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1 Tekhne Curso CIO Control Sección 7 Control del Presupuesto Sección 7 - Control del Presupuesto.

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1 1 Tekhne Curso CIO Control Sección 7 Control del Presupuesto Sección 7 - Control del Presupuesto

2 2 Tekhne Introducción El módulo de Control es donde se hace la comparación entre el trabajo presupuestado inicialmente y los trabajos ejecutados, en ejecución y por ejecutar. Primero miremos la información y reportes disponibles en este módulo, y su interpretación. Posteriormente, en la Sección 8 del curso, examinaremos las opciones de Configuración de Control para personalizar el estilo de control de cada proyecto. Más... Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto C.I.O. permite un control previo de mucha información, por lo cual, este módulo es de constante uso, y no solo para mirar al terminar un proyecto. El nivel de control puede ser macro, revisando cifras globales para tener una visión gerencial de un proyecto, o llegando hasta el último detalle de cada actividad y sus trabajos correspondientes.

3 3 Tekhne Accediendo al módulo de Control Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Hay dos juegos de reportes disponibles - Control del Presupuesto, donde comparamos lo presupuestado con lo ejecutado, y Control de Terceros donde podemos ver el estado de cuenta con los diferentes proveedores y subcontratistas. Miremos Control del Presupuesto primero. Como siempre, C.I.O. muestra el listado de presupuestos en el sistema para escoger con un doble- click o el botón OK.

4 4 Tekhne Consultando Datos de Control - 1 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Ahora vemos un listado detallado del presupuesto elegido. Desde aquí podemos empezar a consultar toda la información relacionada con este presupuesto. Dependiendo de donde nos ubiquemos en el listado, podemos consultar datos de todo el presupuesto, un capítulo en particular, un subcapítulo, ítem o frente de trabajo. Con el botón Escoger, o un doble-click en el listado, señalamos la parte del presupuesto que queremos ver. Más...

5 5 Tekhne Consultando - 2 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto C.I.O. presenta un listado de informes disponibles para la parte del presupuesto señalado. Reportes de Ejecución - estos muestran los datos del presupuesto y los valores ejecutados hasta el momento. El informe puede ser resumido por capítulo o detallado a nivel de subcapítulo, ítem o frente de trabajo. Listas con proyección de costos - como el anterior pero con una proyección del costo futuro y total del proyecto - hay varias diferentes tipos de proyección. Detalles de clases de trabajo - el detalle de la ejecución de los subcontratos, almacén o gastos generales. Hay varios juegos de informes disponibles :

6 6 Tekhne Listas sencillas de ejecución Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Aquí vemos un reporte a nivel de capítulo de todo el presupuesto. Igualmente se puede escoger la opción Lista Items, por ejemplo, para ver la misma información detallada a nivel de ítem del presupuesto. Totales del presupuesto Detalle de cada capítulo El propósito de este reporte es sencillamente indicar el valor de los trabajos y materiales invertidos en la obra hasta el momento. Más...

7 7 Tekhne Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Explicación de la terminología del reporte. Presupuesto - el valor presupuestado para la parte indicada del presupuesto. Este valor no se modifica por datos introducidos en los módulos de control de C.I.O. - solamente muestra el presupuesto original. Total Ejecutado - el valor invertido en la ejecución de la obra hasta el momento. Es la suma de las tres cifras explicadas a continuación. Subcontratos - valor total registrado en actas de obra o avances de subcontratos. No se contempla anticipos ni manejos tributarios como retenciones. Es el valor total causado por la ejecución hasta el momento. Tampoco contempla si las actas están canceladas o sus facturas registradas. Listas sencillas de ejecución Definiciones Más...

8 8 Tekhne Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Consumos Almacén - valor total de consumos del almacén. El valor de los consumos esta calculado por el sistema FIFO (First In First Out - el primero que entra es el primero que sale) o Promedio Ponderado, dependiendo de la configuración de cada proyecto. No importa si los pedidos han sido cancelados o no, únicamente esta reportando el valor de materiales colocados en obra. Gastos Generales - total de gastos generales registrados en el módulo de Registro de Documentos. Nuevamente, no importa si los gastos han sido cancelados con Ordenes de Pago o no. Presupuestado-Ejecutado - la diferencia entre el valor del presupuesto y el valor ejecutado hasta el momento, o sea la diferencia entre las columnas Presupuesto y Total Ejecutado. Listas sencillas de ejecución Definiciones Más...

9 9 Tekhne Listas con Proyección del Presupuesto Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Los informes de control con proyección del presupuesto tienen la misma base de información del presupuesto y de ejecución, pero además, muestran datos del costo futuro del proyecto.

10 10 Tekhne Proyección del Presupuesto Definiciones Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Por Ejecutar - este es el valor faltante por ejecutar en los módulos de Subcontratos, Almacén y Gastos Generales. Para el almacén, C.I.O. calcula el valor total de los requerimientos teóricos del almacén, y resta el valor de los consumos hasta el momento. Para los materiales sin consumir, utiliza el último precio de compra. Para gastos generales, es la diferencia entre el valor total de cada gasto y el valor registrado en el Registro de Documentos. En el caso de subcontratos, es la suma del valor por ejecutar de cada una de las actividades subcontratadas, lo que no esta registrada en actas de obra o avances. Más...

11 11 Tekhne Proyección del Presupuesto Definiciones Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Disponible - este es el valor faltante por ejecutar en el presupuesto y que no esta representado en los módulos de Subcontratos, Almacén o Gastos Generales. Esto es uno de los conceptos más importantes en C.I.O. y su buen manejo será reflejado en un buen control del presupuesto. En los módulos de Subcontratos, Almacén y Gastos Generales, siempre tenemos dos formas de crear la información disponibles - Escoger del Presupuesto o manualmente. Cuando utilizamos la primera opción, C.I.O. saca información del presupuesto, y la coloca en el módulo correspondiente, creando un enlace dinámico entre el trabajo presupuestado y el trabajo a ejecutar. Más...

12 12 Tekhne Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Antes de escoger la información del presupuesto, su valor esta Disponible para colocar en uno de los módulos de ejecución. Cuando arrastramos la información hacia un subcontrato por ejemplo, su valor ya esta controlado en el subcontrato, y ya no esta disponible en el presupuesto. En otras palabras el valor de Disponible representa todo los trabajos que han sido presupuestados pero que no han sido llevados a ninguno de los módulos de ejecución. Puede ser que son trabajos futuros donde todavía no hemos definido los subcontratos por ejemplo, o puede ser trabajos que hemos olvidado. La gran diferencia con crear trabajos manualmente, es que esto no afecta el Disponible en el presupuesto, sencillamente adiciona nuevos trabajos y sus costos correspondientes a la ejecución del proyecto. Por eso es tan importante utilizar la opción Escoger del Presupuesto al máximo. Proyección del Presupuesto Definiciones Más...

13 13 Tekhne Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Proyección del Presupuesto Definiciones Total Ejecución - ahora C.I.O. suma las columnas Total Ejecutado, Por Ejecutar y Disponible, para dar un estimativa del costo total de la obra. Ejecución-Presupuesto - finalmente C.I.O. resta el valor del presupuesto del valor estimado de ejecución (la columna Presupuesto menos la columna Total Ejecución). Si el valor es negativo, estamos ejecutando por debajo del valor presupuestado. Al contrario estamos pasando del valor del presupuesto. Valor por Unidad Presupuestado/Valor por Unidad Proyectado - aquí C.I.O. divide el valor presupuestado y el valor total de ejecución respectivamente por el número de unidades indicadas en la ficha del presupuesto en el módulo de Presupuestos. Aquí no pretendemos aplicar factores de inflación u otros factores financieros. Más...

14 14 Tekhne Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Proyección del Presupuesto Definiciones Vale la pena resaltar la importancia de la columna Disponible y el uso de la opción Escoger del Presupuesto en estos cálculos, con un ejemplo de lo que no debe hacer. Imaginemos que se maneja un proyecto creando todos los subcontratos, gastos generales y el almacén manualmente. La apariencia del proyecto será igual a un proyecto creado con la opción Escoger del Presupuesto. Pero cuando llegamos a este reporte, encontramos que la columna Disponible tiene el valor total del presupuesto, y sumado al Total Ejecutado y el Por Ejecutar las cuales sencillamente reflejan los datos de subcontratos, almacén y gastos generales, resultará en un proyecto con sus costos aparentemente doblados. Cuando utilizamos la opción Escoger del Presupuesto, le estamos diciendo al programa, vamos a ejecutar este trabajo presupuestado aquí en este módulo de ejecución, y cuando creamos datos manualmente estamos diciendo, tengo un trabajo adicional, y quiero agregar sus costos en esta parte del presupuesto. Más...

15 15 Tekhne Proyección del Presupuesto Consejos Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto En los informes de proyección del presupuesto, el dato realmente valioso es la columna de Ejecución-Presupuestado - allí es donde observamos si el proyecto va por buen camino o no. Como este columna es el resultado de restar el valor total de ejecución del presupuestado, y el valor total de ejecución es la suma de lo ejecutado más por ejecutar más el disponible en el presupuesto, se puede ver que no se necesita ejecutar trabajos para ver su efecto en la ejecución futuro del proyecto. El instante en que se crea un subcontrato, o un gasto general o un requerimiento o pedido en el almacén, ya esta afectando el control presupuestal por medio de la columna Por Ejecutar. Entonces se puede utilizar C.I.O. para un control previo de contratación y pedidos, viendo el efecto futuro antes de firmar documentos de compromiso que ya no tienen remedio. Más...

16 16 Tekhne Reportes de Variaciones 1 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Los reportes de Variaciones muestran las variaciones entre el presupuesto y la ejecución, en términos de cantidades, valores unitarios y valores totales. Para consultar este reporte es importante tener las cantidades ejecutadas actualizadas en CIO. Consulte la sección sobre el manejo del Registro de Ejecución mas adelante en este tutorial.

17 17 Tekhne Reportes de Variaciones 2 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Estas columnas muestran la cantidad, valor unitario y valor total de cada actividad del presupuesto. Obviamente no hay cantidades ni valores unitarios para subcapítulos o capítulos. Estas columnas muestran los datos realmente ejecutadas. Las cantidades vienen del Registro de Ejecución (documentación mas adelante en este sección). El valor viene de las actas, consumos de obra, registros de trabajo (nómina) y gastos generales. Estas columnas muestran la información de actividades pendientes por ejecutar o terminar. Solo hace referencia a información en los módulos de subcontratos, almacén, nómina y gastos.

18 18 Tekhne Reportes de Variaciones 3 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Los datos Disponibles hacen referencia nuevamente a los trabajos en el presupuesto sin asignar a los módulos de ejecución. Finalmente CIO suma las cantidades y valores ejecutados, por ejecutar y disponibles para dar un total proyectado para la obra. Las últimas columnas muestran las diferencias entre los valores totales de la obra frente al presupuesto, en valores y en porcentajes.

19 19 Tekhne Reportes de Proyección de la Ejecución 1 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Los reportes de Proyección de la Ejecución tienen otra manera de proyectar el costo futuro de la obra, utilizando el valor unitario ejecutado hasta el momento como base. Para consultar este reporte es importante tener las cantidades ejecutadas actualizadas en CIO. Consulte la sección sobre el manejo del Registro de Ejecución mas adelante en este tutorial.

20 20 Tekhne Reportes de Proyección de la Ejecución 2 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto El valor presupuestado, y el total ejecutado, calculados como en los demás reportes de control. Para calcular el valor Por Ejecutar, CIO calcula el valor unitario ejecutado hasta el momento, y lo multiplica por la cantidad pendiente por ejecutar - en este caso la diferencia entre la cantidad presupuestada y la cantidad ejecutada. El total es la suma de lo ejecutado mas por ejecutar. El reporte también muestra las cantidades y valores unitarios calculados.

21 21 Tekhne Detalle de la Ejecución Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto El reporte detallado de ejecución muestra todo el detalle de ejecución para la parte seleccionada del presupuesto. Esto incluye cada acta, consumo de obra, registro de trabajo en la nómina, y gasto general. Como incluye cada consumo del almacén, el reporte puede ser muy grande. Se puede colocar un rango de fechas, y también es aconsejable consultar a nivel de ítem o subcapítulo, en particular en proyectos con bastante ejecución.

22 22 Tekhne Controles Detallados Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Ahora miremos los informes más detallados. Cuando encontramos un sobrecosto o inconsistencia en los listados anteriores, necesitamos investigar las causas. Esto lo hacemos con los tres informes detallados - Control del Almacén, Control de Subcontratos y Control de Gastos Generales. Estos informes son diferentes a los listados ya presentados en que su organización es por las actividades o elementos en ejecución, y no por la estructura del presupuesto. Por ejemplo el informe de Control de Subcontratos muestra actividades subcontratadas y no ítems del presupuesto, y en el Control del Almacén vemos cada insumo. A pesar de esto, los informes están estrechamente ligados al presupuesto de tal manera que si pedimos el informe mientras que el cursor este ubicado sobre un capítulo, observaremos lo datos de este capítulo en particular. Lo mismo aplica para todo el presupuesto, un subcapítulo, ítem o frente. Más...

23 23 Tekhne Control del Almacén Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto El primer informe es el de Control del Almacén. Este muestra todos los insumos ejecutados o por ejecutar por medio del módulo de almacén. Permite un control tanto de cantidades como de valores unitarios. Está organizado desde el insumo causando el mayor sobrecosto, hasta el insumo con el mayor ahorro frente al presupuesto. La primera columna muestra el desfase entre el valor total de ejecución y el valor originalmente presupuestado.

24 24 Tekhne Control del Almacén - Definiciones Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Cantidad Presupuestada - la cantidad originalmente presupuestado del insumo. Cantidad Estimada - el mayor valor entre la cantidad en Requerimientos del Almacén, salidas hechas o entradas. Valor Unitario Presupuestada - el valor unitario originalmente presupuestado del insumo. Valor Unitario Promedio - el valor unitario de los consumos hasta el momento, más los consumos faltantes valorados al último precio de compra.

25 25 Tekhne Control del Almacén - Definiciones Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Valor Total Presupuestado - valor unitario presupuestado por la cantidad presupuestada. Valor Total Estimado - valor unitario promedio estimado por la cantidad estimada. Cantidad Salidas - salidas realizadas hasta el momento en el almacén. Valor Total Salidas - valor total de las salidas realizadas, valoradas con FIFO o Promedio Ponderado dependiendo de la configuración del proyecto.

26 26 Tekhne Control de Subcontratos Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto El informe de Control de Subcontratos presenta información parecida relacionada con las actividades subcontratadas. Nuevamente el informe está organizado desde la actividad causando mayor sobrecosto hasta las actividades con mayor ahorro frente al presupuesto. La primera columna muestra el desfase entre ejecución y presupuesto.

27 27 Tekhne Control del Subcontratos Definiciones Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Cantidad Presupuestada - la cantidad originalmente presupuestado de la actividad. Cantidad Estimada - la cantidad subcontratada. Valor Unitario Presupuestada - el valor unitario originalmente presupuestado de la actividad. Valor Unitario Promedio - el valor unitario promedio de ejecución, más el faltante valorada al último precio del subcontrato.

28 28 Tekhne Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Valor Total Presupuestado - valor unitario presupuestado por la cantidad presupuestada. Valor Total Estimado - valor unitario promedio estimado por la cantidad estimada. Cantidad Hecha - cantidad ejecutada hasta el momento en actas de obra. Cantidad Faltante - faltante por ejecutar de acuerdo con el total subcontratado y la cantidad ejecutada. Control del Subcontratos Definiciones

29 29 Tekhne Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Valor Unitario Hecho - valor unitario promedio de ejecución real. Valor Unitario por Hacer - último valor unitario en el subcontrato Subcontrato - subcontrato al cual pertenece la actividad. El código es Proyecto/Subcontrato. Actividad Presupuesto - actividad en el presupuesto al cual corresponde la actividad subcontratada. El código es Presupuesto.Capítulo.Subcapítulo.Item.Frente. Control del Subcontratos Definiciones

30 30 Tekhne Control de Gastos Generales Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto El informe de Control de Gastos Generales presenta información sobre los otros gastos y servicios manejados en el módulo de Gastos Generales. Otra vez el informe está organizada desde el concepto causando el mayor sobrecosto hasta los conceptos con mayor ahorro frente al presupuesto. También la primera columna muestra el desfase entre ejecución y presupuesto.

31 31 Tekhne Control del Gastos Generales Definiciones Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Cantidad Presupuestada - la cantidad originalmente presupuestada. Cantidad Estimada - la cantidad programada para ejecutar. Valor Unitario Presupuestado - el valor unitario originalmente presupuestado de la actividad. Valor Unitario Estimado - el valor unitario indicado para el gasto general.

32 32 Tekhne Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Valor Total Presupuestado - valor unitario presupuestado por la cantidad presupuestada. Valor Total Estimado - valor unitario estimado por la cantidad estimada. Valor Pagos - valor total de pagos registrados en el módulo de Registro de Documentos hasta el momento. Control del Gastos Generales Definiciones

33 33 Tekhne Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto El reporte de Control del Item (disponible cuando un solo ítem es seleccionado) muestra el detalle del ítem, unificando datos de los diferentes módulos de ejecución que afectan el ítem. Control del Item Con este reporte se puede ver el análisis unitario presupuestado y compararlo con el análisis unitario ejecutado, utilizando las columnas de cantidades y valor unitarios. Para ver datos completos, es importante tener las cantidades ejecutadas actualizadas en CIO, en el Registro de Ejecución.

34 34 Tekhne Control - Consejos Generales Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Ejecución-Presupuesto - este es siempre la columna clave en cualquier informe. Muestra si la actividad o elemento esta siendo ejecutado adentro del valor presupuestado o no. Siempre los valores negativos son buenos (el valor de ejecución es menor que el presupuesto). Valor y Cantidad Presupuestada en 0 - esto se ve cuando la actividad o elemento fue creado con una de las opciones manuales, y no con Escoger del Presupuesto. Implica que la actividad esta causando un sobrecosto porque no hay un trabajo equivalente en el presupuesto. Vista macro hacia vista detallada - siempre se puede ir desglosando la información. Por ejemplo, se puede empezar con una vista a nivel de capítulo, identificar un capítulo para investigar, escogerlo y pedir el informe a nivel ítem o el detalle del almacén, o subcontratos, y así repetidamente. Más...

35 35 Tekhne Control de Terceros - 1 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Ahora veamos las opciones de Control de Terceros. Todos los Registros de Documentos y Ordenes de Pago en C.I.O. tienen que ser relacionados con un tercero de la base de datos de terceros. Podemos consultar la información de terceros a nivel del presupuesto, a nivel de proyecto consolidando los datos de todos los presupuestos en el proyecto, o nivel de todo el sistema. Más...

36 36 Tekhne Control de Terceros - 2 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Después de seleccionar el presupuesto o proyecto, si este es el caso, C.I.O. muestra la ventana inicial de acceso a los informes de Control de Terceros. Se puede colocar un rango de fechas si así desea, o sencillamente escoger el reporte Resumen Terceros con OK o un doble-click del mouse. Más...

37 37 Tekhne Control de Terceros - 3 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Aparece el informe sobre los terceros. Aquí podemos ver el estado de pagos con cada tercero, de acuerdo con los diferentes procesos definidos dentro de C.I.O. El informe está en orden alfabético por los nombres de los terceros, y muestra el código interno de cada tercero y su NIT. Más...

38 38 Tekhne Control de Terceros - Definiciones Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Valor Total Documentos Registrados - es el valor de los documentos grabados en el módulo de Registro de Documentos Valor Total Retenciones - es el valor total retenido en las Ordenes de Pago. Puede ser por amortización de anticipos, retención de garantía, retenciones en la fuente, etc. Valor Total Ordenes de Pago - es el valor total de las Cuentas por Pagar en Ordenes de Pago. No necesariamente esta todo desembolsado. Valor Total Pagos Autorizados - es el valor para girar de las Ordenes de Pago que han sido autorizados para su respectivo giro. Valor Total Cheques Girados - es el valor de los cheques realmente girados.

39 39 Tekhne Imprimiendo Informes de Control Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Para imprimir informes de control, primero debe ir a la vista que quiere imprimir. Luego oprima el botón de Generar Datos para Informes. Ahora se puede escoger el informe correspondiente como normal desde el Manejador de Impresión. Más...

40 40 Tekhne Discriminación de IVA en Control Ahora en el módulo de Control del Presupuesto, hay dos juegos de reportes - los existentes que no han variado, y una segunda copia de cada reporte donde el valor de IVA ejecutado esta discriminado. Esto esta hecho con el fin de simplificar el uso en diferentes países donde hay manejo distinto del IVA. Valor de IVA ejecutado mostrado en una columna aparte Valores ejecutados no incluyen el valor de IVA Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto

41 41 Tekhne Discriminación de IVA en Control Para lograr esto en una manera practica, y para no demorar demasiado los cálculos, es necesario indicar el manejo de IVA en algunas partes del programa donde no era necesario antes. Si no requiere la discriminación de IVA en los reportes, no hay necesidad de cambiar su forma de utilizar el CIO. No hay cambios en subcontratos ni en nómina - en subcontratos el manejo existente de IVA ya es adecuado para este fin, y el módulo de nómina esta diseñado sobre la base de que la nómina no causa IVA. En Gastos Generales, ahora el CIO pide unos datos adicionales para cada actividad para aclarar el manejo de IVA en cada una. CIO utiliza esta información para separar el IVA en los informes de Control. Si después en la Orden de Pago, el usuario cambia el manejo de IVA, CIO no tendrá en cuanta este cambio para el manejo de los reportes de control. Manejo de IVA de cada actividad en Gastos Generales. Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto

42 42 Tekhne Discriminación de IVA en Control El proceso es parecido en el Almacén. Es necesario especificar el manejo de IVA para cada material en el kárdex. Para proyectos nuevos, CIO hace esto de manera automática, pero para proyectos ya en ejecución es necesario que el usuario debe hacerlo manualmente. En el caso de proyectos existentes, si después de editar el manejo de IVA de cada material no esta apareciendo bien discriminado el IVA en los reportes de control, se puede utilizar la opción de Recalcular Movimientos del menú Editar en el listado de Kárdex, para que CIO actualiza sus datos con la información del IVA. Manejo de IVA de cada material en el almacén Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto

43 43 Tekhne Discriminación de IVA en Control Es importante aclarar que este cambio no afecta ningún otro calculo en los reportes de control. Los reportes donde el IVA no esta discriminado siguen iguales, y en los reportes con el IVA aparte, la única diferencia es que las columnas Total Ejecutado, Subcontratos, Consumos Almacén, Gastos Generales y Nómina no incluyen IVA, y este valor esta presentado en la columna Valor IVA Ejecutado. En estos reportes, para la comparación con el presupuesto, donde normalmente CIO compara el valor presupuestado contra la columna Total Ejecutado, ahora lo compara con la suma de las columnas Total Ejecutado (sin IVA) + Valor IVA Ejecutado - o sea la comparación con el presupuesto es igual. Obviamente, tendiendo la columna de IVA discriminado, es sencillo para el usuario o en reportes o exportando a Excel, hacer sus propios sumas con estas columnas. Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto

44 44 Tekhne Registro de Ejecución 1 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Para consultar varios de los informes de control, específicamente los reportes de Variaciones..., los de...proyección de la ejecución y el reporte de Control de Items, es necesario actualizar la cantidad ejecutada de cada actividad en el presupuesto. CIO no hace esto de manera automática, porque la flexibilidad que tiene CIO en permitir la creación y edición de múltiples actividades en la ejecución también implica que es factible tener diferentes actividades con diferentes unidades de ejecución relacionadas con un solo ítem del presupuesto. En estas circunstancias no será lógico sumar cantidades (por ejemplo de dos actividades, una por metro cuadrado, otra por unidad). CIO tiene varias opciones para que el usuario controla adecuadamente este proceso.

45 45 Tekhne Registro de Ejecución 2 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto En la opción del Registro de Ejecución en el menú de Control, se puede controlar el avance de obra, incluso en forma automática. Aquí se puede indicar manualmente las cantidades ejecutadas, o dejar a CIO calcularlas con base en las actas de obra y registros de trabajo de la nómina.

46 46 Tekhne Registro de Ejecución 3 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto En esta columna, puede indicar si el usuario va a editar la cantidad ejecutada manualmente, o si CIO debe calcularla automáticamente. Con la opción manual seleccionada (Ejecución Automática es No), se puede editar la cantidad ejecutada con un doble-clic del mouse. Con la opción automática seleccionada (Ejecución Automática es Si), para actualizar las cantidades ejecutadas, debe oprimir el botón de Calcular Cantidades. CIO suma las cantidades en actas de obra y registros de trabajo de la nomina para cada actividad en la parte del presupuesto seleccionada.

47 47 Tekhne Registro de Ejecución 4 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto Cuando CIO va a calcular automáticamente las cantidades ejecutadas, repasa todos los subcontratos y actividades de la nómina, buscando actividades asignadas al ítem seleccionado del presupuesto. Solamente suma las actividades que han sido marcadas con esta casilla. Por defecto, cualquier actividad traído desde el presupuesto con la opción de Escoger del Presupuesto esta marcado para inclusión. Las actividades creadas manualmente no son marcadas. En todo caso, su estado es editable por el usuario.

48 48 Tekhne Registro de Ejecución 5 Curso CIO Control Sección 7 - Control del Presupuesto CIO ahora (a partir de la versión 7.5) actualiza las cantidades ejecutadas en el presupuesto de manera automática. Antes era necesario ir al reporte de Control/Registro Ejecución y seleccionar la opción para calcular. Es necesario tener las cantidades ejecutadas calculadas para utilizar varios reportes de control, como los de Variaciones..., los de...proyección de la ejecución y el reporte de Control de Items. Ahora cada vez que crea o modifica una acta de obra, o un registro de trabajo en el módulo de Nómina, CIO actualiza las cantidades ejecutadas para cada actividad del presupuesto afectada. Esto solo afecta los ítems marcados para Ejecución automática en el Registro de Ejecución - los demás ítems siguen bajo el control manual del usuario.


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