SISTEMAS Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD II ENFOQUES PARA LA CONSTRUCCIÓN DE SISTEMAS

ENFOQUES PARA LA CONSTRUCCION DE SISTEMAS
CARACTERÍSTICAS VENTAJAS DESVENTAJAS Ciclo de Vida Tradicional Prototipos Paquetes de software de aplicación

CARACTERÍSTICAS VENTAJAS DESVENTAJAS Desarrollo por usuarios finales Fuentes Externas

Ciclo de vida tradicional de los sistemas Es el método más antiguo Se usa en proyectos medianos o grandes de sistemas complejos Etapas: Definición del proyecto Estudio de sistemas Diseño Programación Instalación Post-implementación Se identifican Usuarios finales Especialistas en SI Un proyecto típico, mediano, requiere dos años de desarrollo y una vida útil de entre 3 y 8 años

Definición Del proyecto Estudio de sistemas Diseño Progra-mación Instala-ción Post-Implementa-ción

Definición del proyecto ¿Por qué es necesario un nuevo proyecto? ¿Qué se quiere lograr? Se verifica la necesidad de un sistema Se identifican los objetivos generales, el alcance del proyecto y se prepara un plan para presentar a la gerencia

Estudio de Sistemas Analiza a fondo los problemas de los sistemas existentes Identifica los objetivos que debe lograr la eventual solución y describe soluciones alternas Analiza la factibilidad de cada solución alterna Requiere recopilación de información o investigación (documentos, informes y papeles de trabajo, sistemas anteriores, usuarios, entrevistas, etc.) Describe detalladamente el resto de las actividades del cilo de vida y las tareas de cada fase.

Diseño Produce especificaciones de diseño lógico y física para la solución Probablemente se utilicen herramientas de diseño y documentación como diagramas de flujo de datos, de estructura de programas, etc.

Programación Traduce las especificaciones de diseño producidas durante la etapa anterior a código de software Pueden utilizarse varios programadores o equipos de ellos dependiendo de la envergadura

Instalación Pasos finales para poner en funcionamiento el sistema. Incluye pruebas, capacitación y conversión Las puesta a prueba está a cargo de los posibles usuarios finales del sistema La capacitación abarca a todos los empleados La conversión se debe llevar a cabo mediante un plan, calendarizando detalladamente todas las actividades que se requieren para instalar el nuevo sistema

Post-implementación Uso y evaluación del sistema una que ha sido instalado y está en producción Se realiza una auditoría formal que determina cuán bien cumple el sistema con sus objetivos originales El sistema deberá recibir mantenimiento durante su vida útil Cuándo la vida útil termina se requiere un nuevo sistema, comenzando nuevamente el ciclo

Utilidades En la construcción de grandes sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)y sistemas de información gerencial (MIS) en los que las necesidades son estructuradas y bien definidas En la construcción de sistemas técnicos complejos (lanzamientos al espacio, tráfico aéreo, operaciones de refinerías, etc.) Aplicaciones que exigen análisis rigurosos y formales, que poseen especificaciones predefinidas y controles estrictos

Limitaciones Es costoso, largo e inflexible Es burocrático No es útil para las aplicaciones orientadas hacia la toma de decisiones No es útil para aplicaciones pequeñas, poco estructuradas y más individualizadas

Elaboración de Prototipos Construcción de sistemas experimentales, de manera rápida y económica para la evaluación de los usuarios finales Al interactuar con el prototipo es posible mejorar las necesidades de información El prototipo aprobado sirve como base para armar el sistema final Es un modelo preliminar de un sistema o de una parte El proceso es iterativo (se puede repetir cíclicamente)

Pasos: Identificación de las necesidades básicas del usuario Crear un prototipo inicial Usar el prototipo Modificar y mejorar el prototipo

Utilidades Son más útiles cuando existe cierta incertidumbre acerca de las necesidades o de las soluciones de diseño Es valioso para diseñar la interfase de usuario final de un SI Permite a los usuarios anticiparse al funcionamiento Fomenta la participación intensa de los usuarios finales en todas las etapas Tiene mayores posibilidades de producir sistemas que satisfagan las necesidades de los usuarios Es útil en el caso de aplicaciones pequeñas

Limitaciones Al propender a una creación rápida, puede omitir pasos indispensable en el desarrollo de sistemas Suele suceder que una vez finalizado el prototipo, si funciona de manera aceptable, la administración considera no necesarias las tareas posteriores Puede suceder que no acepten gran volumen de datos, dada la rapidez y el objetivo de su creación Requiere buena administración, asignación de recursos, indicadores de problemas, medidores de avance, etc.

Paquetes de Software de aplicación Conjunto de programas de aplicación preescritos y precodificados, que se encuentran en el mercado para su venta o arrendamiento. Pueden realizar desde tareas sencillas hasta tareas muy complejas diseñadas para macrocomputadoras. Han proliferado porque existen muchas aplicaciones que realizan tareas comunes para todas las organizaciones (sueldos, facturación, gestión de stock, etc.) El fabricantes es quien realiza casi todas las labores de diseño, programación y prueba, por lo que el tiempo y los costos requeridos se reducen considerablemente y esto se transforma en un ahorro para la compañía implementadora.

En caso de sistemas específicos, algunas veces es posible la Personalización (Modificación de un paquete de software para que satisfaga las necesidades únicas de una organización, sin destruir la integridad del paquete) Puede suceder que el paquete se deba adaptar a la organización pero también que la organización deba modificar sus procedimientos para adaptarse al paquete.

Utilidades La mayor parte de las tareas de diseño ya ha sido efectuada por el fabricante al igual que las pruebas de funcionamiento. Los proveedores proporcionan mantenimiento y apoyo contínuo, ofrecen mejoras y actualizaciones.

Limitaciones Casos en que el sistema requerido es muy complejo (no estandarizado o muy específico) La personalización y programación adicional podrían ser tan costosas y consumir tanto tiempo que se perderían muchas de las ventajas

Selección Casos en que el sistema requerido es muy complejo (no estandarizado o muy específico) La personalización y programación adicional podrían ser tan costosas y consumir tanto tiempo que se perderían muchas de las ventajas. El proceso de evaluación de paquetes se basa en una Solicitud de propuesta, que es una lista detallada de preguntas que se presenta a los proveedores de software para determinar cuán bien el producto podría satisfacer las necesidades específicas de la organización.

Desarrollo por usuarios finales Desarrollo de SI por parte de usuarios finales, con poca o ninguna ayuda de especialistas técnicos. Es posible gracias a herramientas de software de cuarta generación. Los usuarios pueden acceder a datos, crear informes y desarrollar SI por su cuenta y con muy poca ayuda técnica. Se crean con mayor rapidez que con el Ciclo de Vida Tradicional

Características Las nuevas herramientas tienen mayores capacidades (gráficos, hojas de cálculo, modelado y recuperación de información ad hoc, etc.) que satisfacen las necesidades de los negocios. Estas nuevas herramientas no pueden reemplazar totalmente algunas capacidades de las herramientas convencionales.

Beneficios: Determinación más exacta de necesidades (los usuarios hacen sus propias especificaciones) Mayor participación y satisfacción de los usuarios finales. Reducción en el número de aplicaciones pendientes de implementar (dado que no se depende de profesionales especialistas)

Desventajas: Se efectúa fuera de los mecanismos tradicionales de administración y control de los SI. Cuando se crean SI de esta manera, sin una metodología de desarrollos formal, las pruebas y la documentación podrían ser insuficientes. Puede suceder que se pierda el control sobre los datos (duplicidad, falta de unicidad, carencia de criterio para el resguardo, atomización de los datos)

Manejo del desarrollo por el usuario final Una manera de controlar y facilitar el desarrollo de aplicaciones por parte del usuario final es crear un Centro de información. Un Centro de información es un recurso especial dentro de la organización que proporciona capacitación y apoyo para la computación de usuario final. Cuentas con hardware, software y personal técnico que proporciona herramientas, capacitación y asesoría para poder crear sistemas por cuenta propia. La administración de la organización debe controlar el desarrollo de las aplicaciones e incorporar éstas en sus planes estratégicos de sistemas.

Manejo del desarrollo por el usuario final Se deben tomar en cuenta las actitudes de los usuarios hacia las computadoras, sus niveles de educación, estilos cognoscitivos y actitud ante los cambios. Se deben establecer controles sobre costos, tiempos, normas de hardware, software, calidad, etc.

Uso de Fuentes Externas (outsourcing) Es la contratación a una organización externa especializada en prestar el servicio de SI Puede abarcar operaciones de cómputo, redes de telecomunicaciones o desarrollo de aplicaciones. Es una medida económica que elimina la necesidad de mantener un centro de cómputo y personal especializado. El proveedor se beneficia por las economías de escala (comparte los mismos conocimientos, habilidades y capacidades con varios clientes), así sus precios se tornan competitivos. Hay compañías que tienen su propio personal especializado dedicado a tareas específicas y otorgan a las FE sus tareas rutinarias o convencionales.

Se paga solo lo que se utiliza cuando se utiliza, no hay un costo fijo en la organización Se deben diseñar contratos de manera cuidadosa para ajustar los servicios prestados, asegurar la confidencialidad, el resguardo, el control, etc. “Los proyectos de FE con mayor éxito son aquellos en los que existe un ambiente de confianza entre ambas partes, y la relación con la FE se debe estructurar de modo que se equilibren los lazos cordiales con los controles apropiados”

Ventajas: Se paga solo lo que se utiliza cuando se utiliza, no hay un costo fijo en la organización Se pueden reducir costos o aliviar la carga del departamento de SI Cuando las capacidades de los SI actuales son limitadas, ineficaces o técnicamente inferiores. Para mejorar la contribución de la tecnología de información al desarrollo de los negocios. Para crear nuevas fuentes de ingresos y utilidades

Desventajas: Otorgar a otra organización la responsabilidad del desarrollo y la operación de sus sistemas de información, implica correr el riesgo de perder el control sus la función de SI La dependencia del proveedor podría resultar en costos elevados o en pérdida del control, si es que la organización carece de conocimientos para negociar un contrato sólido Los secretos industriales o la información confidencial puede filtrarse a los competidores, si es que la organización permite que el proveedor manejo este tipo de datos.

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