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Prestar servicios especializados de transito, transporte, movilidad y seguridad vial fomentando la cultura vial en Colombia. Brindando nuestros servicios.

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Presentación del tema: "Prestar servicios especializados de transito, transporte, movilidad y seguridad vial fomentando la cultura vial en Colombia. Brindando nuestros servicios."— Transcripción de la presentación:

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2 Prestar servicios especializados de transito, transporte, movilidad y seguridad vial fomentando la cultura vial en Colombia. Brindando nuestros servicios con calidad, amabilidad y eficiencia de manera oportuna y seria.

3 Convertirnos para el año 2020 en la una empresa reconocida en Colombia por la agilidad, amabilidad,calidad y cumplimiento con nuestros clientes en la prestación de servicios especializados de transito, transporte, movilidad y seguridad vial.

4 CAPACITACIÓN Curso para el transporte de cargas indivisibles, extra pesadas y extra dimensionadas. Curso de Transporte de Mercancías Peligrosas. Curso en Normas de Transito y Seguridad Vial. Curso de Actualización para Agentes de transito. Manejo Defensivo Mecánica Automotriz Curso de Extinción de incendios y manejo de extintores Curso Básico de Primeros Auxilios para Conductores Curso de capacitación en Normas de Competencia Laboral

5 ASESORIA. Formulación de planes de manejo de Transito. Estudios de Transito Y Movilidad. Asesoría Legal en Accidentes de Transito. Asesoría conformación empresas de Transporte. Formulación y diseño del plan estratégico de seguridad vial conforme a la ley 1503 de 2011

6 SOLUCIONES INFORMATICAS Software SITRAN sistema integrado de transito. Software SICFLO sistema integrado para el control de flota

7 PROYECTO ANALISIS,DISEÑO E IMPLEMENTACION SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL VEHICULAR «SIGFLOT»

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9 Del desarrollo e implantación de un software corporativo para la gestión de la operación, mantenimiento y supervisión de una flota de vehículos de gran variedad (vehículos livianos, vehículos pesados de carga, maquinaria vial y maquinaria de elevación) Acorde a las necesidades de cada empresa.

10 Determinación y optimización del costo operativo de la flota Mejorar la seguridad de los vehículos y sus ocupantes a través de la ejecución y seguimiento de programas de mantenimiento. Dar conocimiento sobre la utilización y costos incurridos en la flota. Generar un método cuantitativo para la toma de decisión de renovación de la flota. Saber en todo momento cuando y como esta toda la flota, ubicación y régimen de trabajo por medio del sistema satelital

11 La necesidad de gestionar la administración de una flota es hoy en día uno de los mayores problemas de las empresas de transporte en especial de carga. Crear un software capaz de dar una cobertura de amplitud nacional ya que las empresas de transporte de carga son por lo general descentralizadas por lo tanto es necesaria una gestión también descentralizada en su asignación y mantenimiento, sin perder la integridad de la información a los efectos de tomar las decisiones estratégicas de empresa sobre planes de mantenimiento, usos de los vehículos y renovaciones de los mismos.

12 El Sistema de Gestión de Flota Vehicular consiste básicamente en tres módulos : · Información Técnica y Mantenimiento (ITM) · Operación de Flota · Control de Gestión y Consultas

13 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL PRODUCTO A DESARROLLAR El sistema será desarrollado en visual Access, tendrá todas las características de conectividad para ser maneja en una intranet, o por medio de acceso remoto o VPN Accesible por usuarios habilitados vía módem desde fuera de la Empresa.

14 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL PRODUCTO A DESARROLLAR Modularizado, parametrizable y corporativo. Base de datos única de alta seguridad, en la que cada dato es ingresado en un único lugar del sistema y actualizado por responsables específicamente designados para gestionar el mantenimiento programado y visualizar la utilización de flota e indicadores. Permitirá la exportación de información a herramientas ofimáticas (Excel), así como la importación de documentos en varios formatos.

15 El sistema implementara una estructura jerárquica tipo árbol que incluye y organiza los vehículos de acuerdo a nodos de centro de costos. Esta estructura constituye la base única de equipamiento a la que se vinculara la información generada en los distintos procesos e información técnica. Para organizar el historial de los vehículos se emplearan los conceptos de Posición funcional, elemento constituyente de la referida estructura, y el de Activo Físico que la ocupa. Éste último puede pasar de una posición a otra generando el correspondiente histórico de ubicaciones (trazabilidad). Por ejemplo, un cambio de motor de un vehículo a otro, o un vehículo de un centro de costos a otro.

16 Los datos técnicos de cada vehículo se organizaran en Fichas Técnicas asociadas a cada uno, las que son diferentes para cada tipo de ellos. El mantenimiento de esos datos se efectuara en forma separada y por distintos responsables, en lo que respecta a los datos comunes atribuibles a la Marca/Modelo y a los dato particulares del vehículo (matrícula, padrón, etc.).

17 Parte de la información técnica de los vehículos, de su mantenimiento y operación, estará constituida por documentos que son información complementaria a la estructurada. Se pueden asociar documentos a distintas entidades: posiciones funcionales, activos físicos, marcas/modelos, informes de trabajos, etc. Además con el objetivo de evitar conflictos por intentos simultáneos de modificación, se debe implementar control por el cual sólo un usuario por vez puede modificar un documento; en el interín los restantes usuarios pueden consultar la versión que se ha retenido para modificar, generándose un registro histórico de modificaciones.

18 Mantenimiento Programado A partir de la definición de intervenciones sistemáticas en los vehículos (Acciones de mantenimiento programado) en las que se estipula qué intervención debe efectuarse por parte de qué servicio ejecutor y ante qué condiciones, el sistema, una vez alcanzadas las condiciones prefijadas (período, contador/ caso y sus combinaciones), emitira automáticamente Tareas y/o Órdenes de Trabajo (OTs). Se puede visualizara la carga de trabajo a futuro que será generada por las Acciones, lo que contribuye a facilitar la planificación de los trabajos.

19 Los trabajos no sistemáticos se solicitan directamente en el sistema por parte de quien detecta la necesidad del mismo. Dichas solicitudes pueden ser dirigidas a cualquier servicio ejecutor (interno o externo) según la o las especialidades requeridas en el caso.

20 Tanto las Tareas provenientes del mantenimiento programado como las ingresadas directamente en el sistema serán agendadas como solicitudes de trabajos pendientes en la Agenda de cada Servicio Ejecutor. Éste, en base a las prioridades definidas y según sus recursos, seleccionara las que entienda conveniente realizar en el corto y mediano plazo.

21 HERRAMIENTA DE GESTIÓN DE ORDENES DE TRABAJO (OTS) Herramienta de Gestión de Ordenes de Trabajo (OTs) Permitirá agrupar las Tareas afines y generar la correspondientes Órdenes de Trabajo. Este módulo permitira a las jefaturas visualizar cuál es la carga de trabajo de cada servicio ejecutor en cada momento y el andamiento de los trabajos asignados. Las OTs así generadas pasan por diferentes fases: o Planificación o Impresión / Ejecución o Cierre Técnico – Económico

22 PLANIFICACIÓN En esta etapa, los responsables de cada servicio ejecutor planifican los recursos humanos y materiales para cada trabajo en particular o para un conjunto de trabajos. Los materiales y herramientas en pañoles (*) pueden ser controlados y gestionados por los responsables de mantenimiento. (*) Pañoles: acopios locales de materiales y repuestos para atender emergencias y trabajos en curso La provisión de materiales y repuestos para los trabajos se efectúa mediante interfaz con el sistema de abastecimientos, generando las solicitudes de compra o pedidos a almacén y registrándose automáticamente a su recibo, en el vehículo objeto de mantenimiento o en un pañol si el material es para acopio. A la vez el sistema generara, por medio de otra interfaz con el sistema de gestión económica, los correspondientes asientos contables. Todo esto de modo de tener integridad de información y evitar dobles ingresos. El sistema soportara un módulo de gestión de contratos de materiales y mano de obra, que permitira la recepción y liquidación mensual de gastos por mantenimiento tercerizado (talleres externos), y que colabora con el sistema de gestión económica en la conformación de las facturas correspondientes.

23 · IMPRESIÓN / EJECUCIÓN Los responsables de los servicios emiten un formulario impreso (OT) el que se entrega oportunamente a los ejecutantes (internos o externos) para la realización del trabajo. El formulario contendrá toda la información necesaria para la ejecución del trabajo, como ser las instrucciones de seguridad, de ejecución, materiales y recursos humanos planificados. Opcionalmente puede incluir documentación adicional (fotos, croquis, informes de trabajos similares, datos técnicos,planillas para recolección de medidas, etc.) Una vez finalizado el trabajo, el formulario debe ser completado por el ejecutante y devuelto con la evaluación efectuada por el solicitante del trabajo.

24 CIERRE TÉCNICO - ECONÓMICO La verificación de la información y su confirmación se realizara por el personal responsable, quien autorizara el ingreso al sistema de la información capturada en el formulario, tanto la información técnica de la ejecución como la económica (materiales y mano de obra). El cierre técnico permitirá el ingreso de la información técnica relativa a la ejecución del trabajo en el formulario impreso, también soportara el ingreso al sistema de documentación adicional (fotos, planillas con medidas actualizadas, etc.), así como el alta de nuevas tareas resultantes de la ejecución y tipificación de fallas y de acciones tomadas para posteriores analysis. El cierre económico se nutrirá de la información de materiales y repuestos que se provendrá automáticamente del sistema de abastecimientos, de lo suministrado desde pañoles y de los costos de las horas-hombre propias incurridas. Estas últimas se recogerá en forma indirecta de la declaración de actividad diaria de cada funcionario. Asimismo se pueden incluir gastos por contratos de servicios de mantenimiento, viáticos y gastos de locomoción.

25 MÓDULO DE OPERACIÓN DE FLOTA Este módulo gestionara los siguientes procesos: Planificación, ejecución y supervisión de las solicitudes de transporte Se reciben las solicitudes de transporte en una mesa de entrada vía correos electrónicos genéricos en 3 segmentos específicos: el sector de carga el sector de traslado de personas y/o pequeños bultos el sector de maquinaria pesada Los correos con las solicitudes surgirán de menores soluciones informáticas desarrolladas en base a formularios programados en HTML y asp. La aplicación de la gestión operativa de la flota permite en sí la asignación de los recursos humanos y el material rodante disponible para atender las solicitudes Se distinguen 3 fases de una orden de servicio: solicitada, en ejecución, y finalizada. En las vías informática y papel se registran fechas, horas y kilometrajes de salida y regreso, y fechas y horas de recepción y liberación del servicio. Asimismo quedan asentados los usuarios con sus respectivos centros de costos a los efectos la facturación posterior de los servicios. Esta aplicación permite la emisión de facturas internas por cada despacho de combustible, asignando vehículo, conductor, centro de costos, fecha, hora, kilometraje, combustible y volumen despachado. Por otra parte se gestiona el stock de combustible, permitiendo ingresos, egresos y ajustes contables del mismo por los usuarios autorizados.

26 Se presenta la información referida a la utilización de los vehículos generando reportes con: despachos de combustible fechas y horas de inicio y fin del viaje asignación de vehículo y conductor distancia recorrida, velocidades máximas y velocidades medias calidad de información · consultas de eventos especiales registrados para mantenimiento del sistema: 1. congelamiento de odómetro o reloj interno 2.reconexiones de batería 3.vehículos con sistema bypasseado · consulta de rendimientos por periodo

27 REGISTRO Y ANÁLISIS DE ACCIDENTES VEHICULARES La magnitud de la flota con que cuenta la Empresa de transporte de carga y la cantidad de habilitados (conductores) a conducir la misma, exigen que exista un análisis estadístico de su accidentabilidad a efectos de tomar medidas proactivas sobre seguridad vial y selección de tipo de vehículos. Para ello se desarrollara una aplicación que permita el registro de accidentes de acuerdo a su tipología, permitiendo reportes básicos por periodo y conductor y la exportación de datos para un tratamiento estadístico en profundidad en planillas electrónicas.

28 REGISTRO DE CONDUCTORES HABILITADOS El software contara con un sistema registro de habilitados (conductores) a conducir que requiere mantener los datos de la vigencia de una aptitud psicofísica, de la capacitación en manejo defensivo y de cursos específicos, del seguimiento de datos personales del registro de la persona. Para ello se desarrollara una base que permite el manejo de los anteriores parámetros, su actualización y la consulta en forma corporativa.

29 CONTROL DE GESTIÓN Y CONSULTAS Este modulo brindara información sumarizada e indicadores de gestation en períodos de tiempo seleccionables, la que puede ser consultada tanto en forma de reporte como gráficamente, así como ser exportada a Excel.

30 EL SISTEMA COMPRENDERA BÁSICAMENTE: Módulo programable para vehículos, que controla la autorización del conductor para la utilización del vehículo y registra fecha, hora, marca de odómetro y marca de horómetro en el encendido y apagado de motor y detenciones, permitiendo el cálculo de kilómetros recorridos, velocidad, y horas ociosas. Equipamiento para estaciones de servicio, que realizara controles previos a la carga de combustible y transferira la información almacenada en el vehículo hacia la unidad de la estación durante la recarga, quién remite diariamente la información al centro de procesamiento de datos (CPD) del Administrador.. Equipamiento para el CPD que concentrara los datos provenientes de las estaciones de servicio, puestos de abastecimiento propios y puestos de control, los reagrupara por organismo y los reenvíara para ser procesados para contralor de sus flotas. Asimismo permitira la facturación de los consumos de los organismos, sustituyendo la utilización de los vales de combustible. Equipamiento para cada vehiculo para la parte gps, camaras de vigilancia etc

31 OBJETIVOS: Control preciso sobre el uso de combustible por vehículo Descentralización del surtido de combustible en estaciones de sello Control complementario del movimiento del vehículo registrando datos de cada viaje en términos de fechas, horas, velocidades, conductor, rendimientos por kilómetro y rendimientos por hora Automatización del despacho de combustible en la estación propia de la Empresa, eliminando el factor humano en la transferencia de información de litros surtidos, kilometraje del vehículo, conductor habilitado, y datos del vehículo Posibilidad de análisis cuantitativos en casos de accidentes disponiendo de datos de velocidades y desplazamientos del vehículo Asimismo es destacable el provecho que surge de la descentralización del despacho de combustible dejando en privados importes de combustible, pero a su vez se automatizan y centralizan los gastos por este concepto en una única cuenta, lo que simplifica la administración y gestión de compensación del gasto.

32 CONCLUSIONES Decisiones oportunas. Se cuenta con una herramienta corporativa que integra la información sobre la flota en tiempo y forma permitiendo una correcta toma de decisiones tanto gerenciales como operativas. Información accesible. Se da conocimiento a la información a lo largo y ancho de la pirámide organizacional, motivando trabajar sobre estándares y/o mejores prácticas que se hubieran desarrollado en la materia mantenimiento o utilización de la flota. Información suficiente. Se minimizan los esfuerzos insumidos en la gestión de la información eliminando copias papel o archivos digitales duplicados. Información única. Se minimizan las solicitudes de información entre unidades y las demoras en obtenerla y las dudas sobre su validez, dado que la misma se puede acceder directamente del sistema Autocontrol. Una vez que se logre implementar el sistema y el ingreso de una carga básica de información, con la integración de las distintas unidades usuarias, el mismo se auto-controlara. Involucramiento. Se requiere el soporte del cuerpo gerencial en cuanto a la demostración que los datos son de utilidad y que son tenidos en cuenta como una de las variables en la toma de decisiones. Entorno técnico. Un requisito importante para el adecuado funcionamiento del sistema es el buen funcionamiento del entorno técnico, particularmente el de laslíneas de comunicación

33 HORIZONTE Y FUTURO Visto que el sistema documenta la forma de trabajo en lo que respecta a mantenimiento y operación de una flota, estarían dadas las bases para comenzar un proceso de certificación ISO serie 9000 en cualquier empresa que adquiera el software. El grado de flexibilidad, conectividad y escalabilidad del producto que se pretende desarrollar permitiría al menos el outsourcing o la venta por licenciamiento

34 TRACKING AND TRACING (SEGUIMIENTO Y LOCALIZACIÓN ) La combinación de la tecnología celular y GPS hace que la gestión de la flota cada vez más eficiente. La Tecnología celular sirve como un complemento en el sistema de navegación para que los servicios interactivos, como acceso a Internet, correo electrónico y SMS. Cada vez que el receptor GPS de la navegación está fuera de la vista, el módulo celular va a sustituir como fuente secundaria de información geográfica. MODULO GPS MODULO GSM

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