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Situación actual de vehículos Hortifrut y propuestas de mejora.

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Presentación del tema: "Situación actual de vehículos Hortifrut y propuestas de mejora."— Transcripción de la presentación:

1 Situación actual de vehículos Hortifrut y propuestas de mejora

2 OBJETIVO Vehículos CUANTIFICAR Los vehículos de la empresa IDENTIFICAR política rendiciones de gastos política de uso y rendiciones de gastos PROPONER política de uso y mejoras en rendiciones de gastos ACORDAR con Gerencia las bases para definir política de empresa O & M SS.GG Gerencia Contabilidad

3 VEHÍCULOS HORTIFRUT Hortifrut S.A. 18 Vehículos Hortifrut Chile S.A. 29 Vehículos Agrícolas Asociadas 10 Vehículos Hortifrut Comercial 2 Vehículos Viveros Hortifrut Chile S.A. 5 Vehículos 64 Vehículos SEPTIEMBRE, 2009

4 VEHÍCULOS HORTIFRUT HORTIFRUT CHILE

5 VEHÍCULOS HORTIFRUT HORTIFRUT S.A.

6 VEHÍCULOS HORTIFRUT AGRICOLA ASOCIADOS

7 VEHÍCULOS HORTIFRUT VIVERO HORTIFRUT S.A. HORTIFRUT COMERCIAL S.A.

8 VEÍCULOS HORTIFRUT Tipo de GastoTipo de Vehículo Combustible Vehículos compañía Vehículos arrendados Vehículos particulares Peaje Estacionamiento Lavado Vehículo Mantenciones Reparaciones Permiso Circulación Seguro Obligatorio Revisión Técnica Seguro vehículo

9 Tipo Vehículo Combustible Peaje, Estacionamiento, Lavado vehículo Seguros Mantenciones, Reparaciones Empresa Tarjeta Copec Rendiciones Factura RendicionesCentraliza en casa matriz Rendiciones Declaración SIISI Particular (contrato) CLP / Km (Rendición) RendicionesCentraliza en casa matriz CLP / Km (Rendición) Declaración SIINO ParticularRendiciones CLP / Km Rendiciones- CLP / Km Declaración SIINO Arrendado RendiciónRendicionesCentraliza en casa matriz - Declaración SII Cumple Ley 825 No Cumple Ley 825 SI NO SI NO SI NO SI NO VEHICULOS HORTIFRUT

10 VEHÍCULOS HORTIFRUT COMENTARIOS: 1.-Vehículos comprados por una sociedad que se encuentran asignados a personal que trabajan en otra empresa asociada 2.-Vehículos asignados a personal que ya no trabajan en la empresa o no tienen un responsable directo 3.-Inventario de activos fijos en SAP no esta actualizado de acuerdo al listado 4.-Vehículos vendidos o comprados no se informan en forma oportuna al departamento de Contabilidad 5.-Vehículos que se dan de baja no se informa formalmente su situación 6.- Vehículos que se utilizan pero ya cumplieron su vida útil y generan mayor gasto 7.- Vehículos asignados a personal administrativo (Ej: Vivero) 8.- Variedades de modelos y marcas

11 VEHÍCULOS HORTIFRUT COMENTARIOS: 9.- Asignación parcial de tarjetas de combustible (Copec) a los vehículos de la empresa 10.- Vehículo utilizado por personal externo de la compañía 11.- Rendiciones de gastos por personal externo de la compañía 12.- Uso de petróleo asignado para maquinaria es utilizado en vehículos asignados a agrícolas 13.- No existen políticas y procedimiento de uso y responsabilidades de vehículos 14.-Se realizan rendiciones que no pueden declararse como gastos antes el SII (Ej. Contratación personal con vehículo propio, vehículo arrendado que no cumpla Ley 824 / 825) 15.- Carga de trabajo para departamento contabilidad para gestionar rendiciones

12 VEHÍCULOS HORTIFRUT A)PROPUESTA: Actualización formal de listado Vehículos: 1.- Validar en terreno de ubicación de vehículos y responsable a cargo 2.- Actualizar activos fijos en SAP (Listado oficial empresa) RESPONSABLE: Jorge Saez Wilfredo Brevis FECHA COMPROMISO: Validar disponibilidad de recursos para realizar esta operación

13 VEHICULOS HORTIFRUT B) PROPUESTA: Definir políticas y procedimientos en 5 ítem: 1.- Tipo de Vehículo y Cargos relacionados Vehículos cumplan Ley 824 y 825 Marca, Modelo, Combustible, Seguridad, Equipamiento Cargos relacionados con modelo de vehículo 2.-Compra y recepción de vehículo Responsable de generar la solicitud de la necesidad de un vehículo Aprobación la solicitud de compra Responsable de obtener documentación legal (Inscripción, Permisos, Seguros) y que el vehículo cumpla con los requisitos de la empresa (Logos, u otros) Entrega formal al responsable del vehículo (Normas de uso, inventario del vehículo, Formulario recepción conforme) Informar entrega de vehículo a contabilidad

14 VEHICULOS HORTIFRUT B) PROPUESTA: Definir políticas y procedimientos en 5 ítem: 3.- Normas uso y prohibiciones Uso del vehículo (trabajo y/o particular, Horarios, Solo Personal HF, Tercero de HF o sólo responsable) Respetar normas vigentes y licencia conducir al día Bitácora de uso y Mantenciones Aseo y mantenciones del vehículo Responsabilidad de mantenciones del vehículo Evaluación alternativas para ejecutar reparaciones Utilizar concesionarias o talleres asignados por la empresa Responsabilidad frente a infracciones de transito Utilizar seguro frente a siniestros Informar cuando se da de baja un vehículo asignado Prohibiciones Anexar las definiciones al contrato de trabajo

15 VEHICULOS HORTIFRUT B) PROPUESTA: Definir políticas en 5 ítem: 4.- Política de gastos de viajes Solicitud de Viajes Viajes Terrestres Vehículos propios Vehículos arrendados (empresas precontratos) Otros Informe de gastos 5.- Control uso de vehículos Control GPS de vehículos Incluir en Programa de inventario activos fijos (vehículos) Control de bitácoras de uso y mantenciones Control cumplimiento Normas de uso y prohibiciones Formalizar reportes de control (Ej. Consumo combustible tarjeta Copec)

16 VEHICULOS HORTIFRUT RESPONSABLES: Alejandra LaraElaboración de políticas 30 Noviembre Carlos JaraAprobación Gerencias 10 Diciembre Jorge SaezPublicación 15 Diciembre Christian Doberti

17 VEHICULOS HORTIFRUT C) PROPUESTA: Rendición de Gastos: 1.- Homologar uso tarjeta Copec para todos los vehículos de la empresa 2.- Reemplazar rendiciones de gastos incorporando en remuneraciones Ítem arriendo vehículo, Ítem Combustible que se aceptan como gastos ante SII y en empleado no tributa este ingreso RESPONSABLE: Alejandra LaraEvaluar factibilidad 30 Marzo 2010 Wilfredo Brevis Aprobación Gerencias 10 Abril 2010 Carlos Jara Publicación 15 Abril 2010 Implementación 1 mayo 2010

18

19 Compañía uso interno Compañía uso externo ArrendadoParticular SITUACION ACTUAL Factura Deficiente control de consumo interno Tarjeta Copec Rendiciones Uso petróleo del campo Rendiciones Factura No definido el tipo de auto y personal Rendiciones Valor por km ($ 100–137) Remuneración (Item) Se acepta como gasto y el IVA crédito sólo con planilla consumo Uso petróleo del campo no se acepta como gasto No se acepta como gasto vehículos que no cumplan Ley 824/825 No se acepta como rendiciones de gasto vehículos particulares PROPUESTA Factura Mejorar control interno de consumo 100% Tarjeta CopecFactura Agencia tarifas y vehículos Política de gastos de viajes (RRHH) Remuneraciones Ítem Combustible Ítem Arriendo auto Se acepta como gasto y el IVA crédito Se acepta como gastoSe acepta como gasto vehículos cumplan Ley 824 / 825 Se acepta como gasto y personal este ingreso no renta VEHICULOS HORTIFRUT COMBUSTIBLE

20 Compañía uso externoArrendadoParticular SITUACION ACTUAL Rendiciones Se acepta como gastoNo se acepta como gasto vehículos que no cumplan Ley 824 / 825 No se aceptan como gastos PROPUESTA Remuneraciones (ítem)Rendiciones Agencia tarifas y vehículos Política de gastos de viajes (RRHH) Remuneraciones (ítem) Se acepta como gasto y personal este ingreso no renta Reduce carga trabajo en Contabilidad Se acepta como gasto vehículos cumplan Ley 824 / 825 Se acepta como gasto y personal este ingreso no renta Reduce carga trabajo en Contabilidad VEHICULOS HORTIFRUT PEAJE, ESTACIONAMIENTO, LAVADO VEHICULO

21 Compañía uso externoParticular SITUACION ACTUAL Factura Rendiciones Falta formalizar concesionaria y taller oficiales para realizar estas labores Rendiciones Valor por km ($ 100–137) Remuneraciones (Item) Se acepta como gastoNo se acepta como gasto las rendiciones de vehículos particulares PROPUESTA FacturaRemuneraciones (Item) Se acepta como gasto Formalizar concesionarias y talleres oficiales en Chile para estas labores Se aceptan como gastos y personal este ingreso no renta VEHICULOS HORTIFRUT MANTENCION Y REPARACIONES

22 Compañía uso externo SITUACION ACTUAL Rendiciones Se acepta como gasto PROPUESTA Norma uso y prohibiciones VEHICULOS HORTIFRUT REVISION TECNICA, PERMISO CIRCULACION, SEGURO OBLIGATORIO

23 Compañía uso externoParticular SITUACION ACTUAL Tramite lo realiza Carlos Jara para todos los vehículos de la compañía Tramite lo realiza Carlos Jara para todos los vehículos externos de la compañía Se acepta como gastoNo se acepta como gasto para vehículos que no son de la empresa PROPUESTA Remuneraciones (Item) Se aceptan como gastos y personal este ingreso no renta VEHICULOS HORTIFRUT SEGURO AUTOMOTRIZ

24 RENDICION DE GASTOS PROPUESTA: 1.- Evaluar las modificaciones de rendiciones de gastos 2.- Implementar RESPONSABLE: Georg Sternal Wilfredo Brevis Alejandra Lara Christian Doberti FECHA COMPROMISO:


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