Dra. Saide P Acevedo 48 Liceo Julio C Garcia Dra. Rosalba Osorio 49 Centro de Computo Academico Claudia R 50 Bachillerato Virtual Dra. Ana C Osorio 51 Centro Innovacion y talento Dr Victor M Perez A 52 Centro de Conciliacion Y Arbitraje Dr Diana C Gutierrez A 53 Fac de Contaduria Dra. Emma Carrion 54 Fac de Derecho Dra. Gloria Quiceno 55 Fac de Economia Dra. Jazmith Rojas 56 Fac de Ingenieria Dr. German Urdaneta 57 Consultorio Juridico Gloria Maecha 58 C/venios Inst/nales Florangela de Rodriguez 59 Convenio Fuerza Publica Dr. Jorge Serpa 60 control Academico Roberto Sanchez 61 salud Ocupacional Jaime saul Prada 62 Servicio Medico/psicologico Gustavo Vera-Olga lucia Martinez 63 Conmuntador 64 Proyectos especiales cesar riazcos 65 Oficina de relaciones internacionales Angelica Gutierrez 66 Egresados Gilma Guerra 142 DATOS IMPORTANTES CONCEPTO DESTINO FUNCION INVESTIGACION 2 111 PROYECTOS DE INVESTIGACION 112 DOCENCIA 121 BIENESTAR UNIVERSITARIO 131 PROYECCION SOCIAL 141 EGRESADOS 142 PROYECTOS PROYECCION SOCIAL 143 APOYO ADMINISTRATIVO-FACULTADES APOYO ADMINISTRATIVO-ADMON 1 151 UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS PARA ACREDITACION 164

25 REGISTRO DE SOLICITUD

26 REGISTRO DE SOLICITUD

27 CONSULTA SUMINISTRO

28 FORMATO DE PEDIDO

29 DEVOLUCION DE ELEMENTOS

30 PRODUCTO NO CONFORME

31 EVENTOS

32 EVENTOS

33 RECUERDE Un pedido comienza su proceso , en el momento en que se recibe en la oficina del Departamento de Compras Solicitar sus pedidos de acuerdo al plan de compras para cada semestre Pedir los productos con todas las especificaciones y cantidades claras El tiempo de entrega depende del producto, que se este comprando, que mínimo será de 10 días hábiles

34 MUCHAS POR SU ATENCION