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Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 1 Guía Rápida de Presupuestos Tekhne.

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1 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 1 Guía Rápida de Presupuestos Tekhne

2 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 2 Creando Presupuestos En esta sección vamos a ver como crear un nuevo presupuesto, y el uso de algunas de las opciones de edición y manejo de la sección de Proyectos de C.I.O. Los presupuestos en C.I.O. hacen parte del módulo de Proyectos. En el caso más sencillo, un proyecto tendrá un solo presupuesto Para proyectos más complejos, por ejemplo de urbanizaciones, se pueden agrupar todos los presupuestos relacionados con el proyecto - el presupuesto del edificio tipo, de urbanismo, de parqueaderos, etc., en el proyecto en C.I.O. Otro uso posible será tener diferentes versiones de un mismo presupuesto para poder ofrecer diferentes niveles de acabados y costos, por ejemplo. Tekhne

3 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 3 Primero tenemos que crear el nuevo Proyecto. Entre por la opción Proyectos del menú principal, y en la ventana de Proyectos utilizamos el botón Crear como en cualquier otra parte de C.I.O. La única información requerida por C.I.O. en este momento es el nombre del proyecto, un código único, y la empresa ejecutora. La empresa se puede escoger del listado de empresas registradas en el programa (ver Sección 2 del tutorial Configuración para la edición de empresas). Creando un Nuevo Proyecto Tekhne

4 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 4 Opcionalmente podemos agregar otra información de la obra en las demás hojas de la ficha de Proyectos. Para utilizar el envío de información vía Internet, será importante agregar los datos de correo electrónico. Agregando Informacion del Proyecto Tekhne

5 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 5 Ahora se puede Confirmar los datos del nuevo proyecto, o Descartar el trabajo. Con este botón se pueden editar los datos básicos del proyecto en cualquier momento. No se puede modificar el código. Al borrar un proyecto se borra cualquier referencia del proyecto en el sistema, incluyendo los presupuestos que contiene. No hay Deshacer o Undo. Ahora abrimos el nuevo proyecto con un doble-click en el listado o con el botón Abrir. Guardando Informacion del Proyecto Tekhne

6 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 6 Para iniciar un nuevo presupuesto con el Asistente, oprima el botón Crear con el Asistente, o si quiere empezar a editar un presupuesto existente (o por ejemplo el primer presupuesto de un nuevo proyecto), utilice Abrir con el Asistente. Para editar el presupuesto señalado Para crear un nuevo presupuesto C.I.O. le permite trabajar en sus presupuestos en dos ambientes diferentes, mediante el asistente y mediante la lista detallada. Asistente de Presupuestos Tekhne

7 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 7 El Asistente lleva el usuario por una secuencia de pasos sencillos para crear un presupuesto. Los primeros dos pasos son para llenar datos básicos del presupuesto. Para moverse dentro del Asistente, se oprimen los botones numerados de los ocho pasos. Se completa la información de esta ficha y luego se oprime OK para grabar. Creando el Presupuesto con el Asistente Tekhne

8 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 8 Al oprimir el botón para el Paso 2, se ve la información requerida en este paso. Otra vez, se llenan los datos solicitados. Siempre se puede volver a cambiar o agregar información en cualquier momento. Nuevamente se oprime OK para grabar. Agregando Informacion al Asistente Tekhne

9 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 9 En el Paso 3, se empieza a crear la estructura del nuevo presupuesto. Se puede crear información nueva, pero el énfasis del Asistente es aprovechar los datos ya existentes en el sistema, por ejemplo copiándolos de presupuestos ya realizados. Aquí se verá el nuevo presupuesto Con este icono se pueden crear nuevos capítulos y subcapítulos Aquí el Asistente muestra datos de otros proyectos, para poder copiar información Con estos iconos se define a que nivel se deben copiar los datos. Estructura del Presupuesto Tekhne

10 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 10 Para empezar a crear un capítulo manualmente, se oprime el botón Crear, se ingresan los datos, y OK. El nuevo capítulo será creado directamente debajo del cursor. Una de las virtudes del Asistente, es que jamás pedirá un código - el mismo Asistente se encargará de reorganizar códigos, por ejemplo para insertar un nuevo capítulo entre dos capítulos existentes. Creando Capitulos del Presupuesto Tekhne

11 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 11 Copiando Otros Presupuestos Al hacerlo, aparece un árbol con toda la información del proyecto elegido - se puede abrir o cerrar ramas del árbol picando los símbolos de + o -. Se puede copiar información de cualquier otro proyecto (fijo o no). Primero seleccione el proyecto del listado. Al seleccionar la información que se quiere copiar, estos iconos se activan. Estos son para definir a que nivel se debe copiar la información - solo capítulo, hasta subcapítulo, ítem o frente de trabajo. Lógicamente si ha seleccionado un subcapítulo, el botón de copiar a nivel de capítulo no será activado. Tekhne

12 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 12 Por ejemplo, al seleccionar el capítulo 3, Cimentación y Estructura, del Proyecto Ejemplo (a la derecha), y luego al oprimir el botón verde, CIO copiará todo el capítulo hasta el nivel del ítem en el nuevo presupuesto. El Asistente siempre inserta la información inmediatamente por debajo del cursor, entonces se debe ubicar cuidadosamente el cursor en el nuevo presupuesto antes de copiar. Copiando Otros Presupuestos Tekhne

13 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 13 Por defecto, el Asistente copia datos sin cantidades de obra. Si se necesita copiar con las cantidades, se puede. Una vez activada esta opción, también se puede colocar un factor de multiplicación. Cualquier descripción se puede editar con el botón de edición. Y con este botón se puede borrar - como siempre en C.I.O., una vez confirmado no hay opción de deshacer. Copiando Otros Presupuestos Tekhne

14 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 14 También existe la posibilidad de mover o copiar elementos adentro del presupuesto nuevo. En este caso se necesita mover Mampostería para que quede después de Cimentación. Se selecciona Mampostería y se oprime Copiar. Después de copiar, el botón cambia y dice Pegar. Ahora se debe ubicar el cursor donde se quieren mover o copiar los datos, y se oprime Pegar. Se puede escoger entre copiar o mover los datos ya elegidos, se selecciona la opción deseada, o se cancela completamente el proceso. Copiar y Mover Elementos Tekhne

15 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 15 Con la estructura del presupuesto definido, se puede avanzar al Paso 4. En este paso se pueden ir agregando los ítems que le hagan falta al presupuesto. Otra vez el presupuesto nuevo esta al lado izquierdo la pantalla. Aquí el Asistente muestra un árbol dando acceso a las bases de datos de Análisis de Precios Unitarios e Insumos, organizados por grupos y subgrupos. Con este botón se pueden ver los APUs o insumos que están dentro de cualquier grupo o subgrupo. Agregando Informacion al Presupuesto Tekhne

16 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 16 Se puede ver la ficha del APU o insumo con un doble-click en el listado Para insertar un APU o insumo en el presupuesto, primero se selecciona el sitio donde se quiere agregar el nuevo ítem, y luego se oprime este botón. Agregando Insumos al Presupuesto Tekhne

17 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 17 También se pueden crear ISAs, Items sin Análisis, en este paso. Se selecciona el punto donde se quiere crear el ISA en el nuevo presupuesto, y se oprime el botón ISA. C.I.O. muestra una ventana para ingresar los datos básicos del ISA. Con el botón Editar del Asistente se puede modificar la descripción de cualquier ítem. Creando ISAs Tekhne

18 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 18 Ya la estructura del presupuesto, de capítulos, subcapítulos e ítems, está completa. Ahora en el Paso 5 se pueden ingresar las cantidades de obra para cada ítem. Se selecciona la parte del presupuesto que se quiere editar, y los datos correspondientes aparecen en el listado. Se puede editar la cantidad en el campo suministrado (confirmando con el botón verde), o editar directamente sobre la tabla. Obviamente solo se puede ingresar cantidades para ítems, no para capítulos o subcapítulos. Ingresando Cantidades de Obra Tekhne

19 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 19 En el Paso 6 el Asistente solicita los datos del A.I.U. Los datos a ingresar dependen de la configuración del A.I.U. que se dio en el Paso 2. Por ejemplo si el usuario ha indicado que el A.I.U. es por capítulo, solo se ven los capítulos aquí. Después de seleccionar la parte del presupuesto que se quiere editar, se pueden editar las cifras en los campos suministrados (confirmando con el botón verde), o editar directamente sobre la tabla. El botón Todos aplica las cifras especificadas a todos los datos del listado, por ejemplo para colocar las mismas cifras a todos los ítems de un capítulo. Administración, Imprevistos y Utilidades Tekhne

20 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 20 En el Paso 7 se puede ver el resultado económico del presupuesto. Se puede escoger el nivel de consulta del presupuesto - por capítulos, subcapítulos o ítems. Valores del Presupuesto Tekhne

21 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 21 Finalmente en el Paso 8 terminamos el proceso de creación del presupuesto. Después de copiar, mover y borrar datos, es probable que se necesite depurar la codificación del presupuesto. Con este botón, el Asistente dejará la codificación consecutiva - 1,2,3 etc. sin espacios en la numeración. Aquí se puede acceder al Manejador de Impresión para reportes impresos, por pantalla y vía Internet. Finalización del Proceso Tekhne

22 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 22 Aunque el Asistente para Presupuestos esta diseñado para llevar el usuario secuencialmente por el proceso de crear un presupuesto nuevo, éste se puede también mover libremente entre los varios pasos del Asistente. Por ejemplo, se puede crear o copiar algunos capítulos, llenar las cantidades y A.I.U., ver el resultado, y luego volver al paso 3 para agregar mas capítulos, y repetir el proceso. Tampoco hay ninguna diferencia entre un presupuesto creado en el Asistente, y uno creado sin el Asistente. Es posible moverse libremente entre estos dos ambientes sin ningún problema. El ultimo punto para tener en cuenta, es que el Asistente graba automáticamente toda la información en el momento de crear o copiar. La única excepción es en los primeros dos pasos, donde hay que oprimir el botón OK para confirmar los cambios hechos. Observaciones Generales Tekhne

23 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 23 Entrando por la opción Proyectos del menú principal C.I.O. presenta el listado de Proyectos en el sistema. El primer nivel de información es el Proyecto. Cada proyecto pertenece a alguna empresa. Abrimos un proyecto con doble-click en el listado o con el botón Abrir. Ahora que hemos creado el presupuesto podemos seleccionarlo de la lista de proyectos. Listado de Proyectos Tekhne

24 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 24 Ahora vemos el listado de Presupuestos dentro del proyecto, incluyendo nuestro nuevo presupuesto que editamos con el Asistente. Podemos abrir cualquier presupuesto con doble-click en el listado, o seleccionándolo para luego oprimir el botón Abrir. Ahora C.I.O. muestra la ventana de Configuración de Cálculos. Con esta ventana se puede definir la precisión con la cual C.I.O. calcula el valor del presupuesto, por ejemplo quitando los centavos de los cálculos. Se puede dejarla en la opción por defecto de Calcular sin redondeo, oprimiendo OK. Abriendo el Presupuesto Tekhne

25 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 25 Ahora aparece la ventana principal del presupuesto, una lista donde se puede ver toda la estructura del presupuesto. Todo el trabajo relacionado con el presupuesto se puede ejecutar desde aquí, tanto edición de información (que también se puede hacer en el Asistente) como la consulta. En este momento solo se puede ver el presupuesto y sus capítulos, cada uno con su código. Lista del Presupuesto Tekhne

26 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 26 Seleccionar una parte del presupuesto Ver más detalle Ver menos detalle Con estos tres botones de la barra de herramientas, podemos controlar la vista del presupuesto. La lista abre o cierra para mostrar más o menos información. Un presupuesto tiene como mínimo capítulos, sub- capítulos e ítems, y opcionalmente puede tener frentes de trabajo también. Vista del Presupuesto Tekhne

27 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 27 Para ver el valor del presupuesto, debemos oprimir el botón Calcular Presupuesto. Después de calcular el presupuesto, se activa automáticamente el botón Mostrar Valores. Oprimiendo este botón muestra una columna de valores presupuestados. C.I.O. muestra los valores para cada parte del presupuesto visible en el listado. Consultando Valores Tekhne

28 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 28 Finalmente el botón Configurar Listado permite agregar o quitar columnas de valores en el listado. En esta ventana se pueden escoger los valores que se pueden ver en el listado. Cada concepto señalado tendrá su columna correspondiente en el listado. El botón de Mostrar Valores sólo esta activado después de calcular el presupuesto, y el de Configurar Listado solo después de oprimir Mostrar Valores. Si está editando el presupuesto, debe oprimir el botón de Calcular Presupuesto cuando quiere actualizar el valor mostrado por C.I.O. - el programa sólo hace esto automáticamente en el momento de imprimir. Consultando Valores 2 Tekhne

29 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 29 Consultando Cantidades de Obra Se pueden ver listados detallados de insumos utilizando las opciones del menú Insumos. En Insumos - Cantidades, C.I.O. muestra el listado detallado de insumos requeridos para la parte del presupuesto señalada en el momento de pedir el informe. Hay varios otros reportes disponibles en el menú Insumos. Tekhne

30 Curso C.I.O. - Guía Rápida de Presupuestos 30 Conclusiones En esta Guía Rápida hemos mostrado como crear un primer presupuesto en C.I.O. C.I.O. es un programa bastante grande y con muchas opciones para usuarios mas avanzados, entonces a la medida que avanza en el uso del sistema, debe consultar el tutorial para conocer todas las otras posibilidades que tiene C.I.O. Se puede acceder al tutorial completo por medio del submenú de Ayuda en el menú principal de C.I.O., o utilizando el botón que aparece en todas las ventanas de C.I.O. Tutorial Tekhne


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